Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу I.
| Вид материала | Инструкция |
- Об утверждении Положения о прохождении диспансеризации государственными гражданскими, 186.14kb.
- Паспорт: серия номер выдан, 22.72kb.
- Доклад руководителя Управления Федеральной налоговой службы по Ямало-Ненецкому автономному, 191.38kb.
- О. В. Полякова «25» октября 2011 год доклад, 253.61kb.
- Территориальные органы Федеральной службы судебных приставов, действующие в Уральском, 29.68kb.
- №327 Москва Вопросы Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации, 243.96kb.
- План мероприятий по подготовке к пандемии гриппа и предупреждению завоза и распространения, 136.05kb.
- Конкурс заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение вакантной, 33.82kb.
- Межрайонная ифнс россии №5 по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре, 29.09kb.
- Правительства Российской Федерации от 16 марта 2009 г. N 228 "о федеральной службе, 680.62kb.
7.9. Контроль исполнения документов
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Управлении определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233).
Все документы, поступившие на имя руководителя Управления и в адрес
Управления из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и организаций, контролируются отделом организационной, правовой работы и кадров средствами системы электронного документооборота.
Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется службой ДОУ, а в структурных подразделениях - сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства средствами системы электронного документооборота.
Контроль исполнительской дисциплины в Управлении обеспечивают сотрудники отдела организационной, правовой работы и кадров. Он состоит из следующих этапов:
- постановка поручений на контроль;
- организация сбора информации по выполнению контрольных поручений в структурных подразделениях Управления;
- подготовка справок предупредительного контроля за исполнением поручений; подготовка аналитических материалов по результатам контроля выполнения поручений и информирования руководства о причинах нарушения сроков исполнения;
- еженедельное информирование руководства Управления о состоянии исполнения контрольных документов;
- снятие исполненных документов с контроля.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
На всех документах, поставленных на контроль, проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» и указывается срок исполнения.
При осуществлении своих контрольных функций сотрудники отдела организационной, правовой работы и кадров запрашивают сведения об исполнении поручений у специалистов, ответственных за контроль, у исполнителей в структурных подразделениях и у руководителей структурных подразделений.
При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов в отделе, обязан, по согласованию с начальником (заместителем начальника) отдела, передать другому специалисту контрольные учетные документы по исполнительской дисциплине в отделе и своевременно проинформировать отдел организационной, правовой работы и кадров о смене специалиста, ответственного за контроль исполнения документов в отделе.
7.10. Снятие исполненного документа с контроля
Снятие исполненного документа с контроля осуществляет отдел организационной, правовой работы и кадров.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В РКК проставляется отметка об исполнении.
VIII. Особенности работы с электронными документами
8.1. Создание и оформление электронных документов
В Управлении создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Управления, соответствующей требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота.
Документы, создаваемые в Управлении и (или) поступившие в Управление на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
Включение электронного образа документа в систему электронного документооборот возможно после его сравнения с подлинником документа.
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Управления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
8.2. Организация работы с электронными документами
8.2.1. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью руководителя или заместителей руководителя в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
8.2.2. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем Управления на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
8.2.3. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом организационной, правовой работы и кадров.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел организационной, правовой работы и кадров осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
8.2.4. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя Управления, направлении электронных документов в отделы и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
8.2.5. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
8.2.6. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
8.2.7. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем.
IX. Составление номенклатур дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Управлении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Управления.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Ответственность за составление номенклатуры дел отделов, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Управления лежит на начальниках отделов и ответственных за ведение делопроизводства в отделах.
Отдел организационной, правовой работы и кадров Управления обеспечивает методическую помощь и осуществляет контроль за правильным формированием и оформлением дел в отделах, проверки наличия и состояния дел в отделах и документального фонда Управления в целом.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Управлении и его структурных подразделениях, структурой Управления, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Управлении, их виды, состав и содержание.
В Управлении составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 12) и сводная номенклатура дел Управления (приложения № 13).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем Управления, визируется начальниками отдела организационной, правовой работы и кадров. Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление их на согласование в отдел архива возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.
Сводная номенклатура дел составляется отделом организационной, правовой работы и кадров на основе номенклатур структурных подразделений при методической помощи архива Управления и Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) Управления. Сводная номенклатура дел Управления, подписывается руководителем Управления, согласовывается с Постоянно действующей Экспертной комиссией Управления, с экспертной проверочной комиссией федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Управления. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Управления.
Сводная номенклатура дел готовится в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру отдела организационной, правовой работы и кадров, второй - используется в службе отдела организационной, правовой работы и кадров в качестве рабочего, третий – применяется в архиве Управления, четвертый - в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Управления.
Названиями разделов номенклатуры дел Управления являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются с утвержденной структурой Управления.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Управления.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управления цифрового обозначения структурного обозначения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований Управления и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.), или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Управления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Службы (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указывается их конкретные названия. А указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.
В заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий.
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральных орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в Управлении возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.1. Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях Управления.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство.
Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организационной, правовой работы и кадров. Отдел организационной, правовой работы и кадров проводит проверки правильности формирования дел. Требования отдела организационной, правовой работы и кадров о порядке формирования и оформления дел являются обязательными для исполнения всеми работниками структурных подразделений Управления.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
Подлинники документов необходимо отделять от копий, годовые отчеты от квартальных, утвержденные уставы, правила, положения, инструкции, штатные расписания - от их проектов и переписки по утверждению и т.д.
В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, подшиваются вместе.
При большем количестве листов дело должно быть разделено на тома.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Все виды документов подшиваются сверху вниз по номерам и датам.
В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Хранение дел осуществляется согласно Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (утв. Приказом от 01.02.2012 г. № 61).
9.2. Порядок передачи документов на хранение в архив
С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования.
Начальники отделов Управления и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в отделах в течение трех лет, а затем сдаются в Отдел организационной, правовой работы и кадров.
9.3. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам. При подготовке дел к передаче в архив Управления.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управления создается постоянно действующая экспертная комиссия.
9.4. Подготовка и передача документов на ведомственное хранение
В отдел архива Управления передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в отдел архива не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в отдел архива осуществляется по графику, составленному отделом архива, согласованному с руководителем структурного подразделения.
В период подготовки отделами Управления дел к передаче в отдел архива сотрудником отдела архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
Дела в отдел архива доставляются сотрудниками структурных подразделений по установленным правилам.
Прием каждого дела производится сотрудником отдела архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела и должностного лица, передавшего дела.
Вместе с делами в отдел архива передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, то после внесения их в опись дел отдел архива оформляет выдачу дел во временное пользование не более чем на шесть месяцев по акту.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Управления, работник ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в структурное подразделение-правопреемник или в отдел архива независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, номенклатуре дел и актам приема-передачи дел.
Образцы документов по архивному делопроизводству (Приложение №№ 14-18).
Проект приложения к приказу подготовлен:
Отделом организационной, правовой
работы и кадров Н.В. Пасечнюк
«___»_________2012г.
СОГЛАСОВАНО:
Заместитель руководителя Управления О.Д. Шевченко
«___»_________2012г.
Заместитель руководителя Управления Е.В. Дорошенко
«___»_________2012г.