Доклад об итогах развития архивной отрасли Томской области в 2011году и приоритетных направлениях на 2012год

Вид материала

Доклад

Содержание Правовое регулирование Бюджетная реформа Административная реформа Энергосбережение и энергоэффективность Контроль в сфере архивного дела Коллегиальные органы архивной отрасли Формирование Архивного фонда Российской Федерации Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата Предоставление информационных услуг Научно-методическая работа Кадровая политика Приоритетные направления архивной отрасли Томской области на 2012 год

Подобный материал:

• Доклад об итогах развития архивной отрасли Томской области в 2009 году и приоритетных, 322.38kb.
• Расширенное заседание Коллегии Министерства культуры Челябинской области, 261.66kb.
• Расширенное заседание Коллегии Министерства культуры Челябинской области, 260.34kb.
• Доклад о результатах и основных направлениях деятельности Департамента финансов Томской, 789.37kb.
• Доклад о результатах в 2010 году и основных направлениях деятельности управления, 643.8kb.
• Доклад о результатах и основных направлениях деятельности, 924.64kb.
• Государственной Думы Томской области №2539 от 27. 10. 2005) и Программы социально-экономического, 655.86kb.
• Доклад о результатах и основных направлениях деятельности, 1307.66kb.
• «Результаты деятельности Департамента финансов Томской области за 2008 год», 1288.99kb.
• «Результаты деятельности Департамента финансов Томской области за 2008 год», 1288.74kb.

ДОКЛАД

об итогах развития архивной отрасли Томской области в 2011году и приоритетных направлениях на 2012год


Основные задачи архивной отрасли Томской области, решаемые в 2011 году, в основной своей части выполнены, наши усилия направлялись на дальнейшее решение вопросов информатизации, повышение уровня безопасности хранения архивных фондов, предоставление обществу и государству информационных архивных услуг.

Финансирование

Финансирование архивной отрасли стабильно увеличивается, в том числе, за счет федерального, областного и местных бюджетов, а также за счет внебюджетных источников.

Бюджетное финансирование архивной отрасли Томской области составило в 2011 году: 42 169 тыс. руб. из областного бюджета, что на 11% выше предыдущего года.

Доход от внебюджетной деятельности областных архивов составил 7,7% от бюджетного финансирования, что в 1,5 раза выше, чем в 2010 году, и муниципального Колпашевского архива – 1%, что на 1,2% меньше предыдущего года.

Финансирование субвенций на выполнение отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела для муниципальных архивов составило 1 724 тыс., что на 40% выше предыдущего года. Тем не менее, возвращено в бюджет 23,0 тыс.руб. Шегарским районом из-за неправильного распределения районом субвенции.

Среднемесячная заработная плата архивистов Томской области по итогам 2011 года составила 17 тыс. руб. (71% от среднемесячной по Томской области).

По сравнению с 2010 годом размер среднемесячной заработной платы работников областных архивов увеличился в 2011 году на 10,5 % и составил 13,7 тыс.руб. (56 % от среднемесячной по Томской области). Размер среднемесячной заработной платы по муниципальных архивистам увеличился на 112 рублей по сравнению с 2010 годом и составил 20,28 тыс. руб (84% от среднемесячной по Томской области).


Управление

В течение 2011 года проведено 13 «Дней Архивного управления Томской области», на которых осуществлялось изучение состояния архивного дела в муниципальном образовании, проводились проверки организаций по исполнению архивного законодательства, оказывалась методическая помощь организациям-источникам комплектования архивов, в большинстве муниципальных образований проводился личный прием граждан.

В целях проведения анализа, обобщения опыта работы архивных органов и архивов Томской области за последнее десятилетие, выявления проблем и тенденций, определения приоритетных задач, стоящих перед архивной службой, Архивным управлением при участии областных архивов подготовлен Аналитический обзор «Развитие архивного дела в Томской области в 2001-2010 годах».

На основе данного анализа и для определения обоснованных долгосрочных целей, задач и приоритетных направлений развития архивной отрасли по заказу Архивного управления рабочей группой Томского государственного университета подготовлен проект Стратегии развития архивной отрасли Томской области на период до 2020 года.

Совместно Архивным управлением и Томским государственным университетом подготовлена и проведена V Всероссийская научно-практическая конференция с международным участием «Документ: история, теория, практика» в Томске.

Проведено совещание в Томске с представителями Росархива, архивного органа Алтайского края, Департамента государственных и муниципальных услуг Томской области, подведомственных архивных учреждений по вопросу оцифровки архивных документов и перечню бесплатных архивных услуг, оказываемых на бесплатной основе.

В 2011 году Архивное управление участвовало в Дне Главы муниципальных образований Томской области, проводимым Губернатором Томской области, с информацией о внедрении автоматизированных информационных технологий в архивном деле в муниципальных архивах Томской области: актуальные проблемы и пути решения. На котором представлен анализ по муниципальным образованиям в части выполнения показателей, закрепленных Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации до 2015 года, Государственной программой Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)».

В 3 квартале 2011 года заслушан отчет Архивного управления о своей деятельности на аппаратном Губернатора Томской области.

В 2011 году резко «обножились» проблемы незащищенности граждан, являющиеся следствием отсутствия надлежащего контроля за исполнением конкурсными управляющими или ликвидационными комиссиями (ликвидаторами) обязанности по организации упорядочения архивных документов ликвидируемых организаций и своевременной передачи их на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Поскольку у Архивного управления отсутствуют полномочия по контролю в этом вопросе, то предпринят ряд следующих действий:

1. разработан проект Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в Федеральный закон от 8 августа 2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Законодательная инициатива в настоящее время находится на рассмотрении в Законодательной Думе Томской области;
   
2. направлено обращение Губернатора Томской области в Министерство юстиции Российской Федерации о включении отчета о сдаче ликвидирующейся организацией документов на архивное хранение в общий отчет арбитражного управляющего. В результате в настоящее время дано поручение Министерством экономического развития Российской Федерации Российскому союзу саморегулируемых организаций о подготовке федерального стандарта в части предоставления отчетов арбитражных управляющих, касающейся передачи архивных документов на государственное и муниципальное хранение;
   
3. направлено обращение Администрации Томской области об усилении контроля за конкурсными управляющими Управлению Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Томской области, в результате которого достигнута договоренность еще раз вернуться к данным проблемам в 2012 году путем проведения совместного совещания;
   
4. направлено обращение Архивного управления на имя председателя Арбитражного суда Томской области, в котором выражена просьба при рассмотрении и вынесении решения по делам о ликвидации (банкротстве) организаций учитывать наличие акта о передаче архивных документов по личному составу на государственное или муниципальное хранение;
   
5. Организовано и обеспечено решение вопроса во исполнение поручения первого заместителя Губернатора Томской области о приеме бесхозных документов по личному составу бывшей Томской спичечной фабрики «Сибирь» в ЦДНИ ТО.
   

В качестве пилотного проекта 10 субъектов РФ участвовали в апробации версии 4.3 ПК «Архивный фонд», в том числе и Томская область. Апробация проводилась в областных архивах.

На баланс ГАТО передано здание по ул. К.Маркса, 26 (ранее здание являлось федеральной собственностью и находилось в безвозмездном пользовании).


Правовое регулирование

В конце прошедшего года совместный трехлетний труд завершился успехом по закреплению в законе Томской области об архивном деле полномочий определения уникальных документов и ведения соответствующего государственного реестра, что дает возможность выявлять документы уникальные именно для истории нашей томской земли. Наличие уникальных архивных документов в Томской области, считаем, положительно, в том числе, отразится на имидже нашего региона, придаст ему большую привлекательность, внимания для общественности и туристического интереса.

Для реализации принятого закона разработан проект постановления Администрации Томской области «Об утверждении Положения о государственном реестре уникальных документов архивных фондов Томской области».

Также в 2011 году существенно переработана новая редакция Положения об Архивном управлении, подготовлено положение о межведомственной комиссии по рассекречиванию архивных документов.

В новой редакции принято Положение о Почетной грамоте и Благодарности Архивного управления Томской области.

В Каргасокском, Кривошеинском и Парабельском районах утверждены новые положения о муниципальных архивах, в Кривошеинском, Колпашевском, Молчановском районах, Северске – должностные инструкции специалистов.

Бюджетная реформа

В 2011 году продолжена работа по завершению перевода областных государственных архивных учреждений и Колпашевского архивного учреждения в казённые.

В целях реализации бюджетной реформы урегулированы правовыми актами следующие вопросы:

1. об утверждении показателей отнесения областных государственных учреждений, подведомственных Архивному управлению, к группам по оплате труда их руководителей;
   
2. об утверждении целевых показателей эффективности деятельности учреждений, подведомственных Архивному управлению, и критериев оценки эффективности работы, условий премирования и депремирования их руководителей и форм отчетов по выполнению указанных показателей;
   
3. об утверждении перечня государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) областными государственными архивными казенными учреждениями в качестве основных видов деятельности;
   
4. об утверждении Порядка определения нормативных затрат на оказание государственных услуг и нормативных затрат на содержание имущества областных государственных архивных казенных учреждений;
   
5. об утверждении новых редакций уставов казенных учреждений.
   

Административная реформа

Архивным управлением проведены с участием областных архивов встречи по организации электронного документооборота с отделением Пенсионного фонда РФ по Томской области, сотрудничества с Многофункциональным центром по оказанию государственных и муниципальных услуг населению (МФЦ). В результате с отделением Пенсионного фонда заключено соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота, подготовлены проекты соглашения с МФЦ о взаимодействии в плане предоставления государственных архивных услуг и с Региональным центром телефонного обслуживания о консультировании по архивным услугам.

Областные архивы вели работу с отделениями Пенсионного фонда РФ по г.Томску с помощью защищенного канала связи VipNet С мая 2011 года направлялись архивные справки в электронном виде с подтверждением справки на бумажном носителе, а с декабря 2011 года достигнуто соглашение о ведении полностью безбумажного документооборота.

По решению руководства администрации города Томска работа архивного отдела с населением признана одной из самых востребованных муниципальных услуг и включена в составе других четырёх муниципальных услуг в пилотный проект по взаимодействию с МФЦ. В рамках взаимодействия с МФЦ проведено ознакомление с работой архивного отдела и обучение двух сотрудников центра.

Утвержден Доклад о результатах и основных направлениях деятельности Архивного управления на 2011-2013 годы. Выполнена ведомственная целевая программа Архивного управления «Обеспечение предоставления архивных услуг архивными учреждениями Томской области на 2011-2013 годы».

По принятым административным регламентам по предоставлению государственных услуг государственными архивными учреждениями проведен мониторинг, по результатам которого выявлено:

1. уровень информирования населения о порядке предоставления архивных услуг достаточный;
   
2. высказывались предложения о необходимости оцифровки метрических книг и размещении их на сайте ГАТО;
   
3. требованиями к комфортности предоставления архивных услуг получатели удовлетворены.
   

С мая 2011 года заработала новая версия сайта Архивного управления для реализации законодательства в сфере информации в целях открытости деятельности Архивного управления.


Энергосбережение и энергоэффективность

В 2011 году целенаправленно проводилась работа по мониторингу энергопотребления. Достигнут требуемый показатель экономии энергоресурсов по областным архивам – 3%. Программа архивной отрасли Томской области по энергоснабжению и повышению энергетической эффективности на 2011-2013 годы выполнена.

Проведена в ГАТО установка светодиодных светильников в санитарных комнатах, как более энергоэффективных и независящих от перепадов напряжения.

ЦДНИ ТО получены дополнительно денежные средства из областного бюджета на проведение энергоаудита в отчетном году. Также в целях эффективного использования энергоресурсов архивом Колпашевского района организовано проведение энергетического обследования.

Контроль в сфере архивного дела

План проведения плановых проверок Архивным управлением на 2011 год выполнен на 100%. Проведено 118 проверок соблюдения законодательства об архивном деле, в т.ч: плановых выездных проверок – 59; внеплановых проверок – 59, из них выездных – 50, документарных - 9. В отчетном году впервые применена документарная форма проверок.

Доля проверенных юридических лиц от общего количества зарегистрированных на территории Томской области составляет менее одного процента.

По итогам проведенных проверок выдано 57 предписаний на устранение нарушений законодательства об архивном деле.

Впервые выполнение ранее выданных предписаний по устранению нарушений в области законодательства об архивном деле составило 100 % показатель.

Наиболее часто встречаемые нарушения по-прежнему являются: не проведение упорядочения документов постоянного срока хранения и по личному составу в установленные сроки; нарушения условий хранения архивных документов в организациях (температурно-влажностный и световой режимы).


Коллегиальные органы архивной отрасли

В плановом порядке в 2011 году осуществлялась работа коллегиальных органов Архивного управления и областных государственных архивов.

На заседании Научного совета при Архивном управлении рассмотрена и одобрена Стратегия развития архивной отрасли в Томской области на 2012-2020 годы.

На заседаниях Коллегии Архивного управления рассмотрены наиболее важные и сложные вопросы, одними из которых следует отметить: о публикаторской деятельности и издании сборников в областных государственных и муниципальных архивах (архивных отделах), о выработке единых критериев по переводу в электронный вид архивных документов и перечня архивных услуг, предоставляемых на бесплатной основе в Сибирском федеральном округе, для рассмотрения на Малом Научно-методическом совете.

В 2011 году проведено 14 заседаний Экспертно-проверочной комиссии Архивного управления, 2 из которых выездные (Шегарский, Каргасокский районы).

На рассмотрение ЭПК поступило описей дел от более 500 организаций и держателей личных фондов, номенклатур дел – от 235 организаций.

На ЭПК утверждено и согласовано 49 700 дел, включенных в описи дел постоянного хранения и по личному составу (на 64% больше, чем в 2010 году), и согласовано 198 номенклатур дел (на 171% больше, чем в 2010 году).

Осуществлено три выхода в организации по проверке качества упорядочения документов, рассматривались вопросы о согласовании документов по списанию необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, о внесении изменений в списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, решались и другие вопросы.

Формирование Архивного фонда Российской Федерации

Областными и муниципальными архивами проводился комплекс мероприятий по расширению источниковой базы архивов и видового состава архивных документов, осуществлялась работа по уточнению списков организаций-источников комплектования, по выявлению новых источников.

Всего в списках источников комплектования архивов Томской области значатся на отчетную дату 641 организация, из них 156 – источники комплектования областных, 485 – муниципальных архивов.

Помимо основного приема управленческой документации выявлялись держатели личных фондов, проводился прием документов личного происхождения, в том числе - аудиовизуальных документов, документов на электронных носителях; проводился сбор документов, имеющих научно-историческую и культурную ценность в ходе инициативного документирования; продолжалось сотрудничество с федеральными органами и организациями; проводился прием документов от ликвидированных организаций.

В результате этой работы открыты как новые фонды организаций, так и новые фонды выдающихся людей Томской области, также шло пополнение имеющихся открытых фондов. Следует отметить, что эта работа шла как на областном, так и на муниципальном уровне. Два областных и четыре муниципальных архива: Асиновского, Зырянского, Кривошеинского, Первомайского районов, - осуществляли работу с держателями личных фондов.

Прием электронных документов и документов в электронном виде пока затруднен из-за отсутствия утвержденных на федеральном уровне соответствующих стандартов. Тем не менее, в отчетном году приняты документы личного происхождения в электронном виде областными архивами.

Отмечается процесс увеличения фондов, что навеяно самой жизнью.

Общее количество фондов на 1 января 2012 года составило 9 260, из них 6 777 постоянного срока хранения во всех архивах и 2 483 фондов по личному составу.

На 1 января 2012 г. в областных архивах на хранении находилось 1 млн. 495 тыс. 362 ед. хр., в муниципальных архивах – 702 348 ед. хр., итого вместе – 2 197 710 ед. хр.

Количество принятых на хранение дел составило более 44 тыс. Увеличение за год произошло на 2 %.

Если смотреть общее количество дел принятых в 2011 году по видам документов, то постоянного хранения принято свыше 27 тысяч дел, по личному составу свыше 16 тысяч дел. В этом году перевес в сторону документов вечного хранения в отличие от прошлого года.

По-прежнему высоких показателей в организации своевременного приема документов добились архивисты Зырянского, Каргасокского, Кривошеинского, Молчановского, Томского районов, г. Кедрового и г. Стрежевого, в источниках комплектования которых документы сверх установленного срока не хранятся. Наибольший объем сверхустановленного срока хранится в источниках комплектования Асиновского, Бакчарского, Кожевниковского, Парабельского и Первомайского районов.

В источниках комплектования ГАТО и ЦДТИ сверх установленного срока хранится незначительный объем документов, необходимый организациям в практической деятельности.


Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

В 2011 году областными и муниципальными архивами Томской области в целях укрепления нормативных режимов хранения архивных документов принимались достаточно весомые меры: выделялись дополнительные архивохранилища, большинством архивов проводилось картонирование документов постоянного хранения, совершенствовались механизмы профилактики пожарной безопасности, распространялся опыт приобретения и эксплуатации технологического оборудования, используемого архивными учреждениями Сибирского федерального округа, приобретались металлические стеллажи, проводился ремонт и реконструкция помещений архивохранилищ.

Основные мероприятия и показатели по обеспечению сохранности документов следующие:

1. Степень загруженности хранилищ архивов по области в среднем - 87%. Сохраняется проблема загруженности архивохранилищ на муниципальном уровне. Недостаток площадей для размещения документов испытывают 6 муниципальных архивов Верхнекетского, Кривошеинского, Томского, Чаинского, Шегарского районов, г.Томска, где загруженность составляет 98% - 103%.
   

Вышли из этой категории Александровский архив, которому выделена дополнительна площадь под архивохранилище, и Каргасокский архив, который разместился в реконструированном здании. Улучшили также условия хранения в этой части Северск, Верхнекетский, Чаинский районы.

В 2011 г. загруженность архивохранилищ ЦДНИ ТО достигла проектной мощности.

2. Доля металлических стеллажей в общей протяженности архивных полок: по областным – 89%, по муниципальным архивам – 82%, соответственно по области в среднем – около 86%.
   

Основные проблемы по степени оснащенности хранилищ металлическими стеллажами имеются на областном уровне - в ГАТО, на муниципальном - в Стрежевом (30%), Колпашевском (менее 1%), Тегульдетском (39%) и Молчановском (55%) районах. Тем не менее, наблюдается прирост металлических стеллажей за счет Стрежевого (на 10%), Тегульдетского района (на 9%).

Также в 2011 году заказаны дополнительно металлические стеллажи для ГАТО.

3. Доля площадей зданий архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации: по областным – 100%, муниципальным 90%, соответственно по области в среднем - 95%. Отсутствуют системы в Александровском и Зырянском районах.
   
4. Доля закартонированных всех дел постоянного срока хранения составляет 91%, из них 100 % по областным и 82% по муниципальным архивам. Увеличение, как и в прошлом году, незначительное на 1%.
   

В нарушение Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 не закартанированы полностью дела постоянного срока хранения в 8 муниципальных архивах: Бакчарский (8%), Северск (34%), Шегарский (38%), Тегульдетский (49%), Молчановский (57%), Кожевниковский (61%), Парабельский (90%), Первомайский (99%).

5. Для повышения уровня безопасности и во избежание утраты документов проводились проверки наличия и состояния дел по существующим перспективным планам, с учетом необходимости выйти на нормативные сроки проведения проверок наличия. В 2011 г. в архивах проверено 128 595 дел постоянного хранения и по личному составу.
   
6. Техническую обработку документов на бумажной основе прошли 4199 дел, из них управленческой документации - 2457, личного состава- 1 742 дела.
   
7. За год отреставрировано в областных архивах 614 ед.хр.
   
8. Для поддержания нормативного температурно-влажностного и светового режимов в течение года в архивохранилищах проводились соответствующие мероприятия. Например, в архивный отдел Стрежевого приобретено оборудование для создания соответствующего микроклимата; архивным отделом Томска приобретен передвижной облучатель.
   
9. Продолжалась работа в областных архивах по выявлению особо ценных документов, в результате которой предложено отнести в установленном порядке к ОЦД 583 дела.
   
10. Завершена реконструкция здания ГАТО по ул. Водяной, 78. Продолжилось перемещение части архивных фондов ГАТО из хранилищ по ул. К. Маркса, 26 в архивохранилища по ул. Водяной, 78. На 1 января 2012 г. в архивохранилищах по ул. Водяной, 78 находятся на хранении 57% единиц хранения на ул.К.Маркса, 26.
    

Проводились и иные мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов. Введена в эксплуатацию система обогрева кровли здания (1-ой очереди) по ул. Водяной, 78, что избавило фасад здания от замокания при таянье снега. В ЦДНИ приобретены два промышленных пылесоса для обеспыливания архивных коробок и стеллажей. Городской архив Северска приобрел пошивочно-переплетный комплекс и др.

Подпрограмма «Использование информационно-коммуникационных технологий в архивной отрасли Томской области», являющаяся составной частью Долгосрочной целевой программы Томской области, как и в прошлом году не финансировалась из областного бюджета, которой закреплено приобретение в ГАТО лаборатории обеспечения сохранности документов на основе средств микрографии и цифрового копирования. Поэтому областные архивы в плановом порядке сканировали только фотодокументы. В тоже время за счет средств федеральной целевой программы «Культура России» ГАТО дополнительно отсканировал 730 документов. Оцифровка микроформ не применялась, за исключением 2 ед. хр. негативов по заказам исследователей в ЦДНИ ТО.

В целях обеспечения сохранности наиболее востребованных документов в 11 муниципальных архивах занимались оцифровкой решений районных советов, постановлений администраций муниципальных образований.

Всего архивами отсканировано 16851 ед. хр., из них в 2011 году – 4419 ед. хр. Наибольший объем оцифровки дел после областных архивов выполнил городской архив Северска - 281 дело. Следует отметить, что профессиональное оборудование для сканирования документов на бумажной основе имеют только муниципальные архивы администраций Северска и города Томска.

Исходя из названого объема документов, переведенных в электронную форму, процент увеличился, но, как и в прошлом году, не превысил 1%, и составил 0,8%. Соответственно доля архивных фондов, переведенных в электронную форму, на 1 января 2012 г. составила также менее 1%, а именно 0,13%. Таким образом, процент данного показателя, утвержденного Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, а именно - доля архивных фондов, переведенных в электронную форму, не менее 20%, - не достиг своего роста для его выполнения к 2015 году.


Создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата

В декабре 2011 года областные и муниципальные архивы конвертировали данные ПК «Архивный фонд» версия 4.1» в ПК «Архивный фонд» версия 4.3».

Проведение данного процесса удалось не всем архивам. Муниципальные архивы столкнулись со сложностью конвертации данных, поэтому в БД «Фондовый каталог» внесена информация по ПК «Архивный фонд» версия 4.1», в котором отсутствует сведения муниципального архива Бакчарского района по техническим причинам.

В 2011 году муниципальные архивы за исключением Северска добились 100% внесения описаний фондов в ПК «АФ». ЦДНИ ТО подтянул свой показатель, но составил 92%. На 01.01.2012 за исключением Северска внесено архивных фондов 98% от хранящихся в областных и муниципальных архивах. Вместе с Северском этот процент ниже, а именно 95,5.

Важнейшим направлением для архивов в отчетном году явилась оцифровка описей с целью совершенствования автоматизированного научно-справочного аппарата к архивным документам, которые вводились в ПК «Архивный фонд». На 01.01.2012 доля оцифрованных описей составила 12,3%. Следует отметить архив г. Стрежевого, который достиг 100%-ного результата, значительный объем ввели также Чаинский архив – 54%, Александровский – 49%, г. Кедровый – 42%.

Доля единиц хранения, включенные в электронные описи в ПК «Архивный фонд» составила по муниципальным архивам около 15%, по областным 24%, вместе по всем архивам около 19%. Высоких показателей добились Стрежевой -100 %, Кедровый – 97%, Александровский – 51%.

Областные архивы продолжали вести в 2011 году тематические базы данных, также продолжали заполнять и муниципальные архивы Зырянского, Молчановского, Томского районов и г. Томска.

Пополнялись электронные каталоги областных архивов - внесена информация по 992 ед. хранения.

Восемью муниципальными архивами Александровского, Зырянского, Каргасокского, Молчановского, Первомайского, Тегульдетского районов, городского округа Стрежевой, Кедровый вводились в ПК «АФ» сведения о фондах по личному составу для подготовки межархивного справочника по документам личного состава.

В целях более рационального использования рабочего времени, осуществления контроля за поступлением и исполнением запросов продолжается ведение Базы данных «Регистрация, контроль и исполнение социально-правовых запросов» в 4 архивах. В 2011 году аналогичные программные комплексы приобретены и заполняются в 6 муниципальных архивах Александровского, Зырянского, Колпашевского, Тегульдетского, Шегарского районов и г.Кедрового. Иные базы данных для регистрации запросов заполняются на протяжении ряда лет в архивных отделах администраций г. Томска и г. Стрежевого.


Предоставление информационных услуг

В целях реализации поставленных задач Концепцией развития архивного дела в Томской области на 2010 – 2015 гг. продолжалась популяризация архивных документов, подтверждение законных прав граждан, предоставление информационных архивных услуг.

В 2011 году ГАТО созданы и размещены на сайте электронные ресурсы «За лучшей долей: переселение в Сибирь как национальный проект», «Томский хронограф на 2012 год».

В отчетном году в целях информирования населения о деятельности муниципальных архивов всеми администрациями муниципальных образований на собственных официальных сайтах созданы специальные странички для архивов. На страничках размещены положения об архивах, административные регламенты, графики приема посетителей, контактная информация, списки источников комплектования архивов, списки архивных фондов, а также иная информация для общества. Муниципальным казённым учреждением «Архив» Колпашевского района создан собственный сайт.

В целях информирования граждан о составе и содержании фондов, в виду недостаточных технических возможностей сайта Администрации Томского района, на сайте Архивного управления размещен Справочник по фондам архивного отдела Администрации Томского района.

В 2011 году продолжается тенденция к снижению числа социально-правовых запросов – на 5 % в областных и на 14% в муниципальных архивах к прошлому году.

С положительным результатом исполнено 84 % социально-правовых запросов, как в областных, так и в муниципальных архивах, на 6% ниже предыдущего года. В областных архивах - 77%, основная причина выдачи отрицательных запросов - отсутствие документов в архиве, например, в ГАТО ответы на запросы о пребывании в детском доме, о политических репрессиях и награждениях более чем в 65 % - отрицательные. В муниципальных архивах с положительным результатом исполнено 92%.

Продолжается тенденция снижения запросов о подтверждении права владения недвижимостью, подтверждавшихся на основании решений органов власти, при этом возрастает количество сложных запросов по документам нотариальных контор. В областных архивах наблюдается снижение тематических запросов на 31,1% по отношению к 2010 году, по муниципальным архивам наблюдалось увеличение на 2%.

Тем не менее, количество генеалогических запросов продолжает увеличиваться весьма быстрыми темпами: в областных архивах на 21% к прошлому году, в муниципальных – на 63%. Генеалогические запросы исполнялись 5 муниципальными архивами Александровского, Асиновского, Кривошеинского, Молчановского и Первомайского районов.

Подавляющее большинство генеалогических запросов и тематических биографического характера (90 %) в областных архивах поступало по электронной почте или через гостевые книги сайтов.

В отчетном году большинством архивов обеспечен прием заявлений по предоставлению архивных услуг в электронном виде через сайты, в том числе через специальную услугу «Электронное заявление», «Электронная приемная». Не обеспечили прием заявлений через Интернет 6 архивов: Александровский, Зырянский, Кривошеинский, Парабельский, Шегарский районы и г. Северск.

В двух областных и четырнадцати муниципальных архивах: установлена электронная почта, подключены к сети Интернет, имеется общественный доступ для пользователей к электронным фондам.

В 2011 году продолжено консультирование по вопросам поиска информации об участниках Великой Отечественной войны с использованием ресурсов сети Интернет - всего 63 обращения, из них 54 – о поиске пропавших без вести. В результате обратившимся даны рекомендации по дальнейшему поиску, установлены места захоронения или гибели 9 человек.

В целях популяризации архивных документов архивами в 2011 году подготовлено и проведено 271 информационное мероприятие, из них в качестве головных 150 мероприятий. Работниками большинства архивов проведены выставки, экскурсии, лекции для студентов, размещены на сайтах электронные публикации справочников и сборников документов, написаны статьи, принято участие в теле- и радиопередачах по документам, хранящимся в архивах и др. Необходимо отметить, что предоставление архивных информационных услуг стало в отчетном году больше предоставляться в электронном виде.

На 1 января 2012 года из 22 архивов 16 архивами организован общественный доступ к электронным фондам (компьютерные аудитории или оборудованные компьютерные места). Не предоставили такой возможности 6 архивов: Бакчарский, Кожевниковский, Кривошеинский, Молчановский, Тегульдетский и Шегарский районы.

В 2011 году в читальном зале ГАТО организован доступ исследователей к электронным ресурсам архива, разработаны дополнительные опции к БД архива, используемым в читальном зале и для удобства посетителей результаты поиска можно сохранить в отдельном файле.

Количество исследователей в читальных залах по сравнению с 2010 годом в областных архивах увеличилось на 4%, в муниципальных уменьшилось на 20%.

Общее количество пользователей архивной информацией – 66 273, что на 3% больше, чем в 2010 году.

Научно-методическая работа

Научно-исследовательская и методическая работа Архивным управлением, областными и муниципальными архивами Томской области в 2011 году велась по основным направлениям деятельности и осуществлялась в целях развития и совершенствования архивного дела.

На заседании Научного совета Архивного управления рассмотрен проект Стратегии развития архивной отрасли Томской области на период до 2020 года, одобрен и рекомендован к принятию.

Архивным управлением на малом Научно-методическом совете Сибирского федерального округа представлены во исполнение решения НМС СФО от 06.09.2011 № 1.3.12 единые критерии перевода в электронный вид архивных документов в СФО, а также перечень архивных услуг, предоставляемых на бесплатной основе.

Архивным управлением в помощь муниципальным архивам разработаны и приняты:

1. Методические рекомендации по ведению списков источников комплектования муниципальными архивами.
   
2. Примерная номенклатура дел клубно-досугового учреждения муниципального образования Томской области.
   
3. Примерная номенклатура дел отдела культуры муниципального образования Томской области.
   

Составлены «Порядок и схема учета архивных документов ОГКУ ГАТО», «Инструкция по работе с электронными ресурсами в читальном зале ОГКУ ГАТО», «Памятка по архивации материалов, использованных при подготовке выставок и сборников документов», «Памятка об аттестации рабочих мест», памятка по генеалогическому поиску для сайта Архивного управления.

Областные архивы приняли участие в подготовке рецензий на разработки ВНИИДАДа по темам плана НИР «Организация и использование каталогов в справочно-поисковой работе российский архивов в современных условиях», «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», а также на проект Правил работы читальных залов государственных и муниципальных архивов.

В 2011 году приняли участие в работе НМС архивных учреждений Сибирского Федерального округа в Хакасии и МНМС в г. Новосибирске, в V Всероссийской научно-практической конференции с международным участием «Документ: история, теория, практика» в Томске, в XVIII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота» в Москве.

ГАТО продолжает вести Реестр IT-оборудования и баз данных, используемых архивными учреждениями СФО.

Проводились заседания экспертно-методических комиссий областных архивов. Целенаправленно оказывалась нормативно-методическая и практическая помощь организациям-источникам комплектования всеми архивами.


Кадровая политика

В течение 2011 года в плановом порядке осуществлялась кадровая работа, как на областном, так и на муниципальном уровне.

Всего в отчетном периоде в архивной отрасли работало 143 человека по штату на областном и муниципальном уровнях, из них 87% женщины, 15% молодежи до 30 лет, 23% пенсионного возраста, 73% имеют высшее образование, учатся в аспирантурах, докторантурах, соискатели – 4 человека, имеют ученую степень – 3 человека.

На областном уровне 34 человека повысили свою квалификацию и свыше 60 чел. прошли обучение на курсах и семинарах различных сфер профессиональной деятельности, два сотрудника областных архивов проходят стажировку в своих организациях на более высоких должностях.

Среди муниципальных архивистов только один человек повысил свой профессиональный уровень (Чаинский район). 2 муниципальных архивиста прошли стажировку в областных архивах.

Специалисты ГАТО с целью обмена опытом в области архивного дела посетили архивы Новосибирска (2 человека).

Архивным управлением проведены обучающие семинары в Верхнекетском, Томском районах и г. Томске для лиц, ответственных за делопроизводство и организацию хранения документов, а также два семинара для работников систем профессионального технического образования и культуры.

В 2011 году в Архивном управлении проведена аттестация всех государственных гражданских служащих, подлежащих аттестации в 2011 году. Специалисты Каргасокского и Кожевниковского архивов также успешно прошли аттестацию.

В муниципальных архивах Молчановского и Кожевниковского районов архивисты назначены в качестве служебного роста на более высокие должности.

В Архивном управлении проведены все необходимые мероприятия по формированию и ведению кадрового состава. Проводились регулярные ежеквартальные заседания Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению, на которых рассматривались текущие вопросы по противодействию коррупции и служебному поведению государственных гражданских служащих, утвержден План противодействия коррупции.

В октябре 2011 г. в Архивном управлении проведена проверка соблюдения законодательства о государственной гражданской службе Департаментом государственной гражданской службы и развития местного самоуправления Администрации Томской области. По итогам проверки приняты меры по устранению выявленных незначительных мелких нарушений.

В октябре 2011 года Архивным управлением и областными архивами осуществлен переход на новую систему оплаты труда, для реализации которого приняты Приказы Архивного управления об утверждении положений об отдельных условиях оплаты труда государственных гражданских служащих Архивного управления и о новой системе оплаты труда работников областных государственных казенных учреждений.

В Архивном управлении утверждено Положение о процедуре прохождения испытания при поступлении на государственную гражданскую службу Томской области.

В течение года за заслуги в работе и в связи с юбилеями 12 представителей архивной службы Томской области отмечены почетными грамотами, благодарностями от Росархива, Администрации Томской области, Архивного управления, внутренними наградами архивов, а также 1 сотрудник ЦДНИ ТО награжден Памятной медалью «Патриот России».

Архивным управлением проведен ежегодный конкурс «Архивист года-2011» среди муниципальных архивов Томской области. Победителями в этот раз стали сразу два человека - Колпашевского и Кривошеинского районов.

Штатная численность в 2011 году осталась на прежнем уровне.

В целях формирования благоприятного психологического климата в коллективах на областном уровне проводились собрания коллективов, соблюдались положения коллективных договоров, ко Дню Архивов, Дню старшего поколения и Новому году организованы поздравления сотрудников и ветеранов архивов и архивной службы.

Сотрудники Архивного управления и областных архивов приняли участие в зимнем и летнем этапах Областной спартакиады трудящихся, «Кроссе наций», первой спартакиаде государственных гражданских служащих.

Принимались меры к улучшению условий труда (ремонт, приобретение эргономичной мебели, средств защиты, и пр.). В обязательном порядке проводился инструктаж по охране труда.

В областных архивах, архиве Колпашевского района и Архивном управлении проведены аттестации рабочих мест. По результатам которой в части рабочих кабинетов в светильниках установлена электронная пускорегулирующая аппаратура для снижения уровня пульсации.

В отчетном периоде свое материально-техническое обеспечение улучшили 2 областных и 13 муниципальных архивов. Это и приобретение сканеров, компьютеров, факсов, принтеров, многофункциональных устройств, копировальных аппаратов, сервера, радиотелефона, новой мебели, проведение ЛВС, выхода в Интернет и др.

В ЦДНИ ТО 2011 г. внедрена централизованная система доступа к серверу (хранилищу баз данных), что дало экономию средств и повышение эффективности управления вычислительной сетью.

Приоритетные направления архивной отрасли Томской области на 2012 год:

Определить приоритетными задачами архивной отрасли Томской области на 2012 год:

1) выполнение Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2015 года, Государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)»;

2) принятие и реализация Стратегии развития архивного дела в Томской области до 2020 года;

3) выполнение мероприятий, определенных Концепцией развития архивной отрасли Томской области на 2010-2015 годы;

4)обеспечение предоставления в полном объеме пользователям государственных и муниципальных архивных услуг, в первую очередь связанных с социальной защитой, на основе внедрения административных регламентов и современных информационно – коммуникационных технологий, в том числе с размещением на региональном портале государственных и муниципальных услуг;

5) плановое пополнение программного комплекса «Архивный фонд» версия 4.3» областными и муниципальными архивами;

6) организация и проведение Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа в г.Томске 26-27 сентября 2012 года;

7) обеспечение информационной открытости деятельности архивных органов и архивов в средствах массовой информации, в т.ч. через сайты на федеральном, региональном и муниципальном уровнях;

8)внедрение современных автоматизированных технологий в работе архивов: прямая электронная почта, принятие запросов в электронном виде, обеспечение читальных залов возможностью доступа к своим электронным фондам, автоматизация документооборота внутри архивов.