Справочник по делопроизводству
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
?ности документов имею), кроме того, установление и неукоснительное соблюдение порядка их перемещения при использовании, а также своевременное и полное проведение мероприятий по проверке наличия и состояния документов. Это обстоятельство побуждает нас остановиться на перечисленных вопросах более подробно.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование документов, состоящих на архивном хранении, допускается для:
исполнения запросов социально-правового характера, поступивших в установленном порядке от юридических и физических лиц;
работы внутри предприятия и приспособленных для этой цели местах (например, в постоянно функционирующем при архиве читальном зале);
работы за пределами предприятия, в том числе при подготовке информационных мероприятий, в СМИ и иной публикационной деятельности.
Во многих случаях выполнение соответствующих мероприятий и (задач) предполагает передачу документов во временное пользование т. е. выдачу по запросу и последующий прием в места хранения. В меньшей степени это касается исполнения запросов социально-правового характера, удовлетворение которых осуществляется посредством предоставления обратившимся сторонам, надлежащим образом оформленных архивных справок, архивных выписок или архивных копий без передачи во временное пользование самих документов.Выдача дел (документов) во временное пользование должност| -ным лицам (структурным подразделениям) предприятия произво дится с ведома руководителя архива под роспись в карте-заместите-] ле и листе использования дела на срок не более 30 дней, который необходимых случаях может быть продлен еще на 30 дней после тоги как будет удостоверена сохранность переданного во временно-пользование дела (документа). Выдача и возврат дела документа на место хранения фиксируются в книге (журнале) выдачи дел.
Передача дел (документов) во временное пользование другим предприятиям (организациям, учреждениям) на срок не более 3 месяцев оформляется актом (см. ранее), один из экземпляре которого выдается получателю документа, а второй остается в архив. Акты подписываются руководителями предприятий с заверение подписей гербовыми печатями.
Состояние дел, возвращаемых в архив после получения во временное пользование, должно быть проверено в присутствии лиц возвращающего дело. Проверке подлежат комплектность дела (об разующих его документов) и состояние дела на предмет отсутствия механических и иных повреждений. Выявленные недостатки фиксируются в акте. Кроме того, с целью проверки общего наличия состояния дел (документов) в архиве проводятся регулярные проверки, в ходе которых устанавливаются фактическое наличие документов, соответствие фактического наличия дел документ-данным учета, количество дел документов, подлежащих реставрации и (или) профилактической обработке, а также количество обнаруженных документов".
Одновременно выявляются и по возможности устраняются недостатки в учете дел (документов) архива.
Комплексные проверки наличия и состояния дел документов должны проводиться в архиве не реже одного раза в 5 лет. Проверю дел (документов), подлежащих передаче на ведомственное (государственное), хранение, проводятся непосредственно перед началом соответствующих подготовительных мероприятий. Единовременные (внеплановые) проверки проводятся:
после перемещения дел (документов) в другое помещение архива:
после чрезвычайных происшествий (в частности, связанных с фактами несанкционированного доступа в места хранения посторонних лиц);
при смене руководства архива:
при реорганизации (ликвидации) предприятия.
Выявленные недостатки фиксируются в акте проверки. Пример акта представлен на стр. 102103. Отметим в заключение, что хранение документов в архиве предприятия должно производиться в пределах сроков, установленных для соответствующих документов. Сведения о сроках хранения основных видов документов в архиве предприятия представлены в таблице 11
Таблица 11. Сведения о сроках хрипения основных видов документов, а архиве предприятии
РАЗДЕЛ 3
Особенности подготовки документов предприятия
Глава 7
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Составляющие содержания. Роль содержания в эффективной реализации функционального назначения
управленческих документов предприятия
Рассмотрение вопросов подготовки управленческих документов начнем с освещения основных требований, предъявляемых к их содержанию. Отметим, что в ряде источников под содержанием управленческого документа понимается только его текст, отражающий основной смысл документа. На наш взгляд, это не совсем гак. В обо- j снование подобной точки зрения сошлемся, к примеру, на соответствующие положения государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003,1 согласно которым текст управленческого документа представляет собой лишь один из его реквизитов или одну из составляющих содержания документа.
Таким образом, будет более верным рассматривать в качестве содержания управленческого документа не только собственно текст, посредством которого реализуется функциональное назначение того или иного документа, но и соответствующие сведения общего (служебного) характера. К числу таких сведений, в частности, следует отнести:
сведения об авторе (отправителе) документа;
сведения об адрес?/p>