Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу I.
| Вид материала | Инструкция |
- Об утверждении Положения о прохождении диспансеризации государственными гражданскими, 186.14kb.
- Паспорт: серия номер выдан, 22.72kb.
- Доклад руководителя Управления Федеральной налоговой службы по Ямало-Ненецкому автономному, 191.38kb.
- О. В. Полякова «25» октября 2011 год доклад, 253.61kb.
- Территориальные органы Федеральной службы судебных приставов, действующие в Уральском, 29.68kb.
- №327 Москва Вопросы Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации, 243.96kb.
- План мероприятий по подготовке к пандемии гриппа и предупреждению завоза и распространения, 136.05kb.
- Конкурс заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение вакантной, 33.82kb.
- Межрайонная ифнс россии №5 по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре, 29.09kb.
- Правительства Российской Федерации от 16 марта 2009 г. N 228 "о федеральной службе, 680.62kb.
5.14. Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется через двойной интервал под текстом письма без отступа от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения.
Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Слово "Приложение" печатается с красной строки:
Например:
Приложение: 1. Положение об отделе на 5 л. в 1 экз.
2. Заключение на проект на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.
Например:
Приложение: брошюра в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Например:
Приложение: письмо Роскомнадзора от 05.06.2010 г. № 72-14260 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Например:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес
Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:
Например:
Приложение: съемный носитель информации (дискета, flash - диск)
В приложении к распорядительному документу (приказы, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Все строчки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.
Например:
Приложение № 2
к приказу Роскомнадзора
от 08 июня 2008 г. № 119
Допускается написание слова "ПРИЛОЖЕНИЕ №" прописными буквами.
Проект распорядительного документа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию, при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается. Номера второй и последующих страниц печатаются посередине их верхнего поля.
Допускается оформление реквизита «Приложение» с переходом на отдельный лист (без текста письма).
5.15. Подпись
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Управления или, по его поручению, заместителем.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.
Например:
Должность Личная подпись И.О. Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: и.о. руководителя, заместитель). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Например:
И.о. руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Должность Личная подпись И.О. Фамилия
Должность Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица, документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:
Например:
Врио руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
Финансовые документы, в т.ч. гарантийные письма, в обязательном порядке подписываются начальником отдела финансового обеспечения и бухгалтерского учета – главным бухгалтером.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа, имеющего приложения, подпись распологается ниже реквизита «приложение».
5.16. Согласование проекта документа
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа копии направляемого документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются:
Должность
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания докладываются руководителю Управления, подписывающему документ.
Согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
5.17. Оттиск печати
Управление имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении об Управлении.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми или иными нормативными актами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.
Примерный перечень документов, на которых проставляется оттиск Гербовой печати Управления, указан в Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Тюменской области, Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу, утв. приказом Управления от 23.08.2011 г. № 254.
5.18. Отметка о заверении копии
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Копия верна
Должность
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Управления.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии _____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Копии кадровых документов заверяются в отделе организационной, правовой работы и кадров.
- Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и печатается размером шрифта № 10.
Отметка также может содержать иную служебную информацию (например: идентификатор файла, адрес электронной почты и т.д).
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, их предназначение: первый (первые) – адресату (адресатам), предпоследний – в отдел организационной, правовой работы и кадров, последний экземпляр – в дело отдела, в котором исполнялся документ, фамилию исполнителя и номер телефона, например:
Отп. 3 экз.
Экз. № 1 – адресату
Экз. № 2 – отдел организационной, правовой работы и кадров
Экз. № 3 – в дело отдела административного обеспечения
И.О. Фамилия
(0000) 00 00 00
5.20. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа помещается слева в нижнем поле оборотной стороны последнего листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; номер дела (при наличии), в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником отдела, в котором исполнен документ.
В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении.
Например:
| Исполнено исх. от 22.07 2010 г. № 03418-03/72 | |
| В дело № 01.1.02.-04 | |
| Дата 31.07.2010 | |
| Должность | |
| Подпись | |
5.21. Отметка о поступлении документа
Полученный документ регистрируется в регистрационной контрольной карточке (далее - РКК) в системе электронного документооборота.
5.22. Резолюция
Резолюция оформляется на отдельном листе формата А4 (210 х 297), А5 (148 х 210 мм), А6 (148 х 105 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.
Резолюция также может быть написана руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. На обращениях граждан, судебных актах и исполнительных документах резолюция от руки не пишется.
В резолюции указываются: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись, дата резолюции. При оформлении резолюции на отдельном листе указываются регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя руководителя Управления или его заместителей с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям незамедлительно.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
5.23. Отметка о контроле
Отметка о контроле проставляется штампом "Контроль" в верхнем правом углу резолюции.
Если документ ставится на контроль начальником отдела, контроль осуществляется специалистом отдела, ответственным за делопроизводство.
5.24. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения.
Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа, располагаемого под отметкой.
5.25. Нумерация страниц
На первой странице документа номер не ставится. Номера второй и последующих страниц печатаются посередине их верхнего поля. Размер шрифта нумерации страниц должен соответствовать размеру шрифта текста.
VI. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Приказ (распоряжение)
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Управления.
Проекты приказов подготавливают и вносят отделы на основании поручений руководителя Управления, его заместителей либо в инициативном порядке.
В Управлении издаются следующие виды приказов:
по основной деятельности;
по административно-хозяйственной деятельности;
по личному составу.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел организационной, правовой работы и кадров Управления на основании соответствующих представлений.
Приказы по личному составу содержат сведения: о приеме на работу; перемещении по работе; увольнении с работы; установлении должностных окладов; отпусках; командировках; изменении фамилии; поощрении и др.
Приказы по личному составу визируются начальником отдела организационной, правовой работы и кадров, согласовываются начальником отдела финансового обеспечения и бухгалтерского учета - главным бухгалтером и начальником отдела, в котором работает данный государственный служащий.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей: в трудовые книжки; личные карточки; финансовые документы.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на начальников структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел организационной, правовой работы и кадров.
Правовая экспертиза проекта приказа на его соответствие действующему законодательству Российской Федерации, правилам русского языка и редактирование проекта приказа осуществляется отделом организационной, правовой работы и кадров.
Проекты иных приказов и приложения к ним визируются начальником отдела, инициирующим проект приказа, начальником отдела, подчиненным которого в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, а также начальником отдела организационной, правовой работы и кадров. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатыванию и повторному согласованию.
Проекты приказов, представляемые руководителю Управления на подпись, визируются заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов по основной деятельности визируются всеми заместителями руководителя.
Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы по основной деятельности, по личному составу и приказы о командировании нумеруются отдельно в пределах календарного года. Структура регистрационных номеров приказов следующая:
хх - приказы по основной деятельности;
хх-ах - приказы по административно-хозяйственной деятельности.
хх-к - приказы по личному составу:
хх-к/о - приказы об отпусках;
хх-к/к - приказы по командировкам;
хх-к/пв - приказы о награждениях, взысканиях, об оказаниях материальной помощи;
хх-к/пр – приказы о приеме на государственную гражданскую службу;
хх-к/пер – приказы о переводе (перемещении) государственных гражданских служащих;
хх-к/чин – приказы о присвоении классных чинов и аттестации.
Даты приказов указываются в цифровом формате. Например, «05.07.2012».
Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью отдела организационной, правовой работы и кадров и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем и руководителем подразделения. Копия приказа обязательно направляется исполнителю.
Оригинал приказа хранится в отделе организационной, правовой работы и кадров.
Приказ имеет следующие реквизиты.
Герб Российской Федерации. Наименование Управления. Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "№ " и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.
Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Управлении Роскомнадзора по Тюменской области, Ханты-мансийскому автономному округу – Югре и Ямало-Ненецкому автономному округу
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается размером шрифта № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", напечатанными прописными буквами вразрядку. Если вступительной части нет, то слово "приказываю" не пишется.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
При оформлении проекта приказа на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.
Отметка об исполнителе нормативных правовых актов Службы (приказов, протоколов) проставляется в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны подписного листа проекта приказа. Визы согласования предваряют слова «Приказ подготовлен», сокращенное наименование управления, подготовившего проект приказа, подпись начальника управления, подготовившего проекта приказа (подпись, расшифровка подписи), дата. Далее следует слово «СОГЛАСОВАНО» и приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с указанием должности, подписи, расшифровки подписи и даты.
Например:
| Проект приказа подготовлен | | |
| Отделом организационной, правовой работы и кадров | Подпись | И.О. Фамилия Дата |
| СОГЛАСОВАНО: | | |
| СОГЛАСОВАНО: | | |
| Начальник отдела финансового обеспечения и бухгалтерского учёта – главный бухгалтер | Подпись | И.О. Фамилия Дата |
| Начальник отдела организационной, правовой работы и кадров | Подпись | И.О. Фамилия Дата |
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается в две или, при необходимости, более чем в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними ставится пробел.
В случае временного отсутствия указанного в списке согласования визирующего допускается визирование приказа Управления другим должностным лицом, исполняющим его обязанности на момент визирования, при этом под фамилией отсутствующего указывается фамилия визирующего.
Приказы подписывает руководитель Управления, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения Управления, подготовившего проект. Визы проставляется на оборотной стороне последнего листа приложения. Приложения к приказам в разрешительной сфере деятельности визируются руководителем структурного подразделения Управления, подготовившего проект, на оборотной стороне каждого листа.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа, не допускается.
При оформлении согласования допускается использовать шрифт Times New Roman размеров № 10,12 или 14.
Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц (если приложение одно), при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается.
Приказы Управления подлежат регистрации.
Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).
В случае, если приказ Управления подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя Управления, копия приказа о возложении соответствующих обязанностей прилагается к направляемому на регистрацию приказу Управления. Копии приказов должны быть заверены в установленном порядке, а также четкими для прочтения, текст должен располагаться на листе без оборота и без уменьшения масштаба.
На обороте каждого листа оригинала приказа проставляется виза начальника отдела организационной, правовой работы и кадров.