Зайцева Людмила Николаевна Данные об авторе: Место работы: фгу «Российская государственная библиотека» Должность: зав отделом сводного планирования и отчет

Вид материала

Отчет

Содержание Матричная структура Список литературы

Подобный материал:

• Д. Л. Трофимова Данные об авторе: Место работы: Российская государственная библиотека, 94.56kb.
• Браккер Надежда Викторовна Данные об авторе: Место работы: Центр пик должность:, 244.87kb.
• Тема: Историко-культурные традиции и инновационные преобразования России. Просветительская, 74.97kb.
• Евразийское библиотечное пространство: теория и практика развития, 720.11kb.
• Переплетные мастерские в Петербурге и Москве при обществах социальной поддержки в XIX, 83.61kb.
• Алла Алексеевна Семенюк Данные об авторе: зав отделом нотных изданий и звукозписей, 44.9kb.
• Библиотека Хельсинского Университета была написана небольшая статья, 63.53kb.
• Трипольской Татьяне Александровне. Заявка включает в себя сведения об авторе (фамилия,, 13.95kb.
• Мемориальные библиотеки: классификационный и типологический анализ 05. 25. 03 Библиотековедение,, 766.6kb.
• Н. А. Место работы, должность, 115.52kb.

Автор доклада: Зайцева Людмила Николаевна


Данные об авторе:

Место работы: ФГУ «Российская государственная библиотека»

Должность: зав. отделом сводного планирования и отчетности

Координаты (адрес, тел., e-mail): 119019, Москва, ул. Воздвиженка, 3/5

(495) 203-60-38, lzai@rsl.ru


Название доклада:

Планирование деятельности библиотеки в контексте матричной организационной структуры управления (на примере РГБ)


Library Activities Planning within Management Matrix Organizational Structure (based on the RSL experience)

__________________________________________________________________________________

«Планы – ничто, планирование – все»

(Д. Эйзенхауэр)


Планирование, как известно, является одной из важнейших управленческих функций. В современном библиотечном менеджменте ему уделяют особое внимание. В то же время теоретики и практики экономики библиотечно-информационной сферы используют не всегда однозначные трактовки и четкие определения функций планирования, прогнозирования и проектирования. До сих пор не определены дефиниции разновидностей планирования: стратегического и оперативного; краткосрочного, среднесрочного и долгосрочного; ситуационного и рабочего etc. [2, 3, 5, 6, 7, 8]

Стремясь повысить эффективность своей деятельности многие крупные российские библиотеки (речь идет о государственных публичных библиотеках, в первую очередь – национальных /федеральных/, региональных, областных и т.п.) пытаются, и подчас весьма успешно, привнести в свою деятельность и организационно (в том числе документированно) закрепить разнообразные управленческие новшества. В традиционно гуманитарной библиотечной среде сегодня уже мало кого удивляют ставшие почти каноническими стратегические планы и программы развития. Многие библиотеки ясно сформулировали свою миссию, стратегические цели и задачи, выстроили приоритеты деятельности, определили содержание и объемы основных работ, согласовали бюджетные и наметили внебюджетные источники финансирования… Все эти важные шаги позволили им осознать необходимость изменить (оптимизировать) организационную структуру управления, а также попытаться интегрировать различные организационные решения, придав им иное качество – целостность.

Попробуем рассмотреть особенности организационной структуры управления и некоторые подходы к оперативному (текущему) планированию деятельности современной крупной универсальной научной библиотекой, проиллюстрировав их проявления на примере Российской государственной библиотеки (РГБ).

Среди организационных структур управления наибольшее распространение в библиотеках получили две разновидности. К первой относят традиционные иерархические (в основном, линейно-функциональные и линейно-штабные). Вторые (их относительно недавно стало осваивать профессиональное сообщество, инновационные по сути, к тому же хорошо себя проявившие) известны как адаптивные (проектные, в первую очередь – матричные).

Классическим считается суждение известного российского ученого-экономиста Б.З. Мильнера: «Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации» [4]. По его мнению, организационная структура, представляющая собой определенную упорядоченность задач, ролей, полномочий и ответственности [курсив наш – Л.З.]. Она создает условия для осуществления предприятием (в нашем случае – библиотекой) своей деятельности и достижения постановленных целей, а также позволяет ему меняться в соответствии с особенностями стратегии предприятия, внутренними факторами саморазвития, заданными параметрами сложности и изменениями во внешней среде [4].

В РГБ персонал группируется в шести комплексах подразделений, организованных в соответствии с основными направлениями деятельности Библиотеки. Перечислим их: формирование фондов и каталогов (комплекс библиотечных ресурсов); обслуживание пользователей (комплекс библиотечно-информационного обслуживания); научно-исследовательская, научно-информационная, научно-методическая и научно-организационная работа (комплекс научной и издательской деятельности); информатизация РГБ, международная деятельность и административно-финансовая (соответственно наименования комплексов аналогичны направлениям деятельности).

На 01.01.2007 г. в структуре РГБ насчитывается 95 подразделений, в том числе
13 управлений, 69 отделов, 10 центров, 3 редакционно-издательских подразделения. Численность персонала Библиотеки составила 2273 человека, в том числе 2008 человек – сотрудники библиотечных и научных отделов, 232 – программисты и специалисты в области информационных технологий. При этом в РГБ постоянно действуют 30 коллегиальных и общественных органов, в том числе специализированных советов и комиссий, или групп для решения «неординарной проблематики», другими словами – т.н. «штабов» [3].

К основным достоинствам линейно-функциональной/ штабной структуры относят: высокий уровень специализации управления в конкретных сферах библиотечной деятельности, что призвано обеспечивать высокое качество принимаемых решений; компетентный охват практически всех сфер управления Библиотекой; относительную простоту подбора руководителей для управления специализированными сферами библиотечной деятельности. Существенными ограничениями структуры считают нарушение принципа единоначалия; трудности принятия и реализации согласованных управленческих решений, обеспечения их мобильности и комплексности; сложность подбора руководителей высшего звена управления [3].

^ Матричная структура является разновидностью проектной организации и построена на принципе двойного подчинения исполнителей: непосредственному руководителю функциональной службы и руководителю проекта (целевой программы).

Для нее характерны: управление по проекту, временные целевые группы, постоянные комплексные группы. В практике работы РГБ матричная структура применяется, в первую очередь, при управлении инновационными разработками. Она, по сути, встроена в линейно-функциональную структуру Библиотеки.

Ее преимущества как дополнительного организационного механизма позволяют эффективнее использовать кадровый потенциал за счет более точного учета профессионально-квалификационных и личностных качеств сотрудников Библиотеки – членов рабочих групп; реализовать программно-целевое и проблемно-ориентированное управление; динамично перестраивать структуры при возникновении и решении новых задач. По данным за 2005 г. в РГБ были сформированы ___ временных коллективов.

В то же время нельзя не учитывать определенные риски, возникающие при применении матричной структуры. Это появление время от времени необходимости организационных изменений внутри подразделений; высокая степень вероятности обусловленных этими изменениями конфликтных ситуаций в коллективе; концентрация усилий специалистов на относительно самостоятельной групповой деятельности, к тому же жестко ограниченной обозначенным проектом временным периодом; реальная потребность в радикальной переквалификации сотрудников в связи с изменением программ и др. [3].

Координация деятельности функциональных подразделений внутри библиотеки, а также сотрудников-участников проектов, предъявляет к управлению определенные требования: прежде всего – четкого планирования, ясности в том, что делается сегодня, что будет через год, два. Процесс планирования должен быть фактически непрерывным. Библиотечным менеджерам сейчас важно выработать адекватную управленческую технологию (методику), позволяющую решать стратегические и оперативные задачи в условиях сложных комплексных систем (а система управления современной библиотекой, несомненно, к таковым относится). Поэтому, как нам кажется, оптимальным методом планирования библиотечной деятельности становится системный подход. Он позволяет учитывать сложность и динамичность функционирования библиотечных систем, а также некую долю стихийности, которую вносит в эти системы т.н. «человеческий фактор» [5]. При этом уместно сочетание элементов стратегического, индикативного и проектного планирования и др. Хотя такой подход создает менеджерам национальных библиотек некоторые проблемы выбора и ставит их перед необходимостью определения /осмысления/ всевозможных направлений инновационного развития НБ [9].

С точки зрения комплексного применения различных подходов к планированию библиотечной деятельности заслуживающим внимания представляется опыт формирования сводного плана работы по обслуживанию пользователей РГБ на 2007 г. Его можно рассмотреть как самостоятельный управленческий проект, в известном смысле отражающий влияние организационной структуры Библиотеки на процессы организации управления в сфере текущего (оперативного) планирования.

Проект был инициирован отделом сводного планирования и отчетности и осуществлялся под руководством заместителя генерального директора РГБ – директора по библиотечно-информационному обслуживанию О.В. Серовой. Научным консультантом проекта стала доктор пед. наук, заведующая сектором НИО библиотековедения М.Я. Дворкина. Была сформирована временная рабочая группа из 8 сотрудников, куда вошли руководители и специалисты трех комплексов: управленческого, научного и обслуживания пользователей.

На реализацию проекта было отпущено в общей сложности 1,5 месяца. В ходе работы группы (без отрыва ее участников от основной деятельности) был выработан комплекс оптимальных форм взаимодействия (профессиональных коммуникаций): рабочие совещания в форме личных встреч участников проекта, устные (телефонные) и письменные (по электронной почте) консультации. В конечном итоге участники группы одобрили предложенную отделом сводного планирования и отчетности идею и содержание проектного документа, сообща выработали формулировки понятий, используемых в документе при описании основных видов обслуживания пользователей (документного, справочно-информационного). Были высказаны идеи по оптимизации системы показателей и учету отдельных результатов библиотечно-информационного обслуживания в РГБ, разработан рабочий вариант глоссария, собрана и систематизирована информация по осуществляемым и перспективным проектам и программам развития БИОБС, намечен круг их участников, предложены варианты организации управления проектами и др.

Важным этапом работы стало совещание-презентация проекта при генеральном директоре РГБ. В.В. Федорове Беспрецедентное в библиотечной управленческой практике полифункциональное мероприятие было организовано по предложению исполнительного директора РГБ В.И. Гнездилова, курирующего административно-хозяйственный комплекс. В рассмотрении и своеобразной «коллективной экспертизе» проекта сводного плана приняли участие руководители всех комплексов Библиотеки и представители более чем 30 подразделений, обеспечивающих основные направления жизнедеятельности РГБ (в том числе службы безопасности, отдела кадров, управления технического развития, эксплуатационно-технического управления), а также подразделений системы библиотечно-информационного обслуживания, отделов-фондодержателей и ряда обеспечивающих служб. Интерактивная форма ознакомления с управленческим документом и широкое одновременное вовлечение руководителей разных звеньев управления в процесс подготовки концептуального управленческого решения позволила провести процедуру согласования проекта (документ завизирован шестью руководителями РГБ и руководителями 27 функциональных подразделений) в кратчайшие сроки.

Таким образом, впервые в процессе текущего планирования деятельности РГБ в условиях сложносоставной (матричной) организационной структуры был применен системный подход с элементами стратегического, индикативного, проектного и некоторых других методов планирования, в результате чего был сформирован и утвержден сводный план работы РГБ по библиотечно-информационному обслуживанию пользователей на 2007 г. [1]. В документе изложена миссия Библиотеки; сформулированы стратегические цели и задачи библиотечно-информационного обслуживания пользователей РГБ; обозначены основные направления работы по обеспечению обслуживания пользователей РГБ на 2007 г.; выделены ключевые показатели БИОБС на 2007 г. и ряд основных показателей обслуживания пользователей РГБ на 2007 г., сопоставленных с планировавшимися на 2006 г. данными; наряду с оперативными мероприятиями представлена управленческая информация по стратегическим проектам и программам РГБ в сфере обслуживания пользователей.

Выставленный на внутреннем сайте РГБ документ является частью системы сводных текущих планов работы по направлениям деятельности РГБ на 2007 г. Он содержит два основных раздела:

1. Библиотечно-информационное обслуживание пользователей РГБ в 2007 г.: направления деятельности, ожидаемые результаты;
   

1. Формирование пользовательской информационно-коммуникативной среды РГБ: научное, технологическое и материально-техническое обеспечение обслуживания пользователей РГБ в 2007 г.
   

В первом разделе раскрывается основное содержание планируемой на 2007 г. работы, приведены ожидаемые результаты, выраженные в натуральных показателях, указаны руководители и отделы-исполнители работы по документному обслуживанию пользователей РГБ (в том числе удаленных), справочно-информационному и информационно-массовому обслуживанию (в том числе формированию информационной культуры пользователей и культурно-просветительской деятельности).

Второй раздел включает управленческую информацию (наименование направлений, тем и проектов, промежуточных и конечных результатов, указание сроков выполнения работ, имена руководителей, аббревиатуры отделов-исполнителей и соисполнителей и др.) о важнейших работах, в том числе инновационного и проектного характера, призванных обеспечить успешное функционирование и развитие системы БИОБС РГБ в 2007 г. и на перспективу (до 2010 г.):

• маркетинг библиотечно-информационных услуг (исследование библиотечно-информационных потребностей пользователей, развитие и продвижение библиотечно-информационных услуг, определение эффективности обслуживания пользователей и управление развитием системы БИОБС),
  
• технологическое обеспечение процессов обслуживания пользователей (оперативное управление и инструктивно-методическое сопровождение технологических процессов обслуживания),
  
• профилактику функциональных конфликтов в процессе обслуживания пользователей (психологическая подготовка и профессиональная переподготовка библиотекарей-библиографов РГБ; развитие корпоративных ценностей и норм организационной культуры в РГБ),
  
• модернизацию инфраструктуры обслуживания пользователей РГБ (модернизация доступа к электронным ресурсам и услугам РГБ; автоматизация контроля и учета в процессе БИОБС; обеспечение комфортности работы читателей в РГБ).
  

В документ вошел также пакет приложений. Они дают представление о научно-организационных мероприятиях на 2007 год по вопросам библиотечно-информационного обслуживания пользователей РГБ, об отдельных проектах по его развитию, составе и плане работы на год Совета Секции МБА при Межгосударственном комитете по научно-техническому развитию межбиблиотечного абонемента в государствах – участниках СНГ, межотдельского Совета по библиотечно-информационному обслуживанию пользователей РГБ, список подразделений (по комплексам), обеспечивающих обслуживание пользователей Библиотеки и глоссарий.


Опыт организации оперативного планирования работы по одному из ведущих уставных направлений деятельности РГБ на 2007 г. подтверждает как правомерность интеграции элементов матричной организационной структуры в иерархическую, так и объективную сложность такого шага в национальной библиотеке – РГБ (известное в теории менеджмента положение о трудностях и рисках). Ситуацию усугубляет слабая изученность взаимопроникновения и взаимовлияния этих организационных структур в ходе планирования деятельности библиотеки.

Столь же неоднозначна оценка управленческих преимуществ матричной организационной структуры для библиотеки. С одной стороны, она позволяет обеспечить большую эффективность использования высококвалифицированного персонала, минимизировать жесткие проявления линейно-функциональной оргструктуры. Неоценима и ее роль (при планировании комплексных задач) как средства, стимулирующего взаимодействие подразделений Библиотеки.

В то же время тотальное применение матричных организационных форм в управлении крупными библиотеками может не только существенно усложнить не отличающиеся сегодня «элегантной простотой» многоуровневые иерархические построения, но и стать препятствием неизбежной эволюции организационных структур в ходе инновационного развития библиотечно-информационной деятельности.


Выводы

1. В настоящее время планирование деятельности крупной научной библиотеки происходит на базе организационной структуры, которую можно охарактеризовать как структуру смешанного типа: линейно-функционально-штабную с широко используемыми элементами матричной структуры. В качестве примера рассмотрена структура РГБ. Применяя системный подход, можно эффективно планировать деятельность библиотеки с такой сложной организационной структурой.

2. Впервые в управленческой практике РГБ при проведении текущего планирования была успешно апробирована матричная организационная структура: в рамках действующей оргструктуры были использованы методы проектного управления. Это позволило сформированной из высококвалифицированных сотрудников – представителей подразделений различной подчиненности рабочей группе в кратчайшие сроки реализовать проектную задачу.

3. Полученный в результате инновационной управленческой деятельности результат – сводный план работы по обслуживанию пользователей РГБ на 2007 г. – также является в известном смысле инновационным управленческим документом. Он отражает политику, методы, процедуры и конкретные задания (в том числе проектные) в сфере развития системы обслуживания пользователей Библиотеки; служит важным инструментом управления и координации деятельности различных подразделений РГБ и проектных групп, позволяющим реализовать намеченные на год цели.


^ Список литературы

1. Библиотечная деятельность РГБ. Обслуживание пользователей: сводный план работы на 2007 г. / [Организационное управление; Отдел сводного планирования и отчетности; сост. Серова О.В. (рук-ль), Дворкина М.Я. (науч. конс.), Демидова Н.А. (отв. сост.), Зайцева Л.Н. (авт.-сост.) и др.] // [Электронный ресурс]. – М., 2007. – 54 с. – Режим доступа: ссылка скрыта , локальный.
   
2. Галимова Е. Организационное проектирование библиотеки. – Краснодар.: Изд-во Краснодар. гос. ун-та культуры и искусств, 2005. – 306 с.
   
3. Дубенок Т.Е., Суслова И.М. Организационное развитие систем управления библиотекой: Учебное пособие. – М.: МГУКИ, 2004. – 66 с.
   
4. Мильнер Б.З. Теория организации. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 794 с.
   
5. Паршукова Г.Б. Стратегическое проектирование деятельности библиотеки (конспект лекций для библиотечных специалистов) / ГПНТБ СО РАН. – Новосибирск, 2002. – 74 с.
   

То же : [Электронный ресурс]. – Режим доступа: ссылка скрыта .– Загл. с экрана.

6. Паршукова Г.Б. Технология современного менеджмента в библиотечной деятельности. – Новосибирск, 2004. – 187 с.
   
7. Справочник библиотекаря/ Науч. ред. А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. – СПб.: Профессия, 2002. – 448 с.
   
8. Управление библиотекой. – СПб.: Издательство «Профессия», 2002. – 302 с.
   
9. Penny N. An approach to strategic planning and strategy management at national libraries // Alexandria. – 2005. – Vol. 17, № 3. – P. 149 – 156.