Учебно-методический комплекс по дисциплине «Теория экономических информационных систем» для студентов Тюменского государственного университета и филиалов
| Вид материала | Учебно-методический комплекс |
- Учебно-методический комплекс для студентов идпо специальности «Финансы и кредит», 1145.04kb.
- Учебно-методический комплекс издательство тюменского государственного университета, 1766.72kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов специальности «Финансы и кредит» специализации, 801.23kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов специальностей «Финансы и кредит», «Бухгалтерский, 1787.1kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов эколого-географического факультета специальности, 3451.58kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов специальности «Финансы и кредит» Издательство, 797.38kb.
- Учебно-методический комплекс Для студентов заочного отделения специальности «Финансы, 1264.18kb.
- Учебно-методический комплекс для студентов специальности «финансы и кредит» специализации, 2338.77kb.
- Учебно-методический комплекс Издательство Тюменского государственного университета, 1421.57kb.
- Комплекс Издательство Тюменского государственного университета 2008, 5451.1kb.
Понятие и задачи корпоративной ЭИС
Анализ подходов к построению КИС
Основные трудности при построении КИС
Адаптируемые интегрированные системы для построения КИС предприятий
Отечественные программные системы для комплексной автоматизации предприятия
Основные этапы процесса создания КИС на базе адаптируемых интегрированных систем
Оценка затрат и эффекта от внедрения КИС (ссылка на источник)
Примечание: для более глубокого изучения материала главы рекомендуются источники: [Петров,2001] ,[Семенов,2001], [Смирнова, 2001], а также интернет-ресурсы, ссылки на которые имеются в списке литературы.
Понятие и задачи корпоративной ЭИС
в начало
Современные достаточно крупные предприятия (организации) характеризуются высокой сложностью процессов управления. Большое количество работников и управленческого персонала, выполняющих существенно разные функции, предъявляет высокие требования к организации их совместной деятельности, координации и управлению этой деятельностью на всех уровнях предприятия. Локальные автоматизированные рабочие места специалистов (см. классификацию ЭИС в теме 3) позволяют во многом избавить человека от выполнения рутинных работ, ускорить выполнение задач сбора, обработки и представления информации. Однако такая «очаговая» автоматизация не способна решить многих задач, необходимых для повышения экономической эффективности деятельности предприятия. Примерами таких актуальных задач являются следующие:
- обеспечение совместного использования информационных ресурсов, результатов планирования, учета и анализа;
- создание или оптимизация единой системы планирования, учета и анализа финансово-экономической деятельности предприятия;
- обеспечение автоматизированного информационного обмена между подразделениями;
- своевременное и полное информирование управленческого персонала для принятия решений;
- исключение дублирования информационных потоков, ввода и распечатки документов и др.;
Современные представления об эффективной финансово-экономической деятельности предприятий базируются на внедрении интегрированных информационных систем, обеспечивающих комплексную автоматизацию процессов управления. Такие ЭИС называют корпоративными экономическими информационными системами (далее - КИС). Приведем определения, имеющиеся в литературе.
Комплексная система автоматизации – это система управления финансово-экономической деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия.
Корпоративная информационная система – интегрированная информационная система, обеспечивающая совместную деятельность работников и предназначенная для комплексной автоматизации управления предприятием. КИС является информационной системой, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-экономической деятельности предприятия. Говорят, что КИС выполняет роль приборной доски, показания которой в той или иной степени характеризуют параметры финансово-экономической деятельности и состояния предприятия.
В широком понимании термина «корпоративные информационные системы» КИС рассматривается как совокупность функциональных и обеспечивающих подсистем, типичных для ЭИС (см. тему 3). В более узком понимании корпоративными называются программные системы, внедрение которых позволяет обеспечить комплексную автоматизацию деятельности предприятия (например, Галактика, AVACCO, R/3).
Полноту функций КИС можно оценить по глубине охвата составляющих сложного объекта управления «предприятие» (см. тему 1, рис.1.6). Частные задачи КИС определяются конкретной областью деятельности, структурой и другими особенностями предприятий. Ниже приводится примерный перечень задач, которые должна решать развитая КИС на разных уровнях управления предприятием.
Для руководства предприятия:
-обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии и прогнозе на будущее, о негативных тенденциях и возможных мерах по исправлению ситуации;
- обеспечение контроля сверху донизу за работой (исполнением решений, выполнением планов, проектов) с указанием исполнителей;
- обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
- формирование полной картины себестоимости конечного продукта (услуги);
- обеспечение автоматизации документооборота и доведения решений до исполнителя.
Для финансово-бухгалтерской службы:
- полный контроль за движением средств;
- реализация необходимой учетной политики;
- контроль за финансовой дисциплиной;
- контроль за выполнением договоров, смет и планов;
- оперативное определение дебиторской и кредитной задолженности;
- автоматизация расчетно-учетных и аналитических функций;
- отслеживание финансовых и материальных потоков;
- автоматизация налогового и бюджетного планирования;
- формирование набора отчетных документов.
Для управления производством:
- контроль за выполнением производственных заказов;
- формирование информации о состоянии производственных мощностей;
- контроль за технологической дисциплиной;
- ведение документов для сопровождения производственных заказов;
- определение фактической себестоимости производственных заказов.
Для служб маркетинга и рекламы:
- контроль за продвижением товаров на рынок;
- анализ рынка сбыта для продвижения товара;
- работа с заказчиками (существующими и потенциальными)
- ведение статистики продаж;
- информационная поддержка политики цен и скидок;
- использование базы стандартных писем для рассылки с сохранением даты, типа каждого отправления;
- контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при сбережении затрат на транспортировку.
Для служб сбыта и снабжения
- ведение баз данных товаров, продукции, услуг;
- планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;
- оптимизация транспортных маршрутов;
- ведение контрактов.
Для службы складского учета:
- управлением многозвенной структурой складов;
- оперативный поиск товаров на складах;
- оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения и сроков реализации;
- инвентаризация;
- управление поступлением, хранением, отгрузкой на склады с учетом сроков и условий хранения.
Для управления персоналом:
- ведение баз данных о работающих;
- автоматизация документооборота и делопроизводства при работе с кадрами;
- обеспечение информационного обмена с бухгалтерией при расчете и начислении заработной платы и т.п.
Как видно, перечень примерных задач, возлагаемых на КИС, достаточно велик. Так же велико число конечных пользователей системы (управленцы, экономисты, бухгалтера, инженеры производства и др. ). Создание КИС на предприятии трудоемкий и достаточно длительный процесс, результаты которого во многом определяются участием в нем предполагаемых пользователей системы. Особое место занимают в этом процессе специалисты экономического профиля, как основные квалифицированные пользователи будущей системы. Именно они подключаются в первую очередь к задачам выбора функционала системы, способов создания и программного обеспечения КИС, к построению моделей автоматизируемых бизнес-процессов, разработке экономически выгодных планов внедрения КИС и реорганизации бизнеса предприятия.
Квалифицированное участие в процессе автоматизации требует от специалиста экономического профиля знания основных подходов к разработке КИС, видов программного обеспечения, особенностей этапов разработки и трудностей, которые ожидают разработчиков КИС на практике.
Анализ подходов к построению КИС
в начало
С практической точки зрения классификацию подходов к построению систем автоматизации целесообразно провести по степени использования тиражируемых программных продуктов (рис.5.1).
Дадим краткую характеристику этим подходам (более полную информацию см. в [Петров, 2001]).
Самостоятельная разработка программного обеспечения КИС предполагает привлечение собственных программистов (иногда - программистов, работающих временно, вплоть до студентов, подрабатывающих или проходящих производственную практику).
Рис. 5.1. Подходы к построению КИС
Сегодня этот подход считается, пожалуй, самым неудачным не только для построения комплексной системы, но и для разработки локального автоматизированного рабочего места для отдела кадров или другого подразделения (хотя на практике встречается еще достаточно часто). Предполагаемый плюс этого подхода – сравнительно малые затраты на разработку - может обернуться в дальнейшем существенными потерями по следующим основным причинам:
- как правило собственные программисты не имеют специфичного опыта обследования предприятия, оптимизации бизнес-процессов, что необходимо при проектировании и создании КИС. В результате автоматизация не решит своей главной задачи – повышения экономической эффективности деятельности предприятия;
- не всегда квалификация программиста является достаточной для создания такого сложного продукта, каким является КИС. Созданная система вряд ли сможет конкурировать с коммерческими продуктами;
- предприятие попадает в зависимость от разработчика, увольнение которого заморозит эксплуатацию и дальнейшее развитие системы, что в изменяющихся условиях хозяйствования крайне важно;
- как правило, практически оказывается, что стоимость и сроки разработки, внедрения и освоения значительно превышают изначально предполагаемые.
Использование заказных систем предполагает обращение к фирме, коллективу специалистов с заказом на разработку собственного, оригинального программного продукта. Потенциально, этот подход характеризуется меньшей стоимостью и меньшими сроками, чем самостоятельная разработка. Главной его опасностью является возможность остаться с созданной системой «один на один» после того, как коллектив или фирма закончили свою работу и, возможно, занялись более выгодными для них делами. Практики, занимающиеся автоматизацией, рекомендуют использовать этот подход только для предприятий с действительно уникальными особенностями ведения бизнеса. (Но даже в этом случае стоит учесть, что современные специализированные фирмы, предлагающие тиражируемые программные продукты, постоянно развиваются и учитывают в своих разработках новые потребности и особенности своих потенциальных заказчиков.)
Применение тиражируемых («коробочных») программных продуктов предполагает приобретение готовых программ автоматизации различных видов хозяйственного учета. Как правило, эти программы достаточно апробированы, имеют сопровождение от фирм-изготовителей или их партнеров, сравнительно низкую стоимость. Недостатки – недостаточный объем функциональных возможностей, что практически не позволяет создать собственно КИС, а также проблемы совместимости систем различных производителей. Данный подход рекомендуют для малых предприятий на начальных стадиях автоматизации финансово-экономической деятельности.
Применение адаптируемых интегрированных систем стало распространенным в России во второй половине 90-х годов. Сегодня этот подход считается наиболее привлекательным для серьезных предприятий – заказчиков КИС. Современные адаптируемые интегрированные системы изначально ориентируются на комплексную автоматизацию предприятия. Предлагаемые системы снабжаются средствами настройки на характеристики и особенности бизнеса конкретного предприятия. Фирмы-разработчики таких систем предлагают варианты конфигураций, различные по цене и рассчитанные на разные функциональные возможности. При этом обеспечивается возможность модернизации и развития системы, установки новых функциональных модулей и версий. Интересной в этом плане является деятельность компании «1С», которая начинала с создания локальных систем бухгалтерского учета, а сегодня предлагает своим потребителям возможности значительного наращивания конфигурации за счет дополнительных модулей как собственной разработки, так и продуктов, получивших гриф «1С - совместимо». Это предоставляет возможность предприятиям-пользователям программных продуктов «1С» развивать на единой платформе свои автоматизированные системы по мере возрастания потребностей и финансовых возможностей. Однако, стоит отметить, что подобная эволюция вынуждает разработчиков (здесь уже не идет речь именно о фирме «1С») ориентироваться на «старых» пользователей и не позволяет вносить революционные изменения в свои программные продукты. Поэтому для предприятий, начинающих создание КИС, вопрос о том, что выбрать - программный продукт «с историей и именем» или же новую современную систему, предлагаемую и позиционируемую как КИС, остается открытым.
Основные трудности при построении КИС
в начало
Информатикам, которые занимаются (или готовятся заниматься) проблемами автоматизации предприятий полезно знать о тех типичных трудностях, с которыми им наверняка придется столкнуться при построении КИС (но трудности эти вполне преодолимы). Среди них стоит отметить следующие:
- неопределенность целей и задач управления, отсутствие у самого руководства четкого понимания процессов управления и исполнения решений, интуитивизм руководства. В силу этого для разработки КИС необходима максимальная формализация контуров управления и очерчивание функциональных границ подразделений;
- необходимость в частичной или полной реорганизации структуры и бизнес-процессов предприятия. Часто эта реорганизация может быть выполнена в ряде локальных точек и не влечет за собой спад активности предприятия. Однако задачи комплексной автоматизации могут потребовать существенного пересмотра и рационализации технологий бизнеса предприятия (реинжиниринга бизнес-процессов);
- необходимость обучения персонала новым технологиям и средствам;
- необходимость привлечения новых сотрудников – специалистов по эксплуатации КИС и создания соответствующей службы или отдела;
- преодоление сопротивления собственных работников и руководителей;
- необходимость разработки экономически целесообразных планов и мероприятий по созданию КИС;
- необходимость формирования квалифицированной и активной компании внедренцев. Практика показывает необходимость включения в команду внедренцев не только программистов и администраторов КИС, но и специалистов самого предприятия. Особенно важным является привлечение руководителей высокого ранга, активно заинтересованных в создании системы и имеющих полномочия для принятия решений.
Перечисленные трудности, которые, по-видимому, не охватывают весь комплекс проблем, характеризуют трудоемкость и сложность самого процесса создания КИС. Нужно отметить, что современные фирмы-производители адаптируемых интегрированных систем (например, Галактика, ИТРП, Рарус) обеспечивают весь цикл создания комплексной системы автоматизации, начиная с предпроектного обследования предприятия, разработки рациональных моделей бизнеса и заканчивая внедрением, сопровождением КИС и обучением персонала. Об основных этапах создания КИС см. далее.
Адаптируемые интегрированные системы для построения КИС предприятий
в начало
На сегодняшний день на российском рынке имеется не одна сотня программных систем разной степени сложности и с различными возможностями (см. [Петров,2001], www.finsoft.ru, www.interface.ru и другие ресурсы Интернет). По степени интеграции и, соответственно, функционалу выделяют следующие классы систем (рис.5.2.):
- локальные и малые интегрированные системы – предназначены для автоматизации отдельных направлений деятельности, в основном, это учетно-аналитические системы. Примерами могут быть такие, как «Инфо-Бухгалтер» (фирма «Информатик»); «Турбо-Бухгалтер» (фирма «Диц»), аналитическая система «Магнат» (фирма АИСТ), отдельные продукты и конфигурации фирмы «1С», программные продукты серии БЭСТ (фирма «Интеллект-Сервис») и др.;
- средние интегрированные системы. Этот класс составляют, главным образом, отечественные разработки, претендующие на комплексную автоматизацию управления предприятиями или комплексную автоматизацию учета и управления финансами. Примерами являются системы «Галактика», «Парус» (одноименных производителей), «БЭСТ ПРО», AVACCO (фирмы AVACCO SOFT), комплексные конфигурации программных систем фирмы «1С» и совместимых с ними («1С:Предприятие», «1С-ИТРП» и др.). Можно отметить, что от того, какой вариант конфигурации выбирается, зависит и объем функционала и степень интеграции полученной КИС. Из перечисленных можно отметить систему «Галактика», которая по своим возможностям приближается к следующему классу систем – крупных интегрированных;
- крупные интегрированные – наиболее функционально развитые и, соответственно, наиболее дорогие (часто, на порядок дороже систем предыдущего класса) и сложные для внедрения системы. Этот класс представляют системы зарубежного производства, вбирающие в себя весь мировой опыт автоматизации крупных компаний и соответствующие мировым стандартам управления.
Рис.5.2 Эффективность применения ЭИС разной степени интеграции
Примеры крупных интегрированных систем: R/3 (фирма SAP), Oracle Applications (фирма Oracle), Baan Midmarket Solutions (фирма BAAN), PeopleSoft Select (фирма PeopleSoft).
Дополнение:
В [Петров, 2001] приведены следующие таблицы:
Таблица 6.1 Классификация и характеристика программных систем экономической ориентации
| Характеристика | Локальные системы | Средние интегрированные | Крупные интегрированные |
| Особенности Период внедрения | Простое коробочный вариант Две недели | Поэтапное 1 и более месяцев | Поэтапное сложное >9-12 мес. |
| Функциональная полнота | Учетные системы (по направлениям) | Комплексный учет и управление финансами | Комплексное управление: учет, управление, производство |
| Соотношение затрат: лицензия/внедрение/оборудование | 1/0.5/2 | 1/2/1 | 1/1-5/1 |
| Ориентировочная стоимость тыс. долл | 0.1-5 | 10-100 | 100-500 и более |
Таблица 6.2 Крупные интегрированные системы
| Фирма | Продукт | Ориентация на клиентов с доходом млн. долл |
| SAP | R3 (Accelerated Solution) | до 600 |
| Oracle | Oracle Applications | до 500 |
| BAAN | Baan Midmarket Solutions | до 350 |
| PeopleSoft | PeopleSoft Select | до 250 |
Отечественные программные системы для комплексной автоматизации предприятия
в начало
В этом пункте рассмотрим некоторые отечественные адаптируемые интегрированные системы, на базе которых возможно построение КИС предприятия. В дополнение к излагаемому материалу рекомендуется посетить в Интернет Web-странички разработчиков, на которых представлены более подробные сведения, включая демонстрационные презентации. На ряде сайтов приводятся варианты конфигураций, цены программных продуктов, а также условия и варианты сотрудничества с производителями.
Система «Галактика» (www.galaktika.ru) предназначена для автоматизации управления в корпорациях со сложной структурой, финансово-промышленных группах, а также на отдельных промышленных и торговых предприятиях.
Функциональной единицей системы является модуль. Модули группируются в так называемые контуры управления, основные из которых показаны на рис.5.3. Система может работать как локально, на одном компьютере, так и в компьютерной сети предприятия на различных рабочих местах. При этом между отдельными модулями и, значит, отдельными рабочими местами налажен обмен данными, обеспечено совместное использование вводимой информации.
Система осуществляет информационное обеспечение руководителей различных уровней и категорий – от высшего менеджмента до руководителей подразделений, служб и участков. Численность сотрудников предприятий, внедривших систему “Галактика”, составляет от нескольких десятков, до 25000 человек. Для крупных компаний, имеющих филиалы и территориально удаленные подразделения, реализована возможность оперативного удаленного доступа и информационного обмена. Специфика конкретного предприятия (корпорации) учитывается с помощью более 300 параметров настройки. Отметим, что первоначальная настройка параметров и заполнение баз данных системы составляет важный этап ее адаптации для данного предприятия. Система позволяет вести параллельный многоплановый учет в нескольких стандартах (в том числе, международных). Кроме того, система обладает средствами экономического финансового анализа показателей, позволяет сформировать полную картину состояния и деятельности предприятия.
Рис.5.3. Состав основных функциональных контуров
системы «Галактика»
Рис.5.4. Поступление сведений в ИСР и ее функции
Финансовый контур обеспечивает автоматизацию процессов планирования и управления финансовыми ресурсами (бюджетирования), включая следующие этапы:
- этап планирования (составление различных вариантов бюджета);
- этап согласования и утверждения бюджетов (бюджетов подразделений и их консолидация);
- формирование фактических показателей бюджета;
- анализ исполнения бюджета (сравнение фактических показателей с плановыми);
- проведение корректировок бюджета.
При выполнении задач бюджетирования система позволяет использовать различные данные, необходимые в практическом планировании бюджета (рис.5.5.).
Рис.5.5. Использование различных данных для
формирования планов бюджета в системе «Галактика»
Контур бухгалтерского учета является наиболее сложным по составу модулей, обеспечивающих автоматическое отражение всех хозяйственных операций предприятия. В составе контура имеются следующие основные модули:
- «Хозоперации» – позволяет автоматизировать процедуру выполнения бухгалтерских проводок по хозяйственным документам;
- «Финансово-расчетные операции» – обеспечивает автоматизацию учета безналичных расчетов, валютных операций, а также содержит полный комплекс бухгалтерских счетов;
- «Касса» – формирование приходных и расходных кассовых документов, учет полного цикла операций с подотчетными лицами;
- «Векселя и кредиты» – учет операций с векселями и другими ценными бумагами, а также операций кредитования;
- «Основные средства и нематериальные активы» – автоматизация выполнения операций по учету наличия, износа, движения, а также по переоценке объектов основных средств и материальных активов;
- «Малоценнные и быстроизнашивающиеся продукты» (МБП) – учет наличия и движения, проведение операций оприходования, внутреннего перемещения, начисления износа, списания МБП;
- «Бухгалтерская отчетность» – формирование бухгалтерской отчетности итогового характера с использование типовых форм годового отчета и расчета налогов;
- «Консолидация» – получение обобщенной (консолидированной) отчетности по корпорации.
Контур логистики обеспечивает:
- детализацию и выполнение планов снабжения и сбыта;
- управление материальными потоками внутри предприятия и при взаимодействии с поставщиками и получателями продукции, товаров и услуг;
- контроль взаиморасчетов с поставщиками и получателями.
В состав контура входят модули «Складской учет», «Управление договорами», «Управление снабжением», «Управление сбытом», «Поставщики и получатели».
Модули контура управления производством обеспечивают решение следующих задач:
-техническая подготовка производства;
- спецификация изделий (описание структуры продукции и технологии ее изготовления);
- технико-экономическое планирование (нормативно-справочная информация, планирование производства, расчет плановой себестоимости)
- учет материалов в производстве (учета движения материальных ценностей (сырья, полуфабрикатов, продукции) между складами и подразделениями)
- управление ремонтами (планирование ремонтов, ресурсов и закупок, учет результатов, сроков выполнения и др.);
- расчет фактических производственных затрат, исполнение сметных накладных расходов, калькуляция фактической себестоимости единиц продукции.
Состав и основные функции контура «Управление взаимоотношениями с клиентами» показан на рис.5.6.
Рис.5. 6.Контур «Управление взаимоотношениями с клиентами»
Контур управления персоналом предназначен для автоматизации учета кадров и выполнения вычислительных процедур, связанных с оплатой труда персонала предприятия. Контур включает модули «Управление персоналом» (ведение штатного расписания, личных карточек сотрудников, формирование отчетов по кадрам и штатному расписанию) и «Заработная плата» (автоматизация учетных и вычислительных операций, связанных с оплатой труда при повременной и сдельной формах оплаты).
Адаптируемые интегрированные системы на платформе 1С (www.1C.ru, www.itrp.ru, www. rarus.ru). Компания «1С» относится к числу наиболее известных на российском рынке производителей экономических информационных систем. В настоящее время под маркой «1С» выпускаются различные по назначению, сложности и стоимости программные продукты (подробную информацию можно найти на сайте компании). Рынок систем комплексной автоматизации на платформе 1С представлен как разработками самой компании, так и компаний, занимающихся созданием специальных дополнительных конфигураций на базе 1С для комплексной автоматизации предприятий того или иного рода. Среди последних можно отметить фирмы «Рарус», «Институт типовых решений производству» (ИТРП), а также фирму «Инталев» (см. рис.5.7.- 5.9.). Предлагаемые программные продукты представляют интерес для многих предприятий-пользователей, которые уже начали эксплуатировать более ранние разработки фирмы 1С. Именно таким компаниям предоставляется возможность без коренного изменения существующей автоматизированной системы создавать полноценные КИС на базе дополнительных конфигураций, которые сами разработчики еще называют типовыми решениями.
Рис.5.7. Программные системы для создания
КИС предприятия на платформе 1С
Рис. 5.8. Функциональные характеристика системы фирм 1С-Рарус
Рис.5.9. Типовые решения фирм ИТРП+Инталев
и состав функциональных модулей системы
Пожалуй, наиболее полной по функциональным возможностям (сравнимой с возможностями системы «Галактика») является конфигурация «ИТРП+Инталев: Производство и финансы», которая предназначена для предприятий, уже использующих «1С-Предприятие 7.7». На рис.5.9. показаны основные функциональные направления, которые обеспечиваются данной системой.
В силу ограниченности объема пособия здесь мы не имеем возможности рассмотреть подробно не менее интересные программные системы других производителей. Среди известных отметим разработки корпорации «Парус» (с одноименным названием программного продукта), которая считается одним из лидеров отечественного рынка программного обеспечения (www.parus.ru). Среди разработок корпорации имеются решения для автоматизации промышленных предприятий и производственных компаний; фирм оптовой и розничной торговли; компаний, предоставляющих различные услуги; организаций и учреждений, состоящих на государственном бюджете; страховых компаний. Среди других программных систем можно отметить «БЭСТ ПРО» (производитель Интеллект Сервис), «Монополия» ( «Формоза Софт»), среди относительно новых разработок - систему AVACCO [Петров, 2001].
Основные этапы процесса создания КИС на базе адаптируемых интегрированных систем
в начало
Приводимые ниже этапы составляют тот набор основных задач, которые выполняют при построении КИС фирмы производители адаптируемых интегрированных систем (см. [Петров, 2001] а также [Смирнова, 2001]). Отметим, что подобная последовательность может служить практическим руководством информатикам, занимающимся проблемами автоматизации и взаимодействием с предприятиями-заказчиками .
1. Заключение договора
1.1. Предварительный контакт (встреча с заказчиком , уточнение целей и задач проекта) .
Примечание: нужно учитывать, что часто Заказчик не знает точно чего хочет и какие проблемы имеются и как, с помощью чего их решать. Для преодоления этих трудностей информатики должны уметь увидеть проблему заказчика его глазами и подсказать возможные пути и способы ее разрешения.
1.2. Экспресс-обследование – сбор информации для уточнения целей проекта, его масштаба, трудоемкости, реализуемости, стоит ли этим заниматься с данным Заказчиком (от 2-3-х дней до 1 недели).
Здесь собирается информация:
об организационной структуре предприятия (хотя бы укрупненно);
о сферах деятельности компании;
о перечне продукции, услуг и работ;
о масштабе компании (наличие филиалов, дочерних предприятий, территориальная распределенность, интенсивность взаимодействия подразделений, численность персонала – для оценки числа рабочих мест);
об обеспеченности техническими средствами для реализации проекта.
На выходе этапа определяются границы проекта. Важным для разработчика является сформировать собственное мнение о компании, о возможных проблемах, путях их решения. Полученные сведения позволят далее согласовать объем и условия выполнения работ, а также оплату работ.
1.3. Согласование условий договора. Здесь уже можно говорить о целесообразности внедрения системы и ориентировочно об эффективности ее использования. Определить:
границы проекта – определенный перечень работ, который обязуется выполнить Исполнитель.
сроки выполнения работа, этапы;
объем работ в соответствии с границами проекта , задачи и требования к их выполнению;
стоимость работ и порядок платежей, обязанности Заказчика, условия предоставления информации и условия работы, предоставляемые Заказчиком;
формирование проектной команды (с включением, возможно, сотрудников Заказчика) и порядок расчетов;
обеспечение формирования парка технических средств исходя из требования эксплуатации системы;
пути решения конфликтных ситуаций и споров;
ответственность сторон.
На данном этапе для документального юридического закрепления отношений с Заказчиком формируется комплекс документов. В него входят, как правило, следующие основные документы:
сам договор на выполнения работ;
техническое задание, где прописываются и утверждаются Заказчиком объемы, условия выполнения работ и оплата. Возможно, что техническое задание будет сопровождаться набором приложений, где могут, например, быть указаны автоматизируемые бизнес-процессы, критерии оценки бизнес-процессов, формы отчетности и др;
календарные план выполнения работ.
Наличие этих документов, согласованных с Заказчиком, необходимо в первую очередь Исполнителю: это дает определенность в том, что и как делать; с другой стороны, это позволяет избежать недоразумений с Заказчиком, вызванных взаимным непониманием и изменчивостью желаний.
Примечание: На сайте www.finexpert.ru был размещен достаточно подробный пример технического задания, во многом поясняющий что и как нужно делать при построении КИС.
2. Обследование бизнеса Заказчика
Основная задача – сформировать системное представление о бизнесе Заказчика, выявить основные нюансы протекания бизнес-процессов, их взаимосвязи с другими процессами.
Обследование не нацелено на вычисление показателей, оценку платежеспособности или рентабельности (что делают консалтинговые компании).
Обследование должно дать материал для оценки эффективности управленческо-организационных механизмов, способов ведения работ, выполнения бизнес-процессов, принятых схем учета, т.е. общей технологии работ. В результате обследования строится информационная модель «как есть», отражающая существующее положение дел на предприятии, проводится численная оценка основных критериев эффективности бизнес-процессов (например, хронометраж простоев или длительности выполнения функций). Здесь же выполняется обследование компьютерного парка предприятия и автоматизированных систем, эксплуатируемых на данном предприятии.
3. Проектирование модели бизнеса. На этом этапе выполняется комплекс работ по созданию модели «как должно быть»: разрабатываются, документируются и согласовываются с заказчиком предложения по оптимизации бизнес-процессов, реорганизации структуры управления и организации информационных потоков; разрабатывается информационное, организационное, правовое обеспечение.
Примечание: При построении модели «как должно быть» используются те же способы и средства моделирования, что и для модели «как есть». То есть – построение информационных моделей на обоих этапах выполняется с помощью одних и тех же выразительных средств (см. также тему 4), диаграмм
Здесь же:
выполняется описание ролей, обязанностей, полномочий –в Приложении к модели или в самой модели.
разрабатываются и согласуются с Заказчиком механизмы анализа, планирования, управления, контроля – в отдельном документе в приложении к модели – концептуальное описание принципов управления, контроля, планирования, послужившее основой для формирования той или иной формы протекания бизнес-процессов.
Видно, что по существу в на данном этапе разрабатывается основная часть организационного, информационного обеспечения будущей КИС.
4. Настройка адаптируемой системы на модель бизнеса – собственно адаптация системы к данной модели и данному предприятию, выбор необходимой конфигурации, настройка шаблонов и интерфейсов; при необходимости - разработка дополнительных модулей и подпрограмм, организация экспорта-импорта данных при наличии на предприятии других систем. Поскольку настройка системы осуществляется под нужды конкретного пользователя, то может возникнуть необходимость написания собственного руководства, а также документирования предложенной конфигурации.
(Возможности адаптации зависят и от конкретного программного продукта и от фирмы-производителя).
5. Технологическое внедрение - утановка программного обеспечения; тестирование; подключение периферии; обучение пользователей, опытная эксплуатация; при необходимости, - уточнение модели и настроенной КИС; экспорт или перенос данных; передача в плановую эксплуатацию.
6. Сопровождение и развитие – разработка новых модулей по заказу клиента; постановка новых версий; консультации по использованию; выезды специалистов для выполнения разовых работ и т.п.
Отметим, что на всех этапах могут проходить дополнительные консультации - привлечение при необходимости сторонних специалистов для консультации Заказчика по вопросам:
постановки управленческого учета;
бухгалтерского учета;
минимизации налогооблажения;
юридически-правовым нормам.
Примечание: Число и содержание этапов могут отличаться в зависимости от договоренности с Заказчиком, характера деятельности самой фирмы; возможностей предлагаемой системы. На практике средства автоматизации, бывает, внедряются в существующую модель бизнеса предприятия практически без ее изменения (правда, остается вопрос об эффективности такой автоматизации).
Оценка затрат и эффекта от внедрения КИС
в начало
Вопрос об оценке затрат и эффекта внедрения КИС, обеспечения эффективности комплексной автоматизации бизнеса предлагается изучить по материалам информационного буклета корпорации «Галактика» (см. здесь )