Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение

Вид материала

Курс лекций

Содержание 2. Правовое, справочное и информационное обеспечение 3. Экономическое и финансовое обеспечение 4. Персональный компьютер. Обозначения и предметизация 6. Особенности управленческого труда в условиях компьютеризации 2. Вид и бланк документа 3. Адресование, согласование и удостоверение документа 4. Основные требования к тексту организационно-распорядительных документов

Подобный материал:

• Список публикаций кандидата экономических наук, доцента клюкина, 20.63kb.
• Заседание Совета по развитию малого и среднего предпринимательства на тему «Технопарки, 113.67kb.
• Программы «Дорожная карта бизнеса 2020» по 4 направлению, 87.75kb.
• Финансово кредитное обеспечение малого предпринимательства в условиях индустриально, 537.2kb.
• Итоги мониторинга Состояние и перспективы развития малого предпринимательства на территории, 74.33kb.
• Список научных трудов кандидата экономических наук доцента, 186.45kb.
• «Рынок ценных бумаг и его инструменты», 403.53kb.
• 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса, 89.01kb.
• 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса. Аналитическая, 30.32kb.
• Научно исследовательская работа в рамках программы «Жас Ғылым», 818.31kb.

Тема 2 Информатизация (компьютеризация) организационно-распорядительной и административной деятельности


План лекции


1. Основные элементы информатизации.


2. Правовое, справочное и информационное обеспечение.


3. Экономическое и финансовое обеспечение.


4. Персональный компьютер. Обозначения и предметизация.


5. Техническое обеспечение. Оргтехника.


6. Особенности управленческого труда в условиях компьютеризации.


Под информатизацией управления в организационных структурах понимают внедрение современных технологий (систем получения, обработки, передачи и хранения информации) в процессе разработки, реализации и контроля исполнения управленческих решений.


В экономике и управлении настоятельно требуют информатизации: организация труда руководителя, сбора, обработки и хранения документной информации, обучение и переподготовка персонала; бухгалтерский учет и финансирование; правовое, справочное и информационное обеспечение хозяйственной деятельности. Широкий спектр возможностей, открываемый современными информационными технологиями, требует продуманной системы организационно-технологических и административных мероприятий в масштабах предприятия, региона, отрасли.


7. Основные элементы, информатизации


Основными элементами информатизации управленческой деятельности, как известно, являются: программное обеспечение (ПО),компьютернаяи организационная техника, коммуникационные средства.


Оргтехника включает в себя широкий спектр устройств, реализующих механизацию рутинных (ручных) операций: копировальные машины и автоматы, телефоны (радиотелефоны), телефаксы, переговорные устройства, мини-типографии, ламинаторы, уничтожители документов, офисную и специализированную мебель (различные модели сейфов, турникетов, секционных шкафов) и др.


Наиболее разнообразный объем программного обеспечения реализован в отечественной практике бухгалтерского учета. Среди наиболее популярных программ специалисты называют: «1С», «Финансы без проблем», «Турбо-бухгалтер», «Супер-бухгалтерия», «Инфо-бухгалтерпроф», «Парус». Этот перечень далеко не полон, так как практически ежедневно пополняется специализированными фирмами — разработчиками и поставщиками различных программных продуктов.


2. Правовое, справочное и информационное обеспечение


Правовое, справочное и информационное обеспечение управленческой деятельности на предприятиях и в организациях России девяностых годов широко представлено программами, включающими в себя достаточно представительный объем документной информации:


- «Гарант» (налоги, учет и анализ, аудит хозяйственной деятельности, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль, гражданское право, собственность, землепользование, судебная и арбитражная практика);


- «17нек»(хозяйственное право и рынок, банковское право, интерконсультант, интерправо, зарубежная командировка, деловое письмо, письмо зарубежному партнеру).


Организация труда руководителя под общим названием «Автоматизированные рабочие места» (АРМ) обеспечивается следующими программами:


- «Директор»(фирма Электрон-сервис): контроль документооборота, кадры, текстовой редактор, регламент рабочего времени, картотека, договоры, календарь, часы, калькулятор, защита информации.


- «Руководитель проекта», «Проектировщик», «Руководитель архива» (фирма «8оШапс1 8уз1ет»): нормативы, форматы, классификатор, рубрикатор, архив (БД).


Документооборот может быть реализован с помощью программ:


- «АТЛАНТ-ТПП»(автомастерская система обработки данных управления технической подготовки производства и планирования ресурсов);


- «АТЛАНТ-ТЭП» (автоматизированная система обработки данных для технико-экономических исследований и планирования);


- «АТЛАНТ-цех» (автоматизированная система обработки данных оперативного управления производством);


- «Делопроизводство»фщ>ыъ1 «Эйс».


3. Экономическое и финансовое обеспечение


Экономическая и финансовая деятельность в сфере управления представлена следующими программами и фирмами — создателямиПО:


- «Экономический анализ и прогноз деятельности» (фирма «ИНЕК»): технико-экономическое прогнозирование, бизнес-план, технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и выбор альтернативных вариантов; прогноз баланса, материальных и финансовых потоков;


- «Финансовый анализ предприятия» (фирма «ИНСОФТ»): общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости, ликвидности баланса, финансовых коэффициентов деловой активности; расчет и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства.


Несомненно, программное обеспечение процессов сбора, обработки и выдачи документной информации существенно повышает эффективность и качество управленческого труда. При этом следует помнить об экономической целесообразности приобретения и освоения программ применительно к масштабности и конкурентоспособности производства.


Современная отечественная и зарубежная информационная индустрия позволяет эффективно использовать накопленные в мире программные продукты. Информатизация современного общества постоянно наращивает номенклатуру компьютерной техники самого различного характера. Несомненный прогресс информатизации общества, связанный с возможностями всемирной сети Интернет, позволяет по-новому взглянуть на возможности баз данных и знаний, применяемых при формировании документационного обеспечения управления промышленными объектами.


4. Персональный компьютер. Обозначения и предметизация


Обработка документной информации предполагает овладение основными терминами и условными обозначениями, относящимися к ПЭВМ (ПК).


В состав обозначения персонального компьютера (ПК) входят обязательные и дополнительные предметы, разделяемые условным символом «/» — косой чертой. К обязательным предметным признакам компьютера относятся: тип и частота процессора, емкость винчестера, КЭШ-памяти, тип монитора или зернистость экрана. К дополнительным признакам (необязательным к обозначению) относятся: тип процессора, объем ОЗУ, тип НГМД. По мере разработки новых типов ПК могут добавляться и другие параметры, расширяющие потребительские возможности электронно-вычислительной техники. Таковызвуковая(8В) или видео (УВ) карты.


Пример обозначения персонального компьютера массового спроса: 386/387Вх/40/4/270/0.28, где


386 — тип центрального процессора (1п1е1 80386);


387 Вх — математический сопроцессор;


40—49 МГц — тактовая частота работы процессора;


4 Мб — емкость дополнительной памяти (КЭШ-памяти);


270 Мб — емкость винчестера;


0.28 ЬК — размер активного элемента экрана (низкая радиоактивность излучения).


Организация обработки документной информации с помощью компьютеров может осуществляться как локально (без сети),таки интегрировано (в режиме компьютерной сети). При локальной (местной) организации автоматизированной обработки данных на предприятии устанавливаются не связанные между собой ПК с соответствующими программными продуктами.При интегрированной организации создается внутренняя связь ресурсов всех компьютеров и программного обеспечения, формируется единая база данных и база знаний (БЗ), рассмотренные ранее.


Внедрение современных технических средств в процессы обработки информации преследует следующие цели:


- создание новых информационных комплексов;


- сокращение трудовых и материальных затрат на создание, обработку, поиск и доставку документов;


- улучшение качества и повышение оперативности копировально-множительных работ;


- надежность хранения и использования документов;


- повышение производительности и улучшение условий труда управленческого персонала, работающего с документами.


Наибольший производственный эффект достигается при совместном применении вычислительной и организационной техники. При этом основным требованием к техническим средствам является их технологическая совместимость и возможность агрегатирования в единую систему. Состав самих комплектов технических средств зависит от конкретных условий организации (предприятия) и его документооборота. Выбор номенклатуры и количества технических средств осуществляется в следующей последовательности:


- выбор и тематическая «группировка задач»;


- определение объемов работ за планируемый период по видам выполняемых операций;


- примерный (ориентировочный) перечень технических средств;


- расчет количества и уточнение номенклатуры технических средств.


При выборе технических средств обработки документной информации следует руководствоваться экономической целесообразностью приобретения и практического освоения, достигнутым уровнем организации труда, наличием необходимых производственных площадей, возможностями текущего (оперативного) ремонта..Техническое обеспечение. Оргтехника


Современный рынок средств оргтехники столь представителен, что мы можем привести лишь небольшой перечень применяемых в отечественной практике механизмов, автоматов и устройств для обработки документной информации:


- копировальные автоматы фирм «Вrower», «Cannon»;


- телефоны (радиотелефоны) фирм «Panasonic»;


- телефаксы фирм «Panasonic»;


- переговорные устройства типа «секретарь — директор», «пульт директорской связи» фирмы «Согшпах»;


- пейджеры фирм «С1оЬа1 N61», «Мо1ого1аАсМзоп», «Вгаго»;


- мини-типографии Кех-Ко1агу;


- ламинаторы, уничтожители бумаг. Резаки: комплекты фирмы «ОМР-Росс-Ком Уа1»;


- офисная мебель: комплекты фирм «Ваи Р1ех», «А.РИмпекс», «КТ-технологии», «Маг1ех», «Росспецстой»;


- сейфы (в наборах) фирм «8еп1гу-Соп8и1», «АУсо».


Возможности современного дизайна информатизации управленческой деятельности вполне реальны. В этом убеждают постоянные международные и отечественные выставки-ярмарки оргтехники, проводимые в России девяностых годов.


6. Особенности управленческого труда в условиях компьютеризации


В условиях информатизации народного хозяйства России основным параметром и продуктом управленческого труда становится информация, в том числе и ее документная составляющая.


Информация постепенно переходит в категорию товара, приобретая характер потребительской стоимости. При этом очевидно, что информационные системы управления позволяют освободить часть рабочего времени для расширения коммуникаций с работниками и диалога с системой управления, включающего в себя и реализацию механизма обратной связи в качестве контроля исполнения.


Компьютеризация позволяет повысить комфортность управленческого труда за счет получения достоверной информации и работы с пакетами прикладногоПО, имитирующего


интеллектуальную составляющую общего потенциала предприятия или его структурного подразделения.


Руководитель получает возможность выбрать из набора решений — лучшее, а неправильное (из ряда неопределенных решений) — на его собственный взгляд. Разумеется, стоимость результатов принятого решения увеличивается, а информация как отражение управленческого решения, многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в вещественных элементах производства. Неверно же принятое решение в масштабах региона, отрасли, государства может привести к ощутимым социально-экономическим и политическим потерям.


Так, принятое ранее решение о строительстве Байкало-Амурской железнодорожной магистрали с затратами 7млрддолларов (в сопоставимых ценах 60—70-х годов) в настоящее время представляется ошибочным и теперь приходится изыскивать многомиллионные ассигнования для поддержания жизнеспособности отдельных участков магистрали и сложившейся инфраструктуры.


Несомненно, компьютерное обеспечение труда руководителя уменьшает риск двойственного характера труда руководителя как высококвалифицированного специалиста и организатора производства. Автоматизированные информационные системы управления существенно сокращают время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.


Автоматизация управленческого труда, кроме того, существенно снижает потребность в мобильности руководителя: в служебных командировках и посещении структурных подразделений.


Информационная система управления обеспечивает руководителя достоверной и полной информацией о состоянии управления объекта управления для принятия решения и контроля исполнения. Руководитель (менеджер) в этих условиях будет постепенно адаптироваться к офисному, кабинетному стилю работы, что в условиях командно-административной системы считалось крупным недостатком управленческого труда.


Компьютеризация позволяет существенно расширить возможности реализации самого управленческого труда, обогащая его формы. Так, стали возможны немыслимые ранее деловые игры и моделирование, электронные записные книжки, телевизионные конференции, деловое слово, машиночитаемые бланки и форматы документной информации.


Содержательной базой создания и развития различных информационных услуг являются базы данных и знаний (БД и БЗ), наполняемые полезными сведениями, содержащимися и в документной информации. Сервисные функции документально-информационных систем позволяют повысить уровень содержания и качества кадровой работы, технического и организационного творчества персонала.


Автоматизация административного и управленческого труда способствует усилению воздействия законов и принципов управления, широко известных в теории: единства систем управления, сопоставимости управляющей и управляемой систем, пропорциональности производства и управления, экономии времени. Мы полагаем, что краткое знакомство с ними весьма полезно всем, кто имеет дело с документной информацией.


Закон единства систем управления реализуется путем создания организационных и технических предпосылок для создания единой и доступной БД, ликвидации обособленности и дублирования подсистем, накопления данных о функционировании предприятия, организации.


Закон сопоставимости управляющей и управляемой систем реализуется за счет соотношения производственного и управленческого потенциала, определяемого, как правило, уровнем фондовооруженности и соответствия профессионального уровня руководителей и специалистов современному технологическому уровню.


Закон пропорциональности производства и управления отчетливо проявляет себя в органичном соотношении прогнозирования и планирования при создании бизнес-плана, поддержания оптимальных социально-экономических и производственных пропорций.


Закон экономии времени требует постоянного уменьшения затрат живого труда в процессах подготовки и реализации управленческих решений. Информационно-документационные процессы отчетливо иллюстрируют различные проявления закона.


Отдельные законы и закономерности отражают весьма существенные особенности компьютеризации управленческого труда. Таковы законы экономии интеллектуального труда, эволюции методов управления.


Закон экономии интеллектуального труда отчетливо реализуется за счет создания и развития базы знаний (БЗ), основанной на информационной технологии и включающей в себя применение экономико-математических методов при оперативно-перспективном планировании; набор типовых вариантов и ситуаций, их решения, методов их преодоления и возможных последствий; нетрадиционных целей, проблем их решений, обучающих программ и нереализованных, в том числе «нелепых», предложений.


Закон эволюции методов управления (от административных корганизационным) требует неуклонного совершенствования стиля и форм деятельности. Как известно, суть административных методов сводится к координации и управлению по результатам (отклонениям) и требует отлаженной совокупности дисциплинированных воздействий.


Администрирование как способ управления является следствием дефицита информации или низкого уровня профессионализма руководителя. Основой же организационных методов управления являются планирование, организация и воздействия по упреждению нежелательных отклонений; органическая и динамическая связь социально-экономических, морально-психологических аспектов.


Указанные закономерности и степень их реализации в процессах информационно-документационного обеспечения позволяют привести в действие факторы стабильности, гибкости, адаптации и интеграции, кооперации различных элементов и процессов управленческого труда.


Информатизация (компьютеризация) процессов обработки документной информации с неизбежностью подводит нас к переосмыслению фундаментальных понятий документоведения: документооборота, делопроизводства, систематизации и хранения, контроля исполнения. По сути, и само понятие «документ» получает расширительное и достаточно универсальное толкование, охватывающее широкий спектр организационно- распорядительной, научно-технической и технологической документации.


Тема 3 Составление и оформление документов


План лекции


1. Нормативная база унифицированных систем документации.


2. Вид и бланк документа.


3. Адресование, согласование и удостоверение документа.


4. Основные требования к тексту организационно-распорядительных документов.


Создание и оформление документной информации является важным технологическим этапом документационного обеспечения, независимо от традиционных или машинных способов реализации.


Необходимость унификации и стандартизации документной информации в масштабах страны, отрасли, региона или отдельно взятого предприятия обусловлены обилием объемов и номенклатуры самих документов. Об этом было подробно сказано в главеIнастоящего пособия.


В настоящей лекции мы ставим целью более подробное и конкретное изложение технологических процессов, форматов и требований, предъявляемых нормативно-технической документацией России, к составлению и оформлению различного рода документов.


Как известно, наиболее общими и многочисленными в потоках документной информации являются организационно-распорядительные документы, применяемые при реализации распорядительной и исполнительной деятельности различных органов государственной власти, предприятий и организаций различного статуса и функционального назначения.


7. Нормативная база унифицированных систем документации


С 1 января 1999 года в стране действует ГОСТР6.30-97 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»,являющийсяосновополагающим в процессах информационно-документационного обеспечения.


Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России.


Каждый отдельно рассматриваемый документ представляет собой совокупность элементов, называемых реквизитами (от лат.«реквизитум» — необходимое) — обязательными данными, сведениями, которые должен содержать документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения различных операций. Таковы, например, название документа, его автор, адресат, заголовок, текст и др. На практике различные типы документной информации имеют специфический набор реквизитов.


Совокупность самих реквизитов образует формуляр документа (от лат.«формула» — форма, правило), который содержит текст, составленный заранее и требующий лишь заполнения некоторых строк и подписания, после чего он получает юридическую силу. Различные графические и текстовые макеты документов в совокупности образуют формуляр-образец, который является фактическим прототипом многих документов.


Упомянутым ранее ГОСТом 6.30-97 установлено расположение 29 реквизитов и два основных формата бланков документов — А4и А5. ГОСТом допускается использование бланков формата АЗ и А6.


Бланки документов должны иметь поля не менее:


20 мм —левое;


10 мм —правое;


20 мм —верхнее;


10 мм —нижнее.


2. Вид и бланк документа


Наименование вида документа (реквизит 08) — совокупность документов, выполняющих однородные функции. Указание вида (устав, постановление, приказ, протокол и др.) является одним из обязательных реквизитов, который может отсутствовать только на служебном письме.


Указание вида документа является признаком обязательности и оперативности его выполнения, формы и набора необходимых реквизитов, композиции текста. Название вида размещается в заголовочной части документа.


Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной.


Бланк изготовляется типографским способом и стандартным набором шрифтов. На практике получили распространение два вида бланков: общий и специализированный. В бланках две пары реквизитов являются взаимоисключающими: адрес учреждения-автора или вид документа со ссылкой на индекс и дату входящего документа или место составления. Реквизиты располагаются угловым и продольным вариантами. Угловой вариант более экономичен и рекомендуется для писем и документов, подлежащих утверждению (договоров, актов, инструкций).


Государственный герб РФ (реквизит 01) — символическое графическое изображение государственности с атрибутами власти и традиционных исторических ценностей. Герб помещают на бланках документов в соответствии с Положением о государственном гербе Российской Федерации.


Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.


Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) — символическое графическое изображение основной деятельности организации, не заменяющее наименование и использующее товарный знак, регистрируемый в установленном порядке. Эмблема размещается на левом поле бланка — на уровне названия организации в соответствии с уставом (положением об организации). Ее не воспроизводят на бланке, где помещен Государственный герб РФ или Герб субъекта Российской Федерации.


Коды организации и формы документа (реквизиты 04, 05) используются при подготовке общего бланка документов с проставлением на верхнем поле документа по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).


Наименование организации (реквизит 06), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качествегосударственногонациональный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.


Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию.


Справочные данные об организации (реквизит 07) включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).


Наименование вида документа (реквизит 08), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В служебных письмах наименование вида документа не указывается.


Дата документа (реквизит 09) является временем его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 сентября2000 г.


Регистрационный номер документа (реквизит 10) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черчу (дробь) в порядке указания авторов в документе.


Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.


Место составления или издания документа (реквизит 12) указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого в стране административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.


Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально.КТ, для служебного пользования — реквизит 13) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной или коммерческой тайне, к конфиденциальной информации.


3. Адресование, согласование и удостоверение документа


Адресат (реквизит 14) оформляется на документах, подготовленных для передачи руководству (заявления, записки, распоряжения, указания), или на письмах и документах, отправляемых другими организациями или физическими лицами. Реквизит состоит из следующих элементов: наименование организации (в именительном падеже), структурного подразделения (в именительном падеже), должности получателя, фамилии и инициалов (в дательном падеже), почтового адреса.


В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ отправляютвнесколькооднородныхорганизаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Волгоградской области.


Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:


Волгоградский государственный университет


400062, Волгоград


Вторая Продольная, 30.


При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:


400062, Волгоград,


ул. Калининградская, 37


Воропаеву Д. С.


Гриф утверждения (реквизит 15) санкционирует содержание документов, требующих утверждения для придания им юридической силы. Необходимость такого рода предусматривается, как правило, нормативными актами соответствующего уровня. Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты утверждения, например:


УТВЕРЖДАЮ


Генеральный директор


ОАО «Химпром»


Личная подпись


Л.И. Кутянин


01.06.99.


При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:


УТВЕРЖДЕНО


Протокол общего собрания


акционеров от 19.05.99 № 12


или


УТВЕРЖДЕНО


Приказ Председателя


Правления банка


от 30.12.99 № 57


Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.


Резолюция (реквизит 16), в сущности, закрепляет распоряжение руководителя по поводу решения вопроса, отраженного в документе. Основные требования к этому реквизиту: краткость, конкретность и однозначность. Элементы резолюции: адресат исполнителя (Ф.И.О.), характер и порядок исполнения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. Резолюция — основа контроля исполнения. Размещается в верхней правой части документа (между адресатом и текстом).


Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:


Иванову С.А.,


Денисенко А.И.


Прошу подготовить проект


соглашения с фирмой «Фотон» к 10.12.99


Личная подпись


05.11.99


Допускается оформление резолюции и на отдельном листе.


Заголовок к тексту (реквизит 17) включает краткое содержание документа. Обязательно согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? Например: Приказ о проведении экологической экспертизы; должностная инструкция менеджера.


Исключение составляют документы, оформленные на бланках формата А5, заголовок к которым может не составляться.


Отметка о контроле (реквизит 18) характерна для документов организационно-распорядительного характера, требующих исполнения и взятых на контроль. Буква «К» или контрольная дата на левом поле документа располагается на уровне заголовка и чаще всего наносится штемпелем или цветным маркером (карандашами).


4. Основные требования к тексту организационно-распорядительных документов


Текст документа (реквизит 19) — основной реквизит, определяющий причины и цель его составления и оформления. Аргументами создания документа могут быть: актуальность вопроса, целесообразность, выбор вида документа, компетентность автора.


Приоритетные требования к документу — правдивость, точность, достоверность отражения проблемы, юридическая безупречность, грамотность и логичность изложения, максимальная краткость при сохранении полноты содержания, ясность аргументации.


Применение официально-делового стиля изложения призвано учитывать, что документ — стимул и мотивация действия. Ясность и краткость изложения достигаются заменой сложных предложенийпростыми, пространственных рассуждений — лаконичными, исключением повторений и однородных определений. Каждое слово в тексте должно нести четкую смысловую нагрузку. Нейтральный тон, изложение от третьего лица, замена местоимений существительными характерны для таких текстовых конструкций, как «администрация располагает», «предприятие направляет», «ученый совет рекомендует».


Исключение составляют тексты распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний), в которых изложение, в силу принципа единоначалия, ведется от первого лица. От первого лица оформляются заявления и записки (докладные и записки).


Структурное построение текста документа позволяет выделить две основные (смысловые) части:


1. Цели создания, принципы управления и побудительные мотивы (факты, ситуации, причины) к составлению документа;


2. Выводы, предложения, инициативы, просьбы, указания к действию.


Пунктуационные особенности документной информации состоят в том, что каждая новая мысль начинается с абзаца; тексты документов большого объема предпочтительно делить на разделы, пункты, подпункты с помощью арабских цифр (в алгоритмической последовательности).


Практике документационного обеспечения известны методы унификации текстов в виде трафарета, анкеты, таблицы, широко применяемые и в программном обеспечении автоматизированных информационных систем. При этом под трафаретом понимается заранее подготовленный унифицированный текст, состоящий из постоянной информации с пробелами (интервалами), предназначенными для переменной информации о конкретной ситуации. Применение трафарета текста позволяет сократить время подготовки документа в 3—3,5 раза.


В соответствии с требованиями ГОСТа 6.30-97 текст документа составляют на русском или национальном языке. На русском языке пишут тексты при направлении их в федеральные органы власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.


Таблица и анкета позволяют излагать текст без обычных грамматических связей с применением упрощенных лексических композиций. Таблица удобна для изложения однотипного характера, в том числе и фрагмента документа. В анкетах собирается информация по конкретно поставленным вопросам на основе заранее подготовленной программы.Анкета, как и трафарет, содержит постоянную (вопросы) и переменную (ответы) информацию.Подобно таблице, анкета не содержит пред­ложений, а излагает лишь необходимые для данной организации сведения. Таковы, к примеру, кадровые документы (личные дела, карточки персонального учета и т. п.).


В практике служб документационного обеспечения с целью уменьшения объема документов и ускорения их восприятия (при сохранении информативности) широко применяются сокращения слов и словосочетаний. При этом следует помнить, что документная информация может содержать только те из них, которые приняты в общегосударственных классификаторах, допускаемых ГОСТом и установленных правилами русской грамматики.


При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.


Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. При этом подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера граф.


Связанный текст, как правило, состоит из двух частей.В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.Текст может содержать и одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без мотивировки; справки, докладные записки — оценку фактов, выводов).


В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений и выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.


В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «постановили», «выступили»).


К документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав акционерного общества входят», «экспертная комиссия установила»).


В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («считаем целесообразным», «направляем для экспертизы»); от первого лица единственного числа («считаю возможным», «прошу рассмотреть»); от третьего лица единственного числа («Правление не возражает», «НИИ считает полезным»).


Отметка о наличии приложения (реквизит 20), названного в тексте, характерна для документов, имеющих различные приложения, дополняющие, разъясняющие или детализирующие вопросы, упомянутые в тексте. Широко распространенное на практике явление — объяснительные записки к конструкторской и проектно-сметной документации — регламентировано ГОСТР6.30—97. Отметка оформляется следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз.


Если документ имеет приложение, не упомянутое в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


Приложения: 1. Положение об Управлении реализации продукции и исследовании рынка на 4л. в 2 экз.


2. Правила подготовки и оформления документов отдела внешнеэкономических связей на 8л. в 2 экз.


Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:


Приложение 1


к приказу генерального директора


от 12.09.99. № 784


Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:


Приложение: письмо «Росхимнефти» от 19.06.99 № 08-3/ 156 и приложение к нему, всего на 14л. Если приложение прилагается не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.


Разумеется, общие требования к тексту служебных документов дополняютсяспецифическими, определяемыми характером и назначением документа. Так, приказ — правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоналичия, для разрешения основных и оперативных задач имеет ряд особенностей, определяемых его статусом.


Основанием для издания приказа может явиться и инициатива любого структурного подразделения или должностного лица.


По своему составу приказы делятся на две большие группы: общие и по личному составу. Процедура подготовки приказа включает в себя ряд организационно-технологических этапов:


- изучение основного содержания вопроса;


- разработка проекта документа;


- согласование проекта документа;


- утверждение (подписание) приказа. Подготовительная работа с проектом приказа начинается


с определения круга отражаемых в нем вопросов, изучения законодательных, нормативных и организационно-распорядительных документов, касающихся аналогичных ситуаций. Необходимые исходные данные можно получить, используя информационно-справочные документы различного характера: акты, отчеты, справки, записки, доклады.


Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются и анализируются факты, ситуации, проблемы, реализуемые в форме приказа. Распорядительная часть несет основную смысловую нагрузку и излагается в повествовательной форме, начинаясь со слова «приказываю» (прописные буквы на отдельной строке прямо от полей, от нулевого положения табулятора; от констатирующей части — два машинописных интервала).


Текст распорядительной части должен быть конкретным, доступным и логически однозначным. Каждое намеченное поручение оформляется отдельным пунктом, который нумеруется арабской цифрой.


Каждый пункт содержит указание исполнителю (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения. В ряде случаев ответственный исполнитель (в именительном падеже) может указываться отдельной строкой. Исполнителем могут быть как отдельные организации, так и структурные подразделения. Предписываемое действие должно быть конкретным, избегающим словесных штампов типа «повысить», «поднять», «направить», «мобилизовать» и т. д.


Срок исполнения должен соответствовать реальному объему предстоящих работ с учетом интервала времени, необходимого для доведения поручения до исполнителя. Последний пункт приказа, как правило, указывает лицо, которому вменяется в обязанность общийконтроль заего исполнением.


Подготовка проекта приказа завершается оформлением заголовка в соответствии с требованиями, изложенными выше.


Согласование проекта производится с заинтересованными подразделениями, должностными лицами, ответственными исполнителями. Визы проставляются на первом экземпляре проекта приказа. При несогласии с проектом приказа пишется мотивированное заключение.


Завизированный и тщательно выверенный (относительно цифровых данных, персонального состава исполнителей, наименований и подчиненности подразделений) первый экземпляр приказа на общем бланке подписывается первым руководителем или лицом, его замещающим. После подписания приказ регистрируется, заверяется печатью (при необходимости), тиражируется и рассылается по реестру.


Аналогичным образом подготавливаются и оформляются постановления, решения, распоряжения.


Указание относится к правовым актам, издаваемым органами государственного и административного управления в основном по вопросам информационно-методического и организационного характера, касающегося исполнения распорядительных, инструктивных и других актов данных и вышестоящих органов. Данный вид распорядительного документа издается руководителем при решении текущих организационных вопросов.


Композиция текста указания традиционна: констатирующая (причины и цель издания документа) и распорядительная (конкретные предписания и задания, исполнители и сроки исполнения) части. Отличие от приказа — слово «предлагаю», которым начинается распорядительная часть указания. Печатается с отступом в два интервала от констатирующей части, прописными буквами от нулевого положения табулятора, на общем бланке.


В практике отечественных предприятий и организаций нередки случаи, когда право издания указаний делегируется заместителям руководителя, главным специалистам (главному бухгалтеру, главному механику, главному инженеру и т. д.).


Инструкция, в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства, относится к правовым актам, издаваемым органами государственного управления (или их руководителями) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений), должностных лиц и граждан. Такова, к примеру, «Инструкция о делопроизводстве».


Одной из разновидностей инструкций является должностная инструкция, определяющая права и обязанности персонала.


Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней отсутствуют упоминания конкретных исполнителей и сроков исполнения. В связи с основательной методической нагрузкой инструкции, к ее тексту предъявляются более высокие требования с позиции точности и доступности изложения. Достаточно широко используются слова «необходимо», «следует», «должен», «рекомендуется».


Структура текста инструкции обычно разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начальным разделом являются «Общие положения» (цели, область применения, нормативная база и порядок соблюдения). Изложение текста — от третьего лица или в безличной форме («инструкция распространяется на...»), заголовок адекватно отражает круг вопросов и перечень лиц, на которых она распространяется («Должностная инструкция эксперта по рекламе»). Значительная часть инструкций создается на базе типовых, поэтому разработчику следует провести основательную информационную проработку существующего фонда инструктивной документации. Документ оформляется на общем бланке с грифом утверждения или отметкой об отношении к базовому распорядительному документу. Инструкция вводится в действие распорядительным документом (приказом, постановлением, указанием), в котором отражаются срок введения, ответственные лица и необходимые для ее введения организационные мероприятия.


Протокол относится к документам, фиксирующим ход обсуждения и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов (собраниях, совещаниях, конференциях.Документ ведется во время заседания специально назначенным лицом (секретарем).Формуляр протокола оформляется на обычном листе бумаги с отражением реквизитов общего бланка [наименование министерства, ведомства, предприятия (с указанием в заголовочной части вида документа — протокол), даты, номера, места издания.При этом следует учесть, что дата протокола заседания, порядковый номер протокола задаются в пределах срока выборности или текущего года].


Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиального действия (сообщение, заседание, собрание) и принадлежность самого коллегиального органа (в родительном падеже). Например: «Протокол заседания экспертной комиссии Волгоградского государственного университета».


Композиция текста протокола предусматривает выделение двух структурных частей.


Первая часть содержит четко определенную информацию, располагаемую стандартно:


Председатель—Ф.И.О.


Секретарь—Ф.И.О.


Присутствовали—состав присутствующих членов постоянно действующего органа (фамилии в алфавитном порядке, должности и название организаций, фамилии приглашенных).


На крупных и расширенных заседаниях присутствующие указываются только количественно, а пофамильный список — приложением к протоколу. Повестка дня включает в себя вопросы, прилагаемые к обсуждению. Каждый вопрос начинается с предлога «о» («об») и помещается с новой строки.


Вторая часть протокола — основная (текстуальная). В ней оформляется запись всех выступлений, т. е. фактически отражается коллегиальная работа. Строится по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Каждый раздел имеет три части — «слушали», «выступили», «постановили» («решили»), которые пишутся прописными буквами. При заранее подготовленных текстах или тезисах, выступления основного докладчика не записываются, а прилагаются к про­токолу (с соответствующей оговоркой в тексте). Вопросы фиксируются вместе с ответами.


В практике известны полные и краткие протоколы.


В кратком протоколе указывается только фамилия докладчика и тема доклада, фамилиивыступающихи принятое решение. Такой протокол, разумеется, не дает полного представления о ходе обсуждения вопроса. Он оформляется, как правило, при стенографировании или аудиозаписи заседания или при проведении совещания оперативного характера.


В ходе заседания составляется черновой вариант протокола, который в пятидневный срок должен быть согласован с выступающими, уточнен и дополнен (если секретарь что-то упустил при записи), отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями нормативно-технической документации.


Для точной и полной записи наиболее важных заседаний применяется стенография или аудиотехника. По результатам расшифровки записей выверяется и уточняется текст протокола. Стено- и фонограмма не исключают самого протокола, а в отдельных случаях хранятся совместно (таковы материалы ученых и диссертационных советов и др.).


Решения коллегиальных органов, отраженные в протоколах, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в организациях, функционирующих на принципах единоначалия, — в приказах. Довольно распространенным вариантом доведения решений до исполнителей на практике являются выписки из протоколов, содержащие необходимые реквизиты основного документа.


Проведению самого заседания предшествует основательная организационно-методическая и аналитическая работа, документируемая в свою очередь. Прежде всего — это согласование и утверждение повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление необходимых фактографических и аналитических справок по обсуждаемым вопросам, текстов или тезисов докладов, проектов принимаемых решений (постановлений). Все эти документы должны быть заранее подготовлены, размножены в нужном количестве экземпляров и своевременно доведены до участников заседаний.


Информация в протоколе, зафиксированная в тексте, часто не отражается, а дается отсылочно («текст доклада прилагается»). Документы подшиваются к протоколу с соответствующим оформлением.


Информационно-справочные документы — наиболее многочисленная группа в документообороте предприятия, организации, содержащая информацию самого различного характера о фактическом положении дел, которая может стать основой распорядительной документации.


Справка — документ, который содержит описание и подтверждение фактов, событий, ситуаций различного характера. Управленческая практика выделяет два вида такого рода документной информации:


- справки юридического характера, выдаваемые гражданам учреждениями (документы личного состава);


- справки информационного содержания, отражающие факты, события, ситуации и составляемые по запросу или указанию вышестоящих руководителей и организаций.


Справками преимущественно подтверждаются места работы (учебы), проживания, размер зарплаты, социального пособия и т. д. Составляются эти документы на общем бланке с применением типографских трафаретных текстов. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщаются сведения, и заканчивается указанием места представления справки.


Справки информационного характера подразделяютсянавнутренние и внешние. Внутренние справки оформляются на чистых листах бумаги, хотя и содержат предварительно отпечатанные основные реквизиты бланка с указанием структурного подразделения. Внешняя справка оформляется на общем бланке, ее текст может делиться на разделы с таблицами и схемами, иметь приложения. Обязателен заголовок, адекватный содержанию справки, с отражением даты или календарного пе­риода («Справка об итогах 1999—2000 учебного года»).


Докладная записка является документом, адресованным руководителю данной или вышестоящей организации, содержащим подробное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Цель записки — информирование руководства о ситуации, факте или обстоятельстве для побуждения к действию или принятию решения.


Композиционно докладная записка разбивается на две части:


- констатирующую (описательную);


-рекомендательную(выводы, просьбы и предложения).


В отдельных случаях докладными записками информируют руководство и вышестоящие органы о ходе работ (о выполнении плановых заданий, указаний), которые могут представляться регулярно, периодически и эпизодически. В зависимости от адресата, докладные записки могут быть внутренними (в пределах организации) и внешними (за пределами организации). Внутренние докладные записки составляются на листе обычного формата с реквизитами (наименование подразделения, вид документа, дата, заголовок, текст, адресат, подпись автора с указанием должности), внешние докладные записки оформляются на общем бланке и подписываются руководителем организации.


Объяснительная записка, как правило, поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, явления.По своему содержанию объяснительные записки делятся на две основные группы:


- записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и объясняющие его; сопровождающие планы и отчеты (оформляются на общих бланках, подписываются руководителями);


- записки, составленные отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, нестандартной ситуации (оформляются подобно первой группе).


Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.


Этот вид документной информации отличается значительным разнообразием, определяемым конкретным значением.Таковы: акт ликвидации (организации, предприятия), акты проверки, приема-передачи, инвентаризации, проведения испытаний, дегустации, приема завершенных строительных объектов, уничтожения документов и др.


Акт — продукт комиссионной деятельности, как правило, постоянно действующей комиссии, созданной на основании распорядительного документа. Составлению акта предшествуют: изучение существа вопроса, его правовой базы и


сопоставление фактического положения дел с действующими законодательно-нормативными актами. В процессе проверки обычно ведутся черновые записи, отражающие статистическую информацию.


Акт оформляется на общем бланке. По ряду типовых, традиционных ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, которыми стандартно определены состав и порядок размещения информации в данной разновидности документа.


Текст акта логически и композиционно состоит из вводной части (основание для составления, составители, присутствующие), текста, начинающегося словом «основание» (печатается от левого поля), состава комиссии (фамилии и инициалы в алфавитном порядке с перечислением должностей и названием учреждений), констатирующей части (с абзаца — цели, задачи, суть и результаты проведенной работы) и, наконец, заключения (выводы, заключения комиссии, предложения) и све­дения о количестве экземпляров иместеих хранения.


Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии без указания должностей. Обязателен заголовок. После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу иобязательна к исполнению. Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.


Служебные письма — наиболее распространенный и массовый вид документной информации, служащий средством обмена сведениями между юридическими и физическими лицами. В документально-информационных потоках (ДИП) и документообороте предприятия, организации они нередко составляют до 80 % общего объема документов.


Мотивация письменных обращений может быть самой различной.Их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, разъяснения, напоминания и т. д.


Письма размещаются на специальных бланках для писем, в которых, в отличие от общего бланка, есть адрес организации — автора и место для ссылки на инициативные документы.


Текст служебного письма должен быть посвящен одному вопросу и состоит из двух частей. В первой, вводной, приводятся мотивы подготовки документа, ссылки на обстоятельства, факты, события, побудившие написать письмо, или указание на решение вышестоящего органа, явившееся основанием составления письма. Во второй части даются выводы, формулируются просьбы и предложения.


Для более продуктивного восприятия текста, уяснения сущности излагаемого вопроса письмо целесообразно начинать с постановки вопроса, помещая доказательства и аргументы во вторую часть. Разновидности писем имеют свои структурные, композиционные и содержательные особенности.


Письмо-приглашение может быть адресовано как юридическому, так и физическому лицу, отражая пожелание участия адресата в каком-либо мероприятии (конференции, выставке, ярмарке) с указанием сроков проведения, места и условий участия. Письма-приглашения относятся к типу инициативных писем.


Письма-извещения сообщают о факте или событии, информация о которых может быть полезной адресату, начинаясь словами: «извещаем», «ставим в известность», «сообщаем».


Письма-напоминания информируют о приближении сроков проведения мероприятия, завершения работ, возвращения документации. Подобные письма не отличаются сложностью композиции и могут состоять фактически из одной фразы. Нередко вторая часть письма указывает на санкции и меры, применяемые к нарушителям сроков и условий.


Сопроводительное письмо направляется адресату вместе с прилагаемыми документами, разъясняя в тексте их содержание или задания к ним, начинаясь, как правило, словами: «направляем», «посылаем», «представляем». Письма подобного рода содержат сведения о виде, заголовке, дате и регистрационном номере сопровождаемого документа.


Служебные письма подразделяются на две основные группы: требующие и не требующие ответа. В ответных письмах перед заголовком дается ссылка на дату и номер инициативного письма, облегчающие поиск копии и комплектование баз данных.


Телеграмма — срочное сообщение, передаваемое по телеграфу. Круг вопросов неограничен. Передается в случаях, когда другие способы передачи информации не обеспечивают оперативность принятия решения.


Телеграмма оформляется на специальном бланке с реквизитами адресата [почтовый индекс, город, улица, номер дома, краткое (условное) наименование предприятия или фамилии получателя]. Практически все крупные организации и предприятия для экономной и упрощенной обработки телеграфных сообщений имеют зарегистрированный государственным телеграфом сокращенный адрес (иногда — с условным, кодифицированным названием организации).


Основные требования к тексту телеграммы: каждое слово должно нести максимум информации; предлоги и местоимения, некоторые частицы и знаки препинания исключаются. Если отсутствие этих частей речи приводит к искажению смысла, то они обозначаются сокращенно: «тчк», «зпт», «квч». Вопросительные, восклицательные знаки, проценты, «+», « №», «-» —пишутся словами. Количественные данные — цифрами.


Адрес, текст, подпись телеграммы печатаются прописными буквами; знаки, сокращения обозначений — строчными. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала. Адрес от текста отделяется тремя интервалами. Под текстом — должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Ниже подписи — разделительная черта, за которой указываются служебные сведения: должность, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи (отправления), адрес отправителя. Сведения под разделительной чертой не передаются.


Текст служебной телеграммы заверяется печатью, исполняется в двух экземплярах: первый передается телеграфному пункту, второй (неподписанный) — в дело.


Факс — документ, передаваемый средствами факсимильной связи (от лат.«факсимиле» — делай подобное), электрическим способом передачи плоского изображения (текста, таблиц, схем и т. п.) факсимильными аппаратами.


Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических светооптических и электронных устройств для передачи изображений оригиналов по каналам электросвязи и для приема таких изображений с их воспроизведением в виде копии (факсимиле).


При составлении текста, посылаемого в некодированном виде, рекомендуется в самой краткой форме точно и ясно изложить необходимую информацию.