Курс лекций кандидата экономических наук, доцента толмачёва олега Михайловича по дисциплине: «информационно-документационное обеспечение предпринимательства (малого бизнеса)» Введение

Вид материала

Курс лекций

Содержание 1. Систематизация документов. Номенклатура дел 2. Формирование дел 3. Хранение дел 4. Передача документов в архив, экспертиза ценности документов

Подобный материал:

• Список публикаций кандидата экономических наук, доцента клюкина, 20.63kb.
• Заседание Совета по развитию малого и среднего предпринимательства на тему «Технопарки, 113.67kb.
• Программы «Дорожная карта бизнеса 2020» по 4 направлению, 87.75kb.
• Финансово кредитное обеспечение малого предпринимательства в условиях индустриально, 537.2kb.
• Итоги мониторинга Состояние и перспективы развития малого предпринимательства на территории, 74.33kb.
• Список научных трудов кандидата экономических наук доцента, 186.45kb.
• «Рынок ценных бумаг и его инструменты», 403.53kb.
• 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса, 89.01kb.
• 4. 4 Стимулирование роста доходов районного бюджета от малого бизнеса. Аналитическая, 30.32kb.
• Научно исследовательская работа в рамках программы «Жас Ғылым», 818.31kb.

Тема 7 Систематизация документов и их хранение


План лекции


1. Систематизация документов. Номенклатура дел.


2. Формирование дел.


3. Хранение дел.


4. Передача документов в архив. Экспертиза ценности документов.


Систематизация и хранение документов являются важными организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием документной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.


В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности документирования.


1. Систематизация документов. Номенклатура дел


Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».


В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный.


Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).


Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.


Авторский признак является приоритетным при подборе документов одного автора, единого творческого коллектива (статьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).


Корреспондентский признак превалирует при формировании переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению имуществом).


Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории данного региона (например, переписка с предприятиями-потребителями продукции Волгоградской области).


Хронологический признак уместен при формировании документов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000—2005 годы).


Экспертный признак учитывает сроки хранения документов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хранения — до 10 лет).


При классификации документов, однако, используют несколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетомэкспертного). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.


В практике информационно-документационного обеспечения специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок формирования документов в дела, является номенклатура дел, определяемая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).


Основное требование к номенклатуре — максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную возможность размещения любого документа и комфортного пользования им.


Теория делопроизводства насчитывает три вида номенклатур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.


Широкое практическое распространение типовых и примерных номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных баз данных (БД). При этом существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.


Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной информации.


Подобные номенклатуры разрабатываются специализированными подразделениями (службами) и архивами общероссийских ведомств с утверждением руководством архивных органов. Каждая организация в соответствии с практической целесообразностью должна иметь свою конкретную номенклатуру дел, составляемую на основе типовой или примерной.


Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки же хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру изтиповойбез изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать традиционным требованиям, предъявляемым к документной информации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:


- род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);


- конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);


- автор, тема, корреспондент;


- календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация


по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем — дела с организационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее — дела с организационно-распорядительной документацией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов — правления совета директоров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.


Номенклатура дел структурного подразделения после редактирования и согласования с архивом предприятия, организации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения — хранителя документации.


На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных подразделений, расположенные в соответствии с организационно-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом помещается служба ДОУ, апоследними— общественные орга­низации.


Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы.


Под одним и тем же индексом из года в год в номенклатуру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.


К примеру, индекс «03—09» обозначает, что дело принадлежит структурному подразделению «03» и занимает девятый раздел в номенклатуре.


В соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по следующим графам:


графа 1 — индекс дела,


графа 2 — название заголовков дел,


графа 3 — количество томов,


графа 4 — срок хранения документов,


графа 5 — примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).


В случаях, когда организация в силу своего статуса и подчиненности не сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации (ведомственной, региональной).


Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности функций и целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.


2. Формирование дел


Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.


Дела формируются и хранятся, как правило, в структурных подразделениях, являющихся местом создания и обработки документов. При этом следует руководствоваться правилом: организационно-распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка руководства формируются в централизованной службе ДОУ. В небольших организациях — у секретаря, помощника, референта руководителя.


На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится папка (досье), на которую переносится заголовок, указывается название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс по номенклатуре и срок хранения (для постоянного хранения — «Хранить постоянно»).


По мере исполнения документы размещаются в соответствующие папки, подшивка документов в дело осуществляется, как правило, к концу рабочего дня. Исполненные документы (задания, поручения) должны иметь отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную номенклатуру, то они оформляются под резервным номером.


Документы формируются в дело в одном экземпляре, за исключением черновых и дуплетных экземпляров особо важных из них. Копии подшиваются в том случае, если они содержат пометы (визы, резолюции, дополнения), дополняющие данные первого экземпляра.


Толщина каждого дела не должна превышать 250 листов (30—40 мм). С появлением дополнительных документов формируются новые тома. Документы формируются в объеме одного календарного года. Исключение составляют переходящие (судебные, арбитражные, личные) дела, формируемые в течение всего периода, в том числе и работы конкретного должностного лица. Документы выборных органов и постоянных комиссий формируются за период их созыва, в учебных заведениях — по учебным годам, в театрах — по театральным сезонам и т. д.


Достаточно специфичны по формированию документы органов здравоохранения (истории болезни), издательств (дела на рукописи), телевизионных и кинокомпаний (фильмы и копии) и т. д.


Планово-отчетная документация независимо от времени ее создания помещается в дело того года, к которому она относится.


Внутри дела документы размещаются в хронологическом порядке, сочетаясь с вопросно-логическим, т. е. документы подшиваются по мере решения вопроса, причем при формировании переписки документ-ответ подшивается за документом-запросом.


Хронологическое расположение характерно для инициативных документов. Приказы, распоряжения, постановления формируются строго по хронологии. Алфавитная систематизация однородных документов осуществляется внутри дел при использовании таких групповых признаков, как фамилии авторов, названия организаций, корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т. д. Документы с порядковой нумерацией (билеты, квитанции, накладные и т. п.) группируются в нумерационном порядке.


Дела по письменным обращениям граждан (заявления, просьбы, жалобы) формируются отдельно от общей переписки организации.


3. Хранение дел


Дела считаются заведенными (открытыми для формирования) с момента включения в них первого исполненного документа.


Хранение документов обеспечивается различными способами, но чаще всего традиционно: в запирающихся шкафах и сейфах, в вертикальном положении. На корешке дела проставляется индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа — номенклатура дел.


Последовательность расположения дел на полках (стеллажах) должна точно соответствовать номенклатуре дел. Поиск необходимого документа осуществляется вначале по номеру нужного дела (по номенклатуре), а затем по номеру соответствующей папки с документами.


Для дел с особо ценными и важными документами (протоколами, приказами, личными делами, трудовыми книжками и т. д.) составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая, как правило, в начале дела. Опись содержит индекс документа, его датировку, краткое содержание и номер листа.


Дела постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники отделяются от копий, годовые планы и отчеты — от месячных и квартальных, утвержденные документы — от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью организации, — от такого же типа организационно-распорядительных документов, присланных для сведения.


Приложения группируются вместе с документами, к которым они относятся. Приказы по основной деятельности формируются в дела и хранятся отдельно от приказов по личному составу.


Если в начале календарного года потребовался конкретный документ (уже включенный в дело), он может быть извлечен только лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на его место помещается лист с указанием адресата, даты и срока выдачи документа. При выдаче же целого дела составляется карта-заменитель, содержащая реквизиты индекса, даты и срока выдачи с распиской получателя комплекта дела.


Следует иметь в виду, что дела, содержащие учетно-бухгалтерские документы, могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача же дел за пределы данной организации может состояться только с разрешения ее руководителя.


При оформлении дел на хранение из них удаляются металлические и пластмассовые скрепки и держатели.


Формирование дел с документами временных сроков хранения может вестись упрощенно: разрешается оставлять документы в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать заверительных надписей, не составлять описи.


4. Передача документов в архив, экспертиза ценности документов


Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив — завершающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.


Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.


Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.


Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).


Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.


Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные остаются в архиве организации.


Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.


Экспертиза ценности документов. Большая часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, послеиспользованиякоторой документы теряют свою актуальность.


Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в обозримом будущем. Определенная группа документов содержит информацию, ценную и внаучном, и в практическом отношениях. Такие документы, естественно, должны храниться постоянно.


Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487—83).


Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государственным архивом.


1 этап — составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.


2 этап — подготовка документов к сдаче в архив организации.


3 этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.


Экспертиза ценности документов в организации проводится под руководством постоянно действующей экспертной комиссии. В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:


- рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);


- рассмотрение документов, выделяемых к уничтожению, и актов уничтожения документов и дел, срок хранения которых завершился;


- подготовка и вынесение на рассмотрение экспертных комиссий Госархива предложений о сроках хранения документной информации;


- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методической документации по делопроизводству и архивированию: номенклатур, классификаторов, перечней документов и инструкций по документационному обеспечению различных уровней управления;


- проведение консультационно-методической и организационной работы с подведомственными структурами.


Экспертная комиссия — коллегиальный орган, заседания которого протоколируются и утверждаются руководителем организации.


Экспертиза научной и практической ценности документов проводится систематически, наряду с оценкой правильности и оперативности ведения дел и их соответствия утвержденной номенклатуре.


Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.


Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, ее функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.


При проведении документной экспертизы следует помнить о принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности документов, о критериях отбора по происхождению, содержанию и внешним особенностям документов.


Конкретно сроки хранения документной информации определяются с помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.Типовые перечни устанавливают, как правило, сроки хранения, характерные для большинства организаций и отражают организационно-функциональные вопросы их практической деятельности (руководство, планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация трудового, материально-технического обеспечения и т. п.)


Разумеется, типовые перечни не способны полностью охватить все многообразие документной информации. По этой причине на базетиповыхведомственными органами разрабатываются перечни отраслевого и межотраслевого характера. В зависимости от значимости (важности, актуальности) документов устанавливаются дифференцированные (постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет и т. д. Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года, следующего за годом окончания дела.


Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в течение года при формировании дел могут быть допущены ошибки различного характера. В связи с этим необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с выделением единиц постоянного и временного хранения.


Отечественная практика архивоведения выделяет (с позиций хранения) четыре группы дел:


- постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской Федерации;


- длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;


- временного хранения (до 10 лет);


- подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).


Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации.


На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов»... Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.


Существенным обстоятельством является то, что рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению приходится проводить одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.


Формирование дел фактически завершается по окончании года, когда подшиты последние документы прошедшего года, после чего дела еще год (минимум) хранятся в структурных подразделениях. После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.


Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.


Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).


Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается. Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.


Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительного пользования». Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.


Например: «Отчет о работе экономической лаборатории за 1999 год. К отчету приложена справка ретроспективного анализа работы лаборатории с момента ее создания в 1980 году».


Количество листов в деле выносится на обложку из данных заверительной надписи дела. Архивный шифр проставляется в архиве организации (номер фонда, описи, дела).


Составление описей,


В соответствии с ГОСТом 16487—83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под описью понимают «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». И по сей день опись фактически является основным учетным и справочным пособием в работе с документной информацией в технологии делопроизводства и в архиве. На дела постоянного хранения, со сроками хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются раздельно. Если дела обобщают за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года — по структурным подразделениям. В таком случае реализуется хронологическо-структурная систематизация.


Внутри каждой структурной части дела располагаются по приоритету (значимости) содержащихся в них документов. При систематизации самих дел пользуются номенклатурой дел или ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения.


Личные дела, личные карточкиуволенных, невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс, заголовок (аннотация), дата, количество листов приложения. В описи дел со сроками хранения свыше 10 лет перед примечанием помещается графа «Срок хранения дела». Данные переносятся с обложки дела, а дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело состоит в описи из своего номера, проставляемого на обложке. Если дело состоит из нескольких томов, то каждому тому в описи присваивается индивидуальный номер.


В организациях, не имеющих структурных подразделений, составляется комплект общих описей. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.


На основе описей подразделений ведомственным архивом составляются годовые разделы сводной описи дел организации (учреждения), по которой ведомственный архив передается Госархиву. Сдача дел по схеме «подразделение — архив» проводится ежегодно по графику, разработанному архивом и утвержденному руководителем организации.


Дела со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив соответственно описям.


Дела временного хранения передаются по утвержденной номенклатуре дел.