Учебно-методический комплекс для студентов одо и озо института истории и политических наук специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»
| Вид материала | Учебно-методический комплекс |
- Учебно-методический комплекс по дисциплине «теория бюрократии» (Для студентов, обучающихся, 220.68kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине «гражданское право» для специальности 350800, 1924.47kb.
- Учебно-методический комплекс Рабочая учебная программа Для студентов очной формы обучения, 581.39kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине менеджмент для специальности 350800 «Документоведение, 509.84kb.
- Учебно-методический комплекс уфа 2009 удк 007 ббк 32., 1180.51kb.
- Комплекс для специальности 350800 "Документоведение и документационное обеспечение, 1329.49kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине история мировых цивилизаций Для специальности, 460.3kb.
- Никитина Инна Филипповна Административное право учебно-методический комплекс, 1878.11kb.
- Учебно-методический комплекс специальности: 032001 Документоведение и доу рекомендовано, 1241.75kb.
- Учебно-методический комплекс предназначен для студентов Прокопьевского филиала Томского, 1677.82kb.
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
С.Н. ЩЕРБИЧ
ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Учебно-методический комплекс для студентов ОДО и ОЗО института истории и политических наук специальности
«Документоведение и документационное обеспечение управления»
Издательство
Тюменского государственного университета
2007
УДК 651(075)
ББК 65.29 я 73
Щ 652
С.Н. Щербич. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебно-методический комплекс «Организация и технология документационного обеспечения управления» для студентов ОДО и ОЗО института истории и политических наук специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2006, 62 стр.
Программа разработана на основе требований ГОС для студентов дневного и заочного отделений специальности 032201.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Рекомендовано к печати Учебно-методической комиссии Института истории и политических наук. Одобрено Учебно-методической секцией Ученого совета Тюменского государственного университета.
ОТВЕТСТВЕННЫЙ РЕДАКТОР: И.В. Скипина, доктор исторических наук, профессор
РЕЦЕНЗЕНТЫ: В.П. Петрова доктор исторических наук, профессор
Т.И. Бакулина кандидат исторических наук, доцент
© ГОУ ВПО Тюменский государственный университет, 2007.
© Издательство Тюменского государственного университета, 2007.
© С.Н. Щербич, 2007.
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Курс «Организация и технология документационного обеспечения управления» читается студентам, обучающимся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» дневного и заочного отделений. Курс относится к циклу общепрофессиональных дисциплин и состоит из двух разделов: «История организации делопроизводства в дореволюционной России, советских государственных учреждений и в учреждениях постсоветского периода» и «Современная организация и технология документационного обеспечения управления». Он связан с курсами «Документоведение», «Информационное обеспечение управления», «Технические средства управления» и является базовым для курса «Организационное проектирование».
Цель курса – дать студентам представление об особенностях формирования и развития систем делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения на основе научно обоснованных принципов и методов его совершенствования.
Задачи курса:
- изучение истории развития системы государственного делопроизводства;
- формирование рациональных подходов к организации работы документами;
- изучение современной технологии выполнения делопроизводственных операций;
- определить место делопроизводства в процессах управления;
- ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ.
Изучение современной технологии документационного обеспечения управления базируется на знании закономерностей развития делопроизводства в России.
В результате изучения данного курса студент должен знать:
- тенденции развития делопроизводства в государственном аппарате управления в различные исторические периоды;
- особенности формирования структуры, функций, штатного состава делопроизводственных подразделений, и обязанности служащих в различные исторические периоды;
- зависимость организации работы с документами от развития аппарата управления;
- методы и технологию обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники;
- современные направления развития и пути совершенствования документационного обеспечения управления;
- основные научные и практические проблемы организации документационного обеспечения управления;
- нормативно-методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления;
- закономерности изменения объема документооборота;
- рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки документов в традиционных и автоматизированных системах документационного обеспечения управления;
- требования к ручным и автоматизированным информационно-поисковым системам по документам организаций;
- методику контроля за сроками исполнения документов;
- методику составления классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы различных видов, перечень документов со сроками хранения) и направления их использования;
- организацию оперативного хранения документов и подготовки документов к передаче в архив организации (включая экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей).
Для усвоения теоретического курса и приобретения студентами практических навыков в организации и технологии документационного обеспечения управления учебным планом предусмотрена производственная практика.
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН КУРСА ДЛЯ СТУДЕНТОВ ДНЕВНОГО ОТДЕЛЕНИЯ (в часах)
| Тема | Всего | Аудиторные занятия | |
| лекции | практические занятия | ||
| I семестр | |||
| Вводная лекция Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XVI-XVII вв. | 8 | 6 | 2 |
| Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. | 10 | 6 | 4 |
| Делопроизводство в учреждениях России XIX – начала XX вв. | 10 | 6 | 4 |
| Становление советского делопроизводства (1917 –1920 гг.) | 10 | 6 | 4 |
| Развитие советского государственного делопроизводства (1930-1950 гг.) | 8 | 6 | 2 |
| Государственное делопроизводство в 1960-2000 гг. | 8 | 6 | 2 |
| ИТОГО | 54 | 36 | 18 |
| II семестр | |||
| Документационное обеспечение: структура, функции, принципы организации. Направления совершенствования ДОУ. | 8 | 6 | 2 |
| Организация документооборота. Организация ДОУ в условиях существования автоматизации и электронного документооборота | 8 | 4 | 4 |
| Организация службы ДОУ | 6 | 4 | 6 |
| Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания | 6 | 4 | 2 |
| Контроль исполнения документов | 6 | 4 | - |
| Организация делопроизводства по предложениями, заявлениями и жалобами граждан | 5 | 4 | - |
| Номенклатура дел | 6 | 4 | 2 |
| Организация и порядок формирования дел. Описание дел | 5 | 4 | 1 |
| ИТОГО | 51 | 34 | 17 |
| ВСЕГО | 105 | 70 | 35 |
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН КУРСА ДЛЯ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ (в часах)
| | Всего | Аудиторные занятия | |
| лекции | практические занятия | ||
| Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XVI-XVII вв. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. | 4 | 2 | 2 |
| Делопроизводство в учреждениях России XIX – начала XX вв. | 4 | 2 | 2 |
| Становление советского делопроизводства (1917 –1920 гг.) Развитие советского государственного делопроизводства (1930-1950 гг.) | 2 | 2 | - |
| Государственное делопроизводство в 1960-2000 гг. | 2 | 2 | - |
| Нормативно-методическая база делопроизводства. Формирование и развитие концепции ДОУ. Направление совершенствования делопроизводства в условиях применения новых информационных технологий | 4 | 2 | 2 |
| Организация делопроизводственной службы. Структура, задачи и функции. Документооборот, направления его совершенствования | 8 | 4 | 4 |
| Регистрация документов, организация справочно-информационного аппарата, контроль за сроками исполнения документов | 4 | 2 | 2 |
| Организация работы с предложениями, заявлениями, жалобами граждан | 2 | 2 | - |
| | 2 | 2 | - |
| ИТОГО | 32 | 20 | 12 |
Формы контроля:
Для студентов ОДО и ОЗО
Экзамен по первой части предмета состоит из 8 модулей. Каждый модуль оценивается по пяти бальной системе. Студент, набравший от 35-40 баллов, получает отметку «отлично»; от 30-35 баллов - «хорошо»; от 25-30 баллов - «удовлетворительно»; менее 25 – «неудовлетворительно». Экзамен сдается в письменной виде по предлагаемой преподавателем форме.
Экзамен по второй части предмета сдается по экзаменационным билетам. В билете по 3 вопроса (два теоретических и один практический).
ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИОННОГО КУРСА
РАЗДЕЛ I. ИСТОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОССИИ, СОВЕТСКИХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ И В УЧРЕЖДЕНИЯХ ПОСТСОВЕТСКОГО ПЕРИОДА
Вводная часть
Предмет, содержание, задачи курса. Основные понятия в области делопроизводства, их эволюция. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций. Делопроизводство как система работы с документами. Значение документов для реализации управленческих решений. Периодизация основных этапов развития делопроизводства. Место курса среди других изучаемых дисциплин.
- Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XVI –XVII вв.
Регламентация законодательными актами XVI-XVII вв. обязанностей «служилых» людей. Организация приказного делопроизводства, его особенности. Этапы работы с документами. Характеристика форм делопроизводства.
- Делопроизводство в учреждениях России XVIII в.
Характеристика «Генерального регламента» 1720 г. как основного законодательного акта XVIII в., регламентирующего организацию делопроизводства. Закрепление должностных обязанностей канцелярских служащих в законодательстве XVIII в. Особенности технологии работы с документами в коллегиях.
Регламентация организации работы с документами в местных учреждениях России во второй половине XVII. Отличия технологии делопроизводства XVIII в. от предшествующего периода.
- Делопроизводство в учреждениях России в XIX – начале XX вв.
Характеристика закона «Общее учреждение министерств» 1811 г. Создание системы делопроизводства, соответствующей единачальному порядку принятия решений в центральных учреждениях. Регламентация движения документов. Влияние новых средств документирования, связи, копировальной техники на систему работы с документами. Рационализация системы делопроизводства в отдельных ведомствах и значение этого опыта.
Современная оценка системы делопроизводства дореволюционной России.
- Становление советского делопроизводства (1917-1920 гг.)
Поиски рациональных форм организации делопроизводства в 1919-1920 гг. Научная организация управленческого труда как форма общественного движения за рационализацию всех сторон деятельности госаппарата. Создание научно-исследовательских институтов, ведомственных и вневедомственных органов рационализации, их исследовательская деятельность и практические разработки по внедрению НОУТ. Опыт работы Отдела административной техники (АТО) НК РКИ СССР, акционерного общества «Оргстрой», Института техники управления по рационализации делопроизводства. Попытка обобщения методов рационализации делопроизводства и внедрения в практику работы единых правил организации и технологии делопроизводства. Значение опыта 1920-х гг. для последующего теоретического и практического совершенствования делопроизводства.
- Развитие советского делопроизводства (1930-1950 гг.)
Процесс свертывания рационализаторской деятельности в начале 1930-х гг. его причины и последствия. Передача государственных архивов и функций по охране документов в ведомствах органам НКВД в 1930-х гг. Деятельность Главного архивного управления (ГАУ) СССР по методическому руководству делопроизводством в годы Великой Отечественной войны. Разработка проблем классификации документов отдельными ведомствами.
- Государственное делопроизводство в 1960-2000-е гг.
Попытки совершенствования делопроизводства административными методами: партийные и правительственные постановления 1960-1990-х гг., направленные на регламентацию отдельных сторон работы с документами. Методические разработки ГАУ СССР по организации и технологии делопроизводства. Создание и внедрение Основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Структура Основных положений ЕГСД, ее значение для организации делопроизводства.
Совершенствование делопроизводства в 1970-1980-е гг. Развитие теоретических и прикладных исследований в области совершенствования документационного обеспечения управления. Формирование концепции ДОУ и разработка проекта Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Цель, назначение, состав Основных положений ГСДОУ, характеристика основных положений и тематических разделов.
Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в 1990-е гг. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (1993 г), распоряжения и постановления правительства о сохранности документов, сроках ведомственного хранения документов. Утверждение Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2001 г.
РАЗДЕЛ II. СОВРЕМЕННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Документационное обеспечение: структура, функции, принципы организации. Направления совершенствования ДОУ
Понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления». Делопроизводство как функция управления, его место среди других функций управления. Делопроизводство как система работы с документами. Управленческая деятельность и делопроизводство. Значение документов для реализации управленческих решений. Структура, функции и принципы организации документационного обеспечения управления.
Оценка современного состояния документационного обеспечения управления. Факторы, влияющие на его организацию и технологию в учреждениях различных уровней управления. Организационные, правовые, аспекты делопроизводства.
Характеристика направлений совершенствования ДОУ. Влияние характера управления, принципов принятия управленческих решений на организацию и технологию ДОУ. Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенствование управленческой деятельности. Создание новых информационных технологий. Комплексность автоматизации работы с документами.
Проблемы совершенствования современного документационного обеспечения в государственном аппарате и частных организациях. Упорядочение организационных форм и методов работы с документами.
Организация документооборота
Определение понятия «документооборот». Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.
Структура, характеристика качественных и количественных параметров документооборота.
Характеристика этапов документооборота.
Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.
Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения.
Тенденции роста документооборота в современных учреждениях. Влияние автоматизации обработки информации на количественные и качественные характеристики документооборота. Анализ автоматизированных систем документооборота.
III. Организация службы документационного обеспечения управления
Организационные формы документационного обеспечения управления. Факторы, определяющие их выбор. Задачи и функции делопроизводственной службы (службы ДОУ). Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления. Регламентация функций подразделений по документационному обслуживанию. Типовые и индивидуальные положения о службе ДОУ. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения.
Должностной и численный состав работников делопроизводственных служб. Функции работников службы ДОУ. Должностные инструкции как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работника. Типовой формуляр должностной инструкции, состав информации, порядок разработки и утверждения.
Инструкция по документационному обеспечению управления – основной нормативный акт о регламентации организации и технологии ДОУ. Типовые и индивидуальные инструкции. Порядок разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения.
Табель и альбом унифицированных форм документов. Значение в деятельности службы ДОУ. Порядок разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения.
Нормирование труда работников службы ДОУ, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы. Значение эргономических требований в организации работы с документами. Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Условия труда, организация и оборудование рабочих мест. Порядок хранения печатей, бланков и правила пользования ими.
- Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
Регистрация как составная часть технологии ДОУ. Принципы регистрации документов.
Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Развитие способов регистрации документов.
Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов.
Принципы построения информационно-поисковых (ИПС) ручного типа, их виды. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения вычислительной техники. Поиск и использование информации в автоматизированных ИПС.
- Контроль исполнения документов
Значение контроля исполнения документов в управлении. Основные принципы его организации. Виды и подвиды контроля.
Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Характеристика технологии контроля исполнения.
Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки документов.
Автоматизированные системы контроля исполнения документов, опыт их применения.
- Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
Законодательная регламентация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Характеристика технологии приема, регистрации, контроля исполнения, принятия решений по обращениям граждан. Сроки исполнения. Требования к содержанию ответных документов. Формирование и хранение дел с обращениями граждан. Обобщение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления.
VI. Номенклатура дел
Понятие номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах.
Виды номенклатур дел, их особенности и назначение. Методика составления номенклатуры дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы; требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации.
Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Определение срока хранения документов.
Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и архиве организации.
VII. Организация и порядок формирования дел. Описание дел
Понятие «формирование дел», основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел.
Принципы систематизации документов внутри дел. Основные требования к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и временного хранения.
Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ
Пояснительная записка
Методические указания включают два раздела «История организации делопроизводства в дореволюционной России, советских государственных учреждениях и в учреждениях постсоветского периода» и «Современная организация и технология документационного обеспечения управления».
Цель практических занятий – закрепление студентами теоретических знаний, полученных на лекциях, и формирование практических навыков организации современной службы ДОУ, выполнения ключевых технологических операций в работе с документами.
Подготовка к практическим занятиям основана на самостоятельной работе студентов по изучению лекционного курса, а также источников и литературы, рекомендованных к занятиям.
СОДЕРЖАНИЕ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ
РАЗДЕЛ I. ИСТОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОССИИ, СОВЕТСКИХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ И В УЧРЕЖДЕНИЯХ ПОСТСОВЕТСКОГО ПЕРИОДА
Занятие I. Возникновение и развитие делопроизводства в учреждениях России XVI-XVII вв.
Цель занятия: изучение организации и технологии работы с документами в приказах XVI-XVII вв.
В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
- иметь представление о системе центральных и местных государственных учреждений России в XVI-XVII вв.;
- знать особенности приказного делопроизводства;
- иметь представление о законодательной регламентации порядка работы с документами; о формировании дел в приказном делопроизводстве.