Стэнли Янг системное управление организациейянг С. Системное управление организацией

Вид материала

Документы

Содержание Глава 11. Контроль действия системы управления Контроль качества и количества решений Рис. 11.2. Механизм контроля качества решений с четырьмя точками контроля

Подобный материал:

• Экзамен Количество кредитов, 32.26kb.
• Общая характеристика и классификация программного обеспечения и базовых технологий, 132.64kb.
• Государственное управление как системное общественное явление, 499.67kb.
• Рабочая программа учебной дисциплины (модуля) Системное программирование, 108.12kb.
• Лекция 8 Системное программирование. Системное проектирование взаимодействия процессов., 225.21kb.
• Методика рейтингового контроля знаний студентов по дисциплине «Системное программное, 42.76kb.
• Методические указания по выполнению курсовых работ по дисциплине «Системное программное, 710.3kb.
• М. В. Ломоносова Факультет вычислительной математики и кибернетики Н. В. Вдовикина,, 2124.49kb.
• Томский Политехнический Университет Утверждаю Декан автф ю. С. Мельников 2000 г. Системное, 63.53kb.
• Рабочая учебная программа по дисциплине «Системное программное обеспечение» Направление, 78.8kb.

Глава 11. Контроль действия системы управления

После ввода системы управления в действие руководство высшего уровня должно убедиться в том, что она работает так, как было предусмотрено. Это можно сделать, применяя соответствующие механизмы контроля. Профессор Ричард Джонсон отмечает, что «цель управления состоит в поддержании таких значений выхода системы, которые удовлетворяют требованиям, накладываемым на систему»¹²². В нашем случае выход является суммарной ожидаемой величиной годового роста благосостояния организации, которое достигается благодаря усилиям ее руководителей. Контроль за системой управления необходим, так как на ее действие и отдачу могут оказывать влияние различные факторы: руководители могут допускать ошибки при построении решений (или же пытаться сознательно обойти требования данной системы), количество и трудность проблем, поступающих на входы системы, меняются, могут появляться новые методы выработки решений, и. наконец, изменяется состав руководителей.

Чтобы обеспечить приспособление системы управления к подобным изменениям, необходим механизм контроля. По мере изменения состояния среды воспринимающие устройства организации обнаружат эти изменения, сообщат сведения о месте или местах возникновения проблем и укажут на необходимые ответные действия, предназначенные для достижения целей системы. В этой главе рассмотрен и описан такой механизм контроля.

Необходимо иметь два механизма контроля. Первый регулирует действие неуправляющих подсистем организации (подобных подсистеме сбыта). Второй контролирует действие собственно системы управления. Контроль подсистем первого вида должен давать уверенность в том, что принимаются такие решения, которые улучшают действие этих подсистем. Контроль подсистемы управления должен позволить руководству высшего уровня так выполнять свою работу (проектировать, подготавливать к вводу в действие и поддерживать работоспособность системы управления), чтобы улучшить выход процессов управления, выполняемых руководителями среднего уровня. На рис. 11.1 изображена блок-схема этих двух механизмов контроля.

Первый механизм представляет собой подсистему сбыта. Фактические результаты сбыта продукции (ФР) сравниваются с ожидаемыми результатами (ОР) в блоке х . Если обнаруживается существенная разница или ошибка (Е), на вход системы выработки решений поступает проблема, после чего упомянутая система вводит в систему сбыта новую операцию (Д). Этот процесс продолжается до того момента, пока ФР  ОР, т. е. фактические результаты станут равными ожидаемым.

Такие же процессы протекают в механизме 2, несмотря на то, что его входы и выходы являются другими. Ф'Р' – фактическая отдача, получаемая организацией от реализации данного решения, 0'Р' – ожидаемая отдача и Е' – разность между фактическим приростом прибыли и ожидаемой величиной прироста, т. е. проблема функционирования системы выработки решений. Эти проблемы поступают к руководству высшего уровня организации, которое осуществляет необходимые изменения подсистемы (Д'), пока фактическая и ожидаемая отдачи от принятого решения станут примерно равными (Ф'Р'  O'P').

Каждый механизм управления имеет четыре элемента: (более подробное описание дано в гл. 3) 1 – нормы действия контролируемых подсистем; 2 – воспринимающее устройство, предназначенное для получения информации о фактическом поведении подсистемы; 5 – блок оценки, предназначенный для сопоставления фактического и ожидаемого действия подсистемы и 4 – средство воздействия или корректировки. Рассмотрим роль, которую играет каждый элемент в работе механизма контроля.

Контроль качества и количества решений

Механизм контроля 1 (см. рис. 11.1) позволяет установить степень соответствия каждого решения предъявляемым к нему требованиям (контроль качества работы руководителей) и число выработанных решений (контроль производительности руководителей). Этот механизм можно также описать в терминах теории авторегулирования, т. е. указать, каким образом перечисленные четыре основных элемента механизма контроля могут быть встроены в систему управления.

Рис. 11.2 дает общее представление о процессе контроля качества решений. Он состоит из ряда точек контроля, охваченных обратными связями, что позволяет обнаружить ошибки, допущенные каким-либо лицом при выработке решений, и вернуть ошибочные решения этому лицу для исправления. Вследствие того, что ошибки могут быть допущены еще при построении решения, точки проверки 1, 2 и 3 позволяют обнаружить и исправить их до того, как решение будет применено.


Рис. 11.2. Механизм контроля качества решений с четырьмя точками контроля

Какие же функции выполняют указанные четыре элемента обеспечения максимально возможного качества каждого решения? Первый из них – нормы действия системы – является частью проекта системы управления. Роберт Миллер отмечал:

«Мы располагаем настолько полным критерием для оценки действия системы, насколько полно определено множество возможных входов и выходов задачи и их временные взаимосвязи»¹²³.

Нормы действия системы необходимо проверять в каждой точке контроля. Когда проблемы выявлены, они рассматриваются в подразделении управления; это поможет убедиться, что будут решаться только важные проблемы. Для выработки полноценного решения необходимы точные данные: в рабочей документации должны быть указаны расчеты, связанные с этим решением, а в плане первоначальных исследований, выполняемых для построения решения, следует оговорить применяемые методы. Решение должно обеспечивать ожидаемый размер чистой отдачи для организации также и на этапах согласования и утверждения. Однако в последней точке контроля в результате проверки определяется ожидаемая отдача решения, которая служит нормой сравнения.

Второй элемент контроля – воспринимающее устройство – отражает фактическую работу лица, решающего проблему; таким устройством являются записи проведенного им анализа и выработанного решения. Вслед за этим сравнивается фактическая и ожидаемая деятельность для обнаружения ошибки, что осуществляется третьим элементом механизма контроля.

В первой точке контроля подразделение управления определяет, в какой мере решение по форме и содержанию удовлетворяет установленным требованиям (в решении должно быть сказано, когда оно будет применено, при каких условиях, размер ожидаемой отдачи, план ввода в действие и так далее). Подразделение управления проверяет также, понятно ли решение: если оно сформулировано двусмысленно, то следует потребовать более четкого выражения; если решение описано в сугубо технических терминах и недостаточно ясно для тех, кто должен его выполнять, его следует описать заново с использованием менее сложных терминов.

Если подразделение управления имело опробованный метод выработки решения, последующий анализ должен подтвердить правильность применения этого метода. Если при этом будут отмечены недостатки или возникнут сомнения, решение нужно направить разработавшему его лицу для повторного и более полного анализа. Подразделение управления может усомниться в некоторых пунктах анализа, оно может отметить те места, где требуется проведение дополнительной работы, и может также предложить процедуру, которой должно руководствоваться лицо, решающее проблему (возможно, отличный от прежнего метод). Эти операции и составляют четвертый элемент механизма контроля – коррекцию.

Каждая из последовательных точек контроля, показанных на рис. 11.2, имеет одни и те же четыре элемента, которые работают в значительной мере одинаково. Во второй точке контроля решение разъясняется тем членам организации, которые влияют на его принятие или сомневаются в правильности проведенного анализа. В случае необходимости решение может быть возвращено лицу, решающему проблему, для внесения соответствующих изменений или проведения дополнительных разъяснении. Третьей точкой контроля является утверждение решения. Лицо, утверждающее решение, наделено полномочиями исследовать приемлемость решения и может инструктировать руководителя, решающего проблему, о дальнейшей работе. Например, если решение сопряжено со значительным риском, лицо, утверждающее решение, может требовать разработки более надежного варианта.

Последняя и, возможно, наиболее важная точка контроля – проверка эффективности решения. После ввода решения в действие сравнивается ожидаемая и фактическая величины приносимой им отдачи. Существенное несовпадение этих величин приведет к выявлению новой проблемы, которая вновь закрепляется за руководителем, решающим проблемы; он пересмотрит полученное им ранее решение и подвергнет его переработке, чтобы добиться требуемого совпадения фактического и ожидаемого значений отдачи.

Контроль производительности руководителей осуществляется следующим образом. Указанное в графике или требуемое число решений (выход) хранится подразделением управления, которое устанавливает предельный срок для каждого решения и анализирует случаи нарушения установленных сроков. Подразделение управления должно так спланировать прохождение проблем, чтобы при этом полностью использовать возможности руководящего персонала.

(Другой важный аспект рассмотренной подсистемы управления состоит в том, что она служит устройством контроля для всей организации и обеспечивает ее адаптивность. Система управления позволяет обнаруживать изменения среды и обеспечивает правильные ответные действия организации так, что благосостояние членов организации в целом удерживается на прежнем уровне или возрастает.)