Доклад о результатах в 2010 году и основных направлениях деятельности управления
| Вид материала | Доклад |
- Доклад о результатах за 2010 год и основных направлениях деятельности на 2012-2014, 256.15kb.
- Доклад о результатах за 2009 год и основных направлениях деятельности на 2011-2013, 242.91kb.
- Правительства Республики Коми от 29 июня 2009 г. №183 о доклад, 10.61kb.
- Доклад о результатах и основных направлениях деятельности финансового управления администрации, 968.23kb.
- Доклад о результатах и основных направлениях деятельности, 1442.91kb.
- Доклад о результатах и основных направлениях деятельности, 744.61kb.
- Доклад о результатах и основных направлениях деятельности, 892.82kb.
- Доклад о результатах за 2010 год и основных направлениях деятельности, 296.28kb.
- Доклад о результатах и основных направлениях деятельности, 178.97kb.
- Доклад о результатах и основных направлениях деятельности управления сельского хозяйства, 825.41kb.
-
УТВЕРЖДЕН
приказом начальника управления
государственной архивной службы
Новосибирской области
от 05.12.2011 № 248 – од
ДОКЛАД
о результатах в 2010 году и основных направлениях деятельности управления
государственной архивной службы Новосибирской области
на плановый период 2012–2014 годы
Деятельность управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее – управление) направлена на реализацию государственной политики в сфере архивного дела, прав граждан, в первую очередь связанных с их социальной защитой, на удовлетворение потребностей пользователей в архивной информации, осуществление информационного обеспечения органов власти, реализацию мер по формированию Архивного фонда Российской Федерации, его учету и обеспечению сохранности.
Основополагающими документами при реализации мероприятий и проведении различных видов работ являлись план социально-экономического развития Новосибирской области на 2010 год и на период до 2012 года, распоряжение администрации Новосибирской области от 03.06.2009 № 217-ра «О мерах по развитию архивной отрасли Новосибирской области», Основные направления развития архивного дела в Новосибирской области на 2010 год, утвержденные заместителем Губернатора Новосибирской области 22.12.2009, План мероприятий по укреплению и развитию материально-технической базы архивной отрасли в 2010 году, утвержденный Губернатором Новосибирской области 02.08.2009, доклад об основных направлениях деятельности управления на 2010 год и плановый период 2011–2013 годы.
В 2010 году управление обеспечило стабильное развитие архивной отрасли Новосибирской области, не смотря на работу в условиях реформирования системы органов государственной власти Новосибирской области, затянувшихся масштабных ремонтных работ зданий подведомственного государственного казенного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (далее – ГКУ «Государственный архив Новосибирской области»).
На 2010 год управлением и ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» были определены пять основных задач:
1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области.
2. Внедрение новых информационных технологий и ведение государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области.
3. Формирование Архивного фонда Новосибирской области и развитие информационного потенциала.
4. Обеспечение доступности к архивной информации граждан и организаций, удовлетворение духовных и социальных потребностей граждан.
5. Проведение государственной политики и государственного управления архивным делом на территории Новосибирской области.
Для решения первой задачи – обеспечение сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области, проводилась реализация разработанного совместно с министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Новосибирской области в 2009 году плана по проведению срочных ремонтов зданий (помещений), находящихся на балансе (или арендованных) государственного и муниципальных архивов, а также инженерных коммуникаций. Объемы финансирования на проведение ремонтных работ 2-х зданий ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» и дополнительно выделенных в 2009 году помещений (ул. Советская, 33 – 590,4 кв.м, подвал и ул. Фабричная, 6 – 189,0 кв.м) были заложены в областную программу строительства 2010 года и составили 43 031,5 тыс. рублей. Заказчиком работ выступало ГБУ Новосибирской области «Управление капитального строительства». Контроль по исполнению областной программы строительства 2010 года осуществляло министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Новосибирской области.
В ходе проведения ремонтных работ в архивохранилищах установлены специальные противопожарные двери, проведена покраска стен, потолков и пола, во всех помещениях заменены электропроводка и электрооборудование, оконные витражи, отремонтированы рабочие кабинеты сотрудников управления и ГКУ «Государственный архив Новосибирской области». Основные ремонтные работы были сданы только в апреле 2011 года, при этом подрядные организации еще в мае устраняли строительные недоделки (перекраска 4-х архивохранилищ).
При реализации Плана мероприятий по укреплению и развитию материально-технической базы ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» были приобретены и установлены мобильные стеллажи в двух малых архивохранилищах, что обеспечило увеличение протяженности стеллажных полок на 510 п.м.; продолжена работа по размещению архивных документов в первичные средства хранения – архивные коробки, в результате было закартонировано 22 689 единиц хранения. Дополнительно приобретенное оборудование для уникального микрофильмирующего комплекса, позволяющего заниматься с минимальным ущербом для документа переводом бумажных документов на фотопленку и цифровые носители одновременно, что позволило создать страховой фонд и фонд пользования на 321 единицу хранения (в объеме 82 189 кадров).
В целях обеспечения бессрочного хранения архивных документов в 2010 году проводились работы по улучшению физического состояния и реставрации наиболее востребованных и особо ценных дел в объеме 2 465 дел (59 199 листов).
Проведение комплекса работ с использованием как традиционных, так и новых технологий позволило решить первую задачу с превышением показателей.
Внедрение новых информационных технологий и ведение государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области – вторая задача, стоявшая перед архивистами Новосибирской области.
В отчётном периоде осуществлена конвертация архивных данных в 4-ю версию общероссийского программного комплекса «Архивный фонд» и введено 345 новых учётных записей.
План мероприятий по укреплению и развитию материально-технической базы ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» позволил осуществить внедрение новых информационных технологий. Было разработано новое программное обеспечение для устаревшей базы данных «Фотодокументы», которое поможет расширить доступ к оцифрованным фотодокументам (около 22 тысяч) посредством сети Интернет. Модернизирован программный продукт «Автоматизированный контроль исполнения запросов», предназначенный для оперативной регистрации и контроля исполнения социально-правовых запросов граждан, поступающих в архив, а также позволяющий отслеживать сроки исполнения запросов через сеть Интернет. В созданные программные продукты перенесена вся информация из ранее действовавших баз данных. Создан новый программный продукт для ведения полнотекстовой базы данных «Решения органов исполнительной власти за 1920–2001 годы» в ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» и муниципальных архивах области. Кроме того приобретено и установлено лицензионное программное обеспечение и официальные отраслевые базы данных «ИССАО», «ИСАР» в ГКУ «Государственный архив Новосибирской области». Ими завершено заполнение базы данных «Учреждения – источники комплектования».
Решение данной задачи в превышающем план объёме стало возможным за счёт интенсификации работы специалистов.
Для дальнейшего развития и совершенствования архивной отрасли Новосибирской области по выше обозначенному направлению в 2010 году управлением была разработана и утверждена ведомственная целевая программа «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011–2013 гг.». Программа представляет собой комплекс мероприятий, направленных на создание условий для расширения доступа и удовлетворения потребностей граждан и организаций в архивной информации за счет модернизации материально-технической базы ГКУ «Государственный архив Новосибирской области», перехода на современные информационные технологии, позволяющие автоматизировать отдельных виды деятельности архивистов, в том числе оптимизировать поиск документированной информации. Общая сумма планируемых расходов составляет 37 797,70 тысяч рублей.
Не менее значимым направлением деятельности для управления и ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» в 2010 году являлось формирование Архивного фонда Новосибирской области и развитие информационного потенциала – третья задача.
В списке организаций – источников комплектования ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» 01.01.2010 года было 235 организаций, на 01.01.2011 года – 229 организаций. Сокращение источников произошло за счет исключения ликвидированных организаций, а также сокращения или свертывания основной деятельности организаций, в результате чего не образуются документы, которые могут быть отнесены к составу Архивного фонда Новосибирской области, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации.
Несмотря на сокращение круга источников комплектования, объёмы дел, принятых на хранение и отнесённых к составу Архивного фонда области, превышают плановый объём. Так, количество документов, включенных в 2010 году в состав Архивного фонда Новосибирской области, составило 14 924 единицы хранения (превышение планового показателя на 56%), принятых на государственное хранение – 22 116 единиц хранения (превышение планового показателя на 36%). Причинами перевыполнения показателей являются: досрочный приём документов от ликвидированных организаций, проведение ряда мероприятий по ликвидации задолженности по упорядочению документов и передаче их на государственное хранение, а также завершение описания нескольких фондов личного происхождения.
Обеспечение доступности к архивной информации граждан и организаций, удовлетворение духовных и социальных потребностей граждан – четвертая задача, стоявшая перед архивной отраслью Новосибирской области в прошедшем году.
Исполнение социально-правовых и тематических запросов, поступивших от граждан, организаций, органов власти различного уровня, требует особенно напряженной работы от архивистов ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» по данному направлению. В отчётном периоде исполнено: 10 830 социально-правовых запросов граждан, 703 тематических запроса, из них 195 генеалогических и 183 правоустанавливающих. Кроме того, на консультативный прием обратилось 6 638 граждан.
Перемены, происходящие в социальной, политической и экономической жизни страны отражаются и на архивах. Продолжает расти интерес к исторической информации, и не только со стороны ученых, но и обычных граждан. Так, в 2010 году сотрудники ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» организовали 67 информационных мероприятий (134 % к 2009 году), в том числе провели 6 выставок, 13 экскурсий, 2 школьных урока, 6 семинаров, 1 конкурс, подготовили 18 теле и радио - передач и другие.
Решение данной задачи всегда связано с интенсификацией труда сотрудников, перераспределением плановых работ в пользу удовлетворения потребностей внешних пользователей, использованием новых методик и технологий.
Гарантируя право граждан на доступ к официальной информации, к изучению достоверной истории своей Родины, исполняя социально-правовые запросы граждан, архивная отрасль Новосибирской области стала социально значимой сферой, защищающей законные права граждан на социальные выплаты и пенсии. Кроме того, отрасль содействует решению задач социально-экономического развития области, как субъекта федерации, служит становлению и развитию гражданского общества, эффективному государственному управлению.
Последняя задача – проведение государственной политики и государственного управления архивным делом на территории Новосибирской области.
Для реализации данной задачи управлением в 2010 году разрабатывались целевая программа, проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела, в том числе административные регламенты предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций. Управление активно участвовало в реализации административной реформы на территории Новосибирской области.
В прошедшем году управлением разработан и утвержден административный регламент предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства. ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» разработаны три административных регламента предоставления государственных услуг: «Выполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц», «Выполнение тематических запросов юридических лиц на основе архивных документов, находящихся на государственном хранении», «Досрочный прием документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение». Все вышеназванные регламенты утверждены приказами управления.
Для обоснования деятельности и финансирования ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» управлением в 2010 году были разработаны постановления администрации Новосибирской области «Об утверждении перечня, объема и нормативов финансовых затрат (стоимости) государственных услуг в сфере архивного дела, оказываемых за счет средств областного бюджета Новосибирской области, на 2010 год», «О внесении изменений в постановление администрации Новосибирской области от 30.04.2009 № 183-па «Об утверждении Порядка расходования бюджетных средств в 2009 году и в плановом периоде 2010 и 2011 годов в сфере архивного дела». Кроме того, была разработана и утверждена приказом управления методика расчета цены на оказание государственной услуги по досрочному приему документов Архивного фонда Новосибирской области на государственное хранение.
Для реализации управлением полномочий по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Новосибирской области совместно с городскими и районными прокуратурами города Новосибирска и Новосибирской области в 2010 году проведено 83 проверки, из них 10 комплексных в муниципальных архивах Барабинского, Болотнинского, Венгеровского, Искитимского, Кочковского, Куйбышевского, Татарского, Усть-Таркского, Чановского, Чистоозерного районов, 34 тематических в организациях – источниках комплектования ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» и муниципальных архивов, 12 проверок в организациях, находящихся в стадии ликвидации. Кроме того, были проведены 27 контрольных проверок по исполнению предписаний, выданных управлением в 2009–2010 годах.
По результатам проведенных проверок управлением выдано 14 предписаний об устранении выявленных нарушений. За серьезные нарушения архивного законодательства, выявленные в муниципальном архиве Искитимского района, освобожден от занимаемой должности начальник отдела. Анализ контрольных проверок показал, что главами районов и городских округов области, руководителями архивных органов проведена значительная работа по выполнению мероприятий, указанных в предписаниях.
Полноценное функционирование и выполнение возложенных на управление полномочий и задач стало возможным благодаря финансированию, включая финансовые затраты на реализацию плана мероприятий по укреплению и развитию материально-технической базы архивной отрасли.
Основные задачи управления и ГКУ «Государственный архив Новосибирской области», поставленные в 2010 году успешно реализованы.
Оценка решения задач за истекший календарный год по реализации основных направлений деятельности, в соответствии с возложенными на управление полномочиями, а также по выполнению государственного задания на оказание государственных услуг ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» приведены в таблицах №№ 1-3.
Основополагающими документами при планировании мероприятий и проведении различных видов работ являются план социально-экономического развития Новосибирской области на 2011 год и на период до 2013 года, Программа Правительства Новосибирской области по повышению эффективности расходов областного бюджета Новосибирской области на период 2011–2013 годов, постановления Правительства Новосибирской области от 17.01.2011 № 4-п «Об утверждении Порядка расходования бюджетных средств областного бюджета Новосибирской области в сфере архивного дела», от 24.01.2011 № 21-п «Об утверждении Порядка финансирования мероприятий, предусмотренных ведомственной целевой программой «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011–2013 гг.», от 24.01.2011 № 22-п «Об утверждении перечня, объема и нормативов финансовых затрат (стоимости) государственных услуг (работ) в сфере архивного дела, оказываемых за счет средств областного бюджета Новосибирской области», План мероприятий по реализации основных направлений развития архивного дела в Новосибирской области на 2011 год, утвержденный заместителем Председателя Правительства Новосибирской области 22.12.2010, ведомственная целевая программа «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011–2013 гг.», утвержденная приказом управления от 19.08.2010 № 96-од, доклады об основных направлениях деятельности управления на 2010 год и плановый период 2011–2013 годы, о результатах деятельности управления в 2010 году.
На современном этапе основными задачами управления и ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» являются:
1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области.
2. Внедрение новых информационных технологий и ведение государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области.
3. Формирование Архивного фонда Новосибирской области и развитие информационного потенциала.
4. Обеспечение доступности к архивной информации граждан и организаций, удовлетворение духовных и социальных потребностей населения, особенно социально-правовых запросов граждан.
5. Проведение государственной политики и государственного управления архивным делом на территории Новосибирской области.
Для решения первой задачи – обеспечение сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области, проводятся работы по созданию резерва площадей за счет перемещения малоиспользуемых архивных фондов на дополнительно выделенные площади по ул. Советской, 33 и между архивохранилищами ГКУ «Государственный архив Новосибирской области». Приобретаются и устанавливаются мобильные стеллажи, позволяющие на четверть увеличить протяженность стеллажных полок на тех же площадях архивохранилищ. Проводятся также и другие мероприятия, позволяющие повысить степень сохранности архивных документов, например приобретение и размещение архивных документов в первичные средства хранения (архивные коробки).
Бессрочное хранение архивных документов невозможно обеспечить без улучшения физического состояния и проведения реставрационных работ наиболее востребованных и особо ценных дел. Планируется ежегодное проведение этих видов работ в отношении не менее 1 835 дел, а также ежегодная проверка наличия и физического состояния от 75 тысяч дел до 80 тысяч дел.
Продолжится реализация мероприятий по повышению энергетической эффективности и комплекс мер по энергосбережению в ГКУ «Государственный архив Новосибирской области», в том числе путем замены ламп накаливания в архивохранилищах на энергосберегающие осветительные приборы.
Внедрение новых информационных технологий и ведение государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области – вторая задача, стоящая перед архивистами Новосибирской области.
Объем 2,1 миллионов хранящихся архивных документов определяет статус ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» как одного из самых крупных государственных архивов за Уралом. Правильный учёт документов Архивного фонда Новосибирской области и включение их посредством информационных технологий в мобильные и общедоступные системы хранения, позволяют оперативно решать вопросы контроля сохранности и доступности информационных ресурсов архива.
Для поддержания информационного массива в актуальном состоянии планируется ежегодно вносить не менее 345 новых учетных записей в 4-ю версию общероссийского программного комплекса «Архивный фонд». Кроме того с 2011 года ведутся работы по созданию научно-справочного аппарата в электронном виде, для чего ежегодно в автоматизированную систему планируется вводить не менее 30 тысяч заголовков архивных дел.
Одним из направлений деятельности управления и ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» является формирование Архивного фонда Новосибирской области и развитие информационного потенциала – третья задача.
Ежегодно планируется пополнять состав Архивного фонда Новосибирской области не менее 11,1 тыс. единиц хранения и принимать на государственное хранение не менее 16,5 тысяч архивных документов постоянного срока хранения (управленческая и научно-техническая документация, личного происхождения, фото, фоно, видео и машиночитаемые документы) и долговременного хранения – документы по личному составу.
Обеспечение доступности к архивной информации граждан и организаций, удовлетворение духовных и социальных потребностей населения, исполнение социально-правовых запросов граждан – четвертая задача, стоящая перед архивной отраслью Новосибирской области.
Исполнение социально-правовых и тематических запросов, поступивших от граждан, организаций, органов власти различного уровня, одно из важнейших направлений деятельности ГКУ «Государственный архив Новосибирской области». Подготовка архивных справок и выписок на основе документов Архивного фонда Новосибирской области осуществляется с использованием модернизированных программных продуктов «Автоматизированный контроль исполнения запросов» и «Фотодокументы», а также приобретенного программного продукта «Решения органов исполнительной власти за 1920–2001 годы». Запланировано увеличение количества исполненных запросов социально-правового характера и тематических с 10 500 в 2011 году до 11 000 в 2014 году.
Планируется ежегодное проведение не менее 30 информационных мероприятий, в том числе выставок, экскурсий, школьных уроков, семинаров, конкурсов, теле и радио - передач.
Последняя задача – проведение государственной политики и государственного управления архивным делом на территории Новосибирской области включает в себя пополнение и совершенствование нормативной правовой базы, обобщение практики применения законодательства и анализ реализации государственной политики в сфере архивного дела на территории Новосибирской области.
Для реализации данной задачи управлением разрабатываются проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела, в том числе административные регламенты предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций, государственное задание ГКУ «Государственный архив Новосибирской области». Подготовка выше названных документов направлена на повышение качества предоставляемых услуг населению, в том числе на предоставление услуг в электронном виде, на достижение конкретных показателей развития архивного дела и оптимизацию расходов, повышение эффективности управленческих и кадровых решений, совершенствование работы архивных органов и учреждений Новосибирской области.
Управлением в текущем году и в 2012–2014 гг. продолжится реализация полномочий по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в Новосибирской области. В течение 2011 года планируется проведение 120 проверок, в том числе контрольных по исполнению ранее выданных управлением предписаний. На 2012–2014 годы запланировано ежегодное проведение не менее 100 проверок.
Задачи, основные направления, планируемые результаты деятельности управления и подведомственного ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» и их целевые параметры на 2011 год (оценка) и плановый период 2012–2014 годов приведены в таблице № 4.
Полноценное функционирование и выполнение возложенных на управление полномочий и задач будет возможным при финансировании в полном объеме текущих затрат управления, как главного распорядителя бюджетных средств, включая финансовые затраты на реализацию ведомственной целевой программы «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011–2013 гг.» и долгосрочной целевой программы «Развитие государственных информационных систем, информационного общества и формирование электронного правительства Новосибирской области на 2012–2016 годы».
Оценка поступлений доходов в областной бюджет Новосибирской области, администрируемых управлением, являющимся администратором доходов областного бюджета Новосибирской области; обоснование потребности управления, являющегося ГРБС, в бюджетных ресурсах (финансах и имуществе) по действующим и вновь принимаемым бюджетным обязательствам; основные параметры государственного задания управления приведены в таблицах №№ 5-7.
| | | | | |
|---|---|---|---|---|
| | | | | |
1. Раздел
Оценка результатов деятельности управления государственной архивной службы Новосибирской области за 2010 год, в том числе
по решению задач и достижению целевых параметров результатов деятельности
Количественная и/или качественная оценка результатов решения задач по кругу показателей, находящихся в сфере полномочий управления
государственной архивной службы Новосибирской области, за 2010 год и в государственном задании на оказание государственных услуг ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» в соответствии с таблицей № 1.
Таблица № 1
| Перечень задач | Наименование | Желаемое значение показателя | Оценка решения задачи, значение показателя | Причины, препятствующие успешному решению задачи, причины невыполнения показателя | ||
| План 2010 год | Факт 2010 год | Отклонение (+,-,%) | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Задача 1 | Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области | | Решена | | ||
| Показатель 1 | Количество архивных документов, условия хранения которых соответствуют требованиям пожарной безопасности, ед. хранения | 100% 2 149 521 ед. хр. (на 01.01. 2011) | 2 101 045 | 2 149 521 | + 2,3% | Перевыполнение показателя связано с неплановым приемом документов от ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, и ликвидацией задолженности организациями – источниками комплектования по передаче документов на постоянное хранение |
| Показатель 2 | Количество архивных документов, укомплектованных первичными средствами хранения (архивными коробками), ед. хранения | 100% 2 149 521 ед. хр. (на 01.01. 2011) | 20 367 | 22 689 | + 11% | Перевыполнение показателя связано с повышением производительности труда и привлечением к работе студентов Новосибирского государственного педагогического университета, проходивших архивную практику |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Показатель 3 | Количество архивных документов, состояние которых улучшено в результате проведения архивных работ (улучшение физического состояния, реставрация), дело, лист | 2 500 дел (60 000 листов) | 2 050 дел (59 100 листов) | 2 465 дел (59 199 листов) | + 20% (+ 0,2%) | Перевыполнение показателя связано с увеличением интенсивности использования архивных документов, требующих проведения реставрации перед выдачей в читальный зал, и малым объемом листов в реставрируемых делах |
| Показатель 4 | Количество единиц хранения, включенных в состав страхового фонда, дело, кадр | 100% особо ценных дел 540 дел (135 000 кадров) | 300 дел (70 000 кадров) | 321 дело (82 189 кадров) | + 7% (+ 17%) | Перевыполнение показателя по кадрам связано с повышением производительности труда и наличием в делах, подлежащих страховому копированию, листов, содержащих текст на обороте листа |
| Задача 2 | Внедрение новых информационных технологий и ведение государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области | | Решена | | ||
| Показатель 1 | Количество учетных записей, включенных в автоматизированную систему государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (ПК «Архивный фонд»), учетная запись | __ | 300 | 345 | + 15% | Перевыполнение показателя связано: 1) с интенсивным пополнением трудоемкого раздела «Переименования» по ранее внесенным фондам ПК «Архивный фонд»; 2) с внесением большего, чем планировалось, количества вновь поступивших фондов и описей |
| Показатель 2 | Процент конвертации архивных данных в 4-ую версию общероссийского программного комплекса «Архивный фонд», % | 100% | 100% | 100% | __ | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Задача 3 | Формирование Архивного фонда Новосибирской области и развитие информационного потенциала | | Решена | | ||
| Показатель 1 | Количество документов, включенных в состав Архивного фонда Новосибирской области, ед. хранения | 11 100 ед. хр. | 9 549 | 14 924 | + 56% | Перевыполнение показателя связано с принятием управлением и ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» дополнительных организационно-методических мер по устранению задолженности по упорядочению документов организациями – источниками комплектования государственного архива |
| Показатель 2 | Количество архивных документов, принятых на государственное хранение, ед. хранения | 16 500 ед. хр. | 16 277 | 22 116 | + 36% | Перевыполнение показателя связано с неплановым приемом документов от организаций – источников комплектования ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» и ликвидированных учреждений, организаций, в том числе в результате банкротства |
| Задача 4 | Обеспечение доступности к архивной информации граждан и организаций, удовлетворение духовных и социальных потребностей граждан | | Решена | | ||
| Показатель 1 | Количество исполненных запросов (обращений) на основе документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов, запрос | 11 000 запросов | 9 044 | 11 533 | + 28% | Перевыполнение показателя связано с ежегодно возрастающим количеством документов по личному составу, принимаемых в ГКУ «Государственный архив Новосибирской области» от реорганизованных и ликвидированных организаций. Выполнение возросшего объема работ стало возможным только за счет интенсификации труда сотрудников |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Показатель 2 | Количество проведенных информационных мероприятий, подготовленных на основе документов Архивного фонда Новосибирской области, мероприятие (выставка, семинар, школьный урок, теле-радио передача, издание, публикация и т.д.) | 50 мероприятий | 30 | 67 | + 123% | Перевыполнение показателя связано с увеличившимся количеством обращений органов государственной власти, юбилейными и памятными датами отечественной и местной истории. Выполнение возросшего объема работ стало возможным только за счет интенсификации труда сотрудников и привлечения сотрудников других подразделений на подготовку информационных мероприятий |
| Задача 5 | Проведение государственной политики и государственного управления архивным делом на территории Новосибирской области | | Решена | | ||
| Показатель 1 | Количество проведенных проверок по соблюдению законодательства Российской Федерации, Новосибирской области об архивном деле, проверка | 100 проверок | 71 | 83 | + 17% | Перевыполнение показателя связано с принятием мер по недопущению утрат документов в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов области |
1.3. Объем планового и фактического финансирования управления государственной архивной службы Новосибирской области по каждой заявленной задаче с указанием величины отклонения фактического размера финансирования от планового (в утверждённом бюджете) в соответствии с таблицей № 2.
Таблица № 2
| Перечень задач | Объемы финансирования (тыс. руб.) | Величина отклонения (+/- в %) | Меры по оптимизации расходов | |
| Плановые на 2010 год | Фактические за 2010 год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Задача 1 Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области | 25 653,7 | 23 709,2 | - 7,6% | Отклонения связаны с сокращением расходов на проведение отдельных видов ремонтных работ и приобретение основных средств в связи с проведением масштабного ремонта. Выполнение задачи стало возможным за счет повышения интенсивности труда и привлечения студентов - практикантов |
| Задача 2 Внедрение новых информационных технологий и ведение государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области | 347,3 | 392,0 | + 12,9% | Отклонения связаны с необходимостью модернизации имеющегося программного обеспечения, используемого при предоставлении государственных услуг |
| Задача 3 Формирование Архивного фонда Новосибирской области и развитие информационного потенциала | 2 891,0 | 2 679,7 | - 7,3% | Отклонения связаны с сокращением количества организаций – источников комплектования архива. Выполнение задачи стало возможным за счет повышения интенсивности труда специалистов |
| Задача 4 Обеспечение доступности к архивной информации граждан и организаций, удовлетворение духовных и социальных потребностей граждан | 7 243,7 | 6 625,5 | - 8,5% | Отклонения связаны с увеличением объёмов предоставляемых услуг. Выполнение задачи стало возможным за счет привлечения к подготовке информационных мероприятий сотрудников из других отделов и резервов ненормированного рабочего дня |
| Задача 5 Проведение государственной политики и государственного управления архивным делом на территории Новосибирской области | 12510,1 | 11400,8 | - 8,9% | Отклонения связаны с экономией финансовых средств. Выполнение задачи стало возможным за счет резервов ненормированного рабочего дня |
1.4. Отчет о предоставлении услуг (выполнения государственного задания) в отчетном году в соответствии с таблицей № 3.
Таблица № 3
| Наименование услуги (работы) | Ед. измере ния объёма услуги (работы) | Выполнение государственного задания | |||||
| Объём предоставления | Финансовое обеспечение государственного задания | ||||||
| план | факт | +/- | план | факт | Причина отклонения | ||
| 1. Хранение документов Архивного фонда Новосибирской области, в том числе следующие виды работ: прием и размещение дел на местах хранения, проведение проверки наличия и физического состояния дел, реставрация документов, создание страхового фонда и фонда пользования на особо ценные документы, выдача дел по заявкам исследователей и сотрудников, возврат их на места хранения, обеспечение нормативных условий хранения документов | ед. хранения | 2 101 045 | 2 149 521 | + 48 476 | 25 653 759,45 | 23 709 216,63 | Потребность в финансовых средствах не удовлетворена. Возросший объем предоставленных услуг, в том числе и за счет включения в фактическую цифру ранее не учтенных документов на нетрадиционных носителях, осуществлен путем увеличения норм выработки (подъем дел, создание страхового фонда и т.д.), а также привлечения студентов, проходивших архивную практику |
| 2. Комплектование Архивного фонда Новосибирской области, в том числе следующие виды работ: включение (исключение) организаций в список источников комплектования, экспертиза ценности документов и их отбор на государственное хранение, подготовка нормативно-методических документов по организации делопроизводства и ведомственного хранения документов, проведение обучающих семинаров для работников служб документационного обеспечения управления и ведомственных архивов | органи- зация | 235 | 229 | - 6 | 2 890 894,80 | 2 679 677,85 | Потребность в финансовых средствах не удовлетворена. Объем предоставленных услуг осуществлен за счет переработки сотрудников управления и ГБУ «Государственный архив Новосибирской области» (при включении документов в состав Архивного фонда) и сотрудников ГБУ «Государственный архив Новосибирской области» при приеме документов от организаций – источников комплектования (внеплановый), в том числе от ликвидированных учреждений, организаций |
| 3. Предоставление архивной информации в научных и социально-правовых целях, в том числе проведение следующих видов работ: предоставление архивных справочников, архивных документов и их копий (микрофильмы) для изучения в читальных залах ГБУ «Государственный архив Новосибирской области», исполнение тематических запросов, организация и проведение документальных выставок, экскурсий и школьных уроков, подготовка сборников и других печатных изданий, исполнение запросов социально-правового характера | человек, запрос, посещение | 19 296 | 22 133 | + 2 837 | 7 591 046,40 | 7 017 488,98 | Потребность в финансовых средствах не удовлетворена. Объем предоставленных услуг возрос за счет увеличения потребности в них внешних пользователей, Возросший объем осуществлен за счет интенсификации работ, увеличения норм выработки при исполнении всех видов запросов и подготовке информационных мероприятий, при этом имелись факты снижения качества предоставления по 1 виду услуг (увеличен срок исполнения социально-правовых запросов), кроме того ограниченно предоставлялись отдельные категории платных услуг (например, генеалогические запросы) |
| ВСЕГО | - | - | 2 171 883 | - | 36 135 700,65 | 33 406 383,46 | - |