Приказ Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь 31 мая 1996 г. №142
| Вид материала | Инструкция |
- Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь постановление, 1523.97kb.
- Министерство образования Республики Беларусь, 287.26kb.
- Утверждено постановление, 196.64kb.
- Министерство сельского хозяйства и продовольствия республики беларусь, 2015.15kb.
- Приказ Председателя Комитета рыбного хозяйства Министерства сельского хозяйства Республики, 102.11kb.
- 30 мая 2000 г. N 28/10 об утверждении и введении в действие санитарных и ветеринарных, 145.46kb.
- Республики Беларусь 28 августа 2006, 1822.9kb.
- Российская академия сельскохозяйственных наук всероссийский нии экономики сельского, 604.29kb.
- Вконкурсе могут участвовать юридические лица различных форм собственности, осуществляющие, 57.68kb.
- Приказ Председателя Комитета лесного и охотничьего хозяйства Министерства сельского, 488.97kb.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).
Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или поручении.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель заводит для документов папки с надписями "срочно", "на исполнение", "на доклад" (подпись), "на отправку" с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке "на исполнение" делают прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.
Документы, адресованные в Администрацию Президента Республики Беларусь, Кабинет Министров Республики Беларусь, Президиум Верховного Совета Республики Беларусь, подписывает Министр, а в его отсутствие - первый заместитель Министра.
В министерства, ведомства и другие организации документы подписывают заместители Министра, начальники главных управлений и управлений в пределах своей компетенции.
5. Контроль за исполнением документов
5.1. Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.
Начальники главных управлений, других самостоятельных структурных подразделений Минсельхозпрода несут личную ответственность за организацию систематического и действенного контроля за исполнением постановлений Верховного Совета Республики Беларусь, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь, решений Кабинета Министров Республики Беларусь, постановлений коллегии, приказов и поручений руководства, указаний Минсельхозпрода, касающихся деятельности их подразделений.
Непосредственный контроль в центральном аппарате Минсельхозпрода осуществляют:
заместитель начальника общего отдела, лица, ответственные за делопроизводство в главных управлениях и самостоятельных структурных подразделениях;
Управление делами, помощники Министра и его первого заместителя - за своевременным и качественным исполнением структурными подразделениями Минсельхозпрода постановлений Верховного Совета Республики Беларусь, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь, решений Кабинета Министров Республики Беларусь, постановлений коллегии, приказов и указаний Минсельхозпрода, поручений Министра и его заместителей;
заместители Министра - за постановлениями коллегии, приказами и указаниями Минсельхозпрода, содержащими им поручение и документами, поступающими в их адрес;
руководители структурных подразделений - за поручения, адресованные им в постановлениях коллегии, приказах и указаниях Минсельхозпрода, а также за документами, поступающими непосредственно в структурное подразделение.
5.2. Срок исполнения документа исчисляется с момента его получения Минсельхозпродом.
Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными (приложение 6).
Типовые сроки устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов: переписка с вышестоящими органами государственной власти, хозяйственными, плановыми, финансовыми и административными органами; переписка с подведомственными учреждениями, организациями, обращения граждан; телеграммы, телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны, как правило, превышать 10 рабочих дней. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм - от двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток.
Если индивидуальный срок отличается от типового данной категории документов, то временем исполнения считается индивидуальный срок. Индивидуальный срок исполнения определяется в самом документе или резолюции руководства.
Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководства или в тексте документа.
Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.
Для документов, требующих более длительного исполнения, срок может быть увеличен, но не более чем в два раза первоначально установленного срока. Продлевает этот срок лицо, которое его установило. Срок может быть продлен сразу, по получении документа исполнителем, или за два-три дня до истечения срока исполнения. Иначе документ считается неисполненным в срок.
5.3. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания и целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.
Система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа с контроля;
учет и отчетность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины.
Учет контролируемых документов и контроль исполнения строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек и автоматизированном банке регистрационных данных.
Контрольная (сроковая) картотека формируется из дополнительных экземпляров регистрационных карточек. Карточки в контрольных картотеках, как правило, располагаются по срокам исполнения. Такая картотека имеет разделы: дни текущего месяца, месяца текущего года, для карточек на просроченные документы.
Контроль за сроками исполнения, учет и отчетность о результатах исполнения осуществляется общим отделом.
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.
При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, карточка заполняется только на ответственного исполнителя.
Устное поручение руководства, поставленное на контроль, также фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в необходимом количестве экземпляров контрольной службой Минсельхозпрода.
Первый экземпляр контрольной карточки остается в контрольной службе, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением) передается исполнителю вместе с документом.
При контроле исполнения приказов, указаний Министра на каждый пункт приказа заводится отдельная карточка и помещается в контрольную картотеку в разделы по дням, соответствующим их исполнению.
На контролируемых документах в обязательном порядке должна стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле первого листа документа параллельно заголовку документа).
5.4. Контрольная служба может признать исполненными и снять с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки. Документы с индивидуальными сроками исполнения снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Карточки на исполненные документы целесообразно перемещать в картотеку исполненных документов и систематизировать их по исполнителям или по вопросам. Это позволит проследить фактический ход исполнения документа, обнаружить повторяющиеся трудности, носящие организационный характер, определить загрузку и исполнительность отдельных сотрудников, установить средние сроки исполнения однотипных документов.
Направление писем-запросов в другие организации для выяснения каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных, необходимых для исполнения, не является основанием для снятия документа с контроля.
Картотеку следует ежедневно просматривать и о приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей (руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленных сроков. При автоматизированном контроле исполнителям направляются машинограммы-предупреждения.
Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его с заинтересованными должностными лицами и передает на подпись Министру, его заместителям или руководителю структурного подразделения. Дата подписи ответного документа является датой исполнения входящего документа. На лицевой стороне первого листа документа исполнитель делает пометки, указывающие, когда и каким образом исполнен документ, и заверяет их своей подписью. Если ответный документ не составляется, то исполнитель излагает на входящем документе существо выполненных действий и их результат. Без этих отметок документ не должен приниматься для снятия с контроля. Снимает с контроля документ только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при наличии на документе отметки об исполнении. В структурном подразделении снятие документа с контроля производит руководитель при подписании ответного документа.
Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в контрольную карточку: дата исполнения, пометка о снятии с контроля, индекс документа, фамилия подписавшего документ, фамилия исполнителя.
Исполненные документы с пометкой "В дело..." должны своевременно группироваться в дела, а изъятые из контрольной картотеки карточки помещаются в массив карточек на исполненные документы и систематизируются по исполнителям.
Информация о результатах исполнения документов (поручений) обобщается общим отделом по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений (приложение 9).
Автоматизированый контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
6. Составление номенклатуры дел
6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности Минсельхозпрода с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел Минсельхозпрода составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел Минсельхозпрода составляется архивом Минсельхозпрода, подписывается руководством, согласовывается экспертной комиссией (ЦЭК) Минсельхозпрода и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Национального архива, в который поступают документы на хранение, а затем утверждается руководством не позднее ноября-декабря текущего года.
Первый экземпляр сводной номенклатуры хранится в общем отделе Минсельхозпрода, второй используется архивом Минсельхозпрода в качестве рабочего экземпляра, третий находится в государственном архиве.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел архива общего отдела.
6.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководством Минсельхозпрода и вводится в действие с 1 января следующего года.
6.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения следует начинать с определения состава включаемых в нее документов; при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами и отчетами о работе подразделения, номенклатурами дел за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, кроме того, в нее должны входить документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к документам.
В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.
В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных структурных подразделений, следует включать также документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета).
6.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (приложение 10).
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения (например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).
В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы Минсельхозпрода по основной деятельности. Копии" в номенклатурах дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2 и т.д.
Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в течение года.
В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.).
Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о строительстве механического завода (приказы, финансовый отчет, сметы, акты приема работ, переписка)". Термин "Документы" используют также при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 1996 год".
Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов, командированных за границу".
При формулировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и т.д.
В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка. Например: "Переписка с Министерством внешних экономических связей о составлении отчетов по загранкомандировкам".
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например: "Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных корреспондентов могут быть названы обобщенно, например: "Переписка с предприятиями о поставке оборудования".
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения); распорядительные документы Минсельхозпрода, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.
Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных подразделений) располагаются в графе в соответствии с утвержденной структурой Минсельхозпрода. После основных структурных подразделений в порядке значимости следуют общественные организации и временно действующие органы.
Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в конце делопроизводственного года.
В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
Сроки хранения документов, не отражаемых в перечнях, определяются экспертной комиссией Минсельхозпрода.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел.
6.5. По окончании календарного года архивом Минсельхозпрода в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение 11).
7. Формирование дел
7.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел в Минсельхозпроде осуществляется архивом Минсельхозпрода.
7.2. Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело № ..." и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов: наличие подписей, даты, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие документы следует расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.
Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к которым они относятся.
В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.
Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.
7.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая систематизация совпадает, как правило, с хронологическим расположением документов (по датам их поступления, исполнения, подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из их содержания по алфавиту фамилий, названию корреспондентов, административно-территориальных единиц, объектов и др.
Распорядительные документы (приказы, указания, решения) группируются в дела по видам к хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу, в свою очередь, делятся на две группы: