Geum.ru

Московской области обзор “ развитие архивного дела в московской области в 1991-2000 годах”

Вид материалаРеферат

Содержание


Организационно-методическое руководство ведомственными
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6

4. Формирование Архивного Фонда Московской области.

Организационно-методическое руководство ведомственными

архивами и организацией документов в делопроизводстве.


4.1. Формирование архивного фонда Московской области.


4.1.1. Начало девяностых годов ознаменовалось большими изменениями в жизни страны. Были реформированы органы представительной и исполнительной власти, созданы органы местного самоуправления. Также этот период был отмечен развитием рыночных отношений и предпринимательства, образованием, реорганизацией и ликвидацией большого числа учреждений, организаций и предприятий самых различных форм собственности. Реформы затронули и социальную сферу: органы пенсионного обеспечения, социальной защиты, занятости населения, профессиональных союзов и социального страхования, образования, здравоохранения и т. П. Из всего количества учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования архивных учреждений области стабильными по форме собственности и содержанию деятельности осталось не более 1%.

По состоянию на 01.01.1991 года на хранении в учреждениях, организациях и на предприятиях области- источниках комплектования госархивов находилось 249948 ед.хр. за 1936-1987 годы, из них внесенные в описи 177654 ед.хр., что составляло 71%. Сверх установленного срока хранилось 27163 ед.хр., 11% от общего количества дел, находящихся на ведомственном хранении. По личному составу хранилось 1276314 ед.хр., из них внесенные в описи 943631 ед.хр. (74%). Ведомственные архивы научно-технической документации хранили 5200 ед.хр. за 1945-1987 годы, из них внесенные в описи 1870 ед.хр. , что составляло 36%.

По итогам паспортизации 1993 года на ведомственном хранении находилось 340690 ед.хр. за 1940-1990 годы, из них приведены в порядок 180901 ед.хр., что составляло 53%; 42900 хранится сверх установленного срока, что составляло 12,5%. Документов по личному составу хранилось 1414580 ед.хр., из них 1100907 внесены в описи (78%). Научно-техническая документация хранится за 1976-1990 годы в количестве 7180 ед.хр., внесенных в описи 74 ед.хр за 1978-1987 годы (1%).

С появлением в списке источников комплектования негосударственных организаций в 1995 году вводятся новые формы учета состояния хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях области, которые позволяют учитывать негосударственную часть Архивного фонда Московской области. Всего в ведомственных архивах хранится 334905 дел за 1937-1992 годы, из них упорядочены 153072 дела (46%), сверх установленного срока хранится 21% - 70328 дел. Документы по личному составу: всего 1531866 ед.хр. и описанных 1134863 ед.хр. (74%). Примерно 5% от общего количества дел относилось к негосударственной части архивного фонда (из-за отсутствия рекомендаций по отнесению к негосударственной части документов общественных, профсоюзных и кооперативных организаций в статистической форме объем дел негосударственной части дан неверно, т.к. по этим организациям сведения давались не с момента их перерегистрации). Научно-техническая документация в количестве 3160 ед.хр. хранится в ведомственных архивах за 1976-1995 годы, внесенных в описи 2244 ед.хр.( 71%) за 1976-1987 годы, 60% сверх установленного срока.

По состоянию на 01.01.98 в организациях - источниках комплектования хранилось 420022 ед.хр. за 1781-1994 годы, внесены в описи 155046 дел, что составило 37%. Сверх установленного срока хранилось75760 дел (18%). По личному составу хранилось 1659869 ед.хр., из них приведено в порядок 1272583 ед.хр.(77%). Негосударственная часть составляла ориентировочно 7% (ошибка та же, что и в 1995 г.). Научно-техническая документация - 6320 ед.хр. за 1969-1997 годы, из них 2244 ед.хр. внесены в описи (36%).

По итогам паспортизации 2000 года на ведомственном хранении находится 434985 дел за 1836-1997 годы, из них внесены в описи 155688 дел (36%), сверх установленного срока хранится 70690 дел (16%). По личному составу - 1773400 ед.хр., внесенных в описи 1277616 ед.хр. (72%). Негосударственная часть составляет 6% - 36378 дел за 1989-1997 годы, из них внесено в описи 47%. По личному составу в негосударственных организациях хранится 34873 ед.хр., из них внесены в описи 15259 ед.хр. (44%). Научно-техническая документация хранится с 1969 г. по 2000 г. в количестве 6700 ед.хр., из них описаны 2244 ед.хр. за 1969-1987 годы (33%).

Таким образом, с 1991 года по 2000 год включительно процент упорядочения документов постоянного хранения снизился на 35%, по личному составу на 6% , хранящихся сверх установленного срока увеличился на 5%. Показатели по научно-технической документации просто не сопоставимы, потому, что за этот период список организаций, создающих НТД коренным образом изменился. Сведения по негосударственной части Архивного фонда Московской области впервые точно даны по состоянию на 01.01.2001. Причины снижения показателей упорядочения документов заключаются в следующем:

1) Процент приведения в порядок документов постоянного хранения резко снизился в связи с постановкой на учет в 1996 году районных и городских отделов ЗАГС почти за полутора вековой период в количестве 58 тыс. неописанных и неупорядоченных по архивным правилам дел.

2) Экономическая ситуация, сложившаяся в стране, привела к тому, что многие сельскохозяйственные и промышленные предприятия не смогли уже с начала 90-х годов финансировать приведение архивов в порядок. Последнее десятилетие ознаменовано взрывом предпринимательской деятельности и экономической нестабильностью малых предприятий, преобразованием государственных организаций в негосударственные. Поэтому больше внимания уделялось приведению в порядок и передаче на хранение в районные и городские архивы документов по личному составу ликвидированных предприятий.

3) Увеличение количества дел, хранящихся сверх установленного срока, связано с прекращением комплектования ЦГАМО и некоторых районных архивов.

4) Частые реорганизации государственных и муниципальных управленческих структур приводили и к частой смене специалистов, отвечающих за вопросы делопроизводства и архива, на обучение которых требовалось время.

5) Отсутствие общероссийской нормативно-методической базы по отбору документов на вечное хранение. Много вопросов изучалось и решалось на ЭПК областного архивного органа: рекомендации Росархива приходили позже и не всегда соответствовали уже принятым решениям и сложившейся практике.

6) В 1990 году на основании приказа № 10 от 17.05.90 начальника Архивного управления были ликвидированы функциональные отделы (в том числе отдел ведомственных архивов и делопроизводства), и в течение двух лет основное внимание в работе уделялось учету и совершенствованию НСА в районных и городских архивах, что привело к снижению темпов приведения в порядок ведомственных архивов.

Однако за последние три года наметилась тенденция к улучшению показателей ведомственного хранения документов.

В деятельности учреждений, организаций и предприятий изменились традиционные формы планово-отчетной документации и появились новые виды организационно-распорядительной, нормативно-правовой документации. В результате приватизации предприятий отложились документы: учредительные, о работе коллегиальных органов управления предприятиями, об экономической деятельности (бизнес планы, инвестиционные программы, координационные планы, прогнозы, договоры о сотрудничестве, отчеты в различные государственные внебюджетные фонды, налоговые органы).

Все наиболее важные стороны жизнедеятельности Московской области - субъекта Российской Федерации - нашли отражение в законах Московской области, принятых Московской областной Думой и постановлениях Администрации и Правительства Московской области.

Реорганизация органов исполнительной власти привела к изменению состава документов и в этих органах: вместо решений исполкомов администрации издают постановления. Каждый район и город областного подчинения имеет устав муниципального образования.

Для осуществления процесса приватизации и учета форм собственности были образованы органы управления имуществом, в которых оформлялись и накапливались документы о приватизации, о передаче имущества из одной формы собственности в другую, в аренду.

В целях проведения земельной реформы созданы земельные комитеты, которые ведают вопросами учета, распределения, аренды и приватизации земельных участков.

В Московской области вопросами приватизации жилого фонда занимались самые различные организации и не было единого порядка формирования и хранения дел по передаче жилых помещений в домах государственного и муниципального жилого фонда в собственность граждан; распоряжение Администрации Московской области № 718-р от 27.09.94 определило виды документов (заявления,

договоры), передаваемых на постоянное хранение в фондах администраций городов и районов.

В системе учреждений здравоохранения, образования появились документы по лицензированию отдельных видов деятельности, документы по установлению цен и тарифов на услуги, оказываемые населению.

В связи с выделением налоговых органов в отдельное ведомство изменился состав отчетов по различным налогам и сборам. На постоянное хранение ведется выборочный отбор документов проверок правильности начисления и уплаты налогов.

Документы пенсионных отделов и центров занятости населения выборочно принимаются в составе фонде областного Отделения Пенсионного Фонда РФ и Департамента занятости населения.


4.1.2. Основными законодательными и нормативно-методическими документами, обеспечивающими работу по контролю за архивами учреждений, организаций и предприятий и комплектования архивов области, являются “Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” (1993 г.), Закон Московской области “Об Архивном фонде Московской области и архивах” (1996 г.) раздел У ст.17-19, его новая редакция 2000 г. Раздел У ст. 16-20, постановление Совета Министров РСФСР от 12.10.91 № 531 “О развитии архивного дела в РСФСР, определившее принципы архивной реформы, Указ Президиума РСФСР от 24.08.91 “О партийных архивах”, постановление Правительства Российской Федерации № 191 от 03.03.93 “О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве”, Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552 “Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и положения о Государственной архивной службе России”, распорядительные документы Мособлисполкома и Администрации Московской области, названные во втором разделе, “Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения” (1989 г.), совместные письма Росархива с министерствами и ведомствами РФ об обеспечении сохранности документов, решения ЦЭПК и ЭПК областного архивного органа.


4.1.3. Экспертные службы образуются приказами руководителей учреждений, организаций и предприятий, при которых они действуют. Работа их регламентируется положениями, разработанными на основе типовых положений об ЭК (1995 г.), ЦЭК (1993 г.), ЭМК (1995 г.), ЭПК (1994 г.). Положения об ЭК и ЦЭК организаций-источников комплектования ЦГАМО согласовываются ЭПК Управления по делам архивов; ЭК организаций-источников комплектования районных и городских архивов - заведующими и начальниками архивных отделов администраций городов и районов. Положения утверждаются руководителями организаций.

За десять лет обновлено и согласовано ЭПК 91 положение о ЦЭК и ЭК, что составляет 25% от количества организаций - источников комплектования ЦГАМО. ЭК организаций-источников комплектования районных и городских архивов используют в работе, в основном, типовое положение. Экспертные комиссии администраций небольших муниципальных образований выполняют роль ЦЭК по отношению к своим функциональным комитетам, управлениям и отделам, являющимися самостоятельными источниками комплектования.

В состав ЭПК областного архивного органа входят ведущие специалисты управления и ЦГАМО (последние изменения утверждены приказом № 1 от 13.01.99).

Экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов Московской области провела 203 заседания, из них 47 по методическим вопросам. На заседаниях ЭПК рассматривались вопросы:

- проект перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

- определение сроков хранения документов налоговых инспекций, пенсионных отделов, не предусмотренных перечнями;

- изменение сроков хранения документов районных и городских отделов ЗАГС и порядка приема документов по регистрации актов гражданского состояния на государственное хранение;

- отраслевые списки видов предприятий, учреждений и организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему на государственное хранение;

- списки учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования районных и городских архивов (в том числе вновь образованных);

- уточнение и внесение изменений в список источников комплектования в связи ликвидацией, образованием и реорганизацией учреждений, организаций и предприятий;

- индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования ЦГАМО;

- примерные номенклатуры дел;

- описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической документации, по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- положения об экспертных комиссиях и архивах учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования ЦГАМО;

- инструкции по делопроизводству организаций и учреждений - источников комплектования ЦГАМО;

- описи дел постоянного и долговременного хранения, составленные в районных и городских архивах, центрах хранения документов по личному составу после проведения научно-технической обработки документов (усовершенствования), акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов ЦГАМО, районных и городских архивов;

- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах, акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на постоянное хранение;

- передачи фондов, организаций - источников комплектования ЦГАМО, районных и городских архивов в другие архивы;

- формирования и организации хранения документов о реабилитации граждан, избирательной комиссии Московской области, Мособлкомстата;

- фондирования документов по личному составу, территориальных управлений Государственного архитектурно-строительного надзора, сельских и поселковых Советов народных депутатов, их исполкомов и администраций;

- о результатах экспертизы ценности документов организаций сельскохозяйственного профиля;

- о порядке приема документов подведомственных организаций в составе фондов вышестоящих организаций: пенсионных отделов, отделений Федерального казначейства, управлений занятости, филиалов ФСС РФ, кредитных организаций, зарегистрированных Главном управлением Центрбанка России;

- о передаче на государственное хранение в архивы области метрических книг

Проводились совместные заседания ЭПК и ЦЭК для решения вопросов:

- о порядке приема документов территориальных управлений Главного управления государственного архитектурно-строительного надзора Московской области;

- о порядке передачи документов кредитных организаций в архивы Московской области;

- об изменении сроков хранения документов налоговых инспекций, пенсионных отделов и управлений;

По вопросу о порядке отбора документов регистрации актов гражданского состояния совместного решения не принималось, но вопрос предварительно согласовывался с Управлением ЗАГС.

В течение 10 лет было утверждено 314,3 тыс. ед. постоянного хранения и 200,2 тыс. ед.хр. по личному составу, научно-технической документации 1918 ед.хр. (в том числе упорядоченных на договорных началах 95,8 тыс ед. постоянного хранения, 101,6 тыс. ед.хр по личному составу и НТД в полном объеме), согласовано 127 номенклатуры дел, 7 примерных номенклатур дел, 80 положений об архивах и 9 инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования ЦГАМО, согласованы акты о выделении к уничтожению документов, находящихся на хранении в ЦГАМО, районных и городских архивах в количестве 141, 3 тыс. дел.

Упорядочение документов проводится в рамках плановых показателей и согласно графикам утверждения описей на ЭПК, представленных районными и городскими архивами, утвержденные распорядительными документами администраций.

Экспертно-методическая комиссия ЦГАМО, состоящая из ведущих специалистов архива и возглавляемая заместителем директора, использовала в своей деятельности традиционные формы и методы работы, рассматривая на своих заседаниях вопросы методического обеспечения архивных работ, проекты методических пособий и разработок, описи дел и акты на документы, выделенные к уничтожению. За десять лет комиссия провела 50 заседаний, рассмотрев на них:

- сдаточные и архивные описи на документы личного происхождения по 40 фондам;

- переработанные и усовершенствованные описи дел по 35 архивным фондам ЦГАМО и филиала;

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению по 16 фондам;

- организация работы по подготовке продолжения “Справочника по фондам ЦГАМО и его филиала”;

- организация работы по рассекречиванию документов;

- вопрос о передаче источников комплектования, создающих НТД и комплексов документов ЦГАМО в филиал РГНТА;

- о переработке фонда Московского областного суда и Московского областного статистического управления;

- конкурсные работы сотрудников;

- методические пособия: “Каталогизация документов фонда МОБЮС” (бюро советов), “Использование документов райархивов в учебно-воспитательных целях”. “Памятка по ведению фондового каталога”;

- предисловия к описям;

- историческая справка к фондам учреждений и организаций здравоохранения и др.;

- планы внедрения научно-методических и нормативных разработок;

- планы усовершенствования описей дел по фондам ЦГАМО.


4.1.4. По итогам оптимизации состава документов ГАФ РСФСР и инвентаризации и учете состояния документов Архивного фонда РСФСР по состоянию на 01.01.91 в списке источников комплектования госархивов Московской области числилось 2045 учреждений, организаций и предприятий. По итогам паспортизации ведомственных архивов, проведенной в 1993 году в списке числилось 2083 источника комплектования, на 01.01.96 - 2077, на 01.01.98 - 2262 и на 01.01.2001 - 2270. За десять лет количество организаций, учреждений и предприятий - источников комплектования архивных учреждений Московской области увеличилось на 10%. С 1995 года ведется учет негосударственных организаций. Негосударственные организации составляют 32% (668) от общего количества. К началу 2001 года количество негосударственных организаций составило 695 (30%).

Архивные учреждения в 1991-2000 годах продолжали работу по пересмотру сводного списка источников комплектования архивов области по следующим направлениям:

- исключение 171 организации из списка в связи с их ликвидацией, банкротством, отказом от сотрудничества.

В связи с реорганизацией исполнительных органов власти из 75 функциональных отделов и управлений Мособлисполкома в структуру Администрации Московской области вошло только 17, остальные были либо ликвидированы, либо реорганизованы и сменили форму собственности, например: Управление общественного питания, Управление бытового обслуживания, Управление предприятий, применяющих труд инвалидов, Территориально-производственное объединение художественных промыслов и игрушек, Главмособлстройматериалы, ТПО жилищно-коммунального хозяйства и т. д. были преобразованы в акционерные общества и включены в список как новые источники комплектования. Этот период отмечен нестабильностью структур администраций городов и районов. Постоянные реорганизации в поисках наиболее эффективных форм управления привели к тому, что ранее самостоятельные отделы и управления влились в укрупненные управленческие структуры: управления (комитеты) экономики и статистики, культуры, туризма, физкультуры и спорта, образования, культуры и спорта, строительства, архитектуры, землепользования и экологии и т.п. Некоторые промышленные и сельскохозяйственные предприятия, изменив форму собственности, отказались от сотрудничества с архивами области: Жуковская фабрика “Бумиз”, Обушковская кожгалантерейная фабрика, бывшие совхозы, реорганизованные в ассоциации фермерских хозяйств, акционерные общества “Заворово”, “Ново-Александров-ское”, “Белая Колпь”, “Федорцево-Агро”, “Волочаново”, “Озеры”. В нескольких районах произошло изменение административно-территориального деления, объединение сельских округов привело к ликвидации органов местного самоуправления в Егорьевском, Зарайском, Раменском, Луховицком, Рузском, Шаховском районах. В связи с принятием Закона о банкротстве целый ряд предприятий был намечен к банкротству и назначено внешнее и конкурсное управление. Завершена работа по упорядочению документов на предприятиях банкротах-источниках комплектования ЦГАМО: АО “Красное Знамя”, ОАО “Мособлжилкомхоз”, Красноармейское производственное объединение технических тканей, ООО “Малаховский опытный механический завод”, ТОО “Раменский опытный завод “Техноприбор”, ТОО “Щелковское текстильно-галантерейное предприятие “Весна”, ОАО “Геркулес” (Серпуховский завод пищевых концентратов), ТОО “Игрушка”, ООО “Мытищинский завод художественного литья. Сельскохозяйственные предприятия-банкроты присоединяются в качестве производственных единиц к другим предприятиям: птицефабрика “Дружба”, акционерные общества “Ковригино”, ”Бояркино”, им. Крупской, СПК “Подхоженский”, ТОО агрофирма “Красный путь”.

- включение в список 364 вновь образованных организаций: Московская областная Дума, Администрация Московской области, администрации городов и районов, комитеты по управлению имуществом всех уровней, Фонд имущества Московской области, Управление Федерального казначейства по Московской области, Управление государственной и муниципальной службы, Министерство по промышленности и науке, Регистрационная палата, Государственная налоговая инспекция по Московской области (УМНС по Московской области), Комитет по делам молодежи, Миграционная служба, Управление судебного Департамента при Верховном Суде России, Контрольно-ревизионное управление Минфина РФ в Московской области, Территориальный орган Федеральной службы по финансовому оздоровлению, отделения государственных внебюджетных фондов (ФСС РФ, ФОМС РФ,ПФ РФ), Департамент занятости населения, Союз арендаторов и предпринимателей, Комитет по земельной реформе и земельным ресурсам и др., которые либо проводят в жизнь социально-экономические реформы, либо являются продуктом этих реформ. Некоторые организации были образованы путем реорганизации, объединения бывших источников комплектования: Министерство жилищно-коммунального хозяйства, топлива и энергетики, Департамент социальной защиты населения, Министерство экономики, Московская областная ассоциация “Мособлстройматериалы” и др.

В соответствии с рекомендациями Росархива включены в список таможни (совместное письмо ГТК РФ и ГАС РФ от 10.05.94 “Об обеспечении сохранности документов таможен”) Российская таможенная академия.

32 организации, ранее исключенные из списка источников комлпектования ЦГАМО, были включены в списки источников комплектования районных и городских архивов.

- уточнение названий фондообразователей в связи с их преобразованием и реорганизацией в том случае, если реорганизация не повлекла за собой изменение основных функций (функциональные отделы, управления, сельские и поселковые администрации), перепрофилирования основного производства (государственные промышленные и сельскохозяйственные предприятия, реорганизованные в акционерные общества, сельскохозяйственные кооперативы).

Работа по пересмотру сводного списка источников комплектования начинается с информации, поступившей из Росархива, Администрации Московской области (с 2000 г. Правительства Московской области), от заведующих городскими и районными архивными отделами, от самих организаций при обращении за консультацией по вопросам организации документов в делопроизводстве и создания ведомственного архива. Проводится обследование организации с целью определения значения организации в отраслевой системе, ее правового статуса, определения полноты отражения информации о деятельности организации в документах вышестоящей организации, ее уникальности, значения ее для данного региона; для управленческой организации - ее место среди других органов управления и значение ее управленческих функций для решении главных задач управления отраслью.

По итогам обследования составляется справка или докладная записка и представляется на ЭПК Управления по делам архивов Московской области. Отбор и передача документов на госхранение производится на основании решений ЭПК. Видовой состав документов организаций закрепляется в номенклатуре дел или перечне документов постоянного хранения, утвержденном ЭПК. В работе по отбору документов на госхранение от управленческих организаций областного звена используются перечни, разработанные Росархивом и уточненные применительно к конкретной организации (налоговые инспекции, комитеты по земельным ресурсам и землеустройству, органы управления имуществом, органы здравоохранения и т.п.). В 1995 году проводилась работа по внедрению “Примерного списка учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования районных и городских архивов”, разработанного Росархивом. Однако не со всеми позициями этого списка можно согласиться. Из сложившейся практики комплектования согласно критериям отбора документов на постоянное хранение органы представительной власти, комитеты и комиссии, избирательные комиссии, не имеющие юридического лица, сдают свои документы в составе фондов органов самоуправления (администраций и мэрий).

Структурные изменения и изменения качественных показателей в сводном списке источников комплектования можно отразить следующим образом:


Наименование отрасли
кол-во организа-ций на 01.01.91

кол-во организаций на 01.01.2001

Примечание

1
2
3
4

Государственная власть и государственное управление

673

656*
*в т.ч. органы местного самоуправ-ления

Юстиция, суд, прокуратура, госарбитраж

53


117*
*в т.ч. органы ЗАГС

Охрана правопорядка, оборона, ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций, таможенная служба

1*

8
* завод “Военохот”

Финансирование, кредитование, налогообложение


64


134




Экономика, статистика, стандартизация

105

172*
*в т.ч. органы управления имущест-вом

Промышленность, топливо, энергетика

242

263



Сельское, лесное, водное хозяйство, землеустройство и землепользование

442

432



Охрана окружающей среды, природопользование

-


3



Строительство, архитектура, градостроительство

77*

74*
* в т.ч. жилищно-ком-мунальное хозяйство

Транспорт, дорожное хозяйство


9


8



Связь, радиовещание, телевидение, печать

46

53



Торговля, потребкооперация, материально-техниче-ское снабжение, сбыт

45

43



Высшее, общее, среднее и специальное образование

93

105



Культура и искусство
79
69



Наука и научное обслуживание
2
2



Здравоохранение, физкультура и спорт
74
75



Национальная и молодежная политика
-
1



Труд, социальная защита и страхование

3
6



Центральная избирательная комиссия РФ
-
1



Общественные организации
37
48




В списке источников комплектования по состоянию на 01.01.2001 5% организаций с повидовым выборочным приемом документов (органы ЗАГС городов и районов, редакции газет). До 1999 года к этой категории относились народные суды. К групповому выборочному приему относится 1% организаций: ТЭЦ, птицефабрики, некоторые категории промышленных предприятий (пищевые, стройматериалов, швейные и т.п.), лесхозы. Практикуется выборочный прием документов подведомственных организаций в составе вышестоящих: учреждения народного образования, культуры, здравоохранения, пенсионные отделы, органы соцстраха, районные и городские комитеты профсоюзов, отделения Федерального казначейства.


4.1.5 В сводный список источников комплектования включены следующие виды негосударственных организаций: акционерные общества, сельскохозяйственные производственные кооперативы, товарищества и общества с ограниченной ответственностью, агрофирмы, областные комитеты профсоюзов, общественные советы, союзы, общества, коллективные сельскохозяйственные предприятия, союзы и общества потребительской кооперации. Все они отнесены к категории организаций по полной форме приема, кроме некоторых категорий промышленных и сельскохозяйственных предприятий.

Работа по отнесению вновь созданных организаций негосударственной формы собственности начинается с поступившей информации о данной организации, обследования и предварительного согласия на сотрудничество с архивами, далее вопрос о постановке решается на ЭПК и в итоге заключается договор о сотрудничестве. За 1993-2000 годы заключено 88 договоров с организациями - источниками комплектования ЦГАМО, что составляет 13% от общего количества негосударственных организаций. Практика договорных отношений в районных и городских архивах не распространена (кроме Подольского городского), их взаимоотношения строятся на традиционной основе.

В списке источников комплектования числятся редакции газет, но работа по отбору и приему фотодокументов на постоянное хранение не проводится, кроме фондов личного происхождения . Не проводилась работа по отбору и приему кинофонодокументов, нет условий для хранения. Эта работа планируется с2001 года.

В списке источников комплектования научно-технической документацией на 01.01.91 числилось 15 организаций, на 01.01.94 - 23, на 01.01.96 - 10, на 01.01.98 - 10, на 01.01.2001 - 9.

Согласно заключенному соглашению между ЦГАМО и РГНТА от 14.04.93 “О передаче организаций научно-технического профиля из ЦГАМО в филиал РГНТА” и на основании решения ЭПК Мособлкомархива от 05.05.94 № 8 из областного архива переданы 7 организаций - источников, создающих НТД, 13 ранее исключенные из списков № 1 и № 1-Т. Фонды переданных организаций, находящихся на госхранении в ЦГАМО, не передавались (решение ЭМК ЦГАМО от 17.05.93 № 2). В списке 1-Т числятся Главархитектура, МОНИКИ, МОНИАГ, НИЛ иммунохимиотерапии лепры, ВУЗы, Госкомиссия по сортоиспытанию сельхозкультур. В 2000 г. исключен Мытищинский завод художественного литья - предприятие-банкрот.


4.1.6. За десять лет на хранение в архивные учреждения области поступило 315,2 тыс. ед. постоянного хранения. 202,9 ед. хр. по личному составу, 1918 ед. хр. научно-технической документации, 1713 ед. хр. документов личного происхождения по сдаточным описям от 42 фондообразователей. Комплектование фотодокументами прекратилось в 1990 г.

Комплектование архивов осуществляется согласно плану и графикам комплектования городских и районных архивов, утвержденным распорядительными документами администраций городов и районов.

В 1994 году прекратился плановый прием документов в ЦГАМО. На государственное хранение принимались документы только от ликвидированных организаций - источников комплектования и не обеспечивающих сохранность документов. Не осуществляли плановый прием документов также ряд районных архивов со 100% загруженностью.

В архивах организаций-источников комплектования ЦГАМО сверх срока хранится 25 тыс. дел, что составляет 35% от общего количества дел, хранящихся сверх установленного срока. Большие объемы документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока числятся за Одинцовским (7 тыс. дел), Чеховским и Дмитровским (3 тыс.), Солнечногорским, Пушкинским, Луховицким, Домодедовским (более 2 тыс.), Щелковским, Ступинским, Орехово-Зуевским, Истринским и Видновским (более 1,5 тыс.) районными архивами. Общие объемы хранения документов сверх установленного срока даны в начале раздела.


4.1.7. В последнее десятилетие было ликвидировано большое количество учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования архивных учреждений области. Только в центры хранения документов по личному составу поступили документы от 2000 организаций. Работа архивистов с ликвидированными организациями, оставшимися без правопреемников, напоминает аврал. Документы, как правило, не в упорядоченном состоянии лежат бесхозными в помещениях либо переданных, либо проданных другим организациям. Для упорядочения документов изыскивались средства из местных бюджетов. До 1992 года работа по упорядочению документов ликвидированных организаций велась стихийно. Сведения о ликвидированных организациях поступали с опозданием. Начиная уже с 1992 г. некоторыми администрациями городов и районов были приняты распорядительные документы, согласно которым образование и ликвидация организаций не регистрировалась, если не был решен вопрос с документами. Были установлены контакты с представительствами Регистрационной палаты. В 1999 г. в Территориальный орган Федеральной службы по финансовому оздоровлению направлен запрос о предоставлении сведений об организациях Московской области, в отношении которых назначено внешнее и конкурсное управление. В списке значилось 475 организаций и предприятий, из них 38 промышленных и сельскохозяйственных предприятий - источники комплектования. По 9 источникам проделана работа по обработке документов и приему их на госхранение в ЦГАМО и его филиал, районные архивы (постоянного хранения) и в центры хранения документации по личному составу. По 22 предприятиям процесс банкротства прекращен путем достижения мирового соглашения с кредиторами.

Особенности комплектования и организации приема документов негосударственных и общественных организаций заключаются в том, что в первую очередь ставится вопрос об упорядочении и сдаче на постоянное хранение документов государственной части, т.е. до ее перерегистрации или приватизации. Далее отношения архива с организацией строятся согласно договору о сотрудничестве. От негосударственных организаций помимо традиционных видов документов принимаются документы по приватизации (акционированию), документы о работе руководящих и коллегиальных органов, реестры акционеров и т.п. Состав документов кредитных организаций определяется соответствующим перечнем для этих организаций (2000 г.).

В Московской области действует система избирательных комиссий. Московская областная избирательная комиссия - постоянно действующая - источник комплектования ЦГАМО. В ее фонде на постоянное хранение принимаются документы по выборам депутатов в Федеральное Собрание, Государственную Думу, Президента РФ, в Московскую областную Думу, Губернатора Московской области, о проведении российских и областных референдумов.

На время проведения выборов в городах областного подчинения образуются территориальные избирательные комиссии, которые после проведения выборов передают свои документы в администрации муниципальных образований. На постоянное хранение от территориальных избирательных комиссий поступают документы по выборам депутатов в представительные органы и глав районов и городов в составе фондов администраций. Документы о проведении российских и областных выборных кампаний в этих фондах на постоянное хранение не берутся, кроме протоколов территориальных комиссий об итогах выборов в органы государственной власти РФ и российских референдумов. Документы по выборам представительных органов сельских округов и поселков откладываются в фондах администраций сельских округов и поселков.


4.1.8. Научно-техническая документация передается на государственное хранение по отдельным описям, имеет свои особенности в описании и учете. На данный момент в список 1-Т включены организации, создающие научно-исследовательскую документацию, которая является текстовой. Только Главархитектура создает чисто техническую документацию. Обработку документов Главархитектуры проводит специалист отдела комплектования и экспертизы ценности документов, существующий за счет спецсредств.

С целью сохранения документов по личному составу ликвидированных организаций и социально-правовой защиты интересов граждан в Московской области была создана сеть архивов по личному составу (центров хранения документации по личному составу). В 1992 г. начался плановый прием документов по личному составу. До 1992 г. только Шаховской районный архив регулярно принимал документы по личному составу. Во исполнение распоряжения Администрации Московской области № 294-Р от 07.04.92 Мособлкомархивом были подготовлены рекомендации по подготовке распорядительных документов органов исполнительной власти городов и районов: о совершенствовании структуры управления архивным делом в районе, городе; о создании центров хранения документов по личному составу; об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан. Органами исполнительной власти городов и районов были приняты постановления и распоряжения с учетом рекомендаций Мособлкомархива. В принятых постановлениях и распоряжениях руководителям всех учреждений, организаций и предприятий было вменено в обязанность принятие мер по обеспечению сохранности документов по личному составу, а руководителям ликвидированных организаций - упорядочение и передача документов по личному составу правопреемникам, а в случае их отсутствия - центрам хранения документов по личному составу городов и районов. Установлен порядок, согласно которому распорядительные документы о ликвидации, перерегистрации, изменении форм собственности предприятий, учреждений и организаций в городах и районах принимаются после решения вопросов о сохранности и упорядочении документов по личному составу.

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.03.94 № 358-Р архивам было рекомендовано установить деловые контакты с представительствами Регистрационной палаты Московской области в городах и районах с тем, чтобы представительства осуществляли государственную регистрацию юридических лиц при условии наличия в уставных документах положений, касающихся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридических лиц.

В центры хранения документов по личному составу поступают документы многочисленных организаций и предприятий бытового обслуживания населения, торговли, общественного питания, приватизированных в соответствии с программой приватизации государственных предприятий Московской области и местными программами приватизации муниципальных предприятий.

В соответствии с рекомендациями Управления по делам архивов Московской области в городах и районах области осуществляется работа по упорядочению и приему на хранение в центры документов по личному составу прекративших свою деятельность районных, городских, сельских, поселковых Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов.

В центры принимаются также документы по личному составу ликвидированных и реорганизованных с изменением форм собственности предприятий промышленности, агропромышленного комплекса, строительства, а также действующих организаций здравоохранения, народного образования, культуры и других систем, где сохранность документов по личному составу полностью не обеспечена.

В некоторых районах и городах области центры не были образованы, поэтому документы по личному составу ликвидированных организаций принимаются и в районные и городские архивы. Документы по личному составу источников комплектования ЦГАМО поступают либо в филиал ЦГАМО, либо в центр по территориальному принципу.

На хранение поступают следующие виды документов по личному составу: распоряжения, приказы по личному составу, протоколы, содержащие данные о приеме, перемещении, увольнении работников, личные дела, личные карточки уволенных рабочих и служащих, списки личного состава, списки членов коммерческих структур, акты о несчастных случаях, связанных с производством, лицевые счета по начислению заработной платы работникам, расчетно-платежные ведомости по заработной плате, книги учета труда и расчетов с членами колхозов и другие документы.

Документы личного происхождения принимаются в ЦГАМО по заявлению фондообразователя под расписку. Уже в архиве составляется сдаточная опись. Предусматривается составление договора, если фондодержателем будут выдвинуты особые условия хранения и использования документов, но пока таких случаев не было. Среди них, как наиболее интересные, представляющие историческое, культурное, социальное значение, можно выделить документы таких фондообразователей, как Сафонов Э.И.- член Союза писателей СССР и РСФСР, писатель, главный редактор газеты “Литературная Россия”; Липпинг В.О.- исследователь и хранитель истории коневодства России; Зайчиков В.М.- географ, исследователь Центральной и Юго-Восточной Азии; Терехин Л.С.- литератор, член Союза Писателей России, Моисеев-Черкасский М.Ф.- один из основателей конного спорта России; коллекция документов 1-й Ударной Армии; Сергеев И.Н. - краевед по Царицыно, Суханово; Веселовский В.И. - историк-краевед по Москве и ближнему Подмосковью, семья Лапуниных - работников народного образования, династия Горловых - работников просвещения, преподавателей МОПИ им Крупской - профессора Залеского М.П. и Бессарабова И.Д. и других. Организация работы по выявлению потенциальных фондообразователей осуществлялась через получение разносторонних сведений из средств массовой информации, от ведомств, исследователей, работающих в читальном зале ЦГАМО. Подобный подход к организации данной работы можно считать единственным из возможных форм поиска в широком информационном диапазоне. Исходя из этого, архивисты при поиске возможных фондообразователей руководствуются не определенной концепцией и четкой системой принципов и идей, а практическими изысканиями в повседневной работе. Однако такие принципы, как отношение фондообразователя к Московской области, его оригинальность, творческая сторона документной и визуальной информации остаются незыблемыми. В этом плане достаточно серьезное внимание уделяется взамоотношениям с различными общественными и творческими организациями. В отличие от комплектования управленческими документами комплектование документами личного происхождения имеет свои особенности и сложности. Это, в первую очередь, касается психо-эмоциональной стороны работы с фондообразователем: учитывается его возраст, менталитет, психология, здоровье, характер, интеллект, степень коммуникабельности, интересы и т.п. Учитывая данные факторы определяется методика организации работы с фондообразователем.


4.1.9. “Архивная Россика”. Документы из-за рубежа не поступали.


4.2. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве.


4.2.1. Взаимоотношения с министерствами и ведомствами Московской области (как и с другими организациями-источниками) строятся на основе Закона “Об Архивном фонде Московской области и архивах” ст. 16 “Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Московской области, ст. 17 “Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Московской области”, ст. 18 “Временное хранение документов Архивного фонда Московской области”, ст. 19 “Комплектование архивов”, ст. 20 “Государственный учет документов Архивного фонда Московской области”, ст. 21 “Использование архивных документов”, ст. 22 “Ответственность за нарушение Закона ...”.


4.2.2. Из 2270 организаций - источников комплектования только 1367 имеют помещения для хранения документов, что составляет 60%, и 174 организации имеют штатных работников ведомственных архивов (7,7%), причем больше половины их работает в архивах негосударственных организаций. 75% негосударственных организаций имеют помещения под архивы.

Основным нормативно-методическим документом по работе ведомственных архивов являются “Основные правила работы ведомственных архивов” (1986 г.), по организации делопроизводства “Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” (1991 г.), а также “Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации” (1994 г.).

Информация о новых нормативно-методических разработках Росархива, ВНИИДАДа, ЦГАМО и Управления по делам архивов доводится до организаций либо письменно, либо на совещаниях-семинарах.

Ведомственный архив строит свою работу в соответствии с положением о нем, разработанным на основе типового. В течение 10 лет на ЭПК согласовано 80 положения о ведомственных архивах. Таким образом 74% источников комплектования ЦГАМО имеют положения об архивах. Организации - источники комплектования районных и городских архивов используют в работе архивов типовое положение (за редким исключением). Если организация не имеет штатного работника ведомственного архива, приказом руководителя назначается отвественное лицо за архив. В случае отсутствия помещения под архив, когда документы хранятся в структурных подразделениях, за сохранность документов отвечают руководители подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.

Организационно-методическая помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства негосударственным и общественным организациям оказывается в соответствии с условиями договоров. ЦГАМО, ряд районных и городских архивов оказывают методическую и практическую помощь ведомствам на платной основе.

Вновь образованным организациям в первую очередь даются консультации по созданию ведомственных архивов, экспертных комиссий, приобретения нормативно-методической литературы по архивному делу и делопроизводству, оказывается методическая и практическая помощь в составлении положений об архиве, ЭК, инструкций по делопроизводству, составлении номенклатур дел и внедрении их в делопроизводство. Дается информация о курсах повышения квалификации.

Для традиционных источников комплектования оказывается тот же набор услуг, что и для любой другой организации, исходя из состояния архивного дела и делопроизводства в каждом конкретном случае.

Свои особенности имеет организационно-методическое руководство центров хранения документов по личному составу. Они проводят инструктаж, консультации работников организаций в момент их регистрации или перерегистрации по вопросам обеспечения сохранности, организации документов в делопроизводстве. При этом организации знакомятся с требованиями постановлений и распоряжений органов исполнительной власти области, города, района по обеспечению сохранности документов по личному составу, требованиями “Основных правил работы ведомственных архивов”(М.,1986 ), ГСДОУ, им вручаются методические пособия, разработанные центрами, даются рекомендации о включении в уставные документы положений, касающихся вопросов ведения, учета, обеспечения сохранности документов по личному составу и своевременной передаче их на хранение при реорганизации или ликвидации организаций.


4.2.3. Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве, упорядочением документов, обеспечением их сохранности и отбором на государственное хранение. Организация взаимодействия с ЭК организаций.

Наиболее эффективной формой работы с учреждениями, организациями и предприятиями остаются выезды на места с целью проверок состояния ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, что позволяет доложить о выявленных недостатках непосредственно руководству, оказать практическую помощь в их устранении. Итоги проверок оформляются справкой, а в случае необходимости в организацию высылается письмо с рекомендациями по устранению выявленных недостатков. В течение десяти лет архивными учреждениями области проведено 8458 проверки, из них комплексных 3314. В результате проверок выявляются факты утраты документов постоянного хранения. Наиболее крупные факты утраты документов: ПО “Шатурторф” 604 дела, документы редакции газеты “Ленинское знамя”, Серпуховский завод пищевых концентратов, Наро-Фоминская фабрика деревянных игрушек, Мишеронский стекольный завод и многие другие. Факты утраты фиксируются в документах ЭПК.

Одной из форм контроля за состоянием ведомственных архивов является ежегодная паспортизация, по результатам которой районными и городскими архивами составляются сведения о наличии дел, хранящихся в организациях - источниках комплектования.

С целью осуществления контроля в ЦГАМО, районных и городских архивах заведены наблюдательные дела, в которых накапливаются сведения о состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве. Ведутся картотеки по работе с ведомствами, о нахождении на ведомственном хранении документов по личному составу.

Большое внимание в работе с ведомствами уделяется оказанию методической и практической помощи в составлении номенклатур дел; за 10 лет с Управлением по делам архивов согласовано 1680 номенклатур дел. На 01.01.2001 процент действующих номенклатур дел составил 53% (5 лет). Номенклатуры дел не для источников комплектования согласовывают заведующие архивными отделами городов и районов. В 1992 г. Отделом ведомственных архивов управления была разработана примерная номенклатура дел для сельских и поселковых Советов народных депутатов и их администраций и внедрена в практику работы инструктивным письмом Администрации Московской области почти в 600 организациях. В 1995-1999 годах совместно с областными ведомствами разработаны примерные номенклатуры дел для территориальных подразделений службы судебных приставов, государственных нотариальных контор, городских и районных комитетов профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания, районных и городских пенсионных отделов и управлений Отделения Пенсионного Фонда РФ по Московской области, районных и городских отделений Федерального казначейства по Московской области, районного городского управления Департамента Федеральной службы занятости населения по Московской области, филиалов Московского областного регионального отделения Фонда социального страхования РФ. В 1998-1999 гг. специалисты управления и ЦГАМО принимали участие в разработке номенклатур дел Московской областной Думы и Администрации Московской области.

Архивными учреждениями области оказывается методическая и практическая помощь в разработке инструкций по делопроизводству. Непосредственное участие в этой работе принимал отдел ЦГАМО в 9 функциональных органах управления Администрации Московской области. Совместно с общим отделом Администрации Московской области Мособлкомархивом в 1994 г. была разработана “Инструкция по делопроизводству в Администрации Московской области”, в 2000 г. Управление по делам архивов участвовало в разработке “Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области”. 49% организаций-источников комплектования архивов области имеют инструкции по делопроизводству. Проводилась работа по внедрению ГОСТов на ОРД.

ЭПК Управления по делам архивов, заведующие районными и городскими архивными отделами активно сотрудничают с ЭК организаций. Проводятся совместные заседания ЭПК и ЭК, заведующие районными и городскими архивными отделами включаются в состав экспертных комиссий администраций городов и районов и некоторых других источников комплектования, в необходимых случаях в состав ЭК источников комплектования ЦГАМО включаются специалисты госархива.

Организация работы по повышению квалификации работников в государственных и негосударственных организациях.

За 10 лет архивными учреждениями области проведено 1247 совещаний-семинаров с работниками ведомств - источниками комплектования архивов и центров по следующим вопросам: приведение в порядок документов, обеспечение их сохранности на местах, организация документов в делопроизводстве, а также создание нормативной базы ведомственного хранения. На базе ЦГАМО ежегодно проводятся семинары с представителями организаций - источниками ЦГАМО. Специалисты управления читали лекции для слушателей Архивной школы РГГУ. В 1998-2000 гг. в практику работы архивных учреждений вошло проведение выездных семинаров на базе вышестоящей организации с ее подведомственными организациями. Таких выездных семинаров состоялось 9: в Департаменте службы занятости по Московской области, Управлении Федерального казначейства по Московской области, Комитете по культуре Московской области, Регистрационной палате Московской области, Московском областном фонде обязательного медицинского страхования, Управлении Министерства по налогам и сборам по Московской области, Московском областном отделении Ространсинспекции, Главном управлении Центробанка РФ по Московской области, ОАО “Мособлжилкомхоз”, Управлении ЗАГС Московской области. В ряде районов Московской области также распространена такая практика проведения семинаров.

В прошедшее десятилетие не проводились смотры в масштабах области, однако в некоторых районах такие мероприятия проводятся регулярно. Организатором смотров являются администрации городов и районов. Правда специальных смотров по вопросам делопроизводства и архивного дела не проводится, эти вопросы проверяются в комплексе с другими направлениями в работе.


4.2.4. Согласно Федеральному Закону Российской Федерации от 25.09.98 № 158-ФЗ “О лицензировании отдельных видов деятельности” и требований постановления Правительства Российской Федерации от 24.07.95 № 747 “Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов”, Управлением по делам архивов в 1998 г. начата организация работы по лицензированию указанных видов деятельности. Эта работа предполагала повысить качество по упорядочению документов учреждений, организаций и предприятий, обеспечить сохранность, пополнение и использование документов Архивного фонда Московской области. Управление по делам архивов было уполномочено на выдачу лицензий по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов. Согласно программы “ Единый реестр выданных, приостановленных, возобновленных лицензий на территории Московской области” предназначался сбор, хранение и предоставление данных по предприятиям и физическим лицам осуществляющих свою деятельность на территории Московской области. Управлением по делам архивов разработан первоначальный вариант Положения о лицензировании (порядок выдачи лицензий, порядок определения размера платы за рассмотрение заявления и выдачу лицензии, порядок приостановления действия или аннулирования лицензии, перечень обязательных условий и требований к лицензиату, контроль за соблюдением лицензионных условий, а также требуемые приложения), составлен проект постановления Губернатора Московской области.

Лицензирование деятельности по описанию, консервации и реставрации архивных документов предполагалось осуществлять в целях упорядочения, защиты интересов и прав потребителей данного вида услуг в Московской области.

Однако в соответствии с постановлениями Правительства Московской области от 24.03.97 № 24/8 “ Об утверждении порядка лицензирования отдельных видов деятельности на территории Московской области” и Губернатора Московской области от 15.07.98 № 199-ПГ“ О совершенствовании нормативной базы лицензирования отдельных видов деятельности на территории Московской области” в Перечне органов, уполномоченных на ведение лицензионной деятельности на территории Московской области Управление по делам архивов не значилось.

В 1999 г. Управлением по делам архивов Московской области разрабатывается новое Положение о порядке лицензирования по описанию, консервации, реставрации архивных документов на территории Московской области, согласно которому полномочия на выдачу лицензий передаются Управлению ценообразования и лицензирования Московской области.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2000 № 326 “О лицензировании отдельных видов деятельности” устанавливается, что осуществление лицензионной деятельности относится к компетенции Федеральной Архивной службы России. Вместе с тем постановлением Правительства Московской области от 14.08.2000 № 74 / 20 “ Об организации лицензионной деятельности на территории Московской области” в Перечень уполномоченных на осуществление лицензионной деятельности Управление по делам архивов не включено.

Росархив письмом от 25.09.2000 № 2 / 3271-К передал полномочия на осуществление лицензирования по описанию, консервации, реставрации архивных документов органам государственной власти Московской области.

Управлением по делам архивов Московской области совместно с Управлением ценообразования и лицензирования Министерства экономики Московской области разработано временное Положение о порядке лицензирования по описанию, консервации, реставрации архивных документов на территории Московской области.

На период до принятия нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих порядок лицензирования указанных видов деятельности, выдача лицензий на деятельность по описанию, консервации, реставрации архивных документов в Московской области не осуществляется.


4.2.5 Регулярно приводят свои документы в порядок только 18% организаций-источников комплектования. Активную работу со своими источниками комплектования ведут Звенигородский, Железнодорожный, Электростальский, Дубненский, Реутовский, Ногинский, Сергиево-Посадский, Одинцовский, Волоколамский, Воскресенский, Зарайский, Наро-Фоминский, Протвинский, Серебряно-Прудский архивные отделы, однако хорошие показатели по упорядочению документов источников комплектования только у пяти первых названных. Некоторые организации - источники комплектования ЦГАМО также регулярно обрабатывают свои документы: таможни, ГРЭС, отдельные промышленные предприятия. Контроль за качеством упорядочения документов осуществляется с помощью проверок во время обработки документов, при подготовке документов для сдачи на постоянное хранение по истечении сроков хранения на месте и при приеме документов на хранение в архив. Полноту и качество составления описей и научно-справочного аппарата к ним контролирует экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов Московской области. При проверке качества отбора документов на вечное хранения уделяется большое внимание оформлению документов (его юридической силе).


4.2.6. Выводы и предложения, направленные на совершенствование формирования Архивного фонда Московской области.

Последние десять лет для архивистов Московской области в плане работы с организациями - источниками комплектования оказались очень сложными. Появление организаций различных форм собственности, постоянные реорганизации органов управления исполнительной власти и органов местного самоуправления, привели к тому, что в список источников комплектования постоянно вносились изменения. Менялись не только названия источников комплектования, менялся и состав и объемы документов фондообразователей. Приходилось искать новые формы работы с организациями. Последние три года наблюдается процесс стабилизации и улучшения количественных и качественных показателей состояния ведомственного хранения документов и документационного обеспечения управления в организациях - источниках комплектования архивных учреждений области. Однако для более успешного решения проблем в работе с ведомствами необходимо, чтобы архивное законодательство наделило архивные органы и учреждения не только правом контроля за его соблюдением, но и определило рычаги для осуществления этого права. Необходимо внести в уголовное и административное законодательство ответственность руководителей организаций за не обеспечение сохранности документов, отнесенных к составу Архивного фонда, документов по личному составу.

Архивным учреждениям области необходимо активизировать работу по упорядочению документов в организациях - источниках комплектования, в связи с этим пересмотреть плановые показатели утверждения описей на ЭПК.

Заведующим архивными отделами при поддержке Управления по делам архивов постоянно будировать в администрациях городов и районов вопросы выделения новых помещений или дополнительных площадей для комплектования документами из ведомств с целью сокращения объемов дел, хранящихся сверх установленного срока, и спасения их от уничтожения.

Министерствам и ведомствам Российской Федерации необходимо разработать ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Управлению и ЦГАМО продолжить работу по разработке примерных и типовых номенклатур дел для однотипных организаций, активизировать работу по составлению индивидуальных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству.

Необходимо развивать формы сотрудничества архивных учреждений области с органами регистрации вновь образуемых и ликвидируемых организаций с целью сохранения документов по личному составу и документов, отнесенных к составу Архивного фонда Московской области.

Архивным отделам городов и районов уделять больше внимания разработке нормативной базы работы ведомственных архивов и экспертных комиссий, установлению договорных отношений с негосударственными организациями.

Архивным учреждениям осуществлять постоянный контроль в организациях - источниках комплектования за внедрением в практику работы с документами ГОСТов на ОРД, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел.