Теоретический курс учебно-методическое пособие для курсантов и слушателей юридического, экономического и психологического факультетов

Вид материала

Учебно-методическое пособие

Содержание Исполнительный директор Личная Н.А.Федоров Генеральный директор Личная М.А.Медведев Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов Назначение и состав распорядительной, справочно - информационной документации Составление и оформление Совет директоров РЕШИЛ:... Образец постановления Об организации Института современных технологий управления В связи с завершением строительства нового учебного корпуса институ­та по ул. Металлистов, д. 37 а 2.Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии. Образец приказа З. распоряжение

Подобный материал:

• Учебная программа форма обучения: очная, очно-заочная, заочная Срок обучения: 5, 5,5, 136.34kb.
• Учебно-методическое пособие по дисциплине «История политических и правовых учений», 586.97kb.
• Учебно-методическое пособие для студентов, интернов и слушателей фува медицинских вузов, 727.29kb.
• Учебно-методическое пособие Екатеринбург 2006 утверждаю декан психологического факультета, 4118.65kb.
• Учебно-методическое пособие минск Белмапо 2006, 314.28kb.
• И. С. Якиманская Методология и диагностика в психологическом исследовании Рекомендации, 568.78kb.
• В. И. Ульянова ленина кафедра региональной геологии и полезных ископаемых региональная, 650.15kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов социально-экономического, финансового, 3060.43kb.
• Н. Г. Чернышевского Г. В. Фадина Специальная педагогика Учебно-методическое пособие, 1128.38kb.
• Учебно-методическое пособие для выполнения курсовой работы, 200.63kb.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего

собрания акционеров

от 15.08.97 № 14

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу до­кумента.

16. Резолюция пишется на документе соответствующим должност­ным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.,

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.97

Личная подпись

05.11.97

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?

Например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголо­вок можно не составлять.

18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государствен­ной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков ха­рактеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристи­ки, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные име­нем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатает­ся более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой час­ти указывают причины, основания, цели составления документа, во вто­рой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, реко­мендации. Текст может содержать одну заключительную часть (напри­мер, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов дру­гих организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) орга­низаций, действующих на принципах единоначалия, а также докумен­тах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст изла­гают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от пер­вого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также со­держащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), исполь­зуют форму изложения текста от третьего лица единственного или мно­жественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объедине­ния входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформля­ют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указы­вают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указы­вают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:


Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.97 № 319

21. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например;
^

Исполнительный директор Личная Н.А.Федоров

АОЗТ "Партнер" подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответст­вующей занимаемой должности, например:


^

Генеральный директор Личная М.А.Медведев

подпись


Главный бухгалтер Личная Н.ИЛогинова

подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра	Заместитель Министра
юстиции Российской Федерации	финансов Российской Федерации
Личная В.М.Степанов	Личная А.П.Миронов
подпись	подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

^

Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов

Члены комиссии : Личная подпись К.М.Артемьева

Личная подпись С.П.Матвеев

Личная подпись В.А.Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должно­стного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСО­ВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г.Грязнова

23.04.97


23. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись В.А.Сидоров

25.11.97

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на до­кументах, предусмотренных специальными нормативными актами, удо­стоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовы­ми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

25. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков

07.06.97

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне послед­него листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67


27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свиде­тельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в кото­ром будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководите­лем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит по­рядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

29. Отметка для автоматического поиска документа может вклю­чать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, ус­танавливаемые в организации.


^ НАЗНАЧЕНИЕ И СОСТАВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ, СПРАВОЧНО - ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ


Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержа­ния деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факто­ров руководство любой организации наделяется правом осуществлять испол­нительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать рас­порядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечить реа­лизацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятель­ность учреждения, зависят результаты работы организации.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к право­вым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний прояв­ляется в том, что:

с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделе­ния, должностные лица или работники;

они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение кон­кретных административно - правовых отношений.

Особое место, которое занимают распорядительные документы в системе управленческой документации, отводится более подробной характеристике требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стан­дартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возло­жить на ...; создать комиссию в составе...; установить причины наруше­ния...; назначить... на должность, ..и указывается на то, каким именно дей­ствиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) со­стоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление много­значных слов, примечаний и ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии..., В целях.... Во исполнение.... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инст­рукции, актов и т.п.

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом со­стоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные доку­менты: докладная записка, объяснительная записка, предложение, представ­ление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, за­ключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к орга­низационно — правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выпол­нять поручения как распорядительные документы, а сообщают сведения, по­буждающие принимать определенные решения.


^ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. ПОСТАНОВЛЕНИЕ И РЕШЕНИЕ


Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, дей­ствующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Фе­дерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, пра­вил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципи­альным вопросам их деятельности.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совеща­тельными органами учреждений, организаций, предприятий в целях раз­решения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные докумен­ты, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следую­щие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъ­екта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, на­именование организации - автора, название вида документа, место изда­ния, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления и решения состоит из двух частей - констати­рующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях - «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:


^ Совет директоров РЕШИЛ:...;

Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ....

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункт, содержащий конкретное поручение, включает на­именование организации, которой дается поручение, содержание поруче­ния и срок его выполнения.


^ ОБРАЗЕЦ ПОСТАНОВЛЕНИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

25 ноября 1995 г. Москва № 1145


Об упорядочении деятельности по развитию собаководства

В целях упорядочения мероприятий по развитию собаководства и обеспе­чению организационного единства в их осуществлении Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Возложить на Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирование вопросов развития собаководст­ва в Российской Федерации.

2. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации оказывать необходимое содействие деятельности общественных кино­логических организаций.

3. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Российской Фе­дерации и Министерству юстиции Российской Федерации разработать совместно с заинтересованными организациями и в 2-месячный срок представить предложения о внесении изменений и дополнений в реше­ния Правительства Российской Федерации в связи с настоящим поста­новлением.

Председатель Правительства

Российской Федерации В. Черномырдин

2. ПРИКАЗ


Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, дей­ствующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различают приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликви­дации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов, при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально - технического обес­печения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу регулируют прием, перемещения, увольне­ния работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеет­ся), наименование организации - автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, под­пись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например,

^ Об организации Института современных технологий управления;

Об увеличении уставного капитала общества;

О создании филиала общества в г. Твери;

Об изменении устава общества.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядитель­ной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых дейст­вий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер:

В соответствии с Национальном планом проверок налогоплательщиков на 1999 г., согласованным с Департаментом налоговой полиции России 12.01.99 и утвержденным Госналогслужбой России 18.01.99,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее издан­ного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возло­женных на организацию функций и задач, в констатирующей части форму­лируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа:

^ В связи с завершением строительства нового учебного корпуса институ­та по ул. Металлистов, д. 37 а

ПРИКАЗЫВАЮ:

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляются в виде отдельно­го пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наиме­нование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкрет­ным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие (или действия) носят постоян­ный характер.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе....

^ 2.Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных доку­ментов.

При составлении проекта приказа необходимо:

увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможно­сти его двоякого толкования;

намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения пору­чений;

обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоми­наемых в нем наименований организаций;

указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой либо части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных пред­ложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специ­альные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только об­щепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение раз­ных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же поня­тия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения:

поднять уровень, обратить внимание, усилить контроль и т.п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтере­сованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа или на обо­роте последнего листа.

^ ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА

Научно - производственное объединение «Агроприбор»

ПРИКАЗ

23.04.2000 № 245

Москва

Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в праздничные дни

В соответствии с приказом министра от 04.04.2000 № 115 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней».

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующему складом Сидорчук К.С. организовать тщательную убор­ку территории объединения и перевести в склад № 4 воспламеняющие­ся предметы к 28.04.2000.

2. Коменданту здания Пернаеву Л. С. проверить состояние электропро­водки, электрооборудования, сигнализации. Обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях не позднее 15 часов 29.04.2000.

3. Начальнику отдела кадров Куликову О.П. 28.04.2000 к 17.00 предста­вить в секретариат генерального директора список сотрудников, пре­бывание которых необходимо на территории объединения в празднич­ные дни.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения Жарова П.Р.

Директор М. Д. Галкин

^ З. РАСПОРЯЖЕНИЕ


Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компе­тенции, а также руководителями организации, действующими на основе еди­ноначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распо­ряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга органи­заций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разде­ляющее вводную и распорядительную части. Текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существу­ет, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».