Каталогов, картотек и баз данных

Вид материала

Документы

Содержание Методические указания по заполнению паспорта на БД Приложение 4. Положение о каталоге/картотеке 2.Функции каталога/картотеки 3.Состав каталога/картотеки 4.Структура каталога/картотеки 5.Организация, ведение и редактирование каталога/картотеки 6.Вспомогательный аппарат Приложение 5. Положение о БД 2. Функции базы данных 3. Содержание базы данных 4. Структура базы данных 5. Организация, ведение и редактирование базы данных 6. Поисковый аппарат 7. Использование и сохранность базы данных

Подобный материал:

• Система каталогов и картотек библиотеки мгоу, 18.36kb.
• Проектирование базы данных, 642.58kb.
• Учебное пособие Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, 2582.59kb.
• Программа учебной дисциплины " публикация баз данных в интернете, 81.35kb.
• Примерная должностная инструкция главного специалиста администратора баз данных автоматизированной, 44.41kb.
• Кулик Б. А., Зуенко А. А., Фридман А. Я. Алгебраический подход к интеллектуальной обработке, 13.89kb.
• Аннотация ном «проектированиие баз данных», 57.69kb.
• Администрирование базами данных Цели администрирования и его актуальность для современных, 108.97kb.
• М. К. Аммосова Институт математики и информатики Кафедра информатики и вычислительного, 59.79kb.
• Рабочая программа дисциплины современные аспекты применения баз данных и баз знаний, 137.03kb.

Методические указания по заполнению паспорта на БД

Паспорт заполняют отдельно на каждую базу данных (далее БД).

Все сведения заносят в паспорт в автоматизированном формате в полной форме без сокращений.

Паспорт заполняет сотрудник, непосредственно ответственный за ведение БД.

В графе Название БД указывают полное наименование БД.

При заполнении графы Автоматизированная система указывают наименование автоматизированной системы, в составе которой функционирует описываемая БД.

В графе Версия БД указывают номер версии БД в свободной форме.

При заполнении 5-8, 10,11, 13-16, 18, 21 граф необходимо иметь в виду следующее:

5*. Заносят сведения о юридическом лице, обладающем правами собственности на БД. Указывают полное наименование организации.

6*. Перечисляют все отделы, принимающие непосредственное участие в организации, ведении и редактировании БД, в скобках указать обязанности.

7*. Указывают тип БД. Перечень значений с пояснениями приведен в приложении Д ГОСТа 7.70–96. «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик».

8*. Указываю вид БД, например, текущая, законсервированная и т.п.

10*. Для документальных БД указывают объекты, например: книги, статьи, брошюры, изоиздания, неопубликованные документы, патентные документы и др. Для остальных типов БД допускается запись в виде свободного текста, например: объектами в различных видах фактографических БД могут являться события, свойства, компьютерные программы, планы, расписания, информация для населения, словари, тезаурусы, номенклатуры, природные явления, технологические процессы и т.д.

11*. Раскрывают тематику БД: универсального содержания или это может быть область деятельности, отрасль народного хозяйства, научная дисциплина, к которым относится БД.

13*. Указывают число описанных в БД объектов, с указанием типа объекта (документов, статей и т.д.). Например, 102855 записей документов.

14*. Указывают период времени между очередными актами пополнения (обновления) БД. Например: ежемесячно; ежедневно; по мере поступления новых документов и т.д.

15*. Указывают объем изменения (пополнения) базы данных за какой-либо период.

Способ записи: абсолютное значение или процентное отношение к общему объему базы данных. Например: по количеству вновь поступивших документов; 200 записей в день; около 1300 записей в месяц и т.д.

16*. Указывают характер изменений, вносимых при обновлении данных в соответствии со следующим перечнем: полная замена данных; добавление записей; удаление записей; замена в отдельных полях записи; сохранение прежних версий.

18*. В свободной форме указывают полное или сокращенное наименование операционной системы, ее версию, граничные значения версии, диапазон версий.

21*. Раскрывают другие поисковые возможности: автор; организация/мероприятие; год издания; персоналии; заглавие; штрих-код/инвентарный номер и др.

Данные паспорта проверяют и обновляют ежегодно. При необходимости можно заменять отдельные листы паспорта или использовать вкладные листы.

Приложение 4. Положение о каталоге/картотеке

к Положению о системе каталогов, картотек

и баз данных Государственной библиотеки Югры


Положение о каталоге/картотеке


1.Общие положения

1. Полное название каталога/картотеки (аббревиатура).
   
2. Каталог/картотека является частью… ; предназначен для… .
   
3. Место размещения каталога/картотеки.
   
4. Наименование отдела, ответственного за организацию, ведение и редактирование каталога/картотеки.
   
5. Каталог/картотека ведется с … года. Хронологический охват с … по … гг.
   

Перерывы за … гг. Гарантированная полнота за … гг.

6. Характер каталога/картотеки – (указать: постоянный, временный, законсервированный).
   
7. Указывается назначение каталога/картотеки – читательский, служебный, или читательский и служебный.
   

2.Функции каталога/картотеки

1. Основными функциями каталога/картотеки являются:
   

• учетно-регистрационная, устанавливающая наличие издания и его экземплярность;
  
• информационно-поисковая, обеспечивающая полноту сведений об издании, в том числе о его местонахождении и шифре;
  
• образовательная, обеспечивающая повышение культурного, образовательного и профессионального уровня пользователей;
  
• и т.д.
  

3.Состав каталога/картотеки

1. В каталоге/картотеке отражаются фонды: (перечисляются отделы-фондодержатели)
   

• отдела хранения основного фонда;
  
• отдела краеведческой литературы и библиографии;
  
• и т.д.
  

2. Каталог/картотека отражает следующие виды документов: (перечислить виды документов; для картотек указываются, например, «статьи из газет, журналов, сборников, продолжающихся изданий, рецензии»)
   

• книги;
  
• продолжающиеся издания;
  
• и т.д.
  

3. Каталог/картотека включает документы на языках: (перечислить языки).
   

4.Структура каталога/картотеки

1. Указать части, ряды. Для алфавитных каталогов – указать алфавит, для систематических каталогов – соответствующую классификационную систему.
   
2. Способ группировки материала: основной ряд – … внутри … (расстановка карточек в пределах каждого деления).
   

5.Организация, ведение и редактирование каталога/картотеки

1. Каталог/картотека организован на основе карточек (указать каких).
   
2. Кем осуществляется организация, ведение, редактирование; на основе каких технологических документов.
   

6.Вспомогательный аппарат

1. Какие имеются указатели к каталогу/картотеке.
   

7.Использование и сохранность каталога/картотеки

1. Обслуживание читателей по каталогу/картотеке. Каким отделом обеспечивается обслуживание пользователей.
   
2. Где разрешается пользоваться? (указать помещение)
   
3. Ответственность за состояние каталога/картотеки несет… (указать наименование отдела и должность).
   

Приложение 5. Положение о БД

к Положению о системе каталогов, картотек

и баз данных Государственной библиотеки Югры


Положение о базе данных

1. Общие положения
   
   1. БД … (далее – БД) является составной частью электронного справочно-поискового аппарата Государственной библиотеки Югры (далее ГБЮ). БД включает сведения о … на … языках, имеющихся в фонде ГБЮ.
      
   2. Назначение БД.
      
   3. Организация БД осуществляется на основе принципов научности и доступности с учетом новейших требований каталогизации.
      
   4. По характеру ведения БД является … (указать: постоянной, законсервированной, временной), по характеру информации и назначению – служебной или читательской.
      
   5. БД организована и ведется в информационно-поисковой системе ИРБИС.
      
   6. БД – это база данных, в которой каждая запись отражает … и содержит … .
      
   7. Перечислить основные документы, регламентирующие организацию БД.
      

2. Функции базы данных

1. Основными функциями БД являются: (указать нужное)
   

• учетно-регистрационная, устанавливающая наличие издания и его экземплярность;
  
• информационно-поисковая, обеспечивающая полноту сведений об издании, в том числе о его местонахождении и шифре;
  
• научно-вспомогательная, обеспечивающая эффективное формирование и использование научно-технической информации;
  
• образовательная, обеспечивающая повышение культурного, образовательного и профессионального уровня пользователей;
  
• знаково-коммуникативная, помогающая дистанционному общению «читатель – каталог – автор»;
  
• и т.д.
  

2. БД используется: (указать нужное)
   

• для установления наличия издания, его экземплярности и местонахождения в фондах ГБЮ;
  
• при составлении научного описания изданий;
  
• в качестве методической базы для разработки вопросов теории и методики каталогизации изданий и организации каталогов всех типов для библиотек сети;
  
• при комплектовании/исключении изданий из фонда библиотеки, установлении полноты представления книг определенного автора или тематики;
  
• при организации библиотекой массовых мероприятий, библиографических указателей, выставок;
  
• для получения статистических и других данных об изданиях, имеющихся в фондах ГБЮ;
  
• для выполнения тематических запросов пользователей;
  
• при заполнении читательских требований на документ; и т.д.
  

3. Содержание базы данных

1. В БД отражаются фонды: (перечисляются отделы-фондодержатели)
   

• отдела хранения основного фонда;
  
• сектора отечественных региональных рукописных и печатных памятников;
  
• отдела абонемента;
  
• и т.д.
  

2. БД отражает следующие виды документов: (перечислить виды документов)
   

• книги;
  
• брошюры;
  
• оттиски;
  
• репринты;
  
• авторефераты диссертаций;
  
• статьи из сборников;
  
• изоиздания;
  
• неопубликованные документы;
  
• картографические издания;
  
• ноты;
  
• статьи из газет и журналов;
  
• рецензии; и т.д.
  

4. Структура базы данных

1. БД структурирована по областям и полям библиографических записей в соответствии с UNIMARC форматом, используемым системой ИРБИС.
   

5. Организация, ведение и редактирование базы данных

1. БД организована на основе библиографических записей, составленных отделом … (указать какими отделами), если есть заимствованные записей – указать откуда (СКБР, РКП или библиотеки округа).
   
2. Организация, ведение и редактирование БД осуществляются сотрудниками … (перечислить отделы) при программном и техническом сопровождении отдела автоматизации и информационных технологий.
   
3. Обязанности структурных подразделений по организации БД:
   

1. Отдел … (указать конкретный отдел): (перечислить обязанности)
   

• создание первоначальной библиографической записи на новые поступления;
  
• доработка библиографических записей на новые поступления;
  
• редактирование библиографической записи на новые поступления;
  
• внесение информации об исключенных экземплярах изданий из фонда библиотеки;
  

• создание библиографической записи на ретроспективу из фонда отдела/сектора;
  
• редактирование библиографической записи на ретроспективу;
  
• создание аналитической записи из сборников;
  
• редактирование словарей;
  
• снятие блокировок;
  
• отбор … записей из …;
  
• импорт библиографических записей;
  
• создание словарей; и т.д.
  

6. Поисковый аппарат

1. Поисковый аппарат БД представляет собой совокупность словарей, сформированных по всем полям библиографической записи:
   

• автор;
  
• заглавие;
  
• коллективный автор;
  
• место издания;
  
• год издания;
  
• издательство;
  
• предметные рубрики;
  
• ключевые слова;
  
• индексы ББК;
  
• персоналии;
  
• заглавие источника; и другое.
  

7. Использование и сохранность базы данных

1. Доступ … (пользователей или сотрудников) к БД обеспечивается в режиме реального времени в локальной сети.
   
2. Ввод информации и редактирование БД осуществляют сотрудники, имеющие право доступа к ней.
   
3. Ответственность за ведение БД несет … (указать наименование отдела и должность).
   
4. Сохранность БД обеспечивают сотрудники отдела автоматизации и информационных технологий созданием ежедневных страховых копий.