Geum.ru

Анализ работы архивных учреждений области по ведению базы данных «Архивный фонд» (3-я версия) на 01. 01. 2011 и внедрению пк «Архивный фонд» 4-я версия в 2011 год

Вид материалаАнализ

Содержание


Проблемы внедрения «Архивного фонда» 4-й версии
Подобный материал:
Анализ работы архивных учреждений области по ведению базы данных «Архивный фонд» (3-я версия) на 01.01.2011

и внедрению ПК «Архивный фонд» 4-я версия в 2011 году»


Выступление на расширенном заседании коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области старшего специалиста 1-го разряда комитета по делам архивов Оренбургской области


В 2010 году ведение БД «Архивный фонд» (3-версия) осуществляли все архивные учреждения области (пять государственных и 51 муниципальный архив), за исключением МУ «Архив города Оренбурга». Объем БД «Архивный фонд» (3-версия) увеличился на 4,6 Мб. и на 01.01.2011 составляет всего - 88,9 Мб. В отчетном году внесены новые сведения о 2 740 фондах и 4 606 описей, в том числе по государственным архивам – 2 145 фондов (в 2009 г. - 1 005), 3 410 описей, по муниципальным архивам – 595 (в 2009 г. – 1 368), 1 196 описей. По состоянию на 01.01.2011 в автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Оренбургской области включены сведения, содержащие описание 13 693 фондов (в 2009 г. - 10 953), 22 200 описей (в 2009 г.- 17 594), что составляет 95% от общего количества фондов государственных и муниципальных архивов Оренбургской области.

Объем БД «Фондовый каталог» комитета по делам архивов увеличен на 12,2 Мб. и по состоянию на 01.01.2011 составляет 61,4 Мб

При сдаче отчета по БД «Архивный фонд» (3-версия) были выявлены следующие ошибки и недочеты:

- многие архивисты присылали Базы Данных (БД) без паспорта архива, заполненного вручную, то есть это были БД только с паспортом, сформированным автоматическим подсчетом либо несколько паспортов, но также сформированных автоматическим подсчетом, вследствие чего приходилось делать запрос на повторную отправку БД или заполнять их в программе на основании паспортов, присланных консультантам;

- расхождения в количестве фондов или описей между паспортами, заполненными вручную и автоматическим подсчетом, по причине непроставления такого атрибута фонда или описи как наличие, вследствие чего приходилось искать те самые фонды, описи и исправлять данную ошибку;

- расхождения между данными паспортов, присланных консультантам и заполненными вручную в ПК «Архивный фонд» (3-версия), по причине чего каждый паспорт, что был заполнен в ПК «Архивный фонд» (3-версия), был сверен с паспортом, присланным консультантам;

- количество фондов или описей, вбитых в программу, превышало их фактическое наличие в архиве (филиал ГУ «ГАОО» в г. Орске – 558 описей в наличии, вбита 601 опись; архив документов по личному составу Грачевского района – 89 фондовв наличии, вбито 90 фондов; архивный отдел администрации Октябрьского района – 244 описи в наличии, вбито 256 описей; муниципальный архив Первомайского района – 201 опись в наличии, вбито 202 описи; архивный отдел администрации Пономаревского района – 126 фондов в наличии, вбито 127 фондов; муниципальный архив Сакмарского района – 207 описей в наличии, вбито 247 описей; архивный отдел администрации Саракташского района – 163 фонда в наличии, вбито 165 фондов; архивный отдел администрации Светлинского района – 117 описей в наличии, вбито 119 описей; архив документов по личному составу Тоцкого района – 205 описей в наличии, вбито 220 описей; архивный отдел Тюльганского района – 292 описи в наличии, вбито 293 описи),-

а также столкнулись со случаями;

- не заполненные обязательные поля и экраны ,из-за чего искажалась значения паспортов при автоматическом подсчете БД «Архивный фонд» (3-версия);

- потери данных в БД «Архивный фонд» (3-я версия) из-за активности вирусов или сбоев самой программы, как это было в муниципальном архиве Адамовского района и архивном отделе администрации Александровского района;

- задержки БД «Архивный фонд» (3-я версия) из-за технических сбоев компьютерной техники;

Всё это в совокупности замедляло обработку, присланных данных, а в дальнейшем работу по формированию и отправке отчета в Федеральное архивное агентство.

Прошлый год нам еще раз указал на существующие проблемы не только в ведении ПК "Архивный фонд", о которых мы только что говорили, но и на такие как

- трудности при сборе информации или ее доведении до руководителей архивный учреждений, причиной чего является то, что не во всех архивных учреждения есть доступ к сети Интернет, а также не у всех есть свои зарегистрированные электронные почтовые ящики, что в свою очередь замедляет обмен информацией между архивными учреждениями;

- отсутствие в архивных учреждениях технических специалистов, вследствие чего и происходят всевозможные сбои в работе всего архива.

Несмотря на все проблемы и технические трудности, в 2010 году архивными учреждениями области продолжалась работа по созданию и совершенствованию информационно-поисковых систем к документам Архивного фонда Оренбургской области. В этих целях приобретено 35 новых компьютеров (комитет по делам архивов – 1, государственные архивы - 9, муниципальные архивы – 25), что позволило значительно обновить и увеличить парк компьютерной техники в архивных учреждениях области.

Всего на 01.01.2011 в архивных учреждениях области числится 186 находящихся в эксплуатации современных компьютеров класса не ниже Pentium, из них: комитете по делам архивов – 9 машин; в государственных архивах – 82 машины класса не ниже Pentium (количество работников на один компьютер составляет 1,4 чел.); в муниципальных архивах – 95 машин класса не ниже Pentium (количество работников на один компьютер составляет – 1,1 чел.).

В 2010 году органами местного самоуправления приобретены новые компьютеры для муниципальных архивов гг. Гая, Медногорска, Оренбурга, Асекеевского, Илекского, Матвеевского, Новосергиевского, Саракташского, Светлинского, Тюльганского, Шарлыкского, Ясненского районов.

В плановом порядке пополнялись базы данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» новыми сведениями по учету и научно-справочному аппарату к архивным фондам государственных и муниципальных архивов.


Проблемы внедрения «Архивного фонда» 4-й версии

Решением коллегии Росархива от 12 февраля 2009 г. новая 4-я версия ПК "Архивный фонд" утверждена в качестве отраслевого программного обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах. Эта версия пришла на смену привычной Вам с нами, но уже устаревшей 3-й версии ПК «Архивный фонд».

Ранее было проведено обследование имеющейся в муниципальных архивах компьютерной техники. Анализ результатов этого обследования показал, что в большинстве архивов компьютеры обладают достаточными характеристиками для внедрения однопользовательской схемы работы с 4-й версией «Архивного фонда». В тех районах, где компьютеры соединены в локальную сеть, можно рекомендовать использовать сетевой вариант работы, используя один из компьютеров в качестве сервера и рабочей станции, а второго – клиентской рабочей станции.

Если же говорить о проблемах внедрения «Архивного фонда» 4-й версии, то они начинаются уже с самой установки программного комплекса.

1. Прежде чем устанавливать саму программу, необходимо установить внушительный список сопутствующего программного обеспечения (СУБД MS SQL Server 2005 с установленным Service Pack 2 Express Edition (при объеме БД до 4 Гб) СУБД должна включать в себя опцию Full-Text Search (обеспечение полнотекстового поиска); MS XML Parser 6.0; Microsoft .Net Framework 2.0; Windows Installer 3.1; MS Office 2003), с чем сложно справиться архивисту без помощи системного администратора или программиста.

2. Далее появляются проблемы после конвертации данных из ПК «Архивный фонд» 3-ей версии в 4-ую. Это обусловленно с теми или иными ошибками в заполнении БД в 3-ей версии. Для решения данной проблемы необходимо найти отчет о ходе проведенной конвертации (файл с расширеннием TXT, находящийся в той же папке “DBF”, в которой расположенна конвертируемая база данных) и по нему внести исправления в «Архивный фонд» 3-ей версии. После всех исправлений проводите конвертацию данных в очищенную базу «Архивный фонд» 4-ой версии.

3. Следующая проблема – это непривычность интерфейса (внешнего вида) программы. Теперь в программе нет экранов, они заменены на вкладки в одном окне. Обязательные поля отмечены красными звездочками рядом с полем, обязательные вкладки – красными восклицательными знаками.

 

Для решения этих проблем в декабре комитетом по делам архивов были организованы семинары по установке и ведению ПК «Архивный фонд 4», в которых участвовали архивисты Оренбургской области.

Перед работниками архивов Оренбуржья в 2011 году стоит задача не просто установить ПК «Архивный фонд», но и освоить работу в нем. Работа предстоит огромная, но вместе мы с ней справимся.