Приказ Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь 31 мая 1996 г. №142
| Вид материала | Инструкция |
- Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь постановление, 1523.97kb.
- Министерство образования Республики Беларусь, 287.26kb.
- Утверждено постановление, 196.64kb.
- Министерство сельского хозяйства и продовольствия республики беларусь, 2015.15kb.
- Приказ Председателя Комитета рыбного хозяйства Министерства сельского хозяйства Республики, 102.11kb.
- 30 мая 2000 г. N 28/10 об утверждении и введении в действие санитарных и ветеринарных, 145.46kb.
- Республики Беларусь 28 августа 2006, 1822.9kb.
- Российская академия сельскохозяйственных наук всероссийский нии экономики сельского, 604.29kb.
- Вконкурсе могут участвовать юридические лица различных форм собственности, осуществляющие, 57.68kb.
- Приказ Председателя Комитета лесного и охотничьего хозяйства Министерства сельского, 488.97kb.
В конце каждого пункта приказа дается, как правило, основание для его составления.
В заголовке к тексту приказа указывается "По личному составу".
Приказы по личному составу регистрируются в Управлении кадров, имеют самостоятельную нумерацию, к их номерам через дефис добавляется буква "К".
Проекты приказов, указаний оформляются на бланках формата А4; не на бланках допускается оформлять постановление коллегии.
Изменения и дополнения к приказам, указаниям и приложениям к ним оформляются приказом, указанием Минсельхозпрода в порядке, аналогичном изданию приказов, указаний.
2.4.2. Протокол.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегии.
Решения совещания (заседания) проводятся в жизнь, как правило, приказами (указаниями) Министра либо путем рассылки размноженных экземпляров протокола совещания или выписок из протокола.
Протокол составляется секретарем совещания (секретарем коллегии) на основании рукописных, стенографических и магнитофонных записей хода совещания (заседания), а также документов, подготавливаемых к совещанию (заседанию): повестки дня, текстов или тезисов докладов, проектов решений и др.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего документ, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания (заседания) и проставляется председателем или секретарем совещания.
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания (заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Текст протоколов делится на вводную и основную часть.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, а также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке присутствующих сначала перечисляются члены совещательного органа, затем - приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела "присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании (заседании), название докладов (отчетов, сообщений, информации), название должности докладчика, его инициалы (в именительном падеже).
Основная часть протокола краткой формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.
Основная часть протокола полной формы изложения строится по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или отдельных пунктов решений.
Документ, утверждаемый совещательным органом, прилагается к протоколу.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (заседаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
2.4.3. Акт.
Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации (подразделения), составившего акт, название вида документа, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы. Реквизиты располагаются в установленном порядке.
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом (как правило, председателем комиссии), подписавшим документ.
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события: "О выделении к уничтожению документов и дел", "О списании имущества" и др.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.
В констатирующей части акта дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки) и фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. При наличии к акту приложений отметка о приложениях указывается после текста.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, без указания должностей. Акты ревизии и обследований подлежат согласованию с должностными лицами, деятельность которых обследуется.
Лица, имеющие замечание по содержанию акта, подписывают (визируют) его с отметкой: "Замечания прилагаются"; текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий. Акт утверждается соответствующим руководителем.
2.4.4. Письма, телеграммы, телефонограммы.
Минсельхозпрод в пределах своей компетенции ведет переписку со сторонними организациями, гражданами. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы.
Документы составляются в структурных подразделениях, деятельности которых они касаются.
Исходящие документы подписываются руководителями Минсельхозпрода и его структурных подразделений, а также отдельными должностными лицами исходя из их компетенции.
Документы, адресуемые вышестоящим органам, подписывают только Министр или его первый заместитель.
Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами.
Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона приемной Министра, номер счета в банке, дата и регистрационный индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и номер его служебного телефона.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
Для однотипных писем рекомендуется разрабатывать бланки с трафаретными текстами писем.
В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.
Телеграмма оформляется в двух экземплярах на обычной бумаге формата А5, один экземпляр передается на абонентский телеграф (телетайп), второй подшивается в дело.
Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом в установленном месте), регистрационный номер, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.
После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа, наименование должностного лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), тире, вопросительный знак, восклицательный знак; также словами пишутся знаки плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер (нр).
Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев, под чертой - обычным шрифтом.
Работники телетайпа после передачи телеграмм подлинные экземпляры подшивают в дело, а на копиях проставляют регистрационный номер, дату и время отправки и передают их исполнителям.
Телефонограммы оформляются на бланках либо на обычной бумаге формата А5.
Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее передачи (приема), текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.
В адресате указывается наименование организации, фамилия адресата и телефон, по которому передается текст телефонограммы. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список рассылки.
Текст телефонограммы должен быть кратким без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.
2.4.5. Докладные записки, справки, сводки.
Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений), так и по указанию соответствующего руководителя (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.).
Внешние докладные записки (адресуемые руководителям вышестоящего органа) оформляются на бланках, внутренние (на имя руководителя организации) - на обычной бумаге формата А4 или А5.
Реквизиты докладной записки: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.
Внешние докладные записки подписывают Министр или его заместители, внутренние - их составители.
Инициативные докладные записки, требующие исполнения (решения), регистрируются; при необходимости их исполнение контролируется согласно резолюции соответствующего руководителя.
Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке; это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора (в отличие от докладной записки) о существе излагаемых вопросов.
Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о заработной плате и др.).
Внешние справки оформляются на бланках, внутренние - на обычной бумаге формата А4 или А5. Для оформления личных справок целесообразно применять трафаретные бланки, в которые впечатываются только отдельные части реквизитов.
Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки; при необходимости текст служебной справки может заверяться печатью.
Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По состоянию на 11.05.96"" или "За период с 01.01.95 по 01.01.96".
Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, подписывается Министром (его заместителем), внутренняя - составителем.
Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст указанием организации, куда представляется справка.
Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и др. Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
2.5. Порядок внесения вопросов на рассмотрение коллегии Минсельхозпрода.
Коллегия Минсельхозпрода рассматривает важнейшие вопросы развития агропромышленного производства Республики.
На рассмотрение коллегии вопросы вносятся заместителями Министра, начальниками главных управлений и других самостоятельных структурных подразделений.
Повестка заседания коллегии утверждается Министром или по его поручению первым заместителем Министра.
Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии осуществляется главными управлениями и другими самостоятельными структурными подразделениями Минсельхозпрода.
По каждому вопросу, вносимому на заседание коллегии, не позднее чем за 5 дней до заседания секретарю коллегии представляются в 2 экземплярах проект решения коллегии, приказа Минсельхозпрода и справка с приложением соответствующих материалов. Проект решения коллегии, приказа Минсельхозпрода не должен превышать, как правило, четырех печатных страниц, а справки - шести печатных страниц. Одновременно представляется список должностных лиц, приглашаемых на заседание.
Проекты решений коллегии и приказов Минсельхозпрода должны быть завизированы заинтересованными начальниками главных управлений, а в их отсутствие - их заместителями и Юридическим управлением.
В проектах решений коллегии, приказов Минсельхозпрода, предусматривающих изменение ранее принятых решений, должно быть указано, в какое решение (приказ) и в какой части предлагается внести изменение, либо какие из них признаются утратившими силу или предусмотрено поручение о подготовке предложений по изменению либо признанию утратившими силу соответствующих решений.
Проекты решений коллегии и приказов Минсельхозпрода, внесенные на рассмотрение коллегии без соблюдения указанных в настоящем разделе требований, возвращаются секретарем коллегии внесшим их должностным лицам для надлежащего оформления.
Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц.
Заседание коллегии считается правомочным при условии присутствия на нем не менее половины членов коллегии. Решения принимаются большинством голосов членов коллегии, присутствующих на заседании. В случае равенства голосов считается принятым решение, за которое проголосовал председательствующий.
В заседаниях коллегии принимают участие члены коллегии, начальники главных управлений и других самостоятельных структурных подразделений Минсельхозпрода. На заседаниях коллегии присутствуют и другие ответственные работники Минсельхозпрода при рассмотрении вопросов, в подготовке которых они принимали участие.
На заседаниях коллегии вопросы докладываются заместителями Министра, начальниками главных управлений и других самостоятельных структурных подразделений Минсельхозпрода, председателями облсельхозпродов, начальниками райсельхозпродов и другими приглашенными на заседание коллегии должностными лицами предприятий, объединений, организаций и учреждений республиканской собственности.
Для докладов устанавливается время до 10-15 минут, для содокладов и выступлений - 5 минут, для справок - 3 минуты, в отдельных случаях председательствующим на заседании устанавливается иное время.
Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем коллегии и рассылается общим отделом по списку.
Решения коллегии проводятся в жизнь, как правило, приказами Министра.
Проекты постановлений коллегии или приказов Минсельхозпрода, рассмотренные на заседаниях коллегии, в случае необходимости дорабатываются в соответствии с решением, принятым на заседании коллегии, не позднее 3 дней.
2.6. Внесение и оформление проектов постановлений Верховного Совета Республики Беларусь и его Президиума, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Беларусь.
Минсельхозпрод вносит на рассмотрение Верховного Совета Республики Беларусь, Президента Республики Беларусь, Кабинета Министров Республики Беларусь вопросы, которые отнесены к их компетенции и не могут быть разрешены Минсельхозпродом.
Вопросы вносятся Министром, а во время его отсутствия - первым заместителем Министра.
Предложения по вопросам, относящимся к компетенции Президента Республики Беларусь или требующим решения Верховного Совета Республики Беларусь, а также проекты законодательных актов, указов и распоряжений Президента Республики Беларусь вносятся исключительно через Кабинет Министров Республики Беларусь.
По каждому вопросу, вносимому на рассмотрение Верховного Совета Республики Беларусь, Президента Республики Беларусь, Кабинета Министров Республики Беларусь, представляется проект решения и докладная записка с обоснованием необходимости его принятия; финансово-экономическое обоснование расходов, что потребуются для его реализации; список специалистов, которые участвовали в подготовке проекта; замечания и предложения, которые поступили при согласовании проекта акта, но не включенные в него; другие материалы, которые относятся к представляемому проекту.
Подготовка проектов актов осуществляется главными управлениями или другими структурными подразделениями Минсельхозпрода, в компетенцию которых входит рассматриваемый вопрос.
Проекты постановлений, распоряжений, докладных записок должны быть согласованы с заинтересованными начальниками главных управлений, начальником отдела спецработы и других структурных подразделений Минсельхозпрода. Проекты постановлений и распоряжений, кроме того, должны быть согласованы с Юридическим управлением. Визы должны проставляться на втором экземпляре документа. Па первом экземпляре проекта постановления и распоряжения проставляется виза Министра, а в его отсутствие - первого заместителя Министра.
В докладных записках, подготовленных в соответствии с поручением Верховного Совета или Кабинета Министров Республики Беларусь, в начале текста делается ссылка на это поручение.
В проектах постановлений (распоряжений), предусматривающих изменение ранее принятых постановлений (распоряжений), должно быть указано, в какие постановления (распоряжения) и в какой части предлагается внести изменения либо какие постановления (распоряжения) признаются утратившими силу.
Проекты постановлений и распоряжений, в которых затрагиваются интересы других министерств, государственных комитетов, ведомств, а также облисполкомов, Минского горисполкома, должны быть согласованы с ними, а при наличии разногласий представляется справка о согласовании, в которой отражается мнение заинтересованных министерств, ведомств и мнение Минсельхозпрода.
Все проекты постановлений, направляемые в Кабинет Министров Республики Беларусь, должны быть согласованы с Министерством юстиции. Проекты решений Кабинета Министров Республики Беларусь по вопросам финансов и бюджета должны быть согласованы с Министерством финансов.
Проекты постановлений, вносимые в Кабинет Министров Республики Беларусь, должны быть предварительно рассмотрены на заседании коллегии Минсельхозпрода.
При внесении на рассмотрение Кабинета Министров Республики Беларусь вопроса, по которому требуется решение Президента Республики Беларусь, вместе с проектом постановления Кабинета Министров Республики Беларусь представляется также проект Указа Президента Республики Беларусь.
По вносимым министерствами, государственными комитетами и ведомствами Республики Беларусь на согласование проектам постановления (распоряжения), затрагивающим интересы Минсельхозпрода, по поручению Министра или первого заместителя Министра структурные подразделения обязаны подготовить отзыв и представить его на подпись не позднее чем в 5-дневный срок с обоснованием возражений и приложением, в необходимых случаях - уточненной редакции.
За качество и своевременность подготовки документов в Верховный Совет Республики Беларусь, Президенту Республики Беларусь, Кабинет Министров Республики Беларусь лично несут ответственность заместители Министра и руководители структурных подразделений Минсельхозпрода, которые визируют документы и представляют их руководству Минсельхозпрода.
2.7. Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм.
Машиночитаемые документы - это документы, пригодные для автоматического считывания содержащейся в них информации.
Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов, являются магнитные носители записи (магнитные ленты, магнитные диски, магнитные дискеты).