Geum.ru

О регламенте префектуры Северного административного округа города Москвы

Вид материалаРегламент

Содержание


Рассмотрение документов.
Особенности работы с обращениями Уполномоченного по правам человека в городе Москве.
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
незамедлительно.
  • Регистрация исходящей корреспонденции и отправка документов (резолюции к нему) из префектуры производится в Управлении протокола и контроля префектуры.
  • При отправке корреспонденции сотрудниками Отдела проверяется наличие:
    • правильность оформления реквизитов документа;
    • исходящего номера;
    • фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
    • указанных в тексте приложений;
    • подписи на документе.

    Руководитель аппарата префектуры в ранге заместителя префекта, а также в случае необходимости оперативного устранения ошибок и неточностей Начальник Управления протокола и контроля и заместитель начальника Управления — начальник Контрольного отдела, начальник Отдела, в соответствии со своими служебными обязанностями, имеют право:
    • вернуть на доработку документы исполнителю с указанием ошибки, недостоверной информации и т.п.,
    • подписанные первыми заместителями, заместителями префекта, начальниками управлений и переданные на отправку в Управление протокола и контроля (далее – Управление);
    • пригласить исполнителя для устранения допущенных ошибок, неточностей, проверки информации и т.п. по документам срочного характера.
        1. Документы срочного характера, имеющие пометку срочности, сдаются в Отдел для отправки курьером не позднее 12.00 текущего дня. При необходимости курьером осуществляется дополнительная отправка документов.

    К категории документов, требующих срочной отправки, относятся:
        • Документы, адресованные в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы;
        • поручения префекта;
        • протоколы совещаний, проводимых префектом;
        • поручения по исполнению (резолюции) служебных документов и обращений граждан, требующих оперативного решения.
        1. При отправке заказной, простой корреспонденции заполняются расписки и реестры.
        2. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

    Выдача документов производится в Отделе через окно приема корреспонденции в часы работы Окна под роспись получателя (при наличии доверенности от руководителя организации) и при наличии соответствующей записки (соответствующей записи и подписи на визовом экземпляре письма) первого заместителя, заместителя префекта.
      1. Регистрация документов.
        1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (служебные документы и обращения граждан).
        2. Регистрация корреспонденции производится в течение года в порядке возрастания номеров с указанием индексов вида документа в соответствии с классификаторами и добавлением индекса повтора документа:

    Например: 6-5-2323/1-5, где последняя цифра означает количество обращений, поступивших после регистрации первого обращения данного автора в текущем году.
        1. В префектуре и управах районов Северного административного округа установлена и используется структура регистрационных индексов для следующих видов документов:

    1 - «Директивные документы Правительства Москвы»;

    2 - «Проекты директивных документов»;

    4 - «Письма граждан»;

    5 - «Служебная корреспонденция»;

    6 - «Пейджер префекта»;

    7 - «Инициативные письма»;

    8 - « Внутренняя корреспонденция»;

    9 - «Устные обращения граждан»;

    11, 12, 13 - «Обращения в службу «Одного окна»;

    14 - «Заявки на конкурс по мелкорозничной сети»;

    20 - «Заявки в электронную приемную»;

    21 - «Распоряжения префектуры»;

    22 - «Поручения префекта»;

    25 - «Приказы префектуры»;

    31 - «Проекты распорядительных документов»;

    33 - «Факсограммы».
        1. Регистрация документов в префектуре осуществляется:

    В Отделе:
    • адресованных префекту;
    • адресованных первым заместителям и заместителям префекта, начальникам управлений;
    • адресованных помощникам префекта;
    • поступивших в префектуру без указания конкретного адресата;
    • инициативных документов префекта;
    • инициативной переписки заместителей префекта в соответствии с номенклатурой дел префектуры;
    • заключений аккредитованных Министерством юстиции Российской Федерации независимых экспертов в области антикоррупционной экспертизы на проекты нормативных распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства Москвы, подлежащих независимой антикоррупционной экспертизе, подготовленные структурными подразделениями префектуры.

    В Приемной префектуры:
    • поручений и документов по исполнению поручений, данных в ходе приема граждан и организаций, организованного Приемной поручений и документов по исполнению поручений;

    В Протокольном отделе:
    • протоколов совещаний, проводимых префектом, в том числе протоколов выездных совещаний, протоколов оперативных совещаний и т.п.;
    • поручений префекта (в том числе стенографических) и ответов по ним;
    • распорядительных документов префекта и префектуры и направленных на доработку с поручениями префекта и ответов по ним.

    В структурных подразделениях префектуры:
    • протоколов совещаний, проводимых, первыми заместителями и заместителями префекта, начальниками управлений.

    В СИСП:
    • обращений граждан и организаций, поступивших на пейджер префекта. СИСП осуществляет контроль за их прохождением и сроками исполнения в подразделениях префектуры, управах районов, окружных управлениях и подразделениях.

    В Секторе организации и проведения конкурсов:
    • договоров и соглашений и дополнений к ним, государственных контрактов и дополнительных соглашений к ним и т.п.
      1. ^ Рассмотрение документов.

    После регистрации документы передаются в Контрольный отдел для подготовки проекта резолюции и доклада документов префекту или руководителю аппарата префектуры в ранге заместителя префекта;

    Регистрация Приемную префектуры кроме факсограмм - вызовов на совещания, факсограмм - напоминаний и т.п.

    Документы, адресованные первым заместителям префекта, заместителям префекта, после регистрации в Отделе направляются для подготовки проектов резолюций в соответствующие структурные подразделения префектуры, обеспечивающие деятельность вышеуказанных должностных лиц.
        1. Порядок регистрации документов, содержащих информацию отнесенной государственной тайне и ограниченного распространения.

    Регистрация и подготовка проектов резолюций префекта, первых заместителей, заместителей осуществляют первый и второй отделы, по вопросам, входящим в компетенцию данных отделов в соответствии с распределением полномочий. Контроль исполнения данных поручений осуществляется соответственно первым и вторым отделом в соответствии со сроками и порядком исполнения поручений префекта, утвержденными настоящим Регламентом.
        1. Регистрация документов (служебной корреспонденции и обращений граждан) осуществляется в префектуре Отделом.

    Моментом регистрации документа считается момент фиксации факта поступления документа путем записи необходимых сведений о документе в ЕС ЭДД САО и проставление на документе даты и регистрационного номера.
        1. Служебные документы (в том числе Интернет-письма и факсы), а также обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные в префектуру без указания конкретного адресата регистрируются при наличии идентичного текста на русском языке.

    Документы на иностранном языке, адресованные другим должностным лицам префектуры, а также руководителям структурных подразделений префектуры направляются непосредственно адресату без регистрации в Отделе.
        1. Прием (передача) телефонограмм, адресованных префекту, осуществляется Отделом, секретарями, помощниками или дежурными по приемной префекта в специальных журналах.
        2. Документы, зарегистрированные в Отделе направляются адресатам, в том числе:

    для подготовки проекта резолюции префекта или по его поручению, поручения руководителя аппарата префектуры в ранге заместителя префекта в Контрольный Отдел на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей в префектуре.

    в соответствующие структурные подразделения префектуры, курируемые первыми заместителями, заместителями префекта;

    поступившие без указания конкретного адресата по решению начальника Отдела - по принадлежности должностным лицам префектуры в соответствии с распределением обязанностей или в Контрольный отдел.

    Документы, зарегистрированные в Отделе после 13.00, направляются адресатам не позднее следующего за ним рабочего дня, кроме документов, имеющих срок исполнения до двух дней.
        1. Повторными считаются документы, поступившие в префектуру по одному и тому же вопросу от одного и того же физического, либо юридического лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в префектуре, и если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило организацию или заявителя.
        2. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.
        3. Не считаются повторными документы (письма и обращения граждан) от одного лица одной и той же организации по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, по разным вопросам.
        4. Руководители структурных подразделений префектуры несут ответственность за сохранность, как самих документов, так и информации о них в ЕС ЭДД САО, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.
        5. Зарегистрированные служебные документы и письменные обращения граждан сканируются Отделом в полном объеме, включая все приложения, и заносятся в ЕС ЭДД САО.
        6. Рассмотрение документа в префектуре предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции, проведение проверок, составление актов, подготовку ответов, направление ответа адресату и принятие иных мер, направленных на решение проблем, затронутых в обращениях, и выполнение поручений вышестоящих организаций.
        7. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в базу данных производится не позднее трех рабочих дней с момента регистрации документа в Отделе.
        8. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции (резолюциях).

    При подготовке проекта резолюции должностного лица префектуры учитываются распределение обязанностей между первыми заместителями, заместителями префекта и функции, возложенные на структурные подразделения префектуры.

    Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по исполнению документа, может быть адресована первыми заместителями, заместителями префекта, начальникам управлений префектуры, руководителям окружных служб органов исполнительной власти города Москвы контроль за деятельностью и координацию работы (или руководство деятельностью) которых осуществляет указанное должностное лицо, в пределах их компетенции.

    Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой, в ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и определен конкретный исполнитель.

    Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

    Работа с жалобами физических лиц осуществляется в порядке, установленном Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных префекту, первым заместителям префекта, заместителям префекта и в префектуру Северного административного округа (приложение 1 к настоящему Регламенту). Работа с жалобами юридических лиц осуществляется в аналогичном порядке.
        1. Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.
        2. В состав резолюции входят следующие элементы:
    • исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);
    • содержание поручения;
    • срок исполнения поручения.

    Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и по их усмотрению для участия в решении вопроса, а также для контроля за ходом исполнения.

    При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

    Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.

    На бланке резолюции должна указывается также фамилия исполнителя, подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии, имени, отчества исполнителя). При необходимости возможно указание дополнительных элементов, отражающих работу с документом.
        1. Право проставлять резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, зарегистрированных в префектуре, от имени и по поручению префекта и других должностных лиц имеют:
    • от имени префекта - руководитель аппарата префектуры в ранге заместителя префекта (по вопросам, не требующим доклада префекту);
    • от имени первых заместителей, заместителей префекта - уполномоченные ими должностные лица, у которых такое право предусмотрено в должностном регламенте.
        1. Резолюции по вопросам, компетенции префекта, требующим доклада префекту, оформляются для подписания префектом на бланке резолюции префекта.

    Резолюции по вопросам, не требующих доклада префекту, оформляются для подписания руководителем аппарата префектуры в ранге заместителя префекта - на бланке резолюции заместителя префекта.
        1. В случае отсутствия префекта резолюции по исполнению документов, поступивших на имя префекта, должностное лицо, официально его замещающее, подписывает как "Исполняющий обязанности префекта" с использованием бланков резолюции префекта.
        2. Право подписывать резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, адресованных первому заместителю префекта, заместителю префекта, от имени и по поручению указанных должностных лиц, имеют руководители соответствующих структурных подразделений префектуры в соответствии с предоставленными им вышеуказанными должностными лицами полномочиями.

    В случае, когда поручение, оформленное на бланке резолюции, подписывает уполномоченное должностное лицо, как правило, используется бланк резолюции с указанием должности уполномоченного лица либо бланк резолюции префектуры.
        1. Документы, требующие доклада префекту, направляются для принятия решения по процедуре исполнения, по его решению могут быть поставлены на особый контроль.
    • обращения и поручения Мэра Москвы, руководителя и заместителя руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской Думы, прокуратуры, ФСБ;
    • служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы на действия (либо бездействие) первых заместителей префекта, заместителей префекта, глав управ районов и требующие вмешательства префекта;
    • служебные документы и обращения граждан, содержащие проблемные или социально значимые вопросы в целом для округа, повторные и коллективные обращения (в случае необходимости);документы-ответы должностных лиц-исполнителей на поручения префекта по исполнению служебных документов и обращений граждан распределяются по адресатам в Отделе.

    Право проставлять резолюции (давать поручения по исполнению) на документах, зарегистрированных в префектуре САО, от имени и по поручению префекта имеет право руководитель аппарата префектуры в ранге заместителя префекта, которому направляются для принятия решения по процедуре исполнения документа:
    • документы-ответы (соисполнение по поручениям) должностных лиц-исполнителей на поручения Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, членов Правительства Москвы, руководителя и заместителей руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, префекта по исполнению служебных документов и обращений граждан.
    • первичные обращения граждан по односложным типовым вопросам, в т.ч. полученные из вышестоящих организаций;
    • проекты распорядительных документов, в т.ч. распорядительных документов Правительства Москвы.
      1. Особенности работы с обращениями граждан.
        1. Организация работы с обращениями граждан в префектуре осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", настоящим Регламентом, в том числе в части требований, установленных Административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных префекту, первым заместителям префекта, заместителям префекта и в префектуру Северного административного округа города Москвы.
        2. Письменное обращение гражданина должно содержать следующие реквизиты:
    • наименование и адрес органа исполнительной власти округа или должностного лица, которому оно адресовано;
    • содержание проблемы или причины обращения;
    • дату написания документа;
    • Ф.И.О., адрес, контактный телефон и личную подпись заявителя.

    Обращение, в котором отсутствует фамилия, адрес и личная подпись заявителя, считается анонимным и рассмотрению не подлежит.
        1. Письмо, полученное по электронной почте на официальный электронный почтовый ящик префектуры САО, должно содержать:
    • наименование органа власти или должностного лица, которым оно адресовано;
    • содержание проблемы или причины обращения;
    • дату написания обращения;
    • фамилию, имя, отчество заявителя;
    • почтовый адрес заявителя (место жительства);электронный адрес (E-mail), контактный телефон.

    Ответ на такое поручение может быть отправлен по электронной почте или по почте, по указанным в обращении реквизитам. Письмо без указания фамилии, почтового и электронного адреса (Е-mail) считается анонимным и не подлежит рассмотрению.

    Порядок регистрации и подготовки поручений рассмотрения и снятия с контроля, на обращения, полученные по электронной почте, на официальный портал Северного административного округа города Москвы, осуществляется в соответствии с положениями настоящего Регламента по рассмотрению письменных обращений.

    Работа с телефонными обращениями граждан осуществляется Справочно-информационной службой (далее — СИСП).
        1. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности обращающихся известны или установлены. На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.
        2. СИСП принимаются телефонные обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию префектуры.
        3. Регистрация телефонных обращений граждан, взятых на контроль, осуществляется СИСП в день поступления.

    Информация по телефонным обращениям граждан заносится в базу данных СИСП в день их поступления.
        1. Телефонные обращения граждан по сложным вопросам, требующим дополнительной проверки и принятия необходимых мер регистрируются, докладываются префекту или руководителю аппарата префектуры в ранге заместителя префекта и направляются на рассмотрение для решения поставленных проблем в соответствии с компетенцией исполнителей и разрешаются в срок до одного месяца со дня их поступления, если не установлен иной срок.
      1. ^ Особенности работы с обращениями Уполномоченного по правам человека в городе Москве.
        1. Работа с обращениями Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве (далее - Уполномоченный) осуществляется на основании Закона города Москвы от 3 октября 2001 года № 43 «Об уполномоченном по правам ребенка в городе Москве», а также настоящего Регламента.
        2. Должностные лица, которым Уполномоченный направляет свои заключения и рекомендации, обязаны их рассмотреть в двухнедельный срок и уведомить Уполномоченного о принятых мерах в письменной форме.
        3. Ответ на обращение Уполномоченного направляется за подписью префекта, либо должностного лица, к которому обратился Уполномоченный. В случае если рекомендации Уполномоченного не выполнены, в ответе должно содержаться обоснование причин их невыполнения.
        4. Уполномоченный имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении и обсуждении изложенных им вопросов. О времени и месте рассмотрения Уполномоченный должен быть извещен не позднее, чем за три дня до даты рассмотрения вопроса.