Geum.ru

Приказ Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь 31 мая 1996 г. №142

Вид материалаИнструкция
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8

Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

Для машиночитаемых документов и машинограмм ГОСТом 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Основные положения" установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа.

Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограммы записываются по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

Код и название формы документа записывается по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь "Унифицированные документы" (ОКУД).

Дата изготовления документа записывается с указанием времени записи документа.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе документа.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.

2.8. Требования к рукописному и машинописному оформлению документов.

Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в печать составитель указывает в журнале необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.

Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении документов (писем, докладных записок, справок и др.), объем которых не превышает 7-10 строк машинописного текста. Приказы, указания, решения, протоколы, акты печатаются только на бланках (бумаге) формата А4, независимо от объема текста. Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.

Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.

Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.

Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.

Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.", -28-. Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.

Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Каждому реквизиту документа отводится определенное положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки - устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.

От 0-го положения табулятора (граница левого поля) располагаются следующие реквизиты: наименование организации - автора документа; почтовый и телеграфный адрес организации; название вида документа; дата документа (два печатных знака оставляются для числа, печатается месяц и год: "03.93"); ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в реквизите "Подпись"; первый ряд грифов (виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово "Верно" и дата заверения копии или выписки из документа); фамилия составителя документа и номер его телефона, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".

От 1-ю положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов текста.

От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля) печатается переменная информация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования (первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.

От 3-го положения табулятора (после 24 печатных знаков от границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.

От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля) располагается адресат.

От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно" - без кавычек); отметку на документе-приложении, связывающую его с основным документом.

От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите "Подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в грифе утверждения.

От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица" (без кавычек).

2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и 7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Один реквизит отделяется от другого 2-3 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.

Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не следует.

Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5, допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными отступами в полтора-два интервала.

Документы, предназначенные для типографского издания или устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать через два интервала.

Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова: "Примечание", "Приложение", "Основание".

В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание вразрядку, печатание на регистре (прописными буквами), кроме перечисленных исключений.

На регистре следует печатать: название вида документа; слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах утверждения и согласования, ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ - в указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов в инструкциях; фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, в реквизитах "Подпись", "Адресат" выделять фамилии прописными буквами не следует).

При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращенные слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки.

В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов не рекомендуются.

Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой абзаца.

2.9. Выполнение копировально-множительных работ.

В множительном бюро размножают материалы только служебного характера. На размножение передаются, как правило, подлинные документы, отпечатанные на стандартных листах писчей бумаги.

К размножаемому документу должен быть приложен бланк заказа установленной формы. Заказы на размножение документов подписывают руководители структурных подразделений.

Разрешение на размножение документом подписывают Управляющий делами и его заместитель или начальник общего отдела.

На обороте последнего листа подлинного документа, с которого производилось копирование, работники множительного бюро проставляют количество размноженных экземпляров и дату.

Документы, ранее размноженные в Минсельхозпроде на копировально-множительных аппаратах, вторично размножаются в исключительных случаях с разрешения Управляющего делами.

Сотрудники копировально-множительного бюро ведут учет размножаемых служебных документов.


3. Организация работы с документами


3.1. Организация документооборота.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело, образует документооборот Минсельхозпрода. Работа с документами включает организацию рационального документооборота, совершенствование работы аппарата управления, создание поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в архив.

3.2. Прием, регистрация и исполнение входящих документов.

3.2.1. Поступающая в Минсельхозпрод корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно общим отделом Управления делами.

3.2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; поступившие телеграммы подлежит обработке в первую очередь.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в общем отделе.

Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой "лично".

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если на документе отсутствует реквизит "дата документа";

если дата документа существенно отличается от даты его получения;

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.

Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

В случае отсутствия в конвертах приложений, листов и др. отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.

3.2.3. На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов (приложение 7).

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп с отметкой даты поступления.

3.2.4. Регистрация производится на регистрационно-контрольных карточках, пригодных для обработки средствами ВТ. Карточка используется для учета, контроля исполнения и поиска документов.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой корреспонденции (приложение 8).

3.2.5. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.

3.2.6. После регистрации документы из общего отдела должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день их поступления.

Телеграммы и другие срочные документы следует передавать по назначению по мере их поступления.

После рассмотрения руководством документы возвращаются в общий отдел для переноса резолюции в регистрационно-контрольную карточку.

Документ с одним экземпляром карточки направляется исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - общий отдел размножает документ по числу исполнителей и подлинник передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр карточки остается в общем отделе. Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, один экземпляр карточки передается в контрольную службу.

Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочередно. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки общего отдела.

Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначаемым руководителем подразделения.

Документы, зарегистрированные в общем отделе (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.

3.2.7. Документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса.

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.

Документы, подлежащие хранению в общем отделе, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Подлежит возврату в общий отдел".

3.3. Регистрация и отправка исходящих документов.

3.3.1. Все исходящие документы регистрируются в общем отделе на регистрационно-контрольных карточках или в журнале после их подписания Министром, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.

3.3.2. Исходящему документу присваивается регистрационный индекс.

Индекс исходящего документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ) (приложение 5), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например, 13-1-2/1220. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.

Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств ВТ, осуществляется общим отделом в соответствии с действующими Почтовыми правилами Министерства связи и информатики Республики Беларусь.

Отправляемые документы передаются в общий отдел в незаконвертированном виде полностью оформленные, с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль) - при необходимости.

В общем отделе проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

3.3.4. Документы, отправляемые разными подразделениями, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

3.3.5. На отправку принимаются, в основном, документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо дату предыдущего дня. Документы с датой давности двух или более дней к отправке не принимаются.

3.3.6. Доставка корреспонденции внутри аппарата Минсельхозпрода осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях в течение дня.

3.3.7. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело общего отдела.

Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

3.4. Учет объема документооборота.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) Минсельхозпродом за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Результаты учета документов обобщаются общим отделом и представляются руководству Минсельхозпрода для выработки мер по совершенствованию работы с документами.


4. Порядок работы исполнителя с документами


Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения исполнителя неисполненный документ по указанию руководителя структурного подразделения передается другому исполнителю с обязательным указанием его фамилии в регистрационно-контрольной карточке.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми) и сообщает их службе контроля.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной карточке исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 29-03-94 с нач.отдела № 4 Васильевым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П. (Дата. Личная подпись исполнителя).

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект документа. При подготовке проекта документа исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку. По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащего отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ - запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж документа и после регистрации передает документ на размножение.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.