Постановлениями Совета Министров арк №545 от 23. 11. 2005 №18 от 16. 01. 2007 №447 от 10. 07. 2007 №657 от 16. 10. 2007 №544 от 07. 10. 2008 №188 от 31. 03. 2009 №58 от 16. 02. 2010 №144 от 13. 04. 2010 №207 от 25. 05. 2010} регламент
| Вид материала | Регламент |
СодержаниеЛист согласования |
- Конституцией Российской Федерации, Федеральным закон, 1722.01kb.
- Российская федерация закон, 401.84kb.
- Программа экономического и социального развития Кудымкарского муниципального района, 5921.46kb.
- Законукра ї н и, 593.28kb.
- Принят Государственной Думой 6 июля 2007 года Одобрен Советом Федерации 11 июля 2007, 389.94kb.
- Федеральный закон от 10 января 2002 г. №7-фз об охране окружающей среды, 788.49kb.
- Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 23 декабря 2008 г. № 2010 (Национальный, 1012.15kb.
- Совета Министров Союзного государства от 26. 01. 2008 г. № Срок исполнения Программы, 693.23kb.
- Российская федерация кемеровская область таштагольский районный совет народных депутатов, 471.85kb.
- Национальной программы демографической безопасности Республики Беларусь на 2007-2010, 75.47kb.
Лист согласования
Название документа
| Наименование должности | Наименование должности | ||
| (Подпись) | (Инициалы, фамилия) | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
| Дата | Дата | ||
4.6. Заверение документов
4.6.1. Заверение документов осуществляется путем их подписания утверждения и проставления печати.
4.6.2. Документы подписываются должностными лицами Совета министров в соответствии с их полномочиями.
4.6.3. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ напечатан не на бланке сокращенное - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов, фамилии. Например:
| Председатель Совета министров Автономной Республики Крым | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
4.6.4. В случае отправления документов одновременно нескольким вышестоящим органам, руководитель подписывает все экземпляры.
4.6.5. В случае отправки документа одновременно нескольким адресатам, подписывается только оригинал, который остается в Управлении делами, а на места рассылаются ксерокопии.
4.6.6. Документы подписываются, как правило, одним лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.) - двумя или более лицами. При этом их подписи размещаются одна под другой в последовательности в соответствии с их должностями. Например:
| Заместитель министра | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
| Главный бухгалтер | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
4.6.7. В случае подписания документа несколькими лицами одинаковых должностей, их подписи размещаются на одном уровне, например:
| Заместитель Председателя Совета министров Автономной Республики Крым | Заместитель Председателя Совета министров Автономной Республики Крым | ||
| (Подпись) | (Инициалы, фамилия) | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
4.6.8. Документы заседаний Совета министров подписываются председательствующим на заседаниях и Министром Совета министров, например:
| Председатель Совета министров Автономной Республики Крым | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
| Министр Совета министров Автономной Республики Крым | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
4.6.9. Если должностное лицо, подпись которого обозначена в проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно обозначается должность лица, которое подписало документ, и его фамилия (исправления вносятся чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."),
Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.
4.6.10. Особым способом заверения документа после его подписания является утверждение. Документ утверждается соответствующими органами или должностными лицами, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в этих документах.
4.6.11. Утверждение документа выполняется с помощью грифа Совета министров или изданием распорядительного документа. Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила и т.п.) должны утверждаться соответствующим распорядительным документом Совета министров.
4.6.12. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф складывается из таких элементов: слово "Утверждаю", наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, которое утвердило документ, дата утверждения, например:
| | Утверждаю Председатель Совета министров Автономной Республики Крым | |
| | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
| | Дата | |
4.6.13. При утверждении документа распорядительным актом на документе выполняется гриф по такой форме:
| | Утверждено постановлением Совета министров Автономной Республики Крым от 20.04.2005 г. № 15 |
4.6.14. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
4.6.15. На документах, которые удостоверяют права граждан и юридических лиц, фиксируют факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица должна заверяться гербовой печатью.
Гербовая печать ставится также на положениях (уставах) учреждений, договорах, удостоверениях, доверенностях.
Перечень других документов, которые необходимо скреплять гербовой печатью, указан в приложении 13.
Печать, которая воспроизводит наименование Совета министров или его структурного подразделения (не гербовая), ставится на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения, и на размноженных копиях распорядительных документов в случае рассылки.
Печать необходимо проставлять таким образом, чтобы она захватывала несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ.
4.7. Адресование документов
4.7.1. Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа учреждению или его структурному подразделению без определения должностного лица, их наименования подаются в именительном падеже, например:
| | Министерство охраны здоровья Украины |
| | Главное лечебное управление |
Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
| | Министерство промышленной политики Украины |
| | Управление делами Главному специалисту |
| | (Фамилия, инициалы) |
В случае адресования документа руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, например:
| | Начальнику Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины |
| | (Фамилия, инициалы) |
В случае необходимости в реквизите "Адресат" можно указывать почетное звание и ученую степень.
Если документ адресуется нескольким однородным организациям, адресат необходимо указывать обобщенно, например:
| | Генеральным директорам производственных объединений, директорам предприятий и руководителям организаций |
Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не ставится. В случае направления документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку и на каждом документе пишется только один адресат.
4.7.2. В реквизит "Адресат" может входить адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны отвечать правилам пользования почтовой связью.
Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:
| | Редакция журнала "Архивы Украины" |
| | ул. Соломенская, 24 Киев-110, МСП, 252110 |
{Абзац второй подпункта 4.7.2 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров АРК № 207 от 25.05.2010}
В случае отправки документа гражданину, вначале указывается фамилия и инициалы получателя, а потом почтовый адрес, например:
| | Фамилия, инициалы |
| | Киевское шоссе, 67, кв. 4 г. Николаев-25, 327025 |
{Абзац третий подпункта 4.7.2 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров АРК № 207 от 25.05.2010}
4.7.3. В случае отправления документа органам законодательной и исполнительной власти и постоянным корреспондентам, их почтовый адрес на документе не указывается. В этих случаях используются конверты с заранее напечатанными адресами.
4.8. Резолюция
4.8.1. Резолюция - это надпись на документе или на специальном бланке, сделанная Председателем Совета министров, Первым заместителем Председателя Совета министров, его заместителями, Министром Совета министров, его заместителями. Резолюция содержит указания по исполнению документа.
{Подпункт 4.8.1 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров АРК № 207 от 25.05.2010}
4.8.2. Как правило, на документе должно быть не больше одной резолюции. Другие резолюции допускаются только тогда, когда есть необходимость детализации порядка исполнения документа. Резолюцию можно ставить на свободном месте в верхней части лицевой стороны первого листа документа, но не на поле документа, предназначенного для подшивки. Запись резолюции на отдельных листах или специальных бланках необходима в случае, когда документ подлежит возврату, детализируется порядок исполнения документа и уточняются исполнители.
4.8.3. Резолюции к документам должны содержать:
- фамилию, инициалы исполнителя или исполнителей;
- поручение (поручения), изложенное в краткой форме;
- при необходимости - срок исполнения;
- личную подпись руководителя и дату.
Если в резолюции исполнение документа поручается нескольким лицам, то главным исполнителем, ответственным за исполнение документа является тот, чья фамилия указана первой, ему направляется оригинал документа, остальным направляются ксерокопии. В этих случаях лицо, указанное первым, обобщает информацию и предложения других исполнителей.
{Абзац шестой подпункта 4.8.3 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров АРК № 207 от 25.05.2010}
4.9. Отметки о прохождении и исполнении документов
4.9.1. Во время прохождения документа в Управлении делами обязательно выполняются такие пометки:
о поступлении (регистрации) документа - на нижнем правом поле первого листа документа (штамп Управления делами, дата поступления документа, индекс документа);
о взятии документа на контроль - на бланке резолюции ставятся штампы "Контроль" или "Взять на контроль", а также "Подлежит возврату";
об исполнении документа и направлении его в дело - на нижнем левом поле первого листа документа (короткая справка о выполнении, если нет документа об исполнении, слова "В дело" и номер дела, в котором документ будет храниться, дата направления документа в дело, наименование и подпись исполнителя), например:
| В дело | |
| Вопрос решен положительно в телефонном разговоре 05.03.05. | |
| (Должность, инициалы, фамилия) | |
Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом закончена.
4.9.2. Отметка об исполнителе, содержащая фамилию, номер служебного телефона исполнителя, указывается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.
{Подпункт 4.9.2 в редакции Постановления Совета Министров АРК № 207 от 25.05.2010}
4.9.3. Контроль по выполнению заданий, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами и поручениями Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины и поручениями Премьер-министра Украины, осуществляется согласно резолюции Председателя Совета министров, предусматривающей контрольные сроки, и с контрольно-регистрационной карточкой передается в управление контроля вместе с ксерокопией документа.
Срок подготовки проектов документов определяется с учетом того что:
- проекты решений или информация об их выполнении, касающиеся актов и поручений Президента Украины, которые направляются Кабинетом Министров Украины органам исполнительной власти, представляются в Кабинет Министров Украины за 10 дней до окончания месячного срока со дня подписания таких документов, если другой срок не указан в документе;
- запросы и обращения народных депутатов Украины, направленные Кабинетом Министров Украины, для принятия соответствующих мер, рассматриваются соответственно в 10- и 5-дневный срок после регистрации в Секретариате Кабинета Министров Украины;
- датой исполнения заданий, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами, поручениями Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины, поручениями Премьер-министра Украины, считается дата регистрации проектов решений или ответов об их исполнении, которые направляются в Секретариат Кабинета Министров Украины.
4.10. Оформление ксерокопий документов
4.10.1. Ксерокопия документа снимается и выдается только с разрешения Министра Совета министров, его Первого заместителя или начальника управления по делопроизводству. Заверяются копии только тех документов, которые издаются в Управлении делами.
Во время решения вопросов о принятии граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, а также во время формирования личных дел работников Управления делами можно снимать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).
4.10.2. Отметка "Копия" указывается в верхней части лицевой стороны первого листа документа.
Надпись о заверении документа состоит из слов "Копия верна", наименования должности, личной подписи лица, которое заверяет ксерокопию, его инициалов и фамилии, даты заверения ксерокопии и проставляется ниже реквизита "Подпись", например:
| Верно | | |
| Начальник управления по делопроизводству | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
| Дата | | |
4.10.3. На копиях исходящих документов, которые остаются в делах, текст бланков не воспроизводится, указывается лишь дата подписания документа и его регистрационный индекс, должность лица, которое заверило копию, его подпись и дата заверения.
На копиях исходящих документов могут быть визы должностных лиц с которыми они согласованы, и визы исполнителей; надпись о заверении документа, заверенная печатью с наименованием Управления делами (негербовой) или его структурного подразделения (управления). Копия документа должна иметь все исправления, сделанные в оригинале.
4.11. Оформление приложений к документам
4.11.1. Приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. О наличии приложения указывается в тексте или после текста документа перед подписью. Название приложения в тексте документа должно отвечать названию самого приложения.
4.11.2. Приложения к документам могут быть 3-х видов:
- приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами (приложения к распорядительным документам);
- приложения, которые объясняют или дополняют содержание основного документа;
- приложения, которые являются самостоятельными документами и отправляются с сопроводительным письмом.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.
В распорядительном документе сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:
"Разработать и представить на утверждение график комплексного плана научной организации труда (НОТ) в министерстве по форме, указанной в приложении 1".
Приложения к распорядительному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот распорядительный документ, его дату и номер. Отметка делается на верхнем правом поле первого листа приложения, например:
| | Приложение к постановлению Совета министров Автономной Республики Крым от 20.04.05 г. № 150 |
В случае наличия нескольких приложений, на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак № перед цифровым обозначением не ставится.
Приложения к распорядительным документам должны подписываться руководителями структурных подразделений Совета министров на лицевой стороне последнего листа приложения.
Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, уведомлениям, письмам и т. д. оформляются в таком порядке:
- если документ имеет приложение, полное название которого приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется таким образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.;
- если документ имеет приложение, полное название которого не приводится в тексте, то его необходимо указать после текста с обозначением количества листов и количества экземпляров, например:
| Приложение: | 1. Справка о выполнении плана работы на II квартал 2005 г. на 5 л. в 1 экз. |
| | 2. График заседаний Координационного комитета на III квартал 2005 г. на 2 л. в 1 экз. |
- если к документу прилагается другой документ, который имеет приложение, то отметка о наличии приложения оформляется таким образом: Приложение: Заключение санитарно-эпидемиологической комиссии
25.01.05 г. № 6 и приложение к нему, всего на 21 листе в 2 экз.;
- если приложения сброшюрованы (книги, журналы), количество листов не указывается;
- при большом количестве приложений на них составляется опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на _____ л.;
- если приложение отсылается не по всем указанным в документе адресам, отметку о наличии документа оформляют по форме: Приложение: на 5 л., в 2 экз. в первый адрес.
4.12. Требования к документам, которые выполняются с применением компьютерной техники
4.12.1. В издательском отделе управления по делопроизводству и в структурных подразделениях Управления делами печатаются только служебные документы. Рукописи, которые сдаются в издательский отдел управления по делопроизводству, должны быть разборчиво написаны, тщательно сверены и завизированы исполнителем.
Рукописи, написанные нечетко, цветными чернилами или карандашом, к печатанию не принимаются.
4.12.2. На рукописи исполнитель указывает:
- количество экземпляров;
- язык, на котором необходимо печатать;
- бланк, на котором выпускается документ.
4.12.3. Текст документов, напечатанных на бумаге формата А4, должен иметь следующие реквизиты:
Левое поле - 30 мм;
Правое поле - 20 мм;
Верхнее и нижнее поля - 15 мм.
4.12.4. Постановления, распоряжения Совета министров, выписки из протокола заседания Совета министров оформляются только с использованием шрифта Times New Roman размером 14.
{Подпункт 4.12.4 с изменениями, внесенными в соответствии с Постановлением Совета Министров АРК № 207 от 25.05.2010}
4.12.5. Реквизиты (кроме текста), которые состоят из нескольких строчек, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются один от другого 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
| | УТВЕРЖДЕНО 1,5 Заместитель Министра Совета министров Автономной Республики Крым 1,5-2 | |
| | (Подпись) | (Инициалы, фамилия) |
| | Дата | |