Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение

Вид материала

Курс лекций

Содержание 2. Должностная инструкция специалиста по документной информации 3. Инструкция по делопроизводству структурного подразделения 1. Понятие, структура и объем документооборота 2. Технология приема, обработки и распределения документов 3. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков

Подобный материал:

• Список публикаций кандидата экономических наук, доцента клюкина, 20.63kb.
• Заседание Совета по развитию малого и среднего предпринимательства на тему «Технопарки, 113.67kb.
• Программы «Дорожная карта бизнеса 2020» по 4 направлению, 87.75kb.
• Финансово кредитное обеспечение малого предпринимательства в условиях индустриально, 537.2kb.
• Итоги мониторинга Состояние и перспективы развития малого предпринимательства на территории, 74.33kb.
• Список научных трудов кандидата экономических наук доцента, 186.45kb.
• «Рынок ценных бумаг и его инструменты», 403.53kb.
• 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса, 89.01kb.
• 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса. Аналитическая, 30.32kb.
• Научно исследовательская работа в рамках программы «Жас Ғылым», 818.31kb.

Тема 4 Организация делопроизводства


План лекции


1. Функции службы документационного обеспечения.


2. Должностная инструкция специалиста по документной информации.


3. Инструкция по делопроизводству структурного подразделения.


Служба документационного обеспечения управления может иметь различный статус: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат, отдел обработки и защиты информации. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, работу службы может выполнить секретарь.


Функции, права и содержание деятельности, т. е. организационно-правовые и методические принципы работы службы ДОУ, определяются положением о ней, структура службы и ее задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документной информацией.


7. Функции службы документационного обеспечения


В своей деятельности документационные подразделения руководствуются законами, указами, постановлениями правительства, приказами и распоряжениями соответствующих руководителей, положениями о службе и Единой государственной системы ДОУ, правилами работы архивных учреждений, инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями работников службы, государственными стандартами на унифицированные системы документации (в том числе на си­стему организационно-распорядительной документации).К основным функциям службы подразделения относятся: - полное информационно-документационное обеспечение функционирования организации: сбор, учет, первичная обработка и отправка корреспонденции, распределение, доставка, изготовление и размножение (тиражирование) документов, контроль за их исполнением, формирование дел (баз данных),


текущее хранение и подготовка к передаче массивов документной информации в архив;


- подготовка машиноориентированных и машиночитаемых форматов документной информации;


- организационно-методическое руководство иконтроль за реализациейтехнологических процедур ДОУ во всех структурных подразделениях предприятия (организации);


- систематическое совершенствование информационно-документационного обеспечения на основе компьютеризации и применения современных информационных технологий и средств оргтехники;


- непрерывное повышение квалификации работников службы ДОУ.


Вся работа по документационному обеспечению состоит, в сущности, из непосредственного оперативного обслуживания документной информацией и организационно-методическими материалами всего комплекса работ по информационно-документационному обеспечению.


Предпочтительно служба ДОУ должна представлять собой самостоятельное структурное подразделение, централизованно обрабатывающее весь документально-информационный поток предприятия (организации).


В крупных и средних организациях эта служба имеет сложную структуру, в которую входят: секретариат, юридический и общий отделы, экспедиция (с функциональными группами обработки), учетно-справочная часть, контрольно-инспекторская группа, бюро по работе с обращениями граждан, машинописное бюро, участок оперативной полиграфии, архив и инспекционно-методическая группа.


В небольших организациях и учреждениях роль структурных подразделений службы ДОУ могут выполнять отдельные должностные лица. Номенклатура должностей работников службы ДОУ определяется в соответствии с единой номенклатурой должностей служащих, утверждаемой Комитетом по труду и социальным вопросам.К ним относятся категория руководителей (начальники и их заместители, помощники руководителя), секретари, архивариусы, инспектора, стенографисты, секретари-референ­ты, экспедиторы, курьеры, редакторы, корректоры).


С 1988 года в квалификационный справочник должностей введена должность документоведа, получающего высшее образование по специальности: «Документовед. Организатор делопроизводства».


Нет смысла доказывать истину, что основными факторами штатного состава службы ДОУ являются: объем документооборота, общая численность персонала и количество структурных подразделений, получаемых и обрабатываемых документов за конкретный календарный период (год).


2. Должностная инструкция специалиста по документной информации


Основой рациональной и эффективной организации управленческого (в том числе и документационного) труда является однозначное распределение функций и служебных обязанностей между сотрудниками структурного подразделения организации, предприятия.


При этом разделение труда закрепляется требованиями должностной инструкции, определяющей организационно-правовое положение работника в подразделении.


Композиционно и логически должностная инструкция разрабатывается на основе требований квалификационного справочника должностей служащих, типовых должностных инструкций и конкретных условий и потребностей данного рабочего места. Инструкция является своеобразным алгоритмом трудовой функции, определяющим не только то, что требуется делать, но и регламентирующим качество и последовательность тех или иных технологических операций.


Должностная инструкция — приоритетный и ответственный документ, описывающий организационные и методические параметры труда каждого сотрудника.


Структура инструкции, как правило, состоит из традиционных разделов:


- общие сведения;


- функции, права и обязанности работника;


- взаимоотношения (по вертикали и горизонтали);


- ответственность и стимулирование (оценка качества труда). Все разделы, формулировки и положения инструкции


должны быть четкими, категоричными и недвусмысленными. В разделе «Общие сведения» перечисляются основные задачи должности, порядок приема и увольнения, профессиональные (квалификационные) требования к сотруднику, его подчиненность и нормативные документы, определяющие организационно-правовой статус работника.


Раздел «Функции» определяет конкретный производственный участок, обеспечиваемый данным сотрудником с перечислением конкретных видов выполняемых им работ. Так, делопроизводство как функция должности, предусматривает: контроль отметки об исполнении документов, оформление их для надежного хранения и выдачи во временное пользование, подготовку документов к передаче в архив организации.


Раздел «Обязанности» излагает порядок выполнения работ, сроки и методы выполнения каждой операции (дифференцирование, эшелонирование документов и их регистрация), количество экземпляров РКК и т. д.


Именно разделы «Функции» и «Обязанности» должны содержать подробные методические указания о существе и порядке выполнения различных технологических операций с документной информацией.


Раздел «Права» излагает правовые возможности работника, свои должностные функции в трудовом процессе.


Раздел «Взаимоотношения» в документационных процессах весьма актуален, т. к. указывает, когда, от кого и в каком виде работник получает информацию и документы, и кому, когда и в какой форме они передаются и согласовываются.


Раздел «Ответственность и стимулирование» содержит основные меры ответственности, которые несет работник в случае небрежного и несвоевременного выполнения своих обязанностей и критерии оценки качества труда должностного лица.


Должностная инструкция проходит основательную процедуру согласования и утверждается руководителем структурного подразделения, в котором трудится данный работник. Ее утверждение в большинстве случаев — прерогатива первого руководителя (работодателя).


3. Инструкция по делопроизводству структурного подразделения


Документационное обеспечение управления (ДОУ) в целом регламентируется инструкцией по делопроизводству, которая разрабатывается на основе общегосударственной системы ДОУ, основных правил работы ведомственных архивов, комплекта ГОСТ «Унифицированные системы документации», методических и инструктивных ведомственных материалов.


В структурных подразделениях организации, предприятия, располагающих техническими, материальными и кадровыми ресурсами, разрабатываются и внедряются специализированные инструкции по делопроизводству, отражающие специфику и объемы работ с документной информацией. Таковы отделы научно-технической информации, обработки и комплексной защиты информации, проектно-конструкторские и научно-исследовательские подразделения, располагающие большими объемами технической и технологической информации.


Логико-композиционное построение инструкций по делопроизводству структурных подразделений, в сущности, адекватнотиповым, но отдельные разделы документов разрабатываются и согласовываются с компетентными ведомственными и межведомственными организациями, выполняющими сходные документационные операции.


Инструкция по делопроизводству отдела, службы указанного профиля разрабатывается и согласовывается с руководителем централизованной службы документационного обеспечения. Отдельные положения инструкции могут быть положены в основу работы аттестационных комиссий и процедур оценки качества труда персонала, занятого обработкой и хранением документной информации.


Тема 5 Организация документооборота


План лекции


1. Понятие, структура и объем документооборота.


2. Технология приема, обработки и распределения документов.


3. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков.


Документально-информационные потоки на предприятии, в организации являются составной частью информационной среды, в которой находятся десятки, сотни подразделений и специалистов, требующих количественного и качественного упорядочения документов с целью их эффективного применения.


1. Понятие, структура и объем документооборота


Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса.


В свою очередь, само движение документов —этопрежде всего перемещение управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления.


Перемещение документов в организации не может быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических операций по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами,контролю засвоевременным рассмотрением и исполнением документов, их рациональному хранению.


Таким образом, документооборот — это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.


Практика управления выработала основные требования к реализации документооборота:


1. Перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций.


2. Избирательность доставки документной информации руководителям и специалистам в соответствии с их потребностями и функциональными обязанностями.


3. Технологическая и практическая обусловленность перемещения документов.


4. Простота и однообразие маршрутов и состава технологических операций для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования).


Указанные требования сохраняют свою правомочность и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий.


Документооборот на практике представляет собой технологический процесс с его структурными составляющими — документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом:


- нисходящий (входящий, входной) документопоток;


- восходящий (исходящий, выходной) документопоток;


- горизонтальный (внутренний, циркулирующий) документопоток.


Функционирование указанных документопотоков характерно не только для предприятия (организации) в целом, но и для конкретного структурного подразделения или автоматизированной системы.


Каждый из потоков характеризуется количественной и качественной определенностью (вектором, составом и объемом) перемещающихся документов.


Так, нисходящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя: документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т. д.), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов.


Восходящий документопоток (письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам.


Горизонтальный документопоток, обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию. При этом внутренняя переписка между структурными подразделениями, как правило, исключается. Суммарное количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной багровой величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, средств автоматизации и оргтехники, определения круга сотрудников структурных подразделений, занятых информационно-документационными процессами. Сопоставление многолетних объемов документной информации позволяет выявить тенденцию динамики документооборота и предложить меры по его рациональному уменьшению.


На практике ежедневный количественный учет осуществляется для всех без исключения документов: входящих, исходящих (как регистрируемых, так и нерегистрируемых). При этом следует иметь в виду, что внутренние документы регистрируются по месту их составления.


Сам подсчет документов фиксируется по групповым признакам (документов и корреспондентов) в виде простой дроби, числителем которой является количество основных документов, а знаменателем — количество копий.


Подсчет количества машиночитаемых документов выполняется по учетным карточкам и журналам вычислительного центра (ВЦ) или соответствующего АРМ.


Технологический процесс обработки и перемещения нисходящего документационного потока целесообразно оптимизировать в виде следующих типовых процедур:


- прием и первичная обработка документов;


- предварительная экспертиза и селекция документов;


- регистрация документов с синхронным ведением справочно-информационного фонда (СИФ), баз данных и баз знаний (БД, БЗ);


- ознакомление руководителя и отправка документов в структурные подразделения;


- выполнение заданий и поручений, отраженных в документной информации;


- контроль исполнения документов (реализация обратной связи).


2. Технология приема, обработки и распределения документов


Прием и первичная обработка документов координируются в одном из подразделений централизованной службы ДОУ (экспедиции, секретариате — при децентрализации).


Служебная корреспонденция доставляется в экспедицию из почтового отделения самостоятельно с соответствующей регистрацией. Вся корреспонденция вскрывается (за исключением писем в общественные организации и с пометой «лично»).


После извлечения документа из конверта проверяется правильность его адресования, наличие, комплектность, целостность документа и приложений к нему. При некомплектности или повреждении документа на нижнем поле последнего листа делается соответствующая запись и извещается корреспондент. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме тех, которые хранят адресные и регистрационные признаки. Конверты обращений граждан практически всегда сохраняются.


Машиночитаемые документы передаются после экспедиционной обработки сопроводительных документов. На всех без исключения документах проставляется регистрационный штамп входящего номера и текущей даты. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.


На данном этапе технологического процесса определяется наиболее короткий маршрут передвижения документа к исполнителю. При селекции (распределении) документов по адресатам формируются следующие группы документной информации:


1. Документы, направленные руководству без указания структурного подразделения.


2. Обращения граждан, в том числе и адресованные структурным подразделениям.


3. Документы, адресованные структурным подразделениям.


Документы всех групп до передачи их к дальнейшей обработке могут быть (в пакетном режиме) введены через АРМ специалиста-документоведа в автоматизированную систему документационного обеспечения управления.


Документы первой и второй групп передаются канцелярии, третьей — сортируются по подразделениям с помощью папок-досье или секционных шкафов с ячейками абонентов.


Руководитель канцелярии (секретарь-референт) знакомится с содержанием и распределяет документы в зависимости от их содержания и классификации.


Руководителю же организации и его заместителям направляются наиболее важные и срочные документы по наиболее принципиальным, сложным и приоритетным вопросам основной деятельности. Обращения (заявления, письма) граждан — должностному лицу, компетентному в решении отражаемого в документе вопроса.


Документы, не требующие решения на уровне руководства организации, распределяются по структурным подразделениям с пометой (индекс подразделения, фамилия специалиста-исполнителя), которая идентична резолюции руководителя.


В подразделении предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов ведется ответственным лицом (секретарем, делопроизводителем, техником по учету), ответственным за их обработку.


Предварительное рассмотрение и диспетчеризация документов осуществляетсяв автоматизированных системах с помощью дисплея на базе ПО в режимезадачи «прокладка маршрута» путем внесения в базу данных отметок (команд) о направлении передачи документа.


Порядок работы с документами, так же, как и ихсоставлениеи оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах, пакет которых состоит из двух частей. В первой части содержатся общегосударственные нормативно-методические документы:


- « Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;


- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации;


- ГОСТР6.30-97;


- «Основные правила работы ведомственных архивов»;


- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.


В учреждениях, имеющих дело с любыми видами обращений граждан, рекомендуется руководствоваться Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, в которых регламентирован порядок и методика работы с этой категорией документов.


Вторая часть пакета формируется организационными и нормативными документами самой организации. К ним относятся:


- устав (положение) организации;


- положение о структурном подразделении;


- должностные инструкции работников структурного подразделения;


- инструкция по делопроизводству данной организации;


- номенклатура дел;


- табель форм документов организации или подразделения.


3. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков


Основная цель регистрации документов — ввод в традиционную (автоматизированную) информационно-справочную систему исходных сведений о документах для реализации функций поиска, учета, контроля и справочной работы.


Факт самого ввода отражается присвоением документу регистрационного индекса, который служит учетным и адресным (координатным) признаком документа.Регистрации подвергаются все документы, требующие практического применения (организационно-распорядительные, планово-отчетные, финансово-кредитные, бухгалтерские) как машинного, так и традиционного (ручного) исполнения.


Основные требования к регистрации: однократность, оперативность, ответственность, сочетание централизации и децентрализации. Децентрализованная регистрация характерна для предприятий и организаций, отличающихся сложной и достаточно разобщенной (территориальной) структурой и наличием многочисленных пунктов передачи документной информации. Документы, передаваемые руководству, регистрируются в канцелярии; обращения граждан — в службе заявлений и писем. Например: секретарь директора по сбыту. В структурных подразделениях документы регистрируются специально назначенными лицами.


Централизованная регистрация распространена в средних и небольших организациях в одном пункте (канцелярия, бюро, группа, отдел ДОУ). В министерствах, ведомствах, региональных органах исполнительной и законодательной власти централизация регистрационных процедур осуществляется в автоматизированном режиме. Исключение составляют, пожалуй, только письма граждан.


Экономическая эффективность централизованной регистрации очевидна. Это ощутимое сокращение трудоемкости обработки документов в подразделениях и формирование единой информационно-справочной системы по рациональному использованию информационных ресурсов.


Технология и места регистрации документов регламентируются специальной инструкцией по документационному обеспечению, к которой в качестве приложения целесообразно приобщить: перечень нерегистрируемых документов (поздравления, памятные адреса, рекламные листки, проспекты и каталоги), классификаторы корреспондентов, структурных подразделений, их руководителей и специалистов, видов (типов) документов, направлений деятельности и обращений граждан — номенклатура дел.


Документы регистрируются в день их поступления в организацию. Процедура регистрации предусматривает индексирование документа (реквизит 10) и внесение исходных данных о документе в одну из регистрационных форм.


Технология самого индексирования сводится практически к присвоению документу индивидуального условного обозначения (отлат. «индекс»—указатель, список), символизирующего принадлежность документа к конкретной классификационной группе и порядковый номер в этой группе.


Классификационные группы формируются в соответствии с предметными, содержательными и авторскими признаками документа. Индексы находят себе практическоеприменениекак в традиционных, так и в автоматизированных технологиях учета, поиска и систематизации документов.


Процедура индексирования документа должна отвечать критериям унификации и стабильности, базируясь на номенклатуре (от лат.«роспись имен») дел конкретного предприятия (организации). Таким образом, индекс как координатный признак документа состоит из порядкового номера и номенклатурного обозначения, отделяемые друг от друга косой чертой, например: 127/05—12, где


127 — порядковый номер документа в деле,


05 — индекс подразделения,


12 — номер дела.


Для рационализации обработки документной информации индекс может усложняться за счет его дополнения и некоторыми другими признаками: корреспондента, вида документа, структурного подразделения (места хранения). На практике довольно часто при индексировании обращений граждан (писем, заявлений, жалоб) добавляется первая буква фамилии заявителя. Например: 35/22—27/Б.


Выбор классификационных групп должен соответствовать разделам или рубрикам справочной базы данных (картотеки). Сквозную (валовую) нумерацию всего документально-информационного потока применять не рекомендуется из-за осложнения поисковой и справочной работы с массивом документов.


Ответным документам при их поступлении на вход в систему ДОУ новый индекс, как правило, присваивается очень редко, т. к. факт поступления отражается в зоне «отметка об исполнении» соответствующей регистрационной формы (журнальной, картотечной).


Журнальная форма регистрации документов в организациях со значительным (более 10 тыс. документов в год) документооборотом не рекомендуется из-за технологических осложнений: формального характера валового упорядочения документов, сложности поисковых и справочных операций, неизбежности многократной регистрации и сложности контроля маршрутов движения документов в процессе рассмотрения, диспетчеризации и исполнения.


Картотечная форма регистрации документов лишена недостатков журнальной.Однократное заполнение с помощью пишущей машинки или ПЭВМ нескольких экземпляров регистрационной карточки на каждый документ позволяет ликвидировать повторную регистрацию в структурном подразделении и формировать справочные и контрольные картотеки по различным тематическим и адресным признакам.


Многолетняя практика регистрации документной информации с помощью единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) убедила в целесообразности отображения реквизитов:


- автор (корреспондент);


- название документа;


- дата документа;


- индекс документа;


- дата поступления;


- индекс поступившего документа;


- заголовок документа (аннотация);


- резолюция руководителя;


- срок исполнения;


- отметка об исполнении;


- номер дела.


Дополнительными реквизитами могут быть: расписка в получении, отметка о выполнении, приложения.


Расположение реквизитов, размерность зон размещения информации определяются организацией самостоятельно и регламентируются соответствующей инструкцией. Машиноориентированная форма карточки предпочтительна.


Обращения граждан регистрируются на РКК с реквизитами: корреспондент, отметка о предыдущих обращениях, вид документа, количество листов; автор, индекс сопроводительного письма, дата, индекс поступившего документа; краткое содержание; ответственный исполнитель; резолюция, автор резолюции; срок исполнения (на лицевой стороне); дата передачи на исполнение; отметка о промежуточном ответе и дополнительном запросе; контрольные отметки; дата, индекс ответа;адресат; содержание; отметка о снятии с контроля; подпись контролера; номер дела, тома, количество листов (на оборотной стороне).


Для изготовления РКК применяется формат А5 (148x210 мм). Количество заполняемых РКК не должно превышать четырех. Для ввода в автоматизированную систему ДОУ заполняется машинно-ориентированная РКК или осуществляется операция непосредственного ввода с документа без предварительного заполнения РКК.


При традиционном подходе к обработке документной информации формируется справочная, контрольно-справочная (для писем граждан) картотеки и картотека документов, находящихся на контроле.


Представляется целесообразным рассмотреть специфику построения этих картотек для рационализации документооборота.


Справочная картотека (файл) состоит из двух частей: карточек (массива) на неисполненные документы (в том числе и направленные для ознакомления) и массива на исполненные документы.


В группе поступивших документов карточки (данные) систематизируются по корреспондентам, а внутри — по структурным подразделениям, руководителям, специалистам, и, наконец, — по датам поступления.Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления документов.


Контрольно-справочная картотека по письменным обращениям граждан формируется по алфавиту фамилий заявителей. Для обобщения и анализа данных целесообразно ввести аналитический раздел (по тематическому принципу). В подразделении аналогичная картотека имеет справочный раздел с систематизацией, рекомендованной для справочной картотеки.


В условиях автоматизации документационных процессов указанные картотеки являются страховыми информационными массивами и средствами сервисного назначения. При этом нельзя забывать о том, что автоматизация только регистрационных процедур резко (до 50 %) снижает их трудоемкость и одновременно повышает оперативность формирования и ведения справочно-информационной системы в рамках АС ДОУ.


Основная часть поступивших документов (до 80 %) направляется в структурные подразделения для исполнения (ознакомления) и использования в работе. На документах, требующих возврата, ставится штамп «ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ». В РКК делается отметка о передаче документа: индекс подразделения, дата, фамилия получившего документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную группу канцелярии, второй — передается в службу ДОУ подразделения.


Документы, требующие рассмотрения руководством, направляются секретарям руководителей. РКК на документы помещаются в справочную и рабочие картотеки группы регистрации. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления; по сложным, многоаспектным вопросам — в срок, не превышающий двух дней.


Решение, принятое руководителем, отражается в его резолюции. Корреспонденция с пометкой «лично» вскрывается самим руководителем.


После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в группу регистрации.


Срочные и особо важные документы рекомендуется передавать руководителям до регистрации с возможным предварительным ознакомлением с их содержанием компетентных специалистов. После рассмотрения руководителем документы возвращаются в службу ДОУ (общий отдел, канцелярия) для переноса резолюции в РКК и внесения отметки о дальнейшем продвижении документа, который с одним экземпляром РКК направляется конкретному исполнителю.


Документы, с которыми должны работать несколько подразделений, передаются им поочередно по «кольцевой почте» (в оригинале) или одновременно (в копиях). Оригинал передается специалисту, названному в резолюции первым и ответственному за выполнение всех заданий по документу. В структурных подразделениях соблюдается аналогичный порядок рассмотрения документов, которые повторно не регистрируются. Все маршруты перемещения отражаются в РКК. В отдельных случаях допустимо рассмотрение документа после завершения его исполнения одновременно с подготовленными для подписания проектами отправляемых или внутренних документов.


Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя в режиме «Работа с машинной папкой документов» позволяет:


1. Работать с видеокадром, имея возможность распечатки.


2. Выводить на дисплей без предварительной подготовки необходимую документную информацию (правовую, нормативную, распорядительную и др.) и ее фрагменты.


3. Знакомиться с документами по мере их ввода (в удобное для пользователя время).


4. «Листать» кадры, отображающие многостраничные документы.


5. Вводить резолюции в режиме «Меню» из типового набора (банка) исполнителей, заданий и сроков исполнения.


6. Вводить индивидуализированные резолюции с клавиатуры.


7. Формировать на экране дисплея текст ответного документа.


8. Хранить документы в оперативной памяти ЭВМ режимом ожидания (выработки решения) и т. д.


Доставка традиционно подготовленных документов в структурные подразделения осуществляется по графику внутреннего распорядка службы ДОУ курьерами или явочными способами (рассылкой по ячейкам абонентских стеллажей). Разумеется, срочные документы должны доставляться немедленно, а остальные — с реализацией принципа приоритетности и административной важности.


Этап исполнения документов — важное организационное звено в технологических схемах документационного обеспечения. В обработке поступивших документов этот этап — завершающий, а для отправляемых и внутренних документов — начальный.


Технология обработки идвижения


. / Менеджмент / Теория и практика документной информации / Тема 5 Организация документооборота

отправляемых и внутренних документов на стадии их подготовки включает в себя следующие последовательно реализуемые процедуры:


- исполнение документов (составление, оформление, согласование, утверждение ответных или инициативных документов);


- регистрация;


- экспедиционная обработка (для отправляемых документов);


- передача на рассмотрение, принятие решения и исполнение (для внутренних документов).


Составление ответного или инициативного документа (текста, прежде всего) — начальная творческая операция, входящая в этап исполнения документов, которая осуществляется руководителями и специалистами в пределах своей компетенции. Инициативные документы адекватно отражают решения руководителей, принимаемые при реализации управленческих функций. Доля всего объема творческих операций на этапе исполнения документов обычно не превышает 10—12 %.


Остальные операции с документной информацией имеют формально-логический и технологический характер и связаны с многократным редактированием, перепечаткой, считыванием и правкой текста, перемещением документа по вертикали управления в процессе согласования, подписания и утверждения.


Многие поступившие документы не требуют ответа и предназначены для практического применения (нормативно-методические, инструктивные и др.), информирования по основным вопросам деятельности, обобщения и отражения в плановых, отчетных и других документах. Результат практического использования документной информации указывается на самом документе и в РКК (типовые записи: «отражено в приказе», «ознакомлен», «включено в программу») с указанием даты и размещением подписи ответственного лица.


В ряде случаев целесообразно отказываться от оформления ответных документов, сообщая необходимые сведения по телефону. Телефонные переговоры позволяют разъяснить дополнительные вопросы и избежать дальнейшей переписки. Возвращаемые документы оформляются резолюцией и печатью и копируются средствами оперативной полиграфии для внесения в соответствующее дело (досье).


При составлении документов традиционными способами рекомендуется применять сборники (тематические подборки) типовых трафаретных текстов и диктофонную технику.


Процесс составления, редактирования, изготовления документов в автоматизированных системах документной информации координируется у специалиста, оснащенного АРМ. Работая в системном режиме, специалист, помимо машинного диалога с БД типовых текстов и реквизитов документов, может выводить на дисплей необходимые справочные и нормативные данные, выполнять с помощью ПЭВМ аналитические и расчетные операции, редактировать тексты на стадии согласования проектов документов, производить различные операции с информацией, включаемой в текст оформляемого документа.


Технологический процесс в значительной мере зависит от уровня развития автоматизированных систем ДОУ, который в разной мере позволяет оперативно готовить все виды документов и различные приложения к ним.


Проект документа согласовывается (реквизиты 22, 23) автором с руководителями и главными специалистами заинтересованных служб, с юридическим отделом, профсоюзным комитетом и главным бухгалтером (в необходимых случаях). Количество согласований (виз, грифов согласования) должно быть оптимальным (необходимым и достаточным) и определяться практической и юридической необходимостью. Согласованный проект документа вместе с другими необходимыми материалами передается руководителю для подписания. Руководитель организации подписывает наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности данного формирования. Основную массу документов, как правило, подписывают заместители руководителя (работодателя) и руководители функциональных подразделений.


Демократизация управления неизбежно связана со снижением уровня подписания документов и предоставлением этогоправаведущим специалистам (менеджерам) в пределах их компетенции.


После оформления подписи (реквизит 21) исходящие и внутренние документы передаются в службу ДОУ для регистрации, учета и ввода в информационно-справочную систему. Регистрация документовосуществляетсядецентрализовано в соответствии со статусом должностного лица, их подписавшего.


Документы за подписью руководителя организации и его заместителей регистрируются в канцелярии, остальные документы — в структурных подразделениях.


Перед регистрацией сотрудник службы ДОУ проверяет правильность оформления документа, наличие необходимых подписей, виз, приложений, комплектности и экземплярности. Неверно оформленные и некомплектные документы возвращаются их создателю.


Индекс инициативного письма строится на основе тех же правил, что и индекс поступившего документа, однако может дополняться и индексом подразделения — автора документа. Индексы приказов, протоколов и актов состоят из их порядковых номеров и индексов дел по номенклатуре. Документы, не отправляемые за пределы организации, как правило, порядкового номера не имеют, а индексируются по номенклатуре. Индекс проставляется в бланке и РКК.


Ответному документу присваивается индекс поступившего документа с добавлением очередного порядкового номера в классификационной группе.ОтдельнаяРКК на нее не заполняется. Факт отправки ответного документа фиксируется РКК соответствующего входящего документа.


На инициативные, отправляемые и внутренние документы заполняются РКК с включением в рубрику неисполненных документов раздела справочной картотеки (группа корреспондентов или адресатов). Карточки на распорядительные документы могут стать базой формирования тематических (кодификационных) картотек, файлов.


Распорядительные, инструктивные документы, протоколы рассылаются в виде ксерокопий или заверенных выписок (фрагментов). Рассылка осуществляется по организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям — курьерами («кольцевой почтой») или уполномоченными лицами. Докладные записки, справки и другие подобные документы передаются адресатам внутри учреждения в подлинниках.


Работа с документами, не отправляемыми за пределы организации (внутренними документами), соответствует технологии обработки и движения входящих документов. При передаче различным звеньям управления они комплектуются экземплярами РКК, что позволяет исключить повторную регистрацию в структурных подразделениях.


Отправка документов ведется, как правило, экспедицией, а в небольших организациях — секретарем. Документы должны быть направлены адресатам в день подписания. Для экспедирования документной информации предварительно осуществляются следующие операции:


- проверка правильности комплектования и оформления документов;


- сортировка по адресатам;


- оформление конверта;


- составление реестров на заказную и ценную корреспонденцию;


- транспортировка и передача корреспонденции почтовому отделению.


Документы, направляемые одному адресату, оформляются в одном конверте. Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь конверты с заранее отпечатанным адресом.


Машиночитаемые документы (дискеты, аудио, видеокассеты) отправляются с сопроводительным письмом и в упаковке, соответствующей техническим требованиям и гарантирующей сохранность носителей и зафиксированной на них информации.


Таким образом, документооборот представляет собой традиционный (ручной) или автоматизированный (компьютеризированный) технологический процесс сложной и многоэтапной обработки и движения документной информации, который обеспечивает решение управленческих задач и эффективное функционирование управленческого аппарата.