Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение

Вид материала

Курс лекций

Содержание 1. Организация традиционной технологии контроля 2. Автоматизированный контроль исполнения документов

Подобный материал:

• Список публикаций кандидата экономических наук, доцента клюкина, 20.63kb.
• Заседание Совета по развитию малого и среднего предпринимательства на тему «Технопарки, 113.67kb.
• Программы «Дорожная карта бизнеса 2020» по 4 направлению, 87.75kb.
• Финансово кредитное обеспечение малого предпринимательства в условиях индустриально, 537.2kb.
• Итоги мониторинга Состояние и перспективы развития малого предпринимательства на территории, 74.33kb.
• Список научных трудов кандидата экономических наук доцента, 186.45kb.
• «Рынок ценных бумаг и его инструменты», 403.53kb.
• 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса, 89.01kb.
• 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса. Аналитическая, 30.32kb.
• Научно исследовательская работа в рамках программы «Жас Ғылым», 818.31kb.

Тема 6 Контроль исполнения документов


План лекции


1. Организация традиционной технологии контроля.


2. Автоматизированный контроль исполнения документов.


Важнейшей составной частью контроля как функции управления является контроль исполнительской дисциплины персонала, предметно понимаемый как сравнение предписываемого с фактически состоявшимся выполнением (исполнением) решений, заданий и поручений, содержащихся в документной информации.


1. Организация традиционной технологии контроля


Контроль исполнения (реквизит 18) осуществляют руководители предприятий и организаций, структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица (помощники, референты, кураторы, секретари, техники по учету и др.). Руководители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции).


Контроль за сроками(сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительной документации сосредоточен в централизованной службе ДОУ и ведется сотрудниками группы контроля (инспекции, секретариата, бюро и т. д.), в структурных подразделениях — секретарями, инспекторами, делопроизводителями.


Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, коммерческо-сбытовой, финансовой и др.) возлагается на технических работников соответствующих структурных подразделений.


Основными задачамиконтроля за срокамиисполнения документов являются:


- запоминание (учет) всех поставленных на контроль документов (указаний, поручений, заданий, мероприятий) и сохранение их до фактического исполнения;


- корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении реальной ситуации, связанной с изменением сроков исполнения, состава ответственных исполнителей и движения документов в процессе работе с ними;


- информация руководителей, специалистов и сотрудников службы ДОУ о состоянии и реальном ходе исполнения документов, реализация оперативного поиска сведений о документах по запросам;


- напоминание руководителям, специалистам и инспектирующим (контрольным) подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;


- регистрация фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов;


- анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.


В практике отечественных предприятий накоплен опыт применения коэффициентов исполнительности в оценке качества труда управленческого персонала (подсистема управления персоналом в системах качества).


Основными функциями служб ДОУ в процессе реализации обратной связи документационных процедур являются: ведение предупредительного (текущего) и последующего (итогового) контроля.


Предупредительный контроль имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнала руководителю подразделения (организации) о приближении срока исполнения и необходимости завершения работ.


Последующий контроль проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Это аналитическое обобщение данных исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий и поручений контролируемых документов.


Последующий контроль должен органически сочетаться с предупредительным контролем и является эффективным средством повышения качества управленческого труда и реальным стимулятором инициативы персонала. Практика убеждает, что ведение в организации только последующего контроля недостаточно эффективно.


В основе технологии контроля исполнения документов лежит достаточно развитая система централизованного и децентрализованного учета (регистрации) документов. Зарегистрированные документы контролируются, как правило, по двухуровневому принципу: в контрольном подразделении (специально выделенным персоналом) и в структурных подразделениях (секретариат, техник по учету, делопроизводитель).


Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и совершения определенных управленческих действий, подготовки ответных и других документов, внесения дополнений и изменений в нормативные, методические, инструктивные и другие документы.


Управленческому персоналу важно усвоить, что объектом контроля служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения.Сама же процедура контроля должна включать в себя соотнесение и сравнение заданных показателей с реально полученными, а также определять производственные приоритеты.Так, обязательному контролю исполнения подлежат обращения граждан, запросы депутатов и решения коллегиальных органов. Контролируется и сам процесс ознакомле­ния исполнителей с документами.


Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или представления закрепляется в специальном перечне-приложении к инструкции по делопроизводству и в табеле документов. Указанием руководителя организации или конкретного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, в том числе зафиксированные устные и письменные поручения.


Срок исполнения документа исчисляется календарными днями с момента получения документа организацией или же (для исходящих документов)с датыего подписания и утверждения.


Типовые сроки исполнения устанавливаются правовыми актами высших органов государственной власти, центральных, функциональных (межотраслевых), отраслевых и региональных органов управления. В практике административных органов для документов, не отраженных в перечне контролируемых, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.


В организационно-распорядительных документах срок исполнения оговаривается каждым пунктом, содержащим задания и поручения. Индивидуальный срок исполнения чаще всего определяется руководителем в соответствующей резолюции. Срок исполнения не должен превышать типового для данной категории документов. При этом следует помнить о том, что продление типовых и индивидуальных сроков исполнения во всех случаях допускается с разрешения установивших их руководителей и организаций. Продление срока оформляется письменно после получения документа или за 2—3 дня до истечения срока. Мотивация продления обязательна. При продлении срока решается вопрос об изменениях в содержании задания и в составе исполнителей.


Технологический процесс контроля исполнения включает в себя следующие стадии:


- постановку документа на контроль;


- непосредственное ведение контроля;


- снятие документов с контроля;


- анализ и обобщение результатов контроля. Рассмотрим эти стадии подробнее.


Постановка документов на контроль состоит из следующих операций:


1. выявление объема и номенклатуры документов, подлежащих контролю;


2. заполнение РКК с дополнительными экземплярами для формирования контрольной картотеки;


3. контроль сроков документации, находящейся на рассмотрении руководства. Внесение в РКК резолюции и передача документа исполнителю;


4. размещение РКК в контрольные картотеки службы ДОУ и структурного подразделения.


Выявление контролируемых документов производится службой ДОУ одновременно с их предварительными оценками и рассмотрением. Определяющий критерий отбора — содержание самого документа. Документы обязательного контроля определяются соответствующим перечнем. Необходимость контроля сроков получения ответов на инициативные документы определяется при их подписании.


Началом цикла контрольных операций следует считать момент регистрации документов. Документы, поставленные на контроль непосредственно руководителем, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК.


При контроле исполнения сложных документов (приказов, программ, актов экспертизы, технико-экономических заключений, бизнес-планов и т. п.) заполняются дополнительные РКК. Комплекты контрольных карт оформляются и в случаях контроля исполнения устного поручения или при возврате к исполненному ранее документу.


Формирование контрольной картотеки производится по календарным срокам исполнения, размещение — в 31 ячейке (по дням месяца) и двух дополнительных отделениях (длякарточекпросроченных и переходящих на следующий месяц заданий и поручений). Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений либо по фамилиям ответственных исполнителей (в алфавитном порядке). Для картотеки целесообразно и создание рубрик (подрубрик).


Картотека в конце каждого месяца (за 2—3 дня до его окончания) пополняется РКК дополнительного отделения,отражающимидокументы, исполнение которых намечено на следующий месяц.


Практика документационного обеспечения убеждает в том, что специалисты-исполнители не должны вести контрольные (локальные) картотеки из-за их трудоемкости. Папки-досье документов в этом случае предпочтительнее. Планирование работы и самоконтроль специалиста проще организовать на основе предметной систематизации документов по критериям актуальности и срочности (приоритетности). Специалисты-документоведы нередко шутят по этому поводу: «Эффекта можно достигнуть даже от подвесного хранения документов».


Непосредственное ведение контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения:


1) внесение в РКК отметок о перемещении документа;


2) устное (письменное) напоминание исполнителю о приближении срока окончания работ над документом (за 10, 5, 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зоне РКК «Контрольные отметки»;


3) составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени;


4) регулярное информирование руководителей о ходе исполнения заданий и поручений, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;


5) внесение в РКК отметок об изменении сроков исполнения, состава работающих с документами специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в массивах информации;


6) выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей.


Снятие документов с контроля представляет собой совокупность следующих операций:


1) принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ;


2) внесение отметки об исполнении документа в РКК;


3) информирование службы ДОУ об исполнении контролируемого (централизованного) документа;


4) перемещение РКК изконтрольнойв справочную картотеку;


5) формирование контролируемого документа в дело.


Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе (резолюции руководителя), сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или наличия документированного подтверждения факта исполнения. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания исходящего или внутреннего документа.


На практике операции по снятию с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении документа (поручения) переносится секретарем из контролируемого объекта в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленного результата контроля недопустимо.


При централизованном контроле исполнения секретарь (уполномоченный) направляет оформленную карточку или по телефону сообщает факт исполнения в службу ДОУ для снятия документа с контроля.


Освобождающаяся после снятия с контроля РКК должна использоваться для формирования информационно-справочного аппарата, облегчающего ретроспективный поиск.


Анализ и обобщение результатов и стать важным критерием определения контроля состоят из следующих операций:


- составления итоговых перечней, количественных сводок и справок о результатах контрольной работы (за месяц, квартал, год);


- передачи итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководства;


- выработки и осуществления мер стимулирования повышения уровня исполнительской дисциплины (коэффициента исполнительности).


Анализ состояния исполнения документов — важная функция службы ДОУ. Он должен обеспечить гласное, сопоставимое и демократичное обсуждение результатов контроля форм и степени морального и материального стимулирования работников аппарата управления и эффективности управленческих процессов.


2. Автоматизированный контроль исполнения документов


Автономные (локальные) автоматизированные системы (подсистемы) контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ (АС КИД, АСК, АКИД и др.), а также подсистема АС ДОУ предназначались в основном для оперативного обеспечения руководства полной и достоверной информацией об объемах и номенклатуре контролируемых документов, заданий, поручений и состояли в исполнении, ведении предупредительного контроля, аналитико-синтетической обработке информации о состоянии исполнительской дисциплины в конкретных подразделениях.


Внедрение автоматизированных рабочих мест специалистов по документной информации на базе современных ПЭВМ требует внимательного и критичного отношения к опыту внедрения и эксплуатации автоматизированных систем документной информации (к примеру, АС КИД), контроля исполнительской дисциплины и его широкого использования в развитии интегрированных систем управления с ведением различных баз данных и знаний (БД и БЗ).


Так, основными задачами АС КИД являлась реализация следующих технологических процессов:


- формирования и ведения БД по всем массивам документов, поставленных на контроль;


- сигнального информирования руководителей и специалистов о документах, поставленных на контроль, и документах с истекшими (истекающими) сроками исполнения;


- периодической выдачи информации о состоянии выполнения текущих и ранее выданных поручений, зафиксированных организационно-распорядительными документами;


- выдачи целевой (фактографической) информации по разовым запросам о ходе выполнения конкретных документов (заданий);


- справочно-информационной работе по исполненным документам;


- выдачи итоговых или промежуточных результатов контроля исполнительской дисциплины (коэффициентов исполнительности) по подразделениям и конкретным исполнителям.


Функционирование АС КИД обеспечивалось не потерявшим актуальности пакетом прикладных программ в составе:


- ввода и контроля исходной информации;


- обработки и формирования машинного архива (БД) документов;


- ведения (корректировки) информационного массива;


- обработки запросов, в том числе в режиме диалога («запрос — ответ»);


- формирования выходных массивов данных и др.


Разработке автоматизированной системы контроля исполнительности должно предшествовать создание информационно-документационного обеспечения в виде совокупности классификаторов и первичных форм входной (первичной), машиноориентированной информации и соответствующих форматов: машино- и видеограмм для реализации предупредительного и итогового контроля.


В практике информационно-документационного обеспечения широко распространены классификаторы:


- корреспондентов;


- структурных подразделений;


- руководителей и специалистов;


- тематики (содержания) контролируемой документации и др. Составлению классификаторов должно предшествовать


глубокое изучение государственных классификаторов технико-экономической информации. При этом сохраняется основное требование к комплексу входных и выходных документов, фиксирующих контрольную информацию, — информационная совместимость документов по составу и номенклатуре формализованных показателей. Состав информации входных документов должен быть минимизирован, но при этом должен обеспечивать совокупность потенциальных запросов потребителей и информативность (содержательность) выходных документов.


Достаточно распространенным на практике условием реализации АС КИД является совмещение традиционной, ручной (в подразделениях) и автоматизированной (в службе ДОУ) систем управления документопотоками.


Входные документы АС КИД несут, как правило, переменную информацию и включают в себя машиноориентированные РКК и контрольные карточки (с зоной «обратная связь»), перечни документов, подлежащих контролю и другие документные формы, предназначенные для формирования машинного массива документной информации и его необходимой корректировки.


Наиболее эффективным для формирования БД автоматизированных систем контроля является типовая РКК с набором оптимального количества реквизитов, входящая в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, регламентируемой соответствующим ГОСТом. Применение типовой РКК позволяет избавить контрольную группу специалистов от составления других входных документов, сводя операции корректировки (внесения изменений) и снятия документа с контроля к составлению новой РКК и вводу ее непосредственно с дисплея.


Разумеется, ввод в качестве входных самих контролируемых документов, унифицированных по форме и содержанию, является более перспективным.


Выходные документы систем автоматизации контрольных процедур фиксируют как промежуточную, так и результативную информацию о функционировании самой системы (перечни, сводки, напоминания). Бумажный носитель в виде машинограммы — типичная форма выходного документа. Выходная информация по запросам отображается на дисплее и распечатывается в формате, предпочтительном для пользователя. Однако во многих случаях бывает достаточно видеограммы для оценки результатов контроля исполнения.


Выходная информация автоматизированного контроля исполнения по интервалам выдачи делится нарегламентируемую(периодическую) и нерегламентируемую (непериодическую).


Регламентируемая информация выдается, как правило, в определенные сроки (по графику). Потребность в нерегламентируемой информации возникает хаотично и отображается запросом, который реализуется либо письменно, либо вводится с помощью клавиатуры дисплея. Запросы могут мотивироваться срочностью, важностью, приоритетностью и другими критериями управления.


Обилие информационных потребностей пользователя объясняет широту номенклатуры и тематики выходных документов (традиционных и безбумажных). Этокасается, к примеру, выходных документов регламентируемого (за 30, 15, 10, 3 дня) предупредительного контроля, включающего в себя: напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы, перечень контролируемых документов со сроками окончания работ в следующем отчетном периоде; перечень (сводка) документов с истекшими сроками исполнения; машинограмма заполненной РКК на исполненный документ.


Другой группой выходных документов АС КИД является достаточно представительная совокупность регламентируемых и нерегламентируемых перечней и сводок о состоянии исполнения заданий, поручений, отраженных в документной информации за определенный период времени. Аналитические признаки документов при этом могут быть самыми различными.


Группировочными признаками сведений о состоянии исполнения документов могут быть:


- сроки исполнения;


- неисполнение (просроченное и непросроченное);


- своевременность (непросроченное исполнение);


- содержание документов;


- фамилии специалистов, работающих с документами;


- структурные подразделения;


- авторство документов;


- виды (типы) документов.


Разумеется, поиск документной информации по группировочным признакам проще вести с помощью дисплея, на котором в процессе машинного диалога высвечивается их типовой состав («меню») с указанием последовательности дальнейшего поиска по подпризнакам.


Технология обработки и движения документной информации в автоматизированных системах контроля исполнительской дисциплины (АС КИД) включает в себя три последовательных этапа: домашинный, машинный и послемашинный. В традиционных автоматизированных системах (не использующих видеотерминалов на рабочих местах пользователя) домашинный и послемашинный этапы содержали комплекс ручных операций, связанных с подготовкой пакетов исходной, корректирующей и запросной информацией.


Домашинный этап технологии ДОУ, как правило, содержал: отбор и систематизацию документов (с учетом приоритетов важности и срочности); регистрацию документной информации на машиноориентированных РКК; заполнение карточек с изменениями данных, оформление бланков и т. д.


Автоматизированный контроль, в сущности, начинался с момента передачи документов специалистам подразделений, не охватывая периода рассмотрения документов руководством, когда наблюдаются существенные задержки в решении актуальных вопросов.


Этап машинной обработки состоял из операций переноса данных на машинный носитель, контроля достоверности данных, обработки информации по заданной программе и выводе промежуточной или результативной информации для предварительной оценки.


На послемашинном этапе распечатанные машинограммы передавались в службу ДОУ для отправки руководителям структурных подразделений.


Подсистема АС ДОУ «Контроль исполнения документов» позволяла максимально сократить трудоемкость и длительность домашинного и послемашинного этапов, вести контроль исполнения с момента регистрации документов. Важное технологическое достоинство подсистемы — безбумажная реализация прямого доступа пользователя к документной информации.


В отдельных крупных организациях накоплен опыт обеспечения руководства итоговыми документами АС КИД по принципу «контроля по отклонениям», когда отсутствие информации («обратной связи») рассматривается как реальное сообщение о нормальном ходе контролируемого процесса. Это позволяет не отягощать руководителей избыточной информацией и передавать сообщения только о нестандартных ситуациях (предполагаемом срыве исполнения заданий, отсутствии исполнителя и пр.).


При интеграции локальных АРМ, реализованных на базе современных ПЭВМ, руководитель получает возможность избирательного рассмотрения документной информации и, в частности, о ходе исполнения любого документа.


Несомненно, применение современных информационных технологий позволяет достаточно эффективно организовать контроль исполнения документов в аппарате управления. Это касается технического и программного обеспечения контрольных процедур, которое было нами рассмотрено ранее.

В настоящее время нет недостаткавразличногорода проектах, связанных с ликвидацией бумажного носителя документной информации и приоритетом безбумажных документных технологий. Обилие предложений по использованию возможностей Интернета, электронной почты и других впечатляющих достижений научно-технической революции не может, однако, заменить реально сложившиеся технологии, связанные с использованием бумажного носителя информации. Причин тому масса: это и проблемы юридической природы документа, его долголетия и защищенности от различного рода подделок и фальсификаций. Значительная часть проблем связана с иден­тификацией подписей, печатей и других атрибутов управленческих процедур, реальной замены которым современное общество еще не предложило.