Geum.ru

Доклад об итогах развития архивной отрасли Томской области в 2009 году и приоритетных направлениях на 2010 год

Вид материалаДоклад
Подобный материал:

ДОКЛАД

об итогах развития архивной отрасли Томской области в 2009 году и приоритетных направлениях на 2010 год


Уважаемые коллеги!


Отчетный год проходил в условиях глобального мирового кризиса. Поэтому ситуация в мировой экономике сказалась и на экономическом развитии нашей страны, и непосредственно на архивной отрасли Томской области. В связи с чем органы государственной власти Томской области вынуждены были пойти на непопулярные меры - сокращение бюджета и переход на режим жесткой экономии.

Тем не менее, основные направления деятельности архивной отрасли Томской области в основной своей части выполнены, несмотря на то, что в течение 2009 года финансирование архивной отрасли за счет областного бюджета секвестрировано на 9 % и составило на конец года 49 083 900 руб. Однако, в сравнении с 2008 годом этот показатель выше на 28,73 %, поскольку в отчетном году удалось отстоять целевые расходы на приобретение мобильных стеллажей для здания по ул. Водяная, 78, замену лифтового оборудования и пожарно-охранной сигнализации для здания по ул. Источная, 2а.

Основным источником финансирования архивной отрасли на областном уровне является по-прежнему областной бюджет, который в отчетном году составил – 95,4%.

Как всегда, дополнительным источником для жизнедеятельности областных архивных учреждений являлись средства, получаемые за счет оказания платных услуг. В 2009 году областными архивами заработано еще 2 млн. 248 тыс. руб., что на 5,9% меньше 2008 года и этот доход составляет всего лишь 4,6% от бюджетного финансирования.

Следует отметить работу муниципального учреждения «Архив» Колпашевского района, вплотную приступившего в 2009 году к оказанию платных услуг. По результатам года сумма дополнительных доходов составила 89,5 тыс. руб., что составило 6% от бюджетного финансирования.

В течение года по поводу финансирования из федерального бюджета велись переговоры, результатом которых стало согласие Федерального архивного агентства на долевое софинансирование реконструируемого здания по ул. Водяная, 78, в 2010 году. Теперь решение за руководством Томской области. Архивное управление в этом направлении ведет соответствующую работу.

Всего на финансовый 2009 год 17 органам местного самоуправления муниципальных районов выделено субвенций на сумму 531 тыс. рублей, исходя из количества дел областной собственности, хранящихся в муниципальных архивах, но это меньше, чем в 2008 году, поскольку поменялась методика расчета субвенций. И это коснулось всех аналогичных законов Томской области о наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями.

Среднемесячная заработная плата специалистов областных архивов в 2009 г. составила 13,74 тыс. руб., что на 5,8 % выше, чем в предыдущем году. Среднемесячная заработная плата по областным архивам по внебюджетной деятельности в 2009 году составила 12,64 тыс.руб., этот результат практически не изменился. По муниципальным архивам зарплата составила – 17,38 тыс. руб., что на 11% меньше в сравнении с прошлым годом.

Необходимо отметить, что деятельность архивных учреждений Томской области способствует решению задачи, закрепленной в Программе социально-экономического развития Томской области на период 2006-2010 годы, именуемой «Формирование единого культурного пространства и обеспечение равного доступа к культурным ценностям и благам».

Так, за Архивным управлением Томской области закреплено развернутое мероприятие - Улучшение хранения и использования документов областных архивов Томской области, - на которое в 2009 году закреплены финансовые средства в размере 2,4 млн. руб., а также 10 млн. руб. на оборудование для ГАТО с последующим монтажом.

В целях повышения эффективности бюджетных расходов и усиления ответственности за использование бюджетных средств, а также в целях развития архивной отрасли Томской области утверждены План мероприятий по проведению административной реформы в Архивном управлении, Доклад о результатах и основных направлениях деятельности Архивного управления Томской области на 2009-2011 годы и Ведомственная целевая программа Архивного управления «Обеспечение предоставления архивных услуг архивными учреждениями Томской области». В рамках реализации административной реформы в течение года проводился ежеквартальный мониторинг выполнения задач, поставленных указанной Ведомственной целевой программой.

Также был проведен опрос граждан по качеству обслуживания в областных архивах. Так, с целью повышения удовлетворенности граждан оказываемыми архивными услугами проведен косметический ремонт в помещениях, где ведется прием граждан, выдача пропусков, а так же в туалете 1-го этажа здания по ул. К.Маркса, 26; заасфальтирован участок тротуара возле здания К. Маркса, 26. В ЦДНИ ТО в читальном зале установлен дополнительный стол с оснащением настольными лампами и розетками для подключения ноутбуков к электросети.

Соотношение результатов архивной, управленческой деятельности и расходов на их достижение показывает в целом эффективное использование бюджетных расходов в отчетном году, позволившее из 8 показателей целей и задач, запланированных в Докладе, добиться выполнения по семи, в том числе по трем превысить запланированный уровень.

Результатом этой работы как программной, так и не программной части стали следующие значения:
  1. Показатель доли документов областных архивов, находящихся в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение составил 45,1% напротив запланированного показателя 59,4%. Это связано с тем, что по итогам 2009 года был применён более точный метод расчета, учитывающий теперь все параметры, влияющие на нормативные условия хранения: противопожарные, охранные, температурно-влажностные, световые и санитарно-гигиенические. На последующие годы областными архивами взяты обязательства по увеличению положительной динамики. При этом, как позитивное отмечается - показатель повысился на 21,6 % в сравнении с предыдущим годом.
  2. За счет ускорения ввода информации превышен объем фондов областных архивов, включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Так, этот показатель составил 87,5%, что на 2,7 % больше, чем запланированный. Необходимо отметить, что в ГАТО этот показатель равен 100%, поэтому ЦДНИ ТО в 2010 году необходимо выйти также на 100% значение.
  3. Доля нормативных правовых актов Томской области, принятых в соответствии с требованиями действующего законодательства остается на высоком уровне - 100%, что свидетельствует о достаточном уровне правовой культуры специалистов Архивного управления и областных архивов.
  4. За счет повышения эффективности работы архивной инспекции повысилась доля предписаний об устранении нарушений законодательства об архивном деле, выполненных в установленные сроки, и достигли 90 %. Тем не менее, необходимо стремиться выходить на 100 % показатель выполнения, как указано заместителем Губернатора Томской области Ю.К.Сухоплюевым на предыдущей коллегии, к тому же результативность 2009 года подвигает к этому инспекторов.
  5. Доля принятых в областные архивы документов от общего объема документов, подлежащих приему, от запланированного 42,6% достигла по итогам 2009 года 51,1%. Это связано с тем, что в 2009 году принято архивных документов сверх плана, поскольку позволяли новые архивохранилища и освобожденное время за счет уменьшения финансирования на другие мероприятия.
  6. Ежегодное обновление основных средств областных архивов с показателя в 2008 году 8,5 % достигло только 13,5 % , хотя планировалось 162,5% в связи с введением 2 очереди на ул. Водяной, 78, однако реконструкция этого здания заморожена.
  7. Степень загруженности архивохранилищ областных архивов в 2008 году составила 95,2%, в 2009 году этот показатель снизился до 93,9%, за счет увеличения протяженности стеллажных полок в архивохранилищах №1 по ул. Водяная,78.
  8. Степень оснащенности областных государственных архивов современными системами охранно-пожарной сигнализации в 2008 году составляла 54%. Отрадно отметить, что этот показатель в 2009 году достиг уровня 89%, за счет того, что в ЦДНИ ТО модернизирована охранно-пожарная сигнализация.
  9. Два показателя: Доля запросов физических и юридических лиц, исполненных в установленные сроки, а также Доля пользователей, получивших архивную информацию в нормативные сроки – вот уже 3 года составляет 100%, это отражает громадную работу и ответственность специалистов архивов, несмотря на увеличение количества обращений.
  10. Доля описаний фондов доступных в режиме on-line, как и в предыдущие годы, составляет 100%. Это характеризуется в определенной мере готовностью областных архивов к взаимодействию с населением в режиме on-line, к тому же с каждым годом все более подвигает нас к этому в первую очередь Президент РФ Д. Медведев.
  11. Доля субвенций, освоенных в 2009 году в соответствии с требованиями действующего законодательства составила 100%. В сравнении с 2008 годом, в 2-х районах сделали организационные выводы, чтобы в наше сложное время освоить все выделенные средства из областного бюджета.

В 2009 году Архивным управлением продолжена работа по развитию и иной нормативной правовой базы в целях реализации проводимой административной реформы. Принято 3 новых административных регламента:
    1. исполнения государственной функции по принятию решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, создаваемых в деятельности организаций, в пределах компетенции;
    2. предоставления государственных услуг государственными архивными учреждениями Томской области по исполнению тематических запросов и запросов социально-правового характера;
    3. исполнения Архивным управлением Томской области государственной функции по осуществлению в соответствии с действующим законодательством проверки соблюдения законодательства Российской Федерации и Томской области об архивном деле и организации документов в делопроизводстве.

Пошел активнее процесс реализации административной реформы в архивной отрасли на муниципальном уровне. В 8 муниципальных районах: Зырянском, Каргасокском, Кожевниковском, Колпашевском, Кривошеинском, Тегульдетском, Шегарском, Чаинском районах разработаны и утверждены 8 административных регламентов предоставления муниципальных услуг по исполнению социально – правовых и тематических запросов. Муниципальным архивом Администрации Зырянского района в декабре 2009 года подготовлен к утверждению проект Стандарта качества предоставления бюджетных услуг по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов.

Одним из приоритетных направлений оставалось осуществление Архивным управлением контрольной функции в сфере архивного дела, как одной из составляющих государственного контроля.

Следует отметить, что в связи с принятием Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», первоначально вступившего в силу с 1 июля 2009 года, и неоднократным изменением отдельных его существенных норм в течение года, при чем на кардинально противоположные, - негативно отразилось на деятельности архивной инспекции. Так, значительное количество времени потрачено на переработку новых редакций административного регламента по контролю, что соответственно снизило количество проверенных организаций. Тем не менее, новая редакция разработана и в начале 2010 года уже утверждена к действию.

В деятельности Архивного управления за последние 2 года большее время стало посвящаться профилактической роли в предотвращении нарушений в сфере архивного дела. Поэтому инспектора и муниципальные кураторы активно включены в проводимые «Дни Архивного управления», которые направленные в свою очередь на проведение методической и координирующей роли в целях выполнения государственной политики в сфере архивного дела. В связи с этим основная часть времени отведена семинарам со специалистами, ответственными за документационное обеспечение управленческой деятельности и архивы, на решение вопросов муниципальных архивов совместно с руководством муниципальных образований, а также на проведение личного приема граждан.

В течение 2009 года Архивным управлением были проведены «Дни Архивного управления Томской области» в девяти муниципальных образованиях: «Асиновский», «Бакчарский», «Зырянский», «Кожевниковский», «Колпашевский», «Кривошеинский», «Молчановский», «Чаинский» районы и г.Томск.

В течение 2009 года архивными инспекторами проведена 41 плановая проверка и 85 внеплановых проверок в организациях на предмет соблюдения законодательства об архивном деле в 7 муниципальных образованиях. В результате которых вынесено 40 предписаний.

Наибольшее количество нарушений при вынесении предписаний относится к следующим видам: не проведение в установленные сроки упорядочения архивных документов (постоянного срока хранения и по личному составу), образовавшихся в деятельности организации; отсутствие номенклатуры дел в делопроизводстве (на текущий год); нарушение условий хранения документов в архиве организации и др.). Поэтому муниципальным архивистам активнее нужно продолжать работу в этом направлении в качестве методической и профилактической роли.

В ходе осуществления внеплановых проверок по выполнению предписаний из 30 проверенных организаций снято с контроля 27 организаций: в 2-х организациях предписания не выполнены, поэтому составлены протоколы об административных правонарушениях, а 1 организация сменила юридический адрес за пределы Томской области. Таким образом, анализ итогов этих проверок показал, что в отчетном году продолжается положительная тенденция исполнения выписанных предписаний, в 2009 году показатель повысился на 3,5%, составив 90%.

По результатам проверок учреждений здравоохранения Архивным управлением совместно с Департаментом здравоохранения Томской области проведен семинар для лиц, ответственных за делопроизводство и архив, который был весьма полезен и результативен для данной аудитории.

Деятельность Архивного управления по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле в мае 2009 года проверена органами Прокуратуры Томской области, по результатам проверки работа оценена положительно.

В настоящее время проверки архивными инспекторами осуществляются на основании согласованного с органами Прокуратуры Томской области утверждённого Плана проведения плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле. Аналогичный План на 2010 год утвержден и размещен на сайте Архивного управления.

В 2009 году вступил в силу Закон Томской области, разработанный Архивным управлением в целях наделения государственными полномочиями в сфере архивного дела муниципальное образование «Томский район». С 1 января 2010 года из 20 муниципальных образований области уже 18 осуществляют работу с областными архивными документами, получая субвенцию из областного бюджета.

Принято Постановление Администрации Томской области от 31.03.2009 № 53а «Об утверждении Положения о порядке расходования местными бюджетами субвенций из областного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Томской области».

В целях совершенствования деятельности Архивного управления, для приведения в соответствии с действующим законодательством, а также в связи с изменением кадрового состава Архивного управления принято 53 правовых акта по основной деятельности из 154. Так же следует отметить как областными, так и муниципальными архивами принимались правовые акты, касающейся сферы архивного дела.

В рамках принятой Стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года Архивным управлением утвержден ряд документов об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных в Архивном управлении, включая секретные; сертифицировано рабочее место по работе с секретными материалами.

В целях контроля внебюджетной деятельности в соответствии с действующим законодательством утверждены формы отчётности по оказанию платных услуг областными архивными учреждениями.

По рекомендации Росархива и в целях повышения уровня научно-методической работы архивных учреждений Томской области принято решение о создании Научного совета при Архивном управлении.

На стадии согласования в комитете по государственно-правовым вопросам Администрации Томской области находится проект областного закона «О внесении изменений в Закон Томской области «Об архивном деле в Томской области» в части создания архивного фонда уникальных документов Архивного фонда Томской области. Пожалуй, одна из последних осталась Томская область, которая не ведет реестр уникальных документов, среди Сибирского Федерального округа.

Архивным управлением Томской области принят План антикризисных мероприятий на 2009 год и создана антикризисная рабочая группа. В 2009 году целенаправленно проводилась работа по мониторингу энергопотребления, экономии электро- и тепловой энергии. Проведено утепление труб теплоузла в здании по ул. К.Маркса, 26. В областных архивах проведена плановая замена вольфрамовых лампочек на энергосберегающие в рабочих кабинетах, местах общего пользования, а так же в тех участках хранилищ, где чаще приходится зажигать свет. Предварительный анализ показал эффективность данной меры, работа по энергосбережению будет продолжена в 2010 году. И как отмечено в Послании Губератора Томской области В. Крессом: «Прежде всего необходимо изменить наше отношение к проблеме энергоэффективности: от бытового уровня, до уровня экономики целых городов. Ведь сегодня, несмотря на то, что кризис и нет лишних денег, далеко не все начинают вводить эффективные методы получения и использования энергии.». Считаем, что и архивной отрасли необходимо это взять на вооружение.

Составлена база данных постоянных и периодических плановых расходов ГАТО (в том числе, перспективных) с указанием объемов закупаемой продукции и услуг, поставщиков и оснований приобретения (контракты, договоры) в целях рационального расходования средств и оперативного составления Перечня государственных нужд бюджетного учреждения.

В рамках реализации Национального плана противодействия коррупции утверждён План противодействия коррупции в Архивном управлении с соответствующими мероприятиями.

В плановом порядке в 2009 году осуществлялась работа коллегиальных органов Архивного управления и областных государственных архивов.

Коллегией Архивного управления проведено 6 заседаний, на которых рассмотрены наиболее важные и насущные вопросы и проблемы архивной отрасли на территории Томской области, в том числе по награждению работников архивов.

Активно в отчетном периоде поработала Экспертно-проверочная комиссия Архивного управления (ЭПК). Так, проведено 16 заседаний, в том числе 3 выездных (Кожевниковский, Тегульдетский и Зырянский районы) в прошлом году их было 13. Особую полезность отмечают специалисты организаций выездных заседаний, поскольку они более результативны и эффективны.

На рассмотрение ЭПК в 2009 г. поступило описей дел постоянного хранения и по личному составу от более 200 организаций и номенклатуры дел на 2009-2010 г.г. от 99 организации. Описи и номенклатуры дел просмотрены экспертами, описи дел постоянного хранения утверждены, описи дел по личному составу и номенклатуры дел согласованы.

Осуществлялся контроль за эффективной работой дирекций и экспертно-методических комиссий государственных архивов Томской области.

Архивным управлением заключено соглашение об информационном обмене и сотрудничестве с Отделением Пенсионного фонда РФ по Томской области. Для продолжения и систематизации подготовительной работы в отношении валоризации пенсий проведен ряд совещаний, в т.ч. селекторных с муниципальными архивами, территориальными отделениями ПФ по Томской области, позволившие скоординировано провести организационные мероприятия по должному обеспечению социальных прав граждан.

Продолжалась работа по заключению договоров о порядке взаимоотношений между территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в области архивного дела. В 2009 году было заключено 6 договоров, служащих основанием для оказания необходимой методической помощи в вопросах архивного дела.

Архивным управлением и областными архивами проведены все необходимые мероприятия в рамках направлений гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, а также мобилизационной подготовке.

Сохранность документов государственного Архивного фонда РФ в противопожарной и технической сфере обеспечивалась комплексом проведенных мероприятий, что являлось поступательным движением в развитии вперед в этом направлении:
  1. ГАТО оснастил архивохранилища 1-го этажа нового здания мобильными стеллажами - прирост протяженности архивных полок составил 3 тыс.952 погонных метров, увеличившись по сравнению с 2008 годом на 114,4 %, дооснастил систему цифрового видеонаблюдения дополнительным наружным освещением здания на ул. К. Маркса, 26, приобрел архивные коробки для 100% картонирования в 2010 году;
  2. ЦДНИ ТО произвел замену пассажирского лифта, модернизировал охранно-пожарную сигнализацию, установил систему цифрового видеонаблюдения с дополнительным наружным освещением здания, что позитивно отразилось на вопросах обеспечения сохранности архивных документов.

В ряде муниципальных архивах приняты значительные меры по повышению безопасности и созданию условий, соответствующих нормативным требованиям хранения архивных документов:
    1. в Каргасокском районе ведется строительство нового здания для архива, площадью более 700 кв.м.
    2. в Стрежевом выделено и отремонтировано дополнительное помещение под архивохранилище площадью 101,7 кв.м. Для его оснащения приобретены металлические стеллажи протяженностью 132 погонных метров;
    3. в муниципальном архиве Парабельского района за счет присоединения подвального помещения площадь архивохранилища увеличилась на 60 кв.м. Проведен ремонт данного помещения, приобретены металлические стеллажи (16 п.м), установлена охранно-пожарная сигнализация;
    4. проведен ремонт в хранилищах муниципального архива Чаинского района;
    5. муниципальным учреждением «Архив» Колпашевского района приобретены металлические стеллажи протяженностью 36 погонных метров;
    6. проведено техническое обслуживание 9 огнетушителей в муниципальных архивах Кожевниковского района и г. Стрежевого;
    7. пожарная сигнализация установлена в хранилищах муниципального архива Первомайского района, которая выведена на пульт круглосуточной диспетчерской службы;
    8. в архиве Томского района проведены работы по ремонту и профилактике пожарно – охранной сигнализации, отремонтирована входная дверь;

В этом году проведена огромная работа по паспортизации областных государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек Томской области. Основными итогами на 01.01.2010, которыми мы можем гордиться и которые должны доработать в следующие года, будут упоминаться ниже.

По данным паспортизации областные архивы занимают 3 здания, в том числе 2 специально построенных по типовому проекту – по ул. Водяной, 78, и Источной,2а, а также 1 приспособленное - по ул. К.Маркса, 26; по 20 муниципальных архивов занимают 20 приспособленных зданий.

Архивным управлением для расширения площадей архивохранилищ с целью принятия около 800 тыс. архивных документов, временно хранимых на территориях организаций Томской области, проводилась работа по передаче архивохранилищ по ул. К.Маркса, 26 из федеральной собственности в областную. В 2009 году получено положительное решение Правительства РФ, и в настоящее время идет процесс документарного оформления.

По данным паспортизации условия хранения документов областных и муниципальных архивах по основным параметрам следующие:
  1. Протяженность стеллажных полок:
  1. в областных архивах по всем хранилищам составляет 31442 пог. м., в том числе: а) металлических - 27844; б) деревянных – 3598. Итого 11,5% стеллажей не соответствуют нормативам.
  1. в муниципальных архивах по всем хранилищам составляет 8962 пог. м., в том числе: а) металлических - 6275; б) деревянных – 1608,5; в) смешанных – 1078,5. Итого 30% стеллажей не соответствуют нормативам.
  1. Оснащенность зданий сигнализацией составила:

1) охранной: в областных архивах – 89% (в том числе: в ГАТО – 78 %; в ЦДНИ ТО – 100%); в муниципальных архивах - 65%;

2) пожарной: в областных архивах – 100%; в муниципальных архивах - 90%.

В 2009 г. продолжалась работа по освоению новых архивохранилищ по ул. Водяная, 78, например:
  1. составлены паспорта архивохранилищ, в которых учтены все изменения, связанные с перемещением фондов в 2008 г.;
  2. в течение года проводился мониторинг, который не выявил значительных колебаний в температурно-влажностном режиме новых архивохранилищ;
  3. разработаны временные схемы эвакуации в чрезвычайных ситуациях в этом здании;
  4. прием документов 2009 г. полностью велся в новых архивохранилищах. В связи с вводом в эксплуатацию I очереди реконструкции здания в новых архивохранилищах по состоянию на 01.01.2010 размещены 205201ед. хр., что увеличено на 10591 ед.хр. по сравнению с количеством хранимых единиц по состоянию на 01.01.2009.

Если отмечать по составу и объему научно-справочного аппарата к архивным документам в областных и муниципальных архивах, то отметим 2 важных показателя:
  1. в областных хранится 10587 описей (книг учета и описания) из них в полном комплекте экземпляров 7227; в муниципальных 4439, из них в полном комплекте экземпляров 4345;
  2. в областных архивах имеется 12 баз данных о составе и содержании документов с объемом информации 470,33 Мб; в муниципальных – 5 с объемом информации 10723 Мб.

Особо нужно отметить работу архивного отдела Администрации г. Томска, которые в целях обеспечения сохранности документов отсканировали и ввели в базу данных 466 документов на 1456 листах.

С целью обеспечения сохранности документов в процессе перемещения проводился комплекс работ по предотвращению повреждения и утраты документов в ГАТО: обеспыливание, нумерация коробок, картонирование и перекартонирование документов (59 522 ед. хр.), в том числе, новых поступлений. Составлено техническое задание для проведения конкурса с целью определения организации-перевозчика документов. Проводился ряд работ по обеспыливанию стеллажей и коробок, простановке архивных шифров на обложках дел, изготовлению и наклейке ярлыков и пр.

Также проводились и другие основные мероприятия в сфере сохранности документов государственного Архивного фонда областными архивами:
  1. полистная проверка особо ценных дел (ОЦД) и дел, не имеющих листа-заверителя, выдаваемых пользователям в читальный зал;
  2. выявление и пересмотр ОЦД;
  3. выборочная полистная проверка нумерации листов в делах;
  4. реставрация (ГАТО - 36357 листов, ЦДНИ - 10525 листов);
  5. улучшение физического состояния 447 единиц хранения (при плане - 330);
  6. дезинфекция - 190 дел (195 % от плана);
  7. физико-химическая и техническая обработка;
  8. переплет 96 подшивок газет;
  9. проверка наличия документов.

Для повышения уровня безопасности и во избежание утраты документов муниципальными архивами также проводились проверки наличия и состояния дел, для улучшения физического состояния дел проведена техническая обработка ветхих и расшитых дел постоянного хранения. Эти показатели достаточно высоки и в этом году.

Проблема загруженности архивохранилищ обостряется все больше и больше, так в 2009 году таких архивов уже составляет 13, в 2008 году таковых было 7. На 01.01.2010 степень загруженности всех архивохранилищ следующая: в областных архивах составила 93,9%, в муниципальных архивах - 91,5%. Полагаем, эту проблему архивистам на местах необходимо решать более активнее, в свою очередь Архивное управление в 2010 году намерено разрабатывать областную программу по развитию архивной отрасли на территории Томской области.

Всеми муниципальными архивами также проводилось картонирование документов постоянного хранения в архивные коробки или папки, отдельными муниципальными архивами данный вид работы проводился и с документами по личному составу. Всего в течение отчетного периода закартонировано 13 802 дел.

Картонирование документов в областных и муниципальных архивах проводилось по мере приобретения архивных коробок или папок. В целом на 1 января 2010 года закартонировано 1 680 582 ед. хр., что составляет 79,6%, что на 2,6% выше прошлого показателя:

а) 1 225 738 ед. хр. по областным архивам, это 84,2% от хранимых документов;

б) 454 844 ед. хр. в муниципальных архивах, что составляет 69,5 %.

Как и в прошлом году, создание страхового фонда архивами должным образом не проводилось. В отчетном году в областных архивах работа проводилась по двум направлениям:

1. Выявление особо ценных документов в плановом порядке: отнесены к особо ценным документам 30 дел.

2. Пересмотр состава ранее выявленных документов в целях оптимизации их состава: утверждены новые описи на 2 фонда особо ценных документов.

Как и прежде, надежды возлагаются на завершение реконструкции здания по ул. Водяной, 78 и оснащение его современным технологическим оборудованием. Тем не менее, с горечью отмечаем, что на 2010 год этот объект не стоит в первоочередных, хотя готовность его на 68 %.

По данным паспортизации состав и объём страхового фонда копий архивных документов на 01.01.2010 ведется только в областных архивах:
  1. скопировано для страхового фонда 28049 ед. хр.;
  2. для фонда пользования скопировано 5714 ед. хр. управленческой документации;
  3. числится 6610 ед. хр. страхового фонда.

Продолжалось комплектование областных и муниципальных архивов. В целом, хранилища областных и муниципальных архивов пополнились на 32543 дел. На 1 января 2010 года в архивах Томской области хранится 2 млн. 110 тыс. 678 дел, в том числе в областных - 1 млн. 455 тыс. 858 дела - увеличение произошло на 0,9 %, в муниципальных – 654 820 дел - увеличение произошло на 3,2 %. Следует отметить, что по муниципальным образованиям в прошлом году цифру подали не верную, поэтому просим обратить муниципальных архивистов особое внимание на это, поскольку цифры идут как в Росархив, так и Администрацию Томской области, поскольку это не с лучшей стороны характеризует субъект Томской области.

В архивах Томкой области на 01.01.2010 хранится:
  1. 8 941 фондов: в областных 4968 фондов с документами на бумажной основе, фото, фонодокументы, и др.; в муниципальных - 3973 фонда;
  2. 7 404 ед. хр. учтенных особо ценных документов только в областных архивах;
  3. 19 092 ед. хр., принятых на временное хранение только в областных архивах.

Работа по уточнению списка организаций-источников комплектования, по выявлению новых источников в 2009 году велась в плановом порядке, с учетом текущих изменений, происходящих в организациях. Всего в списках источников комплектования архивов Томской области, согласованных ЭПК Архивного управления, 635 организации, из них 158 – источники комплектования областных архивов, 477- муниципальных. В сравнении с прошлым годом уменьшение произошло на 13 организаций, как и в прошлом году это связано с кризисными явлениями в экономики - ликвидацией организаций, в особенности в муниципальных образованиях.

Плановые показатели приема документов постоянного хранения выполнены всеми государственными и муниципальными архивами. Следует отметить, что прием управленческой документации ГАТО и муниципальными архивами значительно превышен. Связано это с приемом дел ликвидированных организаций, досрочным приемом дел от Администрации Томской области в виду наличия у ГАТО свободных полок в новых архивохранилищах и приемом дел в Зырянском районе по ходатайству от Отдела сбора и обработки статистической информации.

Всего на хранение в архивы Томской области от организаций принято 17397 дел управленческой документации (132% к 2008г.), 1121 (127% к 2008г.) дело от держателей личных фондов, 14446 дел по личному составу ликвидированных организаций (80% к 2008г.).

В 2009 г. ГАТО окончена работа по приему документов постоянного хранения, отнесенных к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в негосударственных организациях. Были приняты документы Томского государственного проектно-изыскательского института «Томгипротранс».

На 01.01.2010 г. в список возможных источников комплектования ГАТО внесена 61 организация.

В целях более полного отражения в фондах областных архивах процессов, происходящих в современном обществе, продолжалась работа по пополнению Архивного фонда документами личного происхождения. Из числа муниципальных к сожалению только два архива: Асиновского и Первомайского районов в текущем году осуществляли работу с держателями личных фондов.

Как и в прошлые годы ГАТО вели работу по сбору документов и оформлению их в дела, по составлению описей коллекций документов и приему их на государственное хранение: «Выборы в современной России», «Alma mater», «Общественно-политическая жизнь г.Томска и Томской области», «Образцы продукции полиграфической промышленности». Проведено упорядочение и составлены описи дел на документы по истории муниципального образования архивом в Молчановском районе, приступили к формированию аналогичной коллекции в муниципальном архиве Администрации Зырянского района.

Из общего объема управленческой документации (91928 дел), хранящейся в источниках комплектования архивов Томской области по состоянию на 01.12.2009 упорядочено 73313 дел, что составляет 78,5%, из них - в источниках комплектования областных архивов – 88 %, муниципальных - 69%.

Необходимо подтянуться следующим муниципальным архивам, у которых значительное количество дел в неупорядоченном виде хранятся - в Асиновском, Бакчарском, Верхнекетском, Кожевниковском, Каргасокском районах, г. Томске и ЗАТО Северске.

С целью изучения электронного документооборота в организациях-источниках комплектования ГАТО составлены и направлены в организации соответствующие анкеты. Обработка анкетных данных запланирована на 2010 год.

В отчетном периоде продолжалось развитие автоматизированных систем учета и поиска информации. Необходимость оперативного предоставления документной информации пользователям при постоянно возрастающей потребности в оказываемых информационных услугах в значительной степени удовлетворялась благодаря постоянному совершенствованию информационно-поисковых систем архивов, в том числе и автоматизированных.

Архивное Управление для внедрения 4-ой версии программного комплекса «Архивный фонд» и формирования единых баз данных впервые приобрело сервер.

Областными архивами приобретено 14 компьютеров современной конфигурации, муниципальные архивами - 3 . Всего увеличено на 17 компьютеров.

В 2009 г. в областных архивах продолжилось лицензирование имеющегося программного обеспечения, приобреталось собственно программное обеспечение с целью подготовки к внедрению 4-ой версии программного комплекса «Архивный фонд».

За 2009 год в архивах Томской области велась работа по заполнению учетной базы данных «Архивный фонд» (БД «АФ») версия 3. Всего государственными и муниципальными архивами в БД «АФ» версия 3 введено 5714 описаний фондов, 10457 описаний описей, числящихся в наличии, и 425 описаний фондов, числящихся переданными, объединенными и утраченными. Общий объем данных, внесенных в БД «АФ», по государственным и муниципальным архивам составляет 41,085 Мб, этот показатель также увеличен на 5,915 Мб.

В базу данных «Архивный фонд» областными и муниципальными архивами введено 5714 фонд это составляет 83% от общего количества фондов:

- областными архивами введены 4344 фондов – 88%,

- муниципальными – 1370 фонда – 78%.

В том числе это произошло и благодаря тому, что в 2009 году ведение базы данных «Архивный фонд» осуществляли уже 21 архив: 2 областных и 19 муниципальных архивов (архивный отдел Томска и архив Верхнекетского района в этом году включились в работу).

Также отрадно отметить, что 12 муниципальных архивов: г. Кедрового, Александровского, Асиновского, Зырянского, Кожевниковского, Кривошеинского, Молчановского, Парабельского, Тегульдетского, Томского, Чаинского и Шегарского районов закончили внесение фондов с документами, входящими в состав Архивного фонда Российской Федерации, в БД «АФ».

Совместно с Архивным управлением ГАТО проводило изучение рынка микрографического и цифрового оборудования, корректировка проекта лаборатории обеспечения сохранности документов средствами микрографии и цифрового копирования, создан и ведется Реестр технологического оборудования, используемого архивами СФО РФ. Дополнения и изменения к реестру разосланы электронным способом с применением Интернет-технологий.

ГАТО продолжает пополнение электронной версии Путеводителя по фондам Государственного архива Томской области: дополнительно внесена информация о 14 новых фондов и 83 фонда пополнились новыми документами.

Работа по предоставлению информационных услуг и использованию документов оставаясь в числе приоритетных направлений деятельности государственных и муниципальных архивов, проводилась в полном объёме и направлена на популяризацию хранящихся в архиве документов, подтверждение законных прав граждан связанных с их социальной защитой - пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций. Деятельность Архивного управления, в том числе, способствовала созданию условий для реализации этого направления.

Архивное управление приняло участие в работе комиссии по оценке участников конкурса «Лучшее муниципальное образование Томской области по использованию информационно – коммуникационных технологий в организации делопроизводства», организованного Департаментом по работе с муниципальными образованиями Администрации Томской области. По итогам изучения результатов внедрения в муниципальных образованиях автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот» в адрес Департамента по работе с муниципальными образованиями направлено обращение о необходимости приобретения также и отдельным муниципальным архивам функциональных модулей для регистрации поступивших запросов и контроля их исполнения.

Пропаганда архивного дела обеспечивались также через сайты Архивного управления и архивных учреждений; в средствах массовой информации.

На сайте Архивного управления размещено 43 информационных материала (в 2008 г. их было 23) по вопросам основной деятельности, материалы о важных проводимых мероприятиях иллюстрированы фотографиями. В течение 2006-2009 г.г. наблюдается стабильный рост интереса к архивной информации в режиме он-лайн. Официальная статистика свидетельствует об обращении к сайтам Архивного управления и областным архивам из таких стран как Россия, Украина, Казахстан, а также Англия, Бельгия, Германия, Израиль, Польша, США, Япония и др.

В течение 2009 года количество посещений сайта Архивного управления и областных государственных архивов составило 39620, что на 41 посещение больше в сравнении с 2008 годом.

В 2009 году издан один очередной номер информационно-методического бюллетеня Архивного управления. Статьи представили также специалисты муниципальных архивов Асиновского, Верхнекетского районов и г. Колпашево.

Сотрудники Архивного управления, областных и муниципальных архивов приняли участие в создании II тома Энциклопедии Томской области. Этот труд высоко был отмечен всеми, хотя бы потому, что это первое подобное грандиозное творение.

Документы Архивного фонда Томской области как на областном, так и на муниципальном уровне широко использовались в подготовке теле и радиопередач, выставок, написание статей, лекций, докладов, проведении экскурсий и др.

Общая тенденция по проведению информационных мероприятий архивистами положительная. Всего в отчетный период проведено 293 информационных мероприятий (из них 201 областными и 92 муниципальными архивами), что составляет 70% в сравнении с прошлым годом, т.к. в 2008 году в общем количестве информационных мероприятий включены около 90 статей, вошедших в «Энциклопедию Томской области».

Важным направлением остается исполнение тематических, социально-правовых и генеалогических запросов.

В 2009 году областными и муниципальными архивами исполнено запросов:
  1. социально-правовых по областным архивам – 9830 (100,1 % к 2008 году); по муниципальным - 35457 (99% к 2008 году);
  2. тематических по областным архивам – 4070 (93,5 % к 2008 году). по муниципальным - 14975 (90 % к 2008 году). Как и в прошлом году, тенденция идет к снижению;
  3. генеалогических по областным архивам – 207 (181,6, % к 2008 году); по муниципальным - 15 (214% к 2008 году). Тенденция к увеличению прогнозируется и в дальнейшем. Это интерес к истории наших корней.

В 2009 году социально-правовых запросов исполнено 45 287, из них более 90% с положительным результатом: по областным с положительным результатом 88,7%, по муниципальным - 90,4%.

ГАТО подготовлен и издан очередной Томский хронограф на 2010 год, который пользуется определенной популярностью. Для составления Хронографа информацию представляли также муниципальные архивы Асиновского, Зырянского, Молчановского районов.

Архивное управление приняло участие в работе Совета Росархива, проводимом в г. Новосибирске. Представители архивной службы Томской области и областных архивов активно участвовали в работе Научно – методического совета архивных учреждений Сибирского Федерального округа (Республика Горный Алтай), VI Всероссийской научной конференции «Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе» (г. Москва).

Следует особо отметить проведенную Историческим факультетом ТГУ совместно с Архивным управлением IV Всероссийскую научно-практическую конференцию с международным участием «Документ как социокультурный феномен» (г. Томск, ТГУ). Впервые в работе конференции приняли участие представители муниципальных архивов Томской области (Асиновского и Зырянского районов) и юридических факультетов вузов.

Представители всех архивных органов и учреждений Томской области приняли участие в расширенном заседании коллегии Архивного управления, совещании-семинаре с муниципальными архивистами Томской области.

Областные архивы принимали активное участие и в иных совещаниях, конференциях, в том числе со своими докладами, как в Томске, так и в других городах.

В целях формирования кадрового резерва в Архивном управлении проведен конкурс на включение в кадровый резерв по трем должностям. Кроме того, в кадровый резерв включены лица из числа претендентов на должность заместителя начальника Архивного управления по результатам конкурса. Из кадрового резерва в 2009 году проведено назначение на должность ведущего специалиста Архивного управления. Также сформирован кадровый резерв на руководителей областных архивов.

В соответствии с законодательством о государственной гражданской службе 5 сотрудникам Архивного управления присвоены классные чины.

В Архивном управлении обновлены должностные регламенты государственных гражданских служащих в целях отражения реальных исполняемых ими функций. В ЦДНИ ТО утверждены в связи с ведением новых должностей должностные инструкции ведущего электроника, экономиста, главного бухгалтера.

Начальник архивного отдела Администрации Томского района прошел аттестацию, проводимую администрацией.

Как сотрудники Архивного управления, так и областных, и муниципальных архивов повышали свою квалификацию в течение года: в Архивном управлении - 4 сотрудника; в областных архивах - 33 человека; в муниципальных архивах - 3 человека.

Кроме того, в Архивном управлении в течение года проводилась корпоративная учеба силами самих сотрудников, так и с привлечением сотрудников Администрации Томской области.

Отдельно нужно отметить: один сотрудник Архивного управления является соискателем ученой степени кандидата экономических наук; два сотрудника областных архивов являются соискателями ученой степени кандидата исторических наук.

Происходил обмен опытом с целью изучения наиболее острых вопросов в сфере соблюдения законодательства об архивном деле между сотрудниками архивных органов и областными архивами между различными территориями, а именно: города Новосибирск, Барнаул, Омск, а также Республики Саха (Якутия), Республики Тыва, Семипалатинская область Казахстана.

В течение года за заслуги в работе и в связи с юбилеями 17 представителей архивной службы Томской области были отмечены почетными грамотами и благодарностями.

В честь 170-летия Томского губернского архива был организован корпоративный праздник архивистов на областном уровне; ко Дню Архивов, Дню старшего поколения, 65-летию ГАТО, Новому году организовались поздравления ветеранов архивов и Архивного управления. В связи с празднованием 170-летия Томского губернского архива Администрацией Томской области выделены целевые средства для ГАТО для приобретения высококачественного цифрового фотоаппарата, позволяющего получать высокое качество изображений без использования вспышки, что позволяет копировать документы без ущерба для их сохранности.

Архивным управлением успешно проведен Конкурс «Архивист года - 2009» в Томской области. Конкурс проводится второй год с целью поощрения творческой активности архивистов областных, муниципальных и ведомственных архивов, повышения престижности профессии по номинациям. В отчетном году в конкурсе приняли участие 14 человек, представившие на рассмотрение комиссии не только отчет о своей деятельности за год и зримые результаты работы: доклады, опубликованные статьи, - но и свое видение развития архивного дела в ближайшей перспективе.

В 2009 году подготовлены 21 выставка документов в муниципальных архивах, в том числе 8 для участия в конкурсе, посвященному Году молодежи. Наивысшую оценку получила работа муниципального учреждения «Архив» Колпашевского района. По результатам этого конкурса в конце прошлого года подключились и областные архивы. И сегодня вы можете обозревать впервые проводимую совместную межархивную выставку областных и муниципальных архивов.

В этом году архивным отделом Администрации г.Томска организован обучающий семинар для лиц, ответственных за делопроизводство и архив в подразделениях Администрации, муниципальных организациях.

В целях исполнения государственных полномочий в сфере архивного дела, а также для исполнения запросов граждан в сроки, предусмотренные законодательством, в Александровском, Зырянском, Молчановском, Тегульдетскиом районах, г. Томске и в других - через службу занятости и по трудовому соглашению с администрациями, в том числе для работы с документами областной собственности, привлекались дополнительные кадры. Оплата привлеченным работникам производилась, в том числе за счет субвенции, выделенной из областного бюджета на исполнение государственных полномочий. В ЦДНИ ТО дополнительно введены 2 штатные единицы: электроник и экономист. В архивном отделе Администрации г. Томска сокращена ставка заместителя начальника отдела, принят один работник по договору, в Асиновском архиве принят один архивариус.

Начаты подготовительные работы по проведению в 2010 году в Архивном управлении и ЦДНИ ТО аттестации рабочих мест.

Текущий год, как и прошлый, специалисты прогнозируют аналогичным. Первоначальные бюджетные показатели у нас снова скорректированы в сторону уменьшения, включая фонд заработной платы.

С точки зрения экономической эффективности результативность бюджетных расходов может быть оценена, в целом, как удовлетворительная - полученные непосредственные результаты основной деятельности по обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию архивных документов пропорциональны произведенным на них затратам.

И в заключение отмечу слова нашего Губернатора, высказанные в Послании к депутатам: «Главной темой повестки дня в России является тема модернизации. Руководители российского Правительства и Администрации Президента говорят о том, что в 2010 году должен начаться целый ряд социальных реформ. Это реформы пенсионной системы, образования, здравоохранения, институтов приватизации и банкротства. В Томской области мы нуждаемся не просто в корректировке старой программы социально-экономического развития, нам необходимы новые программы развития АПК, образования, здравоохранения, культуры с учетом кризиса и необходимости модернизации… Модернизация предполагает приоритет накопления над потреблением, труда - над досугом. Понятно и то, что модернизация меняет привычный уклад жизни любого общества. А наше общество стабильность ценит выше перемен.»

Поэтому по всей вероятности будут сложности, но к переменам нужно стремиться, как это делали и до нас, и будут делать после нас. Главное не навредить делу, а архивисты, как я уже, отметила, знают свое дело.

И в завершении приоритетные направления в архивной отрасли на 2010 год:
  1. Внедрение современных автоматизированных технологий в работе архивов.
  2. Автоматизация документооборота Архивного управления Томской области, областных государственных и муниципальных архивов.
  3. Повышение уровня предоставляемых областными государственными и муниципальными архивами услуг в сфере архивного дела на основе внедрения административных регламентов и современных информационно – коммуникационных технологий.
  4. Внедрение в практику работы архивов четвертой версии электронно-программного комплекса «Архивный фонд».
  5. Обеспечение предоставления в полном объеме пользователям государственных и муниципальных услуг, в первую очередь связанных с социальной защитой.
  6. Развитие взаимодействия с другими институтами социальной памяти местного сообщества (музеями, библиотеками) с учетом сложившихся ориентиров и приоритетов архивной сферы.
  7. Сохранение профессионального кадрового состава и формирование кадрового резерва молодых специалистов.
  8. Рациональное использование и оптимизация выделяемых бюджетных средств.
  9. Развитие материально-технической базы областных государственных и муниципальных архивов.


Благодарю за внимание.