Документа
| Вид материала | Закон |
- Тема: ms word. Створення документа, 40.31kb.
- Верховного Совета Российской Федерации, 1992, n 16, ст. 834; Собрание закон, 42.98kb.
- Информационные технологии консультирования и обучения, 118.08kb.
- Автоматизированные информационные технологии в экономике и образовании, 66.49kb.
- Пределенным правилам, устанавливающим наполнение и порядок следования областей и элементов,, 125.23kb.
- Задачи оптимизации Подбор формул со многими неизвестными, 66.59kb.
- Название документа, 76.51kb.
- Документа, 1303.68kb.
- Text Transfer Protocol протокол передачи гипертекста. Когда запускатеся программа, 1045.37kb.
- Доступ до патентної інформації в Інтернеті, 183.55kb.
^ ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ
СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
24 июля 2003 г. N 27
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ С
^ ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В РЕСПУБЛИКАНСКИХ
ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ И ИНЫХ
ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ПОДЧИНЕННЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВУ
^ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11), Положением о Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. N 1098 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 95, 5/10971), Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить прилагаемую Инструкцию по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь.
Председатель В.И.АДАМУШКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Комитета по архивам
и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
24.07.2003 N 27
ИНСТРУКЦИЯ
^ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЬЮТЕРНЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ В РЕСПУБЛИКАНСКИХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО
УПРАВЛЕНИЯ И ИНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ,
^ ПОДЧИНЕННЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (далее - настоящая Инструкция), устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документы) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ 6.38-95) "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 20 октября 1995 г. N 11 "Об утверждении, введении в действие, изменении стандартов" (далее - СТБ 6.38-95).
2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:
2.1. формат А4 (210 x 297 мм) - для протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5 (148 x 210 мм);
поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов <*>. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
-------------------------------
<*> Размер шрифта, далее - пт.
межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);
номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется);
2.2. для тезисов выступлений:
формат А4 (210 x 297 мм);
поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);
межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;
номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).
3. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.
Например:
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству Точно 14 пт
при Совете Министров
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата Полуторный
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Министр финансов Точно 14 пт
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата
При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).
4. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
5. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
6. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
7. Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
8. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
9. При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.
11. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:
11.1. для рефератки малого размера:
формат А6 (105 x 148 мм);
поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
выравнивание по ширине, с переносом слов;
11.2. для рефератки среднего размера:
формат А5 (148 x 210 мм);
поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине, с переносом слов;
11.3. для рефератки большого размера:
формат А4 (210 x 297 мм);
поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 - 15 пт, полужирный, полужирный курсив;
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
выравнивание по ширине, с переносом слов.
12. Для таблиц, печатаемых на листах формата А3 (594 x 210 мм):
поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт.
13. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке);
шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт;
межстрочный интервал - точно 9 пт.
Например:
З.Иванова 220 88 31 Точно 9 пт
тн 15.05.2003 с1-3 об-1
Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов
Республики Беларусь 16 февраля 2001 г. N 5/5234
^ ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
7 февраля 2001 г. N 173
О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ЮРИДИЧЕСКИМИ
ЛИЦАМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ И ЗАКОННЫХ
^ ИНТЕРЕСОВ ГРАЖДАН
Совет Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Установить, что:
1.1. юридические лица всех форм собственности:
выдают копии исходящих от них документов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан;
могут выдавать необходимые для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов затруднительно или невозможно;
высылают копии имеющихся у них документов по запросам других юридических лиц, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан;
обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для предоставления гражданами в эти юридические лица, если актами законодательства не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов. При этом запрещается свидетельствование верности копий паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность, военного билета, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;
рассматривают заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376);
1.2. выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются юридическими лицами в порядке, установленном настоящим постановлением для выдачи копий указанных документов;
1.3. копии документов, касающихся прав и законных интересов граждан, и выписки из них оформляются юридическими лицами в порядке, установленном Государственным комитетом по архивам и делопроизводству.
2. Настоящее постановление вступает в силу через 10 дней со дня его официального опубликования.
Премьер-министр Республики Беларусь В.ЕРМОШИН
Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов
Республики Беларусь 18 октября 1999 г. N 8/1163
^ ПРИКАЗ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
23 мая 1995 г. N 13
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
^ В МИНИСТЕРСТВАХ, ГОСКОМИТЕТАХ И ДРУГИХ ЦЕНТРАЛЬНЫХ
ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА
ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В целях совершенствования организации работы с документами и повышения уровня документационного обеспечения управления в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, а также в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Примерную Инструкцию по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь.
2. Отменить ранее действовавшую Примерную Инструкцию о делопроизводстве в министерствах и ведомствах, исполнительных комитетах областных Советов депутатов трудящихся Белорусской ССР, утвержденную начальником Главархива БССР 19.02.75.
3. Белорусскому научно-исследовательскому центру документоведения, археографии и архивного дела обеспечить издание Примерной Инструкции и информирование организаций о ее подготовке и введении в действие.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на отдел делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Белкомархива (Давыдова Э.Н.) и отделы облисполкомов по архивам и делопроизводству.
Председатель Комитета А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
приказом председателя Комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь 23.05.95 N 13
Внесена Министерством юстиции в
Реестр государственной регистрации
нормативных актов министерств и
других центральных органов
управления Республики Беларусь
30.05.95 N 908/12
^ ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВАХ, ГОСКОМИТЕТАХ И
ДРУГИХ ЦЕНТРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯХ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
^ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь <*> подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.
Примерная инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, независимо от форм собственности <**> и ведомственной принадлежности.
-------------------------------
<*> Далее "Примерная инструкция"
<**> Далее "организация"
1.2. Вопросы работы с документами организаций регулируются законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий.
1.3. В соответствии с приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.05.93 N 12 "О нормативно-методических актах и документах", до принятия национального законодательства в области архивного дела и делопроизводства, в республике действует порядок ведения делопроизводства, определенный нормативно-методическими документами бывших Главархива и Госстандарта СССР. Перечень основных нормативно-методических документов приведен в приложении 1.
1.4. Основные положения Примерной инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию.
На организационно-распорядительные документы с графами "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", письма, заявления и жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и др. системы документации), действие Примерной инструкции распространяется в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных документов регламентируются специальными инструкциями.
1.5. Примерная инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Примерной инструкции.
Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники - машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкций по делопроизводству.
1.6. Типовые или Примерные инструкции по делопроизводству министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления утверждаются их руководителями после согласования с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Инструкции по делопроизводству министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления, учреждений, организаций, предприятий, передающих документы на государственное хранение, утверждаются их руководителями по согласованию с архивным учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Согласование проводится с целью соблюдения министерствами, государственными комитетами и другими центральными органами управления, учреждениями, организациями, предприятиями действующего законодательства и нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления; единого учета и обеспечения сохранности документов организаций как составной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
1.7. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на службу документационного обеспечения управления (ДОУ) (Приложение 2).
Наименование, структура, штаты службы ДОУ (Управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и др.) устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объема документооборота и наличия средств вычислительной и организационной техники и др. выполняемых функций.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.8. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании, организации, определяются должностными инструкциями.
1.9. Работники организаций должны быть ознакомлены с установленным порядком работ с документами и инструкцией по делопроизводству.
Работники структурных подразделений организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в службу ДОУ.
Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя организации или структурного подразделения.
При увольнении или перемещении работника, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.