1. Утвердить Регламент работы Администрации города Ростова-на-Дону в новой редакции (приложение 1)
| Вид материала | Регламент |
- Постановление Мэра г. Ростова-на-Дону от 29 декабря 2007, 173.12kb.
- Положение Об Открытом Первенстве г. Ростова-на-Дону по акробатическому рок-н-роллу, 34.24kb.
- Б. М. Теплов На современном этапе российского общества работа с одаренными и талантливыми, 252.92kb.
- Утвердить план работы администрации города на 2012 год (Приложение), 1914.47kb.
- Организация разработки стратегий или стратегических планов, 60.41kb.
- Территориальная избирательная комиссия пролетарского района города ростова-на-дону, 9.95kb.
- Информация гу цзн г. Ростова-на-Дону о ситуации на рынке труда города по состоянию, 31.06kb.
- Приказ 16. 01. 2012 г. Ростов-на-Дону №07 Оподготовке и проведении муниципального этапа, 141.11kb.
- Распоряжением Правительства Российской Федерации от 25. 10. 2005 №1789-р, руководствуясь, 1204.22kb.
- Муниципальное задание №907 / 19. 17. / 1 муниципального бюджетного общеобразовательного, 281.06kb.
ГОРОДА РОСТОВА-НА-ДОНУ
1. Взаимодействие Администрации города с Контрольно-счетной палатой города Ростова-на-Дону (далее по тексту – Контрольно-счетная палата) осуществляется исходя из единства целей и задач в решении вопросов контроля за законным и эффективным расходованием средств городского бюджета, управлением и распоряжением муниципальной собственностью и совместной работе по предупреждению и устранению выявленных в ходе контрольных мероприятий недостатков в бюджетно-финансовой системе.
2. Координация деятельности структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города возлагается:
- на отраслевых заместителей главы Администрации города, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации города, подчиненных непосредственно Мэру города, глав администраций районов - при проведении Контрольно-счетной палатой контрольных и экспертно-аналитических мероприятий;
- на управляющего делами Администрации города – при информационном взаимодействии Администрации города и Контрольно-счетной палаты.
3. Контрольная и экспертно-аналитическая деятельность Контрольно-счетной палаты, как органа внешнего финансового контроля, осуществляется на основе утвержденного городской Думой плана работы на год.
4. План контрольных и экспертно-аналитических мероприятий Контрольно-счетной палаты на год, после утверждения городской Думой, направляются через канцелярию общего отдела Администрации города в адрес Мэра города.
5. По поручению Мэра города, городской Думы допускается проведение внеплановых проверок и обследований, экспертизы проектов нормативных документов по бюджетно-финансовым вопросам.
6. Мэр города назначает должностных лиц, ответственных за координацию деятельности структурных подразделений аппарата управления, органов Администрации города и представителей Контрольно-счетной палаты в ходе проведения контрольных мероприятий (проверок, обследований).
7. Перед проведением контрольных и экспертно-аналитических мероприятий председатель Контрольно-счетной палаты направляет в адрес Мэра города (как главы Администрации города) уведомление с указанием:
- даты начала и периода проведения проверки;
- структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города, подлежащих проверке;
- перечня документов, необходимого Контрольно-счетной палате для проведения контрольных мероприятий.
8. По резолюции Мэра города (как главы Администрации города) должностные лица, ответственные за координацию деятельности структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города и представителей Контрольно-счетной палаты в ходе проведения проверок и обследований, направляют в Контрольно-счетную палату необходимую информацию.
9. В ходе проведения проверок и обследований структурные подразделения аппарата управления, отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации города, а также должностные лица представляют по запросам Контрольно-счетной палаты необходимую документацию и информацию для обеспечения выполняемых работ.
10. Документация и информация представляется структурными подразделения аппарата управления, отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации города безвозмездно в объеме и сроки, установленные Контрольно-счетной палатой.
11. Требования должностных лиц Контрольно-счетной палаты, связанные с исполнением ими своих служебных обязанностей, являются обязательными для должностных лиц структурных подразделений аппарата Администрации, её отраслевых (функциональных) и территориальных органов.
12. Контрольно-счетная палата информирует Мэра города (как главу Администрации города), доводит до сведения руководителей проверяемых структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города результаты проведенных контрольных мероприятий и экспертно-аналитических работ.
13. В случае выявления (в ходе контрольных мероприятий) нарушений действующих нормативно-правовых актов, причинения действиями должностных лиц материального ущерба муниципальному образованию, Контрольно-счетная палата направляет в адрес Мэра города (как главы Администрации города), руководителей проверяемых структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города представления для принятия мер по устранению выявленных нарушений, возмещению причиненного муниципальному образованию ущерба и привлечению к ответственности виновных должностных лиц.
14. Мэр города (как глава Администрации города) поручает в указанный в представлении срок, если срок не указан, в течение 20 дней:
- отраслевым заместителям главы Администрации города, главам администраций районов: рассмотреть представление, незамедлительно устранить отмеченные в представлении нарушения или (в случае невозможности устранения незамедлительно) представить план мероприятий по их устранению и направить ответ о принятых мерах (за подписью главы Администрации города) в Контрольно-счетную палату;
- управлению по вопросам муниципальной службы и кадров: провести служебное расследование и представить предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности виновных должностных лиц.
15. Председатель Контрольно-счетной палаты направляет Мэру города (как главе Администрации города):
- 1 раз в квартал – информацию о результатах проводимых контрольных мероприятиях за квартал;
- 1 раз в год – отчет о работе контрольно-счетной палаты за год.
16. Председатель, аудиторы Контрольно-счетной палаты имеют право принимать участие в заседаниях коллегии Администрации города:
- председатель (с правом совещательного голоса) - постоянно;
- аудиторы - при рассмотрении вопросов, входящих в компетенцию Контрольно-счетной палаты.
ГЛАВА 22. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С АКТАМИ ПРОКУРОРСКОГО РЕАГИРОВАНИЯ (ПРОТЕСТАМИ, ПРЕДСТАВЛЕНИЯМИ)
1. Акты прокурорского реагирования поступают в канцелярию Администрации города. Регистрация поступивших актов прокурорского реагирования осуществляется незамедлительно. Зарегистрированные акты незамедлительно передаются управляющему делами Администрации города для доклада Мэру города и подготовки проекта его резолюции.
2. С резолюцией Мэра города акт прокурорского реагирования незамедлительно передается в приемную управляющего делами Администрации города для регистрации и незамедлительной передачи ответственному исполнителю и соисполнителям в соответствии с резолюцией Мэра города. Одновременно копия документа передается в отдел организационно-аналитической работы для контроля за исполнением.
3. Соисполнители рассмотрения акта прокурорского реагирования не позднее двух дней со дня поступления документа представляют ответственному исполнителю информацию по указанным в протесте (представлении) вопросам с приложением пакета документов в ее обоснование.
4. Ответственный исполнитель с учетом поступившей от соисполнителей информации готовит ответ на акт прокурорского реагирования.
5. Проект ответа на акт прокурорского реагирования, завизированный соисполнителями документа, подлежит передаче Мэру города не позднее 3 дней до окончания срока, установленного законом, либо в срок, указанный в резолюции Мэра города.
6. Ответственность за качество и своевременность подготовки ответа на акт прокурорского реагирования за подписью Мэра города (лица, его замещающего) возлагается на исполнителя документа.
7. Подписанный Мэром города ответ на акт прокурорского реагирования подлежит в тот же день передаче в канцелярию и доставке курьером адресату.
8. Копия акта прокурорского реагирования вместе с ответом и приложенными к нему материалами передается в Правовое управление Администрации города для учета и анализа.
9. С целью анализа практики работы территориальных органов Администрации города в рамках рассмотрения актов прокурорского реагирования территориальные органы Администрации города не позднее трех дней с момента поступления протестов (представлений) прокуратуры соответствующих районов города направляют в Администрацию города копии актов прокурорского реагирования для последующей передачи в Правовое управление Администрации города.
10. Не позднее двух дней со дня направления ответа на акт прокурорского реагирования, поступивший в территориальные органы Администрации города, копия ответа с приложением документов в обоснование изложенной информации направляется в приемную управляющего делами Администрации города и в последующем подлежит передаче в Правовое управление Администрации города для учета.
11. Правовое управление Администрации города осуществляет обобщение практики по результатам рассмотрения актов прокурорского реагирования и готовит на имя Мэра города предложения по устранению замечаний.
ГЛАВА 23. ОРГАНИЗАЦИЯ МЕЖМУНИЦИПАЛЬНОГО
СОТРУДНИЧЕСТВА
1. Общие положения
1.1 В рамках описанного в настоящей главе процесса комитет межрегиональных и общественных связей Администрации города (далее - Комитет) выполняет следующие функции:
- подготовка документов по вопросам, относящимся к взаимодействию Администрации г.Ростова-на-Дону с общероссийским Конгрессом муниципальных образований (ОКМО), участие в организации и проведении его мероприятий (23.1.05.01.);
- подготовка документов по вопросам, относящимся к взаимодействию города Ростова-на-Дону с Советом муниципальных образований Ростовской области, Союзом Российских городов, Международной Ассамблеей столиц и крупных городов, Евроазиатским Региональным Отделением Всемирной Организации Объединенных городов и местных властей, Всероссийским советом местного самоуправления, Клубом мэров (23.1.06.01.).
Ответственность за актуализацию настоящей главы и координацию описываемой деятельности несёт председатель Комитета.
1.2. Межмуниципальное сотрудничество является взаимодействием муниципального образования «Город Ростов-на-Дону» с другими муниципальными образованиями с целью объединения усилий для эффективного развития местного самоуправления, решения вопросов местного значения.
1.3. Межмуниципальное сотрудничество осуществляется в форме членства в муниципальных объединениях или в иных формах взаимодействия по следующим направлениям:
- разработка проектов законов по вопросам местного самоуправления;
- подготовка и проведение совместных мероприятий, направленных на повышение эффективности местного самоуправления, защиту общих интересов муниципальных образований;
- обмен информацией и опытом работы.
1.4. Межмуниципальное сотрудничество осуществляется в соответствие с положениями статей 8, 66-69 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и статьи 7 Областного закона от 28 декабря 2005г. №436-ЗС «О местном самоуправлении в Ростовской области».
1.5. Муниципальное образование «Город Ростов-на-Дону» является членом следующих муниципальных объединений:
- Совета муниципальных образований Ростовской области;
- Общероссийского Конгресса муниципальных образований;
- Союза Российских городов;
- Международной Ассамблеи столиц и крупных городов.
1.6. Муниципальное образование «Город Ростов-на-Дону» на основании соответствующего соглашения сотрудничает со Всероссийским Советом местного самоуправления.
1.7. Деятельность Администрации города в рамках каждого межмуниципального объединения осуществляется на основании законодательства о местном самоуправлении, регламентируется соответствующими уставными документами муниципальных объединений, а также решениями, принимаемыми их руководящими органами.
1.8. Муниципальное образование «Город Ростов-на-Дону» в муниципальных объединениях представляют: Мэр города и председатель Ростовской-на-Дону городской Думы или, по их поручению, иные должностные лица муниципальных органов города.
1.9. Организационное обеспечение взаимодействия структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города Администрации города по вопросам межмуниципального сотрудничества, обобщение этой работы, осуществляется комитетом межрегиональных и общественных связей.
2. Требования к порядку исполнения функции
2.1. Порядок взаимодействия при исполнении муниципальной функции, распределение обязанностей исполнителей
2.1.1. Координация деятельности структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города при решении вопросов взаимодействия с межмуниципальными объединениями возлагается на управляющего делами Администрации города.
2.1.2. Решение вопросов, связанных с осуществлением межмуниципального сотрудничества, подготовкой и проведением мероприятий, определенных документами руководящих органов объединений муниципальных образований, членом которых является город Ростов-на-Дону, поручается соответствующим структурным подразделениям Администрации города Мэром города или, по его поручению, письмом за подписью управляющего делами Администрации города.
2.2. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции.
2.2.1. Консультации по процедуре исполнения муниципальной функции по межмуниципальному сотрудничеству могут осуществляться:
- по письменным обращениям;
- по телефонам: (863) 240-87-16, 240-47-38;
- через интернет-приемную Администрации города Ростова-на-Дону по адресу в Интернете: www.rostov-gorod.ru.
2.2.2. В разделе «Администрация» (подраздел «Межрегиональные и общественные связи») на официальном портале городской Думы и Администрации города Комитетом размещается информация о мероприятиях межмуниципального сотрудничества, в которых принимает участие город Ростов-на-Дону.
2.3. Сроки исполнения муниципальной функции
2.3.1. Организация мероприятий и исполнение документов, относящихся к межмуниципальному сотрудничеству, осуществляется в соответствие со сроками, определенными решениями руководящих органов муниципальных объединений, поручениями Мэра города, письмами за подписью управляющего делами Администрации города.
3. Административные процедуры
3.1. Документы (корреспонденция) по межмуниципальному сотрудничеству поступают и регистрируются в канцелярии Администрации города. После рассмотрения Мэром города или лицом, исполняющим его обязанности, в зависимости от полученной резолюции, они передаются в соответствующие приемные заместителей главы Администрации города или в приемную управляющего делами Администрации города. В зависимости от полученной резолюции, руководители подразделений организуют ее исполнение в указанные сроки. Контроль за исполнением резолюций организовывается в соответствии с требованиями главы 11 настоящего Регламента.
3.2. В процессе подготовки и проведения мероприятий межмуниципального сотрудничества Комитет взаимодействует с исполнительными органами межмуниципальных объединений, структурными подразделениями Администрации города, районными администрациями:
- на основании полученных решений руководящих органов муниципальных объединений, а также документов, поступающих от их исполнительных органов, в срок до 10 дней (если не указан иной срок) после их получения подготавливает проекты соответствующих писем в структурные подразделения Администрации города, ее отраслевые (функциональные) и территориальные органы;
- в срок до 14 дней после получения обобщает материалы, поступившие от подразделений Администрации города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов, касающиеся проведения мероприятий и документов по межмуниципальному сотрудничеству;
- подготавливает материалы для отправки в соответствующие исполнительные органы межмуниципальных объединений в иные организации по мероприятиям межмуниципального сотрудничества в соответствии с установленными сроками;
- раз в год подготавливает аналитические и информационные документы по вопросам межмуниципального сотрудничества для последующего представления управляющему делами Администрации города, Мэру города.
3.3. Информация о работе органов местного самоуправления города Ростова-на-Дону, наиболее важных событиях и мероприятиях в жизни городского сообщества еженедельно обобщается и направляется Комитетом в Общероссийский Конгресс муниципальных образований Российской Федерации.
3.4. При необходимости, руководители структурных подразделений аппарата управления, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации города предоставляют в Комитет до 1 декабря текущего года перечень вопросов и мероприятий, рассмотрение и реализация которых целесообразны в рамках сотрудничества с конкретным межмуниципальным объединением в следующем году. Перечень должен быть согласован заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, курирующим подразделение, разработавшее перечень.
Указанная в перечне информация учитывается при составлении плана работ комитета на полугодие, либо передается в Совет муниципальных образований Ростовской области для организации проведения мероприятий.
3.5. Комитет межрегиональных и общественных связей представляет пресс-службе Мэра города информацию о проведении на территории города мероприятий по осуществлению межмуниципальных связей для публикации на Интеренет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города.
4. Порядок и формы контроля за исполнением функции по организации
межмуниципального сотрудничества
4.1. Контроль за исполнением данной функции осуществляется Мэром города и управляющим делами Администрации города.
4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита.
В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).
ГЛАВА 24. ПОРЯДОК ПРИЁМА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛЕГАЦИЙ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РОСТОВА-НА-ДОНУ
1. Ответственность за актуализацию настоящей главы и координацию работы по приему иностранных делегаций несет начальник отдела внешних связей.
2. Прием иностранных делегаций осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 25.07.2002 №115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 04.01.1999 №4-ФЗ «О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации»;
- Постановлением Главы Администрации Ростовской области от 17.02.1998 №53 «О координации деятельности органов исполнительной власти и местного самоуправления ростовской области в сфере внешнеэкономических связей и международного сотрудничества» (в ред. Постановления Администрации РО от 14.03.2007 №93).
3. Визиты иностранных делегаций в Ростов-на-Дону являются одним из важных элементов международной деятельности Администрации города, направленной на реализацию внешнеполитического курса, проводимого Российской Федерацией, что способствует:
- формированию отношений добрососедства с сопредельными государствами, содействует устранению имеющихся и предотвращению возникновения новых очагов напряженности и конфликтов в прилегающих к Российской Федерации регионах и других районах мира;
- поиску согласия и совпадающих интересов с другими государствами и межгосударственными объединениями в процессе решения задач, определяемых национальными приоритетами России, создание на этой основе системы двусторонних и многосторонних партнерских отношений, призванной обеспечить устойчивость международного положения страны к колебаниям внешнеполитической конъюнктуры;
- всесторонней защите прав и законных интересов российских граждан и соотечественников, проживающих за рубежом;
- содействию объективному восприятию Российской Федерации в мире как демократического государства с социально ориентированной рыночной экономикой и независимой внешней политикой;
- поддержке и популяризации в иностранных государствах русского языка и культуры народов России, вносящих уникальный вклад в культурно-цивилизационное многообразие современного мира и в развитие партнерства цивилизаций.
4. Посещение города иностранными делегациями позволяет иностранным гостям ближе познакомиться с различными аспектами работы муниципалитета, жизнью населения, динамикой экономического и социального развития города, историей и культурой России и Донского края, что способствует продвижению имиджа города и его интеграции в европейское и мировое сообщество.
5. Город Ростов-на-Дону посещают иностранные делегации различного уровня:
а) дипломатические - возглавляемые послами или высокопоставленными сотрудниками дипломатических представительств иностранных государств, аккредитованных на территории Российской Федерации.
Такие делегации имеют статус официальных делегаций, и посещение ими региона и города заранее согласовывается, как правило, соответствующим департаментом МИДа Российской Федерации.
Составление программ пребывания и организация приёма дипломатических делегаций в Ростове-на-Дону осуществляется Управлением международного сотрудничества министерства экономики, торговли, международных и внешнеэкономических связей Администрации Ростовской области.
б) делегации из зарубежных городов-побратимов, подразделяющиеся на:
- официальные делегации – возглавляемые первыми лицами - руководителями администраций городов-побратимов или их заместителями;
- делегации представителей городов-побратимов – это делегации общественности, культурные, спортивные, молодёжные делегации, а также делегации предпринимателей и другие.
6. Посещение города Ростова-на-Дону делегациями из зарубежных городов-побратимов производится в соответствии с планом обменов делегациями с городами-побратимами, а также в соответствии с ранее достигнутой договорённостью об обмене делегациями. Ответственность за составление плана несет начальник отдела внешних связей. План формируется в течение года на следующий год. В плане указывается страна (город), состав делегации, уровень делегации (официальная, рабочая, культурная, спортивная и т.д.), ориентировочные сроки посещения.
Составы делегаций и сроки посещения города Ростова-на-Дону вышеназванными делегациями из зарубежных городов-побратимов согласовываются отделом внешних связей с зарубежными коллегами из администраций городов-побратимов после согласования с Мэром Ростова-на-Дону.
7. Посещение иностранными делегациями Администрации города для встречи и переговоров с Мэром города или заместителями главы Администрации города согласовывается отделом внешних связей с Мэром города или заместителем главы Администрации города, исполняющим обязанности главы Администрации города во время отсутствия Мэра города.
Согласовав с Мэром города сроки посещения Ростова-на-Дону и количественный состав делегации из породнённого города, отделом внешних связей готовится проект постановления Мэра города о приёме делегации и смета расходов по приёму делегации. Смета расходов составляется с учетом норм расходов на приём и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, определённых соответствующим приказом Министерства финансов Российской Федерации.
8. В рамках проведения подготовительной работы по приезду в Ростов-на-Дону делегаций из породнённых городов, в случае необходимости получения приглашения на получение визы, отделом внешних связей готовится и подаётся в УФМС РФ по Ростовской области пакет документов для оформления «Приглашения на въезд в Российскую Федерацию» иностранного гражданина.
Перечень документов, необходимых для оформления «Приглашения на въезд в Российскую Федерацию», определён Федеральным законом «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».
После получения в УФМС РФ по РО «Приглашения на въезд в Российскую Федерацию», данный документ в оригинале отсылается в администрацию соответствующего города-побратима для оформления въездных виз членам делегации для посещения Ростова-на-Дону.
9. Накануне приезда в Ростов-на-Дону делегации из города-побратима отделом внешних связей совместно с другими подразделениями аппарата Администрации города и администраций районов города, которые будут задействованы в ходе визита в Ростов-на-Дону делегации из породнённого города, составляется программа пребывания делегации в Ростове-на-Дону, которая включает в себя:
а) дату и время прибытия и отъезда делегации, а также вид транспорта, которым прибывают и убывают члены делегации;
б) порядок встречи и проводов;
в) дату и время встреч членов делегации с руководством города, а также с руководителями различных учреждений и организаций города;
г) культурную программу, организацию досуга, организацию официальных обедов и ужинов от имени Администрации города.
Ответственность за разработку программы и изменение программы несет начальник отдела внешних связей.
10. Место встречи и проводов делегации определяется в зависимости от вида транспорта, которым прибывают и убывают члены делегации.
При встрече и проводах иностранных делегаций принимающая сторона руководствуется международным протоколом и рекомендациями МИДа Российской Федерации.
В аэропорту и на железнодорожном вокзале, в случае следования членов делегации железнодорожным транспортом, встречи и проводы проходят в Залах официальных лиц и делегаций.
11. Принимая во внимание международный протокол и рекомендации МИДа РФ, встречи и проводы официальных делегаций, в том числе и из зарубежных городов-побратимов, осуществляют заместители главы Администрации города и представители отдела внешних связей.
12. Размещение членов зарубежных делегаций осуществляется в гостиницах уровня не ниже 4-х звёзд, имеющих возможность предоставления таких услуг, как: помещения для проведения встреч и переговоров, возможность доступа к Интернету, наличие собственного автотранспорта для встречи и проводов гостей, доставки их багажа.
13. Члены делегаций на время пребывания в Ростове-на-Дону обеспечиваются квалифицированным переводчиком и автотранспортом для передвижения по городу и экскурсионного обслуживания.
В отдельных случаях, в целях безопасности движения, автотранспорт членов иностранной делегации сопровождается автомобилем ГИБДД.
В течение всего срока пребывания в Ростове-на-Дону члены зарубежных делегаций сопровождаются сотрудниками отдела внешних связей Администрации города.
14. После согласования проведения встречи или переговоров в Администрации города с делегациями или иностранными гражданами любого уровня, отдел внешних связей письменно по установленной форме информирует отдел по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления Администрации города о проведении такой встречи или переговоров.
По окончании вышеназванной встречи или переговоров с представителями иностранного государства, в отдел по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления отделом внешних связей в течение 3-х рабочих дней направляется письменный отчет по установленной форме за подписью начальника отдела.
15. При проведении Мэром города или заместителем главы Администрации, исполняющим обязанности главы Администрации во время отсутствия Мэра города, встречи или переговоров с делегациями дипломатического представительства иностранного государства на стол, за которым проходит встреча, ставятся уменьшенные копии государственных флагов Российской Федерации и иностранного государства, с официальными представителями которого проводится встреча.
Во время проведения встречи или переговоров участники встречи располагаются за столом напротив друг друга, первые лица – в центре стола также напротив друг друга.
Участвующий в проведении переговоров или встречи переводчик с российской стороны, для удобства ведения переговоров или беседы, располагается слева от первого лица, участвующего в переговорах с российской стороны.
16. По ходу встречи или переговоров может вестись стенографическая запись хода встречи, которая оформляется затем в форме протокола беседы. Если в ходе визита иностранной делегации предусмотрено подписание ранее согласованного обеими сторонами совместного документа (протокола о намерениях, соглашения, договора или другого документа), то его подписание происходит перед завершением встречи или переговоров.
Тексты подобных документов готовятся подразделениями, по поручению Мэра города и его заместителей, согласовываются сторонами заранее и печатаются на двух языках: русском и языке государства, представителем которого такой документ подписывается. В отдельных случаях второй экземпляр документа может быть написан на английском языке. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.
Текст документа на обоих языках помещается в две одинаковые папки. После подписания вышеназванного документа обеими сторонами, подписавшие его лица обмениваются папками.
17. В случае, когда в период посещения Ростова-на-Дону иностранной делегацией происходит подписание каких-либо документов, отдел внешних связей информирует об этом заранее пресс-службу Администрации города для подготовки пресс-релиза, приглашения СМИ и т.д.
18. В рамках координации зарубежных контактов структурных подразделений Администрации города Ростова-на-Дону, все руководители управлений, комитетов, отделов и служб Администрации города, муниципальных предприятий, а также организаций, работа которых связана с деятельностью Администрации города, обязаны своевременно информировать письменно соответствующего заместителя главы Администрации и отдел внешних связей о своих официальных контактах с представителями иностранных деловых, финансовых, промышленных кругов, общественных, религиозных, благотворительных, культурных, научных и других организаций и фондов, а также иностранных граждан, прибывающих в город как с официальным визитом, так и частными образом.
19. Заместители главы администрации совместно с отделом внешних связей определяют программу пребывания делегации и лиц, ответственных за работу с ней. Порядок составления программ пребывания иностранных делегаций в Ростове-на-Дону изложен выше.
20. Предоставление какой-либо служебной информации представителям иностранных делегаций производится только с письменного разрешения соответствующего заместителя главы администрации.
Он также определяет возможность проведения анкетирования или другого вида сбора информации в подведомственных структурных подразделениях.
21. По результатам работы (встреч) с иностранными делегациями составляется в течение 5 дней (не считая выходных) письменный отчет, который в обязательном порядке включает:
- состав иностранной делегации и документальное подтверждение ее полномочий;
- список должностных лиц, участвующих в работе, со стороны администрации и других организаций города;
- перечень вопросов, рассматриваемых на встречах;
- результат проведенных встреч.
Если заключены письменные соглашения, обязательства и т.п., прилагаются копии этих документов.
Отчеты за подписью соответствующего заместителя главы администрации направляются начальнику отдела внешних связей.
ГЛАВА 25. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИННЫХ И
КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
1. Ответственность за актуализацию настоящей главы и координации деятельности по выполнению машинных и копировально-множительных работ со служебными документами несет начальник общего отдела.
Материально - техническое обеспечение деятельности исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления:
- размножение постановлений распоряжений Мэра, решений коллегии, документов касающихся деятельности Администрации города (21.1.10.04), выполняется старшим инспектором (по множительной технике)
2. Документы, относящиеся к деятельности приемных, структурных подразделений Администрации города печатаются сотрудниками соответствующих служб. Печатание документов осуществляется
с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003.
3. Все постановления и распоряжения Мэра города по кадровым вопросам печатаются в Управлении по вопросам муниципальной службы и кадров.
4. Протокольным сектором печатаются:
- постановления и распоряжения Мэра города;
- нормативно-методические документы Администрации города.
Документы со сведениями, отнесенными к государственной тайне, печатаются и размножаются только в спецчасти Администрации города.
5. Организация копировально-множительных работ.
5.1 Ответственность за организацию копировально-множительных работ возлагается на общий отдел Администрации города.
Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации города.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 25 стр. копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей главой.
5.2 Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа по форме приложения №1.
5.3 Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества, производимых с них копий, принимается руководителями структурных подразделений Администрации города. Подписанный ими бланк на производство копировально-множительных работ согласовывается с начальником общего отдела Администрации города.
В соответствии с номенклатурой дел, бланки заказов хранятся в общем отделе в течение года.
Количество копий, снимаемых с постановлений и распоряжений Мэра города, определяет заведующий Протокольным сектором.
5.4 Копировально-множительные работы выполняются в порядке их поступления документов. В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Мэра города, его заместителей и срочные.
5.5 Документы информационно-справочного и методического характера, значительные по объему тиража, размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр.
5.6 Поступающие на размножения документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах формата не больше А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.
5.7 Старший инспектор (по множительной технике) несет ответственность за сохранность размножаемых документов и сроки выполнения заказа.
Приложение
к главе 24 Регламента
Форма бланка
заказа на копировально-множительных работ
Согласовано
Начальник общего отдела
Администрации города
_______________________
Заказ
Приемная, структурное подразделение________________________________
Наименование документа____________________________________________
Количество листов_________________ Количество копий_________________
Масштаб__________________________________________________________
Расход бумаги______________________________________________________
Срочность исполнения_______________________________________________
Руководитель подразделения ____________________________________________________________________________________________________________________________________
(фамилия имя отчество, подпись)
Дата______________________________________________________________
Инициалы, фамилия, телефон исполнителя _________________________
_______________________________________________________
| Управляющий делами Администрации города | | С.Д.Синякова |