Теоретический курс учебно-методическое пособие для курсантов и слушателей юридического, экономического и психологического факультетов

Вид материала

Учебно-методическое пособие

Содержание Разговорно-обиходный стиль Характеристика понятия «культура речи» Компоненты культуры речи Этический аспект Нормативный аспект культуры речи Языковые нормы - явление историческое. Грамматические нормы Лексические нормы Орфоэпические нормы Коммуникативные качества речи Понятность речи Чистота речи Богатство и разнообразие речи Состав реквизитов документов Требования к оформлению реквизитов документов

Подобный материал:

• Учебная программа форма обучения: очная, очно-заочная, заочная Срок обучения: 5, 5,5, 136.34kb.
• Учебно-методическое пособие по дисциплине «История политических и правовых учений», 586.97kb.
• Учебно-методическое пособие для студентов, интернов и слушателей фува медицинских вузов, 727.29kb.
• Учебно-методическое пособие Екатеринбург 2006 утверждаю декан психологического факультета, 4118.65kb.
• Учебно-методическое пособие минск Белмапо 2006, 314.28kb.
• И. С. Якиманская Методология и диагностика в психологическом исследовании Рекомендации, 568.78kb.
• В. И. Ульянова ленина кафедра региональной геологии и полезных ископаемых региональная, 650.15kb.
• Учебно-методический комплекс для студентов социально-экономического, финансового, 3060.43kb.
• Н. Г. Чернышевского Г. В. Фадина Специальная педагогика Учебно-методическое пособие, 1128.38kb.
• Учебно-методическое пособие для выполнения курсовой работы, 200.63kb.

^

Разговорно-обиходный стиль

Разговорно-обиходный стиль функционирует в сфере повсе­дневно-бытового общения. Этот стиль реализуется в форме непри­нужденной, неподготовленной монологической речи на бытовые те­мы, а также в форме частной неофициальной переписки. Под не­принужденностью общения понимается отсутствие установки на со­общения, имеющие официальный характер (лекции, выступления, ответ на экзамене и т.п.). Разговорная речь функционирует лишь в частной сфере общения, в обиходно-бытовой, дружеской, семейной и т.п.

Разговорно-обиходный стиль противопоставляется книжному стилю, который функционирует в тех или иных сферах общест­венной деятельности. Однако разговорная речь включает в себя не только специфические языковые средства, но и нейтральные, яв­ляющиеся основой литературного языка. Поэтому данный стиль свя­зан с другими стилями, которые также используют нейтральные языковые средства.

Характерной чертой разговорной речи является ее лексическая разнородность. Здесь встречаются самые разнообразные в тематиче­ском и стилистическом отношении группы лексики: и общекнижная лексика, и термины, и иноязычные заимствования, и даже некото­рые факты просторечия, диалекты и жаргоны. Это объясняется, во-первых, тематическим разнообразием разговорной речи, не ограни­чивающейся рамками бытовых тем, обиходных реплик; во-вторых, осуществлением разговорной речи в двух тональностях - серьезной и шутливой, и в последнем случае возможно использование разно­образных элементов.

Подводя итог, следует сказать, что для функционального стиля речи характерны свои особенности. Для научного стиля присуще использование специальной научной лексики, графической инфор­мации, частное определение понятий и явлений, строгая логичность и последовательность изложения, усложненный синтаксис. Делово­му стилю свойственны профессиональная терминология, точность определения применяемых слов и выражений, клишированность языковых средств. Главным свойством газетно-публицистического стиля является его информационность и экспрессивность. Главной особенностью разговорной речи является ее непринужденность, не­подготовленность. Для нее характерны лексические разновидности, использование разговорных и просторечных слов, упрощенного синтаксиса, мимики и жестов.

^ ХАРАКТЕРИСТИКА ПОНЯТИЯ «КУЛЬТУРА РЕЧИ»

Умение четко и ясно выразить свои мысли, говорить грамотно, умение не только привлечь внимание своей речью, но и воздействовать на слушателей, владение культурой речи - своеобразная характеристика профессиональной пригодности для людей самых различных профессий: дипломатов, юристов, политиков, преподавателей школ и вузов, работников радио и телевидения, менеджеров, журналистов.

Культурой речи важно владеть всем, кто по роду своей деятельности связан с людьми, организует и направляет их работу, ведет деловые переговоры, воспитывает, заботится о здоровье, оказывает людям различные услуги.

Что такое культура речи?

«Под культурой речи понимается владение нормами литературного языка в его устной и письменной форме, при котором осуществляется выбор и организация языковых средств, позволяющих в определенной ситуации общения и при соблюдении этики общения обеспечить необходимый эффект в достижении задач коммуникации».


^ КОМПОНЕНТЫ КУЛЬТУРЫ РЕЧИ

Культура речи содержит три составляющих компонента: нормативный, коммуникативный и этический.

Культура речи предполагает, прежде всего, правильность речи, т.е. соблюдение норм литературного языка, которые воспринимаются его носителями в качестве «идеала» или образца. Языковая норма - это центральное понятие речевой культуры, а нормативный аспект культуры речи считается одним из важнейших.

Однако культура речи не может быть сведена к перечню запретов и определений «правильно - неправильно». Понятие «культура речи» связано с закономерностями и особенностями функционирования языка, а также с речевой деятельностью во всем ее многообразии. Оно включает в себя предоставляемую языковой системой возможность находить для выражения конкретного содержания в каждой реальной ситуации речевого общения новую языковую форму. Культура речи вырабатывает навыки отбора и употребления языковых средств в процессе речевого общения, помогает сформировать сознательное отношение к их использованию в речевой практике в соответствии с коммуникативными задачами. Выбор необходимых для данной цели языковых средств - основа коммуникативного аспекта культуры речи. Известный филолог, крупный специалист по культуре речи Г. О. Винокур писал: «Для каждой цели свои средства, таков должен быть лозунг лингвистически культурного общества».

Коммуникативная целесообразность считается одной из главных категорий теории культуры речи, поэтому важно знать основные коммуникативные качества речи и учитывать их в процессе речевого взаимодействия.

^ Этический аспект культуры речи предписывает знание и применение правил языкового поведения в конкретных ситуациях. Под этическими нормами общения понимается речевой этикет (речевые формулы приветствия, просьбы, вопросы, благодарности, поздравления и т.п; обращение на «ты» и «вы»; выбор полного или сокращенного имени, формы обращения, др.).

Этический компонент культуры речи накладывает строгий запрет на сквернословие в процессе общения, осуждает разговор на «повышенных тонах».


^ НОРМАТИВНЫЙ АСПЕКТ КУЛЬТУРЫ РЕЧИ

Языковая норма (норма литературная) - это правила использования речевых средств в определенный период развития литературного языка, т.е. правила произношения, словоупотребления, использования традиционно сложившихся грамматических, стилистических и других языковых средств, принятых в общественно-языковой практике. Это единообразное, образцовое, общепризнанное употребление элементов языка (слов, словосочетаний, предложений).

Языковые нормы не выдумываются учеными. Они отражают закономерные процессы и явления, происходящие в языке, и поддерживаются речевой практикой. К основным источникам языковой нормы относятся произведения писателей-классиков и современных писателей, анализ языка средств массовой информации, общепринятое современное употребление, данные живого и анкетного опросов, научные исследования ученых-языковедов.

^ Языковые нормы - явление историческое. Изменение литературных норм обусловлено постоянным развитием языка. То, что было нормой в прошлом столетии и даже 15-20 лет назад, сегодня может стать отклонением от нее.

Источники изменения норм литературного языка различны: живая разговорная речь, местные говоры, просторечие, профессиональные жаргоны, другие языки.

Изменению норм предшествует появление их вариантов, которые реально существуют в языке на определенном этапе его развития, активно используются его носителями. Варианты норм отражаются в словарях современного литературного языка.

^ Грамматические нормы - это правила использования морфологических форм разных частей речи и синтаксических конструкций. Наиболее часты грамматические ошибки, связанные с употреблением рода имен существительных. Не всегда правильно используются в речи и глаголы, например, возвратные и невозвратные. Нарушение грамматических норм нередко связано с употреблением в речи предлогов.

Пример: Процессуальные нормы о сроках (по срокам) соблюдены.


^ Лексические нормы, т.е. правила применения слов в речи, требуют особого внимания. М. Горький учил, что слово необходимо употреблять с точностью самой строгой. Слово должно использоваться в том значении (в прямом или переносном), которое оно имеет и которое зафиксировано в словарях русского языка. Нарушение лексических норм приводит к искажению смысла высказывания. Нарушение лексических норм связано с тем, что говорящие путают слова, близкие по звучанию, но различные по значению.

Пример: На полу и на стенах имеются кровоподтеки (кровопотеки). Он виноват (виновен) в совершении преступления.

Для уточнения лексических норм современного литературного языка рекомендуется использовать толковые словари русского языка, специальную справочную литературу.

^ Орфоэпические нормы - это произносительные нормы устной речи. Их изучает специальный раздел языкознания - орфоэпия.

Соблюдение единообразия в произношении имеет важное значение. Орфоэпические ошибки всегда мешают воспринимать содержание речи: внимание слушающего отвлекается различными неправильностями произношения, и высказывание во всей полноте и с достаточным вниманием не воспринимается. Произношение, соответствующее орфоэпическим нормам, облегчает и ускоряет процесс общения. Поэтому социальная правильность произношения очень велика, особенно в настоящее время в нашем обществе, где устная речь стала средством самого широкого общения на различных собраниях, конференциях, съездах.

Снижает культуру устной речи не только неправильное произношение, но и неправильное ударение в словах. Ударение в русском языке свободное, что отличает его от некоторых других языков, в которых ударение закреплено за каким-то определенным слогом. Ошибки в ударении могут привести к искажению смысла высказывания . Чтобы не допустить ошибки в постановке ударения, следует знать не только норму, но и типы вариантов, а также условия, при которых может быть использован тот или иной из них.

Языковая норма - это не догма, претендующая на неукоснительное выполнение. В зависимости от целей и задач общения, от особенностей функционирования языковых средств, в том или ином стиле, в связи с определенным стилистическим заданием возможно сознательное и мотивированное отступление от нормы.


^ КОММУНИКАТИВНЫЕ КАЧЕСТВА РЕЧИ

Точность речи

Точность речи чаще всего связывают с точностью словоупотребления. Точность словоупотребления зависит от того, насколько говорящий знает предмет речи, насколько он эрудирован, умеет ли логически мыслить, знает ли законы русского языка, его правила.

Таким образом, точность речи определяется знанием предмета, логикой мышления, умением выбирать нужные слова. Рассмотрим, в каких случаях нарушается точность речи в результате недостаточного знания особенностей русского языка. Наиболее типичны из них: употребление слов в несвойственном им значении, не устраненная контекстом многозначность, порождающая двусмысленность, смещение паронимов, омонимов.

Каждое знаменательное слово выполняет номинативную функцию, т.е. называет предмет или его качество, действие, состояние. Это обязывает говорящих обращать внимание на значение слов, правильно их использовать.

Небрежное отношение к языку может привести к непониманию, неверным действиям, выводам, к нарушению речевой этики, а иногда даже к ссоре.

Снижает точность речи незнание о существовании в языке паронимов и омонимов, неумение нейтрализовать эти явления в речи.

Паронимами называются слова, близкие по звучанию и написанию, но разные по значению.

Наличие в языке паронимов приводит к тому, что в устной и письменной речи одно слово ошибочно употребляется вместо другого.

Употребление в речи омонимов, т.е. слов, различных по значению но одинаковых по написанию и звучанию, может также привести к смысловой неточности, двузначности высказывания


^ Понятность речи

Среди требований, предъявляемых к языку говорящего или пишущего, выделяется требование понятности. Соблюдение данного требования важно потому, что оно связано с действительностью, эффективностью устного слова.

Лексика неограниченной сферы употребления состоит из общеупотребительных слов, которые в определенных социальных условиях должны быть понятны всем носителям данного языка во всех случаях: хлеб, семья, город, сад и т.д.

Гораздо труднее обстоит дело с восприятием слов ограниченной сферы употребления. Она так и названа потому, что ее не могут и не должны понимать абсолютно все. Рассмотрим основные группы этих слов.

Профессионализм - слова и выражения, используемые людьми одной профессии (юристы, плотники, шахтеры и др.) Они в большинстве случаев не относятся к официальным, узаконенным наименованиям. Для них характерна большая детализация в обозначении специальных орудий труда, производственных процессов, материала.

Диалектная лексика – слова, ограниченные в территориальном отношении, входящие в словарный состав отдельных диалектов, понятные лишь жителю данной местности. Например: биспой - «седой, серебристый» (в говорах Архангельской области), жварить - «сильно бить, колотить» (в калужском говоре).

Жаргонизмы - слова и выражения, принадлежащие какому-либо жаргону. В современной лингвинистической литературе слово «жаргон» обычно употребляется для обозначения различных ответвлений общенародного языка, которые служат средством общения различных социальных групп. Часто говорят и пишут о молодежном жаргоне. Молодежь, особенно подростки, в целях возрастного «самоутверждения» начинает употреблять слова и словечки, отличающиеся от общепринятой нормы. Все жаргонные слова представляют собой стилистически сниженную лексику и находятся за пределами литературного языка. Диалектные слова, а тем более жаргонизмы, как правило, недопустимы в речи. Эти элементы ограниченной сферы употребления могут быть введены в речь только с определенной целью.

Термины - это слова, которые являются точным обозначением определенного понятия какой-либо специальной области науки, техники, искусства, общественной жизни и т.п.

Ясность, понятность речи зависит и от правильного употребления в ней иностранных слов. Заимствование - это нормальное, естественное явление для любого языка. Заимствования по степени их проникновения в словарный состав русского языка можно разделить на несколько групп: Первую из них составляют иноязычные слова, прочно вошедшие в русский язык. От многих из этих слов в русском языке возникли производные слова: шахта, цех, класс, тетрадь.

Вторую группу составляют слова, широко распространенные в русском языке и также являющиеся единственными наименованиями обозначаемых понятий, но осознающиеся как иноязычные: тротуар, пижама, сервиз, абажур, радио.

Наиболее рациональным способом толкования слов считается логическое определение, т.е. определение понятия через ближайший род и видовое отличие.

Распространенным является синонимический способ, т.е. объяснение с помощью слов, различных по звучанию, но имеющих общее значение. Например, конфронтация - противопоставление, противоборство (социальных систем, идейно-политических принципов и др.); альянс – союз, соединение.

Довольно часто при объяснении слова применяют описательный способ, при котором его смысл передается посредством описания самого предмета, понятия, явления.

^ Чистота речи

Чистота речи - отсутствие в ней лишних слов, слов-сорняков, слов-паразитов. К сожалению, многие активно вставляют в свою речь «любимые словечки»: так сказать, значит, видите ли, понимаете и др.

Слова-сорняки, слова-паразиты не несут никакой смысловой нагрузки, не обладают информативностью. Они просто засоряют речь говорящего, затрудняют ее восприятие, отвлекают внимание от содержания высказывания. Кроме того, лишние слова психологически действуют на слушателей, которые начинают подсчитывать количество таких слов в устном выступлении. Почему же все-таки слова-сорняки появляются в нашей речи? Это происходит в результате волнения во время говорения, и из-за неумения мыслить, подбирать нужные слова для оформления своих мыслей, и, конечно, из-за бедности индивидуального словаря говорящего. Забота о чистоте речи повышает качество речевой деятельности.

^ Богатство и разнообразие речи

Богатство и разнообразие, оригинальность речи говорящего или пишущего во многом зависит от того, насколько он осознает, в чем заключается самобытность родного языка, его богатство.

А каким может быть словарный запас одного человека? Ответить на этот вопрос очень трудно. Одни исследователи считают, что активный словарь современного человека обычно не превышает 7-9 тыс. разных слов, по подсчетам других, он достигает 11-13 тыс. слов. Говорящему необходимо иметь достаточный запас слов, чтобы выражать свои мысли четко и ясно. Важно постоянно заботиться о расширении этого запаса, стараться использовать богатства родного языка.

Очень богат наш язык синонимами, т.е. словами, близкими по своему значению. Синонимы делают речь красочнее, разнообразнее, помогают избегать повторения одних и тех же слов, позволяют образно выразить мысль.

Немало в русском языке слов, которые передают положительное или отрицательное отношение говорящего к предмету мысли, т.е. обладают экспрессией. Так слова: блаженство, роскошный, великолепный заключают в себе положительную экспрессию, а слова -болтун, недотепа, мазня характеризуются отрицательной экспрессией. Богатство, разнообразие, оригинальность и самобытность русского языка позволяют каждому сделать свою речь богатой и оригинальной. Следует помнить: серая, наполненная словесными штампами речь не вызывает в сознании слушающих необходимых ассоциаций. Вряд ли человек, злоупотребляющий стандартными выражениями, может взволновать слушателей, то есть воздействовать на них. Шаблонная, избитая фраза отскакивает от слушателей, не дает им возможность вникнуть в суть высказывания. Но главное: бедность, серость, однообразие языка связывается с бедностью, серостью и неоригинальностью мысли.


этические нормы речевой культуры

(речевой этикет)

Этикет по происхождению французское слово. Первоначально оно обозначало товарную бирку, ярлык, а затем так стали называть придворный церемониал. Наряду с этим словом для обозначения совокупности принятых правил, определяющих порядок какой-либо деятельности, используется слово регламентация и словосочетание дипломатический протокол. Многие тонкости общения, представленные протоколом, учитываются и в других сферах деловых отношений. Все большее распространение в деловых кругах, особенно в последнее время, получает деловой этикет, отражающий опыт, нравственные представления и вкусы определенных социальных групп.

Деловой этикет предусматривает соблюдение норм поведения и общения. Поскольку общение есть деятельность человека, процесс, в котором он участвует, то при общении в первую очередь учитываются особенности речевого этикета. Под речевым этикетом понимаются разнообразные правила речевого поведения, система речевых формул общения.

Степень владения речевым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к государственным служащим, политикам, журналистам, юристам, т.е. тем, кто по роду своей деятельности постоянно общается с людьми. Речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Знание особенностей национального этикета, его речевых формул, понимание специфики делового общения той или иной страны, народа помогают при ведении переговоров, установлении контактов с зарубежными партнерами.

Во многих странах уже давно используются при знакомстве визитные карточки. Это стали практиковать и у нас. Визитная карточка подается во время представления. Тот, кому представляются, должен взять ее и прочитать вслух, а затем во время разговора, если он происходит в кабинете, держать визитку на столе перед собой, чтобы правильно называть собеседника.

Официальные и неофициальные встречи знакомых, а иногда и незнакомых людей начинаются с приветствия.

В русском языке основное приветствие – «здравствуйте». Оно восходит к старославянскому глаголу здравствовать, что означает «быть здравым», т.е. здоровым.

По любому торжественному поводу, знаменательному событию следуют приглашения и поздравления. В зависимости от обстановки (официальной, полуофициальной, неофициальной) пригласительные и поздравительные клише меняются.

Немаловажным компонентом речевого этикета является комплимент. Тактично и вовремя сказанный, он поднимает настроение у адресата, настраивает его на положительное отношение к оппоненту. Комплимент говорится в начале разговора, при встрече, знакомстве или во время беседы, при расставании. Комплимент всегда приятен. Опасен только неискренний комплимент, комплимент ради комплимента, чрезмерно восторженный комплимент.

Конечно же, нужно соблюдать речевой этикет при изучении иностранных языков, но надо знать и свой собственный, русский, и обучать ему необходимо с раннего детства, в семье, в детском саду, в школе, да и в вузе, уже профессионально ориентируя в соответствии с тем, какие речевые ситуации окажутся наиболее типичными в трудовой деятельности человека.

Итак, культура речи — сравнительно молодая область науки о языке. Как самостоятельный раздел этой науки она оформилась под влиянием коренных социальных изменений, произошедших в нашей стране. Приобщение широких народных масс к активной общественной деятельности потребовало усиленного внимания к повышению уровня их речевой культуры.

В современной лингвистике различают два уровня речевой культуры человека — низший и высший. Для низшего уровня, для первой ступени овладения литературным языком, достаточно правильности речи, соблюдения норм русского литературного языка. Существуют нормы лексические, орфоэпические фонетические, грамматические — словооб­разовательные, морфологические, синтаксические. Лексические нормы фиксируются в толковых словарях в виде толкования значений слов и их сочетаемости с другими словами, остальные нормы раскрываются в пособиях по грамматике литературного языка, в специальных словарях - справочниках.

Если человек не допускает ошибок в произношении, в употреблении форм слов, в их образовании, в построении предложений, речь его мы называем правильной. Однако этого мало. Речь может быть правильной, но плохой, то есть не соответствовать целям и условиям общения. В понятие хорошей речи включаются как минимум три признака: богатство, точность и выразительность. Показателями богатой речи являются большой объем активного словаря, разнообразие используемых морфологических форм и синтаксических конструкций. Точность речи — это выбор таких языковых средств, которые наилучшим образом выражают содержание высказывания, раскрывают его тему и основную мысль. Выразительность создается с по­мощью отбора языковых средств, в наибольшей мере соответствующих условиям и задачам общения.

Если человек обладает правильной и хорошей речью, он достигает высшего уровня речевой культуры. Это значит, что он не только не допускает ошибок, но и умеет строить высказывания в соответствии с целью общения, отбирать наиболее подходящие в каждом случае слова и конструкции, учитывая при этом, к кому и при каких обстоятельствах он обращается.

Высокий уровень речевой культуры — неотъемлемая черта культурного человека. Совершенствовать свою речь — задача каждого из нас. Для этого нужно следить за своей речью, чтобы не допускать ошибок в произношении, в употреблении форм слов, в построении предложений. Нужно постоянно обогащать свой словарь, учиться чувствовать своего собеседника, уметь отбирать наиболее подходящие для каждого случая слова и конструкции.

Проблема "Язык и общество" широка и многопланова. Прежде всего, язык социален по своей сущности. Основная его функция — быть средством, орудием общения людей. На базе этой функции и в связи с нею осуще­ствляются языком и другие функции — воздействия, сообщения, формирования и выражения мысли. Эти функции также социальны

Можно сказать, что общество имеет такой язык, какой оно создало, и использует язык так, как умеет и может. Влияние языка на общество усиливается вместе с развитием самого общества — это влияние возрастает по мере развития производства, техники, науки, культуры и государства. Язык участвует в организации труда, в управлении общественным производством, деятельностью учреждений, в осуществлении процесса образования и воспитания членов общества, в развитии литературы и науки.

Общество влияет на язык, но и язык, в свою очередь, влияет на общество, участвуя в различных областях жизни и деятельности людей.


^ СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ


При подготовке и оформлении документов используют следую­щие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для располо­жения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использова­ние реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.

При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

^ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках до­кументов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государ­ственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классифика­тору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому клас­сификатору управленческой документации (ОКУД).

6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредитель­ных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих наряду с русским языком в качестве государственного националь­ный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, ко­гда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокра­щенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наимено­вание на иностранном языке располагают ниже наименования на рус­ском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представитель­ства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименова­ния организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения, по усмотрению организации (номе­ра факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

8. Наименование вида документа, составленного или изданного ор­ганизацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следую­щей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 ян­варя 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индек­сом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, испол­нителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составле­ния или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые со­кращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденци­ально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования орга­низации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Президенту АОЗТ

"Ломоносовский фарфоровый за­вод"

Петрову В.И.


Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их сле­дует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области


В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, ус­тановленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки доку­мента.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д.7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

Калинину И.П.

Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки,

ул. Садовая, д.5, кв.12

301264

15. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должно­сти лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ "Болшевский текстиль"

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.97

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном па­деже, его даты и номера, например: