Решением Совета директоров Общества с ограниченной ответственностью «Хоум Кредит энд Финанс Банк»
| Вид материала | Решение |
- Утвержден Правлением Общества с ограниченной ответственностью " Хоум Кредит энд Финанс, 4370.38kb.
- Публичная безотзывная оферта Общества с ограниченной ответственностью «Хоум Кредит, 201.57kb.
- Хоум Кредит энд Финанс Банк, 55.84kb.
- Хоум кредит энд финанс банк, ООО, 6.82kb.
- Home Credit & Finance Bank, 9.11kb.
- Курсовая работа на тему: «Исследование функций в системе управления», 492.04kb.
- Информация для Финансово-экономического факультета о заявках на практику, поступивших, 48.43kb.
- Паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, 12.91kb.
- Дело №2-11 -2/11 решение именем российской федерации, 107.06kb.
- Новости российских страховых компаний, 194.9kb.
УТВЕРЖДЕНО
Решением Правления ООО «ХКФ Банк»
Протокол № 32 от 30.08.2004
РЕГЛАМЕНТ
проведения заседаний Правления и осуществления контроля за исполнением решений Правления
ООО «ХКФ Банк»
1. Общие положения
1.1. Заседания Правления Общества с ограниченной ответственностью «Хоум Кредит энд Финанс Банк» (в дальнейшем «Банк») проводятся на регулярной основе еженедельно, в последнюю неделю месяца заседание проводится за 2 рабочих дня до окончания месяца. Заседания Правления Банка проводятся Председателем Правления, а в его отсутствие лицом, его замещающим. Продолжительность проведения заседания Правления – не более 3-х часов. Продолжительность заседания Правления может быть увеличена по решению членов Правления.
1.2. Заседания Правления могут проводиться только в форме совместного присутствия.
1.3. Определение сроков, созыв и повестка дня заседания, а также контроль за ведением и подготовкой Протоколов относится к компетенции Председателя Правления (в его отсутствие – лица, его замещающего). Обязанности Секретаря Правления выполняет начальник Секретариата Банка, а в его отсутствие лицо, его замещающее, или иное лицо по поручению Председателя Правления.
По предложению членов Правления в Повестку дня заседания Правления могут вноситься дополнительные вопросы.
1.4. Внеочередное заседание Правления созывается Председателем Правления по его собственной инициативе или по предложению одного из членов Правления Банка.
1.5. Кворум для проведения заседаний Правления Банка составляет не менее половины числа назначенных членов Правления.
В случае если количество членов Правления становится менее количества, составляющего указанный кворум, Председатель Правления или лицо, его замещающее, обязан известить об этом Совет Банка для принятия решения о составе Правления (назначение или изменение количественного состава Правления).
2. Подготовка к заседанию Правления
2.1. Вопросы и проекты методических и инструктивных документов, выносимые на рассмотрение Правления, оформляются надлежащим образом и согласовываются в следующем порядке:
2.1.1. Вопросы, выносимые на рассмотрение Правления, оформляются исполнителем на бланке «Предложение к обсуждению» (Приложение 1) и согласовываются членом Правления, курирующим структурное подразделение.
Предложения по проведению и продлению маркетинговых акций оформляются на бланке «Список на проведение/продление маркетинговых акций» (Приложение 2).
Предложения по выплате разовых премий оформляются на бланке «Заявка на выплату разовой премии» (Приложение 3).
2.1.2. Проекты методических и инструктивных документов, выносимых на рассмотрение Правления и не требующих коллегиального обсуждения, заблаговременно (за неделю) рассылаются разработчиком с целью учета замечаний и предложений по электронной почте:
- члену Правления, курирующему подразделение, разрабатывающее документ (при необходимости всем членам Правления);
- Юридическому отделу;
- Службе внутреннего контроля;
- подразделениям, руководствующимся документом в работе;
- подразделениям, контролирующим исполнение документа;
- Секретариату.
С учетом замечаний проект документа согласовывается в установленном порядке – Лист согласования (Приложение 4).
2.1.3. Предложения к обсуждению и проекты документов на бумажном носителе с листом согласования представляются докладчиком в 1-ом экземпляре Секретарю Правления не позднее 12.00 за 1 (Один) рабочий день до дня заседания Правления (например, при планируемом дне заседания 11 июля, документ должен быть предоставлен 9 июля не позднее 12.00). В тот же день проект документа направляется Секретарю Правления по электронной почте.
Предложения к обсуждению и проекты документов в обязательном порядке должны быть согласованы членом Правления, курирующим подразделение, разрабатывающее документ. В случае отсутствия члена Правления и необходимости срочного рассмотрения вопрос может быть вынесен на рассмотрение Правления по разрешению Председателя Правления по служебной записке (Приложение 5).
2.2. Проект повестки заседания Правления готовится с учетом «Примерного плана заседаний Правления» и вопросов, намеченных предыдущими заседаниями Правления и предложенных докладчиками к рассмотрению.
В случае если запланированный на рассмотрение Правления вопрос не готов, докладчиком готовится служебная записка о переносе или отмене вопроса с указанием причины (Приложение 6).
2.3. Пакет документов к заседанию Правления (повестка заседания Правления и копии рассматриваемых документов) представляется всем членам Правления не позднее 10.00 в последний перед заседанием Правления день.
Оригинальные документы остаются у Секретаря Правления для последующего формирования приложений к протоколу.
Если необходимая информация была предоставлена членам Правления с опозданием и у них не оказалось достаточного времени для ее изучения, рассмотрение конкретных вопросов или заседание Правления, при наличии соответствующей просьбы со стороны члена (членов) Правления, может быть отложено.
Дополнительные вопросы, представляемые Секретарю Правления в последний перед заседанием Правления день, могут выноситься на рассмотрение Правления только с разрешения Председателя Правления с визой курирующего члена Правления по служебной записке (см. Приложение 5).
2.4. О созыве внеочередного заседания Правления члены Правления уведомляются Секретарем Правления с предоставлением соответствующих материалов в последний рабочий день перед заседанием Правления до 15.00 .
В случае необходимости экстренного решения каких-либо вопросов указанный срок может быть сокращен, если ни один из членов Правления не возражает.
2.5. В последний перед заседанием Правления день до 11.00 повестка рассылается по электронной почте участвующим в заседании Правления докладчикам и приглашенным для ознакомления.
3. Проведение заседания Правления и принятие решений
3.1. В процессе заседания Правления могут быть рассмотрены дополнительные вопросы, выносимые членами Правления, не включенные в повестку дня, подлежащие обсуждению, но не требующие предварительного их изучения.
3.2. При принятии решений Правления члены Правления, присутствующие на заседании, обязаны выразить свое мнение по вопросам повестки дня путем голосования.
Решения на заседании Правления принимаются большинством голосов членов Правления Банка, присутствующих на заседании.
При решении вопросов на заседании Правления каждый член Правления обладает одним голосом.
Передача права голоса членом Правления иному лицу, в том числе другому члену Правления, не допускается.
В случае равенства голосов членов Правления Банка при принятии решений Председатель Правления обладает решающим голосом.
4. Ведение и оформление протокола заседания Правления
4.1. На заседании Правления ведется протокол Секретарем Правления. Протокол оформляется Секретарем Правления не позднее 3 (Трех) рабочих дней после его проведения.
В протоколе заседания указываются:
- место и время его проведения;
- лица, присутствующие на заседании;
- повестка дня заседания;
- вопросы, поставленные на голосование и итоги голосования по ним;
- принятые решения.
В решениях Правления необходимо отражать адресное поручение с указанием сроков его исполнения.
4.2. Документы, принятые на заседании Правления, являются приложением к протоколу заседания Правления.
На утвержденных документах на титульном листе Секретарем Правления проставляется гриф утверждения (номер протокола, дата). При утверждении документа с учетом замечаний членов Правления докладчиком вносятся исправления в документ и в течение первого рабочего дня после заседания Правления документ направляется по электронной почте Секретарю Правления. Секретарь Правления в течение второго рабочего дня после заседания проверяет правильность оформления документа, вносит гриф утверждения и помещает документ в базу документов на диске М: Documents. Оформленные документы являются приложением к Протоколу Правления.
4.3. Проект протокола заседания Правления, подготовленный Секретарем Правления, согласовывается Председателем Правления (по электронной почте). После согласования протокол подписывается Секретарем Правления и направляется на подписание членам Правления.
4.4. Протокол заседаний Правления оформляется в двух экземплярах в случае содержания решений о выплате премий (один экземпляр подшивается в дело Секретариата, второй экз. направляется участникам Банка).
В случае содержания решений по конфиденциальным вопросам (Приложение 7) оформляется выписка из протокола заседания Правления.
Протоколы и приложения к ним с грифом «Конфиденциально» формируются в деле «Протоколы заседаний Правления и приложения к ним» с грифом «Конфиденциально».
Выписки из Протоколов заседаний Правления с документами, не имеющими гриф «Конфиденциально», формируются в деле «Выписки из Протоколов заседаний Правления и приложения к ним».
Дела с протоколами заседаний Правления хранятся в Секретариате Банка до истечения срока конфиденциальности (3 года). После истечения этого срока сдаются в Архивную службу Банка в установленном порядке.
Начальник Секретариата обязан обеспечить членам Совета директоров, Ревизионной комиссии, аудитору, Службе внутреннего контроля, Юридической службе, а также участникам Банка доступ к протоколам заседания Правления.
5. Доведение решений Правления до сведения сотрудников и осуществление контроля за их исполнением
5.1. Доведение решений Правления до сведения сотрудников осуществляется Секретарем Правления.
5.1.1. До оформления Протокола принимаемые на заседании Правления поручения отдельным сотрудникам, требующие срочного решения, оформляются Контрольными карточками с указанием сроков исполнения.
Контрольные карточки подписываются Председателем Правления не позднее 12.00 часов следующего после заседания Правления дня и доводятся до сведения исполнителя до конца дня. Контрольная карточка с подписью исполнителя остается у Секретаря Правления, копия передается исполнителю.
5.1.2.. После оформления Протокола информационные решения и поручения Правления доводятся до сведения сотрудников Банка посредством размещения выписок из Протокола Правления в базу документов (диск М: Documents/Решения Правления), при необходимости рассылаются на бумажном носителе за подписью Секретаря Правления под расписку через Канцелярию Банка.
Документы, утверждаемые на заседании Правления, также размещаются в базу документов (диск М: Documents/Инструктивные документы), при необходимости рассылаются на бумажном носителе вместе с выпиской из протокола.
5.2. Контроль за исполнением поручений Правления осуществляет Секретарь Правления. Контрольные карточки и выписки из Протокола, содержащие поручения Правления, с отметкой Секретаря Правления об исполнении подшиваются в дело «Контрольная документация по исполнению решений Правления».
Отчеты об исполнении поручений Правления в соответствии со сроками исполнения заслушиваются на заседании Правления один раз в полугодие. Вопросы по отчетам выносятся на заседания Правления Секретарем Правления.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 3