Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение
| Вид материала | Курс лекций |
- Список публикаций кандидата экономических наук, доцента клюкина, 20.63kb.
- Заседание Совета по развитию малого и среднего предпринимательства на тему «Технопарки, 113.67kb.
- Программы «Дорожная карта бизнеса 2020» по 4 направлению, 87.75kb.
- Финансово кредитное обеспечение малого предпринимательства в условиях индустриально, 537.2kb.
- Итоги мониторинга Состояние и перспективы развития малого предпринимательства на территории, 74.33kb.
- Список научных трудов кандидата экономических наук доцента, 186.45kb.
- «Рынок ценных бумаг и его инструменты», 403.53kb.
- 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса, 89.01kb.
- 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса. Аналитическая, 30.32kb.
- Научно исследовательская работа в рамках программы «Жас Ғылым», 818.31kb.
КУРС ЛЕКЦИЙ
кандидата экономических наук, доцента ТОЛМАЧЁВА Олега Михайловича
по дисциплине:
«ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА (МАЛОГО БИЗНЕСА)»
Введение
Тема 1 Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс
Тема 2 Информатизация (компьютеризация) организационно-распорядительной и административной деятельности
Тема 3 Составление и оформление документов
Тема 4 Организация делопроизводства
Тема 5 Организация документооборота
Тема 6 Контроль исполнения документов
Тема 7 Систематизация документов и их хранение
Тема 8 Техническая документация в документообороте
Литература
Введение
Переходный период в экономической истории РоссииXXвека привел к существенным изменениям межхозяйственных связей и самого содержания управленческой деятельности, которая с неизбежностью требует рационализации всего комплекса работ по информационно-документационному обеспечению.
Специфичность обеспечения хозяйственной деятельности документной информацией заключается в приоритете оперативности перед другими критериями эффективности управленческих решений при ощутимом дефиците квалифицированного, специально подготовленного персонала.
Объектами изучения предлагаемого курса являются документы, системы документации, организационно-технологические и методические основы обеспечения организаций, предприятий и учреждений документной информацией, реализованные как с помощью традиционных (ручных) методов работы, так и современных информационных технологий.
Содержание лекционного курса отражает современные направления рационального и эффективного построения документационных процессов и базируется на действующих нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управления (ДОУ) — ГОСТах и нормативных документах, на автоматизированных и унифицированных системах документации (АСУ, УСД), единой системе документационного обеспечения управления (ЕГС ДОУ) и др.
Предлагаемый курс призван способствовать ликвидации объективно сложившегося разрыва теории и практики информационно-документационного обеспечения в условиях постоянно меняющихся параметров рыночной экономики.
Курс имеет целью ознакомление студентов и специалистов с основными видами организационно-распорядительной, проектно-сметной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской документации, с описанием технологических процессов ее составления, оформления и практического применения. Определенное место в курсе занимает освещение организационных структур документационных служб, этапов документооборота, технологии процессов обработки, формирования и хранения документов с созданием баз и банков данных, ведения информационно-справочной и контрольной работы по документам.
Не менее важным аспектом настоящего курса является создание необходимых теоретических и практических предпосылок для прочного усвоения процедур подготовки и оформления организационно-распорядительной и справочно-информационной документации, составляющей сердцевину управленческих процессов.
Структурное построение и содержание курса призвано обогатить организационную культуру менеджера и специалиста. Курс является прикладным и изучается в органической связи с другими дисциплинами учебного плана экономических специальностей вузов (применительно к конкретной специализации).
Основная задача лекционного курса «Теория и практика документной информации» — сознательное и продуктивное усвоение роли и места документа в управленческом механизме, знание теоретических основ, приобретение практических навыков в подготовке, оформлении, использовании и контроле нормативных, организационно-распорядительных документов, обращающихся в народном хозяйстве.
Автор лекционного курса отчетливо сознает, что деятельность современного специалиста управленческих структур немыслима без использования современных информационных технологий и оргтехники при подготовке, принятии и исполнении решений. Руководить без информационно-документной базы, составляющей каркас организационной культуры, в современных условиях невозможно. Тем более в современной ситуации, когда командно-административная система, голосовое (телефонное) право стали достоянием истории.
Независимо от существенного технического и технологического прогресса в области управления, егодокументацион-наясущность не только не исчезает, но, наоборот, постоянно возрастает вместе с усилением информационно-правовой составляющей самого документа.
В связи с этим представляется актуальным исследование и разработка принципов построения и функционирования информационно-документационных систем независимо от сферы их практического применения.
Представляется, что ключевые понятия курса «документ», «информация», «документооборот» требуют нетривиального подхода и основательной современной аргументации. Предметом настоящего курса и является рассмотрение основ информационно-документационного обеспечения в условиях существенных изменений в сфере управления экономикой, вызванных современными информационными технологиями.
Тема 1 Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс
План лекции
1 . Системы документации в народном хозяйстве России.
2. Технология и реализация информационных систем управления.
3. Основные характеристики информации.
Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.
Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью электронно-вычислительной техники. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характерпредварительных.
Сложный механизм управления народно-хозяйственными объектами реализуется, главным образом, посредством достаточно универсальной документации распорядительного характера, создаваемой независимо от специфики деятельности или формы собственности,присущихконкретному предприятию (организации, учреждению).
К началу девяностых годовXXвека в аппарате управления страны было занято более 14млнчеловек, а ежегодный документооборот составлял не менее 60млрд листов с отчетливой тенденцией роста. Для такой страны, как Россия, указанные данные не кажутся фантастическими. 1. Документ. Системы документации в народном хозяйстве России
В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» — так определяется документ государственным стандартом.
Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. В контексте настоящего курса на первый план выступает организационно-распорядительная функция, реализуемая с помощью сложившихся управленческих технологий, включающих в себя планирование, учет, контроль.
Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации.
Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам.
Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно-статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России.
Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления.
По существу, интенсивная деятельность по разработке и внедрению унифицированных систем документации развернулась в стране с конца шестидесятых годов XX века. При этом концепция такого рода систем связана с единством правовых и формальных требований к информации, необходимой и достаточной для координации управленческих процедур в конкретной сфере деятельности общества.
К концу девяностых годов в стране действовало свыше двадцати федеральных унифицированных систем документации, нормативная база которых регулировалась соответствующими ГОСТами. Так, для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе модели ГОСТР6.30-7 «Требования к оформлению документов».
Создание в свое время общегосударственной системы документационного обеспечения (ГС ДОУ) позволило более определенно сформулировать понятие самой системы документирования как совокупности технологических процессов по созданию и обработке документов, создаваемых на предприятиях, в организациях и учреждениях самого различного статуса и ведомственной принадлежности. Система документирования при этом предполагает наличие определенных норм, процедур и требований не только к оформлению документа, но и к организации работы с ним, обработке, перемещению, хранению и контролю исполнения.
С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.
В объектах реализации информационно-документационного обеспечения, где еще не внедрены автоматизированные системы на базе ЭВМ, соблюдаются все технологические операции — от создания проектов документов до работы с документами внешнего происхождения: прием, распределение, регистрация, доставка (транспортировка), контроль исполнения, справочная и фондово-архивная обработка документов.
С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможностьработыкак с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.
Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени аппарата управления. При этом следует иметь в виду, что для значительной части служащих (плановиков, экономистов, бухгалтеров, секретарей-референтов, статистиков и др.) работа с документной информацией составляет основу их труда.
Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.
В Единой государственной системе документационного обеспечения, сложившейся еще в семидесятые годы, целесообразно выделить несколько приоритетных направлений рационализации и технологического совершенствования документационных процессов:
- унификация и стандартизация;
- централизация и упорядочение документооборота;
- эшелонирование хранения документов;
- экономика и планирование документационных процессов;
- организация труда специализированного персонала;
- механизация и автоматизация технологических процессов. Внедрение централизованной систем делопроизводства в масштабах государства позволило достичь единообразия и информационной совместимости документации различного иерархического построения и функционального назначения.
Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.
Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.
Критериями качества управления потоками документной информации являются:
- комплексность (участие всех структур);
- системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);
- регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);
- оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).
Информационно-документационное обеспечение — весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.
2. Технология и реализация информационных систем управления
Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В).
Основная типология и реализация информационных систем управления может быть представлена схематически:
ИСУ (информационная система управления)
"" Документная информация
Совокупность условий
Система АРМ
(персонал, средства, <>" концепция, маркетинг)
----------------------------
Программные оболочки
Анализ поэтапной реализации предложенной схемы позволяет сделать важные практические выводы.
А. Информация поступает на все уровни управления, где ее учитывают и обрабатывают. Технология ДОУ состоит, в сущности, из организационно-технических, логических и творческих операций и функций в сфере управления.
Организационно-технологические функции связаны, прежде всего, с формированием документально-информационных потоков (ЦИП), разработкой графиков документооборота и процедур, связанных с получением, регистрацией, транспортировкой и хранением документной информации. Весьма существенны при этом и различные типовые расчеты: составление справок, прием, учет и выпуск документов; контроль исполнения; прием и выдача оперативных данных; планирование и прогнозирование.
Не подлежит сомнению, что эти операции характеризуются повторяемостью и простотой алгоритма. Не случайно, что для их выполнения не требуется затрат высококвалифицированного персонала.
Логические функции включают в себя более сложные алгоритмы и программы по отработанным ранее технологическим операциям. Такого рода действиями могут быть разработки документов по материально-техническому снабжению, реализации продукции, исследованию рынка, по созданию бизнес-плана. Подготовка такого рода документной информации требует специальных знаний и накопленного ранее опыта.
Творческая деятельность отображает действия руководителя и специалиста, направленные на принятие нестандартных, оригинальных решений при дефиците информации. Подобная деятельность предполагает возможность риска со стороны персонала, принимающего решения. Методология принятия решения при этом включает в себя и набор логических операций: анализ и синтез, расчет и прогноз, абстракцию и конкретизацию, субъектно-объектные отношения.
Таблица 1 Затраты времени на информационно-документационные функции управленческого персонала
Категории персонала
Информационные функции
организационно-технологические
логические
творческие
Менеджеры высшего звена
15
25
60
Менеджеры среднего звена
30
40
30
Менеджеры низового звена
80
15
5
Специалисты
20
50
30
Технические исполнители
85
13
2
Из таблицы очевидно, что подавляющая доля затрат времени приходится на реализацию технических и логических операций, присущих менеджерам низового уровня и техническим исполнителям. Современный технический и технологический уровень развития электронно-вычислительной техники позволяет с достаточно высокой экономической эффективностью механизировать и автоматизировать информационно-документационное обеспечение.
Б. На практике большинство отклонений и сбоев в работе организаций достаточнопредсказуемы, так как связаны с повторением традиционного набора управленческих решений по их предупреждению и устранению.Случайные отклонения возникают обычно на базе традиционных, поэтому и спектр решений по их устранению может быть скорректирован с помощью информационной системы.Достижение положительного эффекта возможно с помощью ведения базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) при реализации соответствующего рода деятельности.
База данных представляет собой совокупность сведений, образующих общность целевых, ситуационных, проблемных, конструктивных и побочных (непредсказуемых) эффектов. БД позволяет свести функции руководителя или специалистак
нахождению аналогичных сведений и данных, анализу и синтезу их с целью прагматического использования.
База знаний содержит, как правило, программное обеспечение для реализации ситуационного анализа, предварительной оценки и сопоставления, апробированных и новых управленческих задач, поставленных перед конкретным исполнителем.
Органическая связь БД и БЗ, таким образом, достаточно перспективна для подготовки различных вариантов управленческих решений.
Примером такого рода может быть организация обработки служебной корреспонденции в канцелярии Президента Франции, в которой занято свыше 90 сотрудников, оснащенных АРМ на базе современных компьютерных систем. О возможности автоматизации документационного обеспечения можно судить по тому, что на 200 типовых запросов и обращений компьютер способен самостоятельно предоставить совет или вариант решения с указанием срока выполнения и конкретного исполнителя. Документная информация передается по конкретным адресам для оперативного исполнения и контроля. Нетипичные для БД запросы поступают для ответа специалистам. В процессе наполнения БД достаточным количеством ответов и результатов их выполнения подобные и нетипичные запросы переходят в разряд типовых и, следовательно, могут обрабатываться автоматически.
В. Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой совокупность технических, программных, математических и информационных средств для существенного повышения эффективности процессов машинной обработки информации и принятия решения человеком.
Современной наукой разработаны АРМ администратора, экономиста-плановика, диспетчера, юриста, инспектора, инженера-технолога, конструктора, исследователя, контролера, эксперта, секретаря-референта и т. д. На основе базовых моделей функциональных АРМ создаются наборы для специалистов различного уровня и большинства отраслей народного хозяйства.
Для обеспечения целостности и гибкости систем управления и производства современной практикой реализованы достаточно разнообразные комплексы совместимых АРМ, включающих в себя возможности АРМ, АСУ, САПР; коммуникативные средства; технические, программные и информационные средства.
Современные АРМ фактически исключают дублирование и промежуточные звенья при вводе, приеме и передаче информации. При этом существенно повышаются достоверность, оперативность и ценность информации.
В методологии программного обеспечения (ПО) неоценимую роль играет принципиально новая концепция построения АРМ — МУЛЬТИМЕДИА, которая обеспечивает многообразие одновременно предоставляемой информации, основанное на цифровой обработке аналогового видеосигнала.
МУЛЬТИМЕДИА включает в себя персональный компьютер и пакеты программ, реализующие звуковые и видеоэффекты, систему искусственного интеллекта и возможности обработки альтернативной информации.
Современные АРМ без преувеличения можно считать подлинной революцией в сфере обработки документной информации, повышающей не только оперативность обработки информации, но и качественные характеристики самой информации.
3. Основные характеристики информации
Понятие «информация» в настоящее время приобрело, в отличие от традиционного, обыденного, некоторый технократический оттенок в применении к любому потоку цифр, слов и предложений.Результат не замедлил сказаться: многочисленные базы данных стали переполняться излишними, повторяющимися и порой недостоверными сведениями.
Даже столь впечатляющее достижение в сфере информационных технологий, как Интернет, оказалось несвободным от этого недостатка.
Для руководителя и специалиста, занятого в народном хозяйстве, понятие «информация» имеет ярко выраженный потенциальный (ресурсный) характер, обеспечивающий выработку управляющих воздействий.
Существенной чертой современности является то, что все коммуникативные средства и организационные структуры основаны на технологиях получения, обработки, передачи и хранения данных. Данные — это совокупность сообщений, результатов мыслительной деятельности, сведений самого различного происхождения, характера, вида и назначения. В этом случае информация — это поток данных, несущих в себе новизну и полезность для руководителя, принимающего решение.
Документная информация, являясь частным случаем информации, представляет собой совокупность достоверных данных, имеющих ярко выраженный организационно-распорядительный и справочный характер.
Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализм руководителей и специалистов производства, общую грамотность и информационную культуру, систему документационного обеспечения и собственно информацию.
Иерархия составляющих ИСУ должна быть органичной, а сама система играть стимулирующую, активизирующую роль при ограниченности ресурсов. Так, при традиционной (ручной) обработке информации (машинописные работы, вычисления на калькуляторах, делопроизводство в папках и картотеках) целесообразно использовать специалистов со средним образованием в области информатики.
Система документооборота в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления.
Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим:
- объективная, овеществленная в товаре;
- субъективная, отраженная, созданная человеком.
Товар как потребительная стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание информационных потоков составляет субъективная информация. Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия факторов, в том числе от профессионализма, организационной и информационной культуры руководителя, соотношения потребностей и интересов, сложности процесса трудовых затрат на управление, технического уровня средств управления.
Таким образом, в то время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведение информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации (документной, прежде всего). В процессах документооборота субъективность информации, по сути, закладывается самой технологией на начальных этапах работы с документами.
Понятие «информация» немыслимо без двустороннего взаимодействия источника (информатора) и абонента (информанта), которые реализуются одновременно в феномене человека. Так, при управленческом воздействии на объект управления, руководитель механизмом обратной связи получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности управляемого объекта.
В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой», выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение.
Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество), достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность).
Объем информации предпочтительно связывать с количеством символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обозначается в единицах символов или байтах. Объем воспринимаемой информации связан с полнотой (достоверностью) информации о каком-либо объекте, необходимой и достаточной для принятия компетентного решения.Он зависит от обилия символов, формы представления (текст, графика, формула, звук), времени, затраченного на обработку, сложности информации или способов ее обработки, индивидуальных свойств информанта, реального состояния объекта управления (актуальность, агрегатное состояние объекта).
Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и,информационного дефицита, требуемый уровень информации.
Информационная избыточность сведений об объекте управления позволяет повысить качество решения, однако требует увеличения времени на принятие решения и повышает стоимость информации. Нередко в практике принятие важных и ответственных решений ведет к созданию избыточности информации. Наиболее простой путь к этому — дублирование данных.
Дефицит (недостаток) информации ощутим как при выработке, так и при принятии решения, так как увеличивает степень неопределенности и риска. В связи с этим для повышения вероятности правильного решения применяют современные экономико-математические методы, успешно реализуемые с помощью ЭВМ. Дефицит информации довольно часто возникает в условиях сокрытия сведений при монополизации информации. Монополизация отчетливо проявляется при засекречивании (обоснованном или необоснованном) определенного объема информации или в стремлении отдельных руководителей или организаций иметь исключительные права на обладание информацией для повышения своего общественного и имущественного статуса. В этом случае демократизация информационных процессов обеспечивает широкий доступ к информации самого различного характера через различные каналы связи. Международная научно-техническая практика, освоив всемирную сеть Интернет, продемонстрировала широчайшие возможности (и, увы, недостатки) такого рода.
Требуемый (задаваемый) уровень информации является величиной или понятием субъективным. Он определяется потребностями конкретного пользователя (абонента), которые позволяют учитывать индивидуальность человека.
На практике концепция АРМ в значительной мере комфортно и предметно реализует эту принципиальную характеристику информации.
Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность.
Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг).
Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения. Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10 %), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз).
Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация — успешно реализуемый товар.Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.
Насыщенность информации характеризуется соотношением полезной и так называемой «фоновой» информации, служащей для лучшего усвоения профессионально значимой информации за счет эмоционально-психологического состояния потребителя информации (абонента). Фоновая информация включает в себя внешне скромные источники юмора, духовного стимулирования, занятных преамбул и наглядных вспомогательных таблиц. При отсутствии фоновой информации полезная информация воспринимается монотонно, с трудом. Однако изобилие фоновой информации (часто воспринимаемой как «шумовой») препятствует оперативному и прагматическому восприятию полезной информации.
Насыщенность в информатике часто идентифицируют с информативностью, которая характеризуется тремя уровнями: высоким (80—100 %), нормативным (50—80 %), низким (менее 50 % полезной информации). На практике нормативный (средний) уровень насыщенности должен формироваться руководителем (менеджером) путем добавления к краткому или полному тексту документа фоновой информации.
Открытость (доступность) информации — это возможность предоставления данных и сведений неограниченному кругу пользователей по критериям секретности, конфиденциальности и публичности.
Секретная информация отражает, как правило, глобальные потребности общества и имеет существенные ограничения использования (к примеру, сведения об обороноспособности страны, об уникальных месторождениях полезных ископаемых).
Конфиденциальная (служебного пользования) информация отражает интересы общества, коллективов, отдельных групп людей, описываемые ограниченным использованием данных. К конфиденциальной информации относятся данные и сведения с высоким уровнем ценности о кадровом, технологическом и научном потенциале предприятия, организации (инвестиционные и научно-технические программы, имущественное положение, методы исследования рынка, партнеры и клиенты, технология производства и структура цен, условия контрактов).
Публичная (открытая) информация не имеет ограничений использования и отражает интересы общества и потребности людей. Так, на предприятии, не связанном с государственным оборонным заказом, не должно быть секретной информации.
Законодательством России определено, что «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».
Получение информации может идти законным (легитимным) или преступным (криминальным) путем. Способами получения информации могут быть: контакты с сотрудниками, подкупы, шантаж персонала; использование специализированных технических средств; хищения.
Альтернативными способами защиты информации являются: охрана офисов и персонала; подбор и воспитание сотрудников; создание систем защиты документооборота.
Практике известны следующие технические средства получения и защиты информации:
- устройства акустического съема информации («жучки»);
- устройства съема информации с телефонной линии;
- выносные микрофоны и переходники, приемные устройства для микропередатчиков;
- устройства защиты и обнаружители средств прослушивания;
- диктофоны и радиостанции;
- системы видеонаблюдения.
Разумеется, указанные технические средства требуют немалых финансовых и материальных затрат. Так, обследование квадратного метра помещения на наличие «жучков» специалистами-профессионалами стоит в среднем 40 долларов США