Планирование и контроль за всем циклом производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимальной эффективности в использовании производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей

Вид материала

Содержание

Электронный документооборот
Что такое «документ» и «документооборот»?
Основные преимущества электронного документооборота
Классификация систем электронного документооборота (СЭД)
СЭД, ориентированные на бизнес-процессы
Корпоративные СЭД
Системы управления содержимым
Системы управления информацией
Системы управления изображениями/образами
Системы управления потоками работ
Требования к системе электронного документооборота. Свойства СЭД
Разграничение доступа
Аннотирование документов
Состав СЭД
Приложения автоматизации документооборота
Подсистемы автоматизации документооборота (платформа СЭД)
Структура СЭД
Специфика традиционного российского делопроизводства.Особенности национальной… работы с документами
Эффект от внедрения СЭД
Проблемы внедрения СЭД
...
Полное содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8

Электронный документооборот

Нужна ли система электронного документооборота малому предприятию?

В небольшой компании система делопроизводства и документооборота ориентирована, в первую очередь, на учет и контроль взаимодействия с клиентами и партнерами. Таким образом, хорошо настроенная система электронного документооборота может выполнять значительную часть функций CRM. Ведь традиционно в России взаимоотношения с внешним миром отслеживаются в системе делопроизводства при регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

К

омпания с 15 сотрудниками теоретически может работать так, что всю необходимую информацию они держат в голове, все занимаются всем и каждый знает, что делают остальные (хотя и это практически невозможно). Но компанию с большей численностью при подобной организации работы ждут нелегкие времена, поскольку с ростом числа сотрудников бизнес-процессы (точнее, их прообразы) быстро выходят из-под контроля и начинается хаос. Иногда говорят о пределе в 4-5 тысяч документов в год.

Чем больше объем документооборота, тем более оправдано использование автоматизированных систем (как и наоборот). Однако эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности компании, насколько разные программные модули могут быть интегрированы в единую автоматизированную систему масштаба предприятия.
^

Что такое «документ» и «документооборот»?

Значения термина «документ», используемые в информационных системах, как правило, таковы:

бумажный документ и набор его свойств;
электронный образ документа;
электронный документ;
записи баз данных, а также отчёты из записей различных баз данных.

Многие компании-производители и внедренцы систем автоматизации документооборота (в первую очередь, зарубежных) зачастую вносят двусмысленность (не задумываясь и непреднамеренно – им просто так привычнее), когда используют перевод термина «document» как «документ». А по свойствам у них это – любой информационный объект (в т.ч. и не утверждённый, например, проект документа). Термин «record» они переводят как «запись» и используют это слово для обозначения того, что в отечественной практике делопроизводства и является «настоящим» документом. Это важно учитывать при выборе и внедрении таких систем, т.е. необходимо ориентироваться на свойства, а не на названия информационных объектов в системе.

На сегодняшний день в России нет формального определения электронного документооборота, термин “документооборот“ формализовать сложно, этот термин отечественный и понятие его достаточно размыто. Поэтому под электронным документооборотом, как правило, понимают целый комплекс средств автоматизации различных видов деятельности, которые можно разделить на несколько групп:

Средства создания и модификации электронных документов.
Средства автоматизации делопроизводства. Этот вид деятельности обеспечивает типизацию оформления и учета (регистрации) документов на предприятии.
Системы электронной почты и организации коллективной работы с документами, которые автоматизируют процесс передачи и обработки документов внутри предприятия.
Систематизированный архив электронных документов, средства автоматизации деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла и управления деятельностью персонала, привлекаемого к этой работе (workflow), извлечение знаний из корпоративных хранилищ знаний (knowledge management) и многое другое. (Уровень применения этих технологий, обязательных с точки зрения полноценной организации документооборота, на многих наших предприятиях можно считать зачаточным.)

Основные преимущества электронного документооборота

оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;
ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа , а также пользователях, ответственных за данный документ;
снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;
снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;
отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;
резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;
инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.

Классификация систем электронного документооборота (СЭД)

Фирма IDC в настоящее время выделяет следующие типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам):

^ СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM) – лежат в основе концепции ECM (Enterprise Content Management). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение).

^ Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) – обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикаций. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи.

^ Системы управления содержимым (CMS, Content Management Systems) – обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

^ Системы управления информацией (IMS, Information Management Systems) – порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

^ Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) – осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов.

^ Системы управления потоками работ (WMS, Workflow Management Systems) – предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.
^

Требования к системе электронного документооборота. Свойства СЭД

Масштабируемость. Система документооборота должна поддерживать значительно изменяющееся количество пользователей, её способность наращивать свою мощность должна определяться только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи, например, офис работает по выделенной линии, пригородный склад – по сельской телефонной линии.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса.

В

ысокая степень интеграции с прикладным ПО: ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню.

Особенности организации хранения документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Количество уровней вложения при хранении документов не должно быть ограничено. Один и тот же документ должен иметь возможность входить в состав нескольких папок и полок. В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами.

Особенности маршрутизации документов. Модули СЭД, отвечающие за собственно документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов. При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно.

^ Разграничение доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД): полный контроль над документом, право редактировать, но не уничтожать документ, право создавать новые версии документа, но не редактировать его, право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии, право читать документ, но не редактировать его, право доступа к карточке, но не к содержимому документа, полное отсутствие прав доступа к документу, полное протоколирование.

Наличие утилит просмотра документов разных форматов: в состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотрщики – viewers), понимающие десятки форматов файлов.

^ Аннотирование документов. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они должны иметь возможность его аннотирования, добавления комментариев, поправок, примечаний.

Поддержка различных клиентских программ. Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС семейства MS Windows различных поколений и платформ, иногда – платформ UNIX/Linux и Macintosh. Кроме того, практически все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы (броузеры).
^

Состав СЭД

При автоматизации документооборота надо изначально различать:

(а) внедрение приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов и (б) внедрение платформы для подобной автоматизации.

Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач. Рассмотрим некоторую идеальную систему автоматизации документооборота, включающую в себя максимальное количество функций. Естественно, любая реальная система будет включать в себя лишь подмножество функций, необходимых для конкретной организации.
^

Приложения автоматизации документооборота

Приведём примеры конкретных процессов, задач, решаемых данными приложениями:

регистрация корреспонденции;
согласование и утверждение;
контроль исполнения документов и поручений;
автоматизация договорного процесса;
оформление командировок;
внутренний информационный портал;
контроль знаний работников; и т.д.

Очень часто функции обработки документов являются частью бизнес-процессов, уже автоматизированных на данном предприятии с помощью различных программных технологий. Поэтому необходимо проследить за отсутствием дублирования и совместимостью. Примеры таких задач:

формирование документов в бюджетном процессе;
процесс публикаций и наполнения сайта;
отслеживание обработки накладной за границами складского учета;
контроль и уведомление в приложении управления контактами;
документооборот при управлении проектами;
утверждение платежных документов; и т.д.

Подсистемы автоматизации документооборота (платформа СЭД)

В обобщенном и идеализированном виде они включают в себя:

системы автоматизации делопроизводства;
архивы документов;
системы ввода документов и системы обработки образов документов;
системы оптимизации хранения документов;
системы маршрутизации документов;
подсистемы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

На сегодня не существует идеального выбора базовой платформы для внедрения системы автоматизации документооборота компании. Любое решение потребует дополнительных усилий не только на разработку комплекта приложений, но и по дополнению базовых инструментов предоставляемых платформой, под конкретные условия.
^

Структура СЭД

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.

В том случае, если система документооборота хранит документы или их образы, необходима специальная среда их хранения. В простейшем случае для этого может использоваться файловая система. В более сложном случае это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска. Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм.

В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться, например, электронная почта.
^

Специфика традиционного российского делопроизводства.
Особенности национальной… работы с документами

Причина многих неудач при внедрении зарубежных СЭД в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и иными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.

Технологии "документопотока" (docflow), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику. Западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово "документооборот").

Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами является, в первую очередь, систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Исполнители решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства. Отечественная традиция – регистрация каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот еще до завершения исполнения документа.

Традиционная отечественная (на схеме показано красным) система делопроизводства характеризовалась и характеризуется, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Т.е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направляются на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывает резолюцию, в которой указывает ответственного исполнителя. Далее документ попадает к ответственному исполнителю, который либо исполняет документ, либо направляет его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигается вглубь к основанию иерархии. После того, как документ исполнен, он совершает обратный путь снизу на самый верх, где и докладывается об его исполнении.

Западное же делопроизводство (на схеме показано синим) тяготеет к горизонтальной схеме. Это когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям без доклада “наверх”.

Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от западной является наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Таким образом, третье лицо – делопроизводитель - всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен.

Именно эти два принципиальных отличия и определяют разницу в подходах к ведению делопроизводства у нас и за рубежом.
^

Эффект от внедрения СЭД

Эффект от внедрения СЭД:

В области производительности труда:сокращение количества бумажных документов; автоматизация процесса регистрации документов; сокращение времени поиска документов; избавление персонала от рутинной работы.
В области исполнительской дисциплины: функционирует процесс оповещения о поручениях; контроль исполнения заданий; мониторинг загруженности сотрудников; автоматизируется построение отчетов об исполнительской дисциплине.
В области коммуникаций: повышение скорости; создание единого информационного пространства организации; обеспечение взаимодействия рабочих групп; обеспечение доступа к информации удаленным сотрудникам и клиентам.

оличественная оценка эффекта (в среднем, по большому числу предприятий):

в 1,5–2 раза повышается производительность труда;
в 4 раза сокращается время обработки документов;
в 5 раз уменьшаются расходы на содержание площадей для хранения документов;
на 40% сокращаются общие расходы, связанные с обработкой остающихся бумажными документов;
на 50% увеличивается скорость реагирования на клиентский запрос.

По данным Ernst & Young изменения в среднем таковы:

на 25-50% повышается производительность труда;
на 75% сокращается время обработки документов;
на 80% уменьшаются расходы на содержание площадей для хранения документов (это особенно актуально для организаций, имеющих дело с большим количеством бумажных документов – чертежей, проектов).

Проблемы внедрения СЭД

Основные проблемы, с которыми может столкнуться предприятие при выборе и внедрении СЭД:

неинформированность руководителей о продуктах СЭД, их существовании и свойствах;
расхождение принципов построения и функционирования СЭД с реальной (т.е. неидеальной) оргструктурой и бизнес-процессами конкретного предприятия;
психологические проблемы (СЭД, как «контролёр», сразу выявит недостатки работы, и будет постоянно «стоять за спиной» у всех, даже у руководителя);
отсутствие электронных навыков у большинства из старых кадров – далеко не все «проверенные», высококвалифицированные работники сумеют хорошо освоиться в совершенно новых условиях работы.

Иначе, другими словами, основные проблемы внедрения СЭД можно сформулировать как:

консерватизм персонала;
отсутствие поддержки первого лица;
сложность формализации структуры и бизнес-процессов;
отсутствие корпоративной культуры работы с документами;
сложность оценки эффекта от внедрения, как следствие – отсутствие интереса.

Основные тенденции развития систем электронного документооборота

В последнее время наметились следующие тенденции, которые, очень вероятно, получат своё дальнейшее развитие уже в ближайшем будущем:

переход от работы с атрибутами документа на работу с содержанием документа;
повышение значимости и роли электронных архивов;
активное применение средств электронной цифровой подписи;
переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и/или физическими лицами (яркий пример – электронная почта).

Примеры реализации систем электронного документооборота

Приведём несколько примеров СЭД в форме программного обеспечения как зарубежных, так и отечественных производителей.

^ Зарубежные производители СЭД и их продукты

Наибольшее распространение в нашей стране получили СЭД следующих производителей:

Microsoft (Microsoft Exchange Server в комплекте с Microsoft Outlook. Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива и Intranet/Extranet портала);
IBM/Lotus (платформа Lotus Notes, архив - Domino.doc, Domino.Workflow, groupware);
Documentum (Documentum - мощный архив документов, с возможностью разработки управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов);
Humminbird (Группа продуктов PC Docs – сервер архива документов и Fulcrum – мощная поисковая система);
StaffWare (функции управления бизнес-процессами - WorkFlow системы).

^ Отечественные СЭД

БОСС-Референт является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

Гран-Док московской фирмы "Гранит" предназначена для государственных учреждений. Система полностью учитывает все особенности российского делопроизводства с учетом нормативов документационного обеспечения управления, предназначена для небольших муниципальных организаций с малым количеством подразделений и персонала.

Система ^ Company Media разработана российской компанией "Интертраст" на платформе Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др.

Система ^ LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов.

NauDoc – подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для отдельных подразделений больших компаний.

Золушка. Программный продукт компании "НТЦ ИРМ" также построен на платформе Lotus Domino/Notes и на MS SQL и решает основные задачи делопроизводства. Система поддерживает классическое делопроизводство и предназначена для автоматизации работы канцелярии государственных организаций.

^ Оптима Workflow. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной особенностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ, успешно внедряется в крупных промышленных предприятиях, органах управления городов, банках, страховых и финансовых учреждениях, предприятиях энергетики, связи, телекоммуникаций, сервисных и IT-компаний.

Система ДЕЛО - разработана для использования в традиционных делопроизводствен-ных службах: управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д. Она рассчитана на организации, ведущие работу с удаленными подразделениями и филиалами. Подходит для использования как в небольших, так и крупных организациях, независимо от формы собственности.

Евфрат-Документооборот – ориентирована на работу сотрудников небольших промышленных частных и государственных организаций, ВУЗов, страховых и финансовых организаций, сервисных и IT-компаний.
^

Ссылки на Интернет-ресурсы о СЭД и информационных системах в целом

ссылка скрыта

ссылка скрыта

ссылка скрыта

ссылка скрыта

ссылка скрыта

Blog