Справочник по делопроизводству
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
?ве характеристик, содержащихся в справочнике, рационализируется организация труда, оптимизируется численный и квалификационный состав работников структурных подразделений делопроизводства (ДОУ). Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ) предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников, совмещающих функции, отнесенные к различным должностям, либо занимающих так называемые производные должности, например, не делопроизводителя, а старшего делопроизводителя, не заведующего канцелярией, а начальника группы делопроизводства в составе службы ДОУ с аналогичными функциями и полномочиями.
Основные правила работы архивов организаций предназначены для надлежащей организации деятельности архивов предприятий (организаций, учреждений) (соответствующих структурных подразделений в составе служб делопроизводства (ДОУ). Правила являются обязательными для исполнения архивами как государственных, так и негосударственных предприятий (организаций, учреждений). В приложениях к Правилам представлены формы документов, обеспечивающих надлежащую работу архива.
Методические рекомендации Унификация текстов управленческих документов предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по унификации содержания основных управленческих документов предприятия. Унификация указанных документов позволяет упорядочить состав управленческой документации предприятия, оптимизировать и стандартизировать содержание соответствующих документов и на этой основе сократить сроки подготовки и обработки документов, а также сроки принятия управленческих решений, основанных па использовании документированной информации. В Методических рекомендациях освещаются особенности унификации текстов наиболее распространенных управленческих документов. Кроме того, на конкретных примерах рассматривается специфика языка и стиля управленческих документов.
Методические рекомендации Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по оптимизации состава организационно-распорядительной документации (ОРД) предприятия с учетом положений ГОСТ Р6.30-2003. В документе содержится краткая характеристика некоторых новых терминов и определений, используемых в делопроизводстве, а также методические рекомендации, но основным вопросам, касающимся оформления ОРД предприятия. В рамках самостоятельных разделов Методических рекомендации освещаются, кроме того, особенности подготовки текстов основных управленческих документов, порядок изготовления бланков и документов, порядок использования оттиска печати при оформлении документов, а также оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. В документе содержатся указания о порядке внедрения требований ГОСТ Р6.30-2003, об организации контроля за соблюдением правил оформления документов и об ответственности за нарушение соответствующих требований и правил.
Методические рекомендации Ведение делопроизводства в организации- предназначены для руководства в процессе осуществления деятельности по организации (оптимизации) делопроизводства предприятий (организаций, учреждений). На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты инструкций по делопроизводству (ДОУ), других организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих отдельные направления (вопросы) делопроизводства (ДОУ) предприятия (организации, учреждения).
Отметим в заключение, что представленный в рамках данного параграфа перечень актов и документов является примерным. Так, организация кадрового делопроизводства (документационного обеспечения управления персоналом) предприятия регламентируется в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 6апреля2003 г.№ 225 Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек, постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации, некоторыми другими актами и документами.
2.2 Локальные акты, организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, конкретизирующие порядок ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ) предприятия
К числу основных локальных актов предприятия, регламентирующих отдельные направления ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ), следует отнести:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о порядке обработки персональных данных работников;
положение о ведении деловой переписки (внутренней и внешней);
положение о делопроизводстве (службе ДОУ);
положение об архиве.
Рассмотрим их подробнее.
Правила внутреннего трудового распорядка документ, регламентирующий различные вопросы трудовых отношений на предприятии. Необходимость во введении в действие указанного документа предписывается ст. 189190 ТКРФ.
При этом основным функциональным назначением правил внутреннего трудового распорядка является общая регламентация тру