Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3

Утверждён распоряжением

Администрации муниципального

района от _____________№ ___

Административный регламент

предоставления муниципальной услуги

по организации хранения, комплектования, учёта и использования

архивных документов и архивных фондов

I. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги по организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов (далее – административный регламент), разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов предоставления муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, (далее муниципальная услуга), создания комфортных условий для получателей муниципальной услуги (далее пользователи) и определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации Шимского муниципального района (далее архивный отдел) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов осуществляет архивный отдел.

Непосредственными исполнителями предоставления муниципальной услуги являются специалисты архивного отдела Администрации муниципального района путём организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов и архивных фондов, контроля за соблюдением установленного порядка учета и передачи их на хранение, так же сбора, проверки, свода и передачи в архивное управление комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области (далее – архивное управление области) сводных показателей государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Шимского района, а также копий данных, накопленных в учетных базах программного комплекса «Архивный фонд».

1.2.2. В процессе предоставления муниципальной услуги архивный отдел взаимодействует с:

делопроизводственными службами организаций, предприятий и учреждений района - источников комплектования архивного отдела.

1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов

осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета 25.12.1993, № 237);

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст.8220-8235);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст.2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч.1, ст. 3448);

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст.74);

областным законом Новгородской области от 21.03.2005 № 441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области» («Новгородские ведомости», № 45-46, 30.03.2005);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный № 9059 от 6 марта 2007 г.) («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 20, 14.05.2007).

постановлением Администрации Шимского района от 01.07.2003 №106-рг «Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации района».

распоряжением Администрации Шимского района от 01.04.2005 №65-рг «О внесении дополнения в Положение об архивном отделе Администрации района».

1.4. Результаты предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

реализация установленных в Российской Федерации единых нормативно - правовых, организационных и методических принципов организации комплектования, учета хранения и использования архивных документов и архивных фондов в муниципальном архиве;

обеспечение эффективного формирования, учета, сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в интересах личности, общества и государства;

создание учетных баз данных автоматизированного научно-справочного аппарата, в том числе ведение автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение автоматизированного научно-справочного аппарата;

предоставление информационных услуг и использование документов;

создание научно-справочного аппарата к архивным фондам;

отказ в информационном обеспечении.

1.5.Описание пользователей

1.5.1.Пользователями муниципальной услуги являются:

граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения, юридические лица различных организационно-правовых форм и форм собственности, а также организации, находящиеся в стадии ликвидации (банкротства), граждане (держатели личных фондов) на основе договоров, обратившиеся в Администрацию или архивный отдел в целях получения муниципальной услуги или информации о процедуре представления указанной муниципальной услуги (далее пользователи).

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о правилах предоставления

муниципальной услуги

2.1.1. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес:

174150, Новгородская область, рп. Шимск, ул. Новгородская, д. 21

2.1.2. График (режим) приема заинтересованных лиц по вопросам предоставления муниципальной услуги заведующей архивным отделом:

Понедельник	8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Вторник	8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Среда	8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Четверг	8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Пятница	8.00-17.30, перерыв 13.00-14.00
Суббота	выходной
Воскресенье	выходной

2.1.3 Справочные телефоны:

Телефоны отдела, представляющего муниципальную услугу

Телефон заведующей архивным отделом Администрации муниципального района:

(816) 56-54-836.

2.1.4. Адрес интернет-сайта: www.shimsk

Адрес электронной почты: isveshenie@mail.ru

2.1.5. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги представляется:

непосредственно специалистами архивного отдела при личном обращении;

с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты;

2.1.6. Порядок проведения специалистами архивного отдела консультаций по вопросам предоставления муниципальной услуги представлен в пункте 2.7. настоящего административного регламента;

2.1.7. Пользователи, направившие в архивный отдел документы для предоставления муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются специалистом отдела по вопросам, указанным в пункте 2.7.2. настоящего административного регламента.

2.1.8. В любое время с момента приема документов, указанных в пункте 2.2.2. настоящего административного регламента, пользователь имеет право на получение сведений о прохождении процедуры предоставления муниципальной услуги при помощи телефона, электронной почты или посредством личного посещения архивного отдела.

2.2. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для рассмотрения архивным отделом вопроса о предоставлении муниципальной услуги лицам, указанным в пункте 1.5.1. настоящего административного регламента, является личное заявление или письмо пользователя;

2.2.2. Для принятия решения о представлении муниципальной услуги в архивном отделе пользователем представляются следующие документы:

а) для физического лица:

заявление, где должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:

изложение существа обращения;

фамилия, имя, отчество пользователя;

год рождения пользователя;

адрес регистрации по месту жительства;

контактный телефон, дата отправления пользователя,

подпись пользователя;

б) для юридического лица:

письмо, где должны быть указаны:

изложение существа запроса;

наименование организации;

юридический и почтовый адрес;

контактный телефон, дата отправления письма;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

2.2.3. По своему желанию пользователь дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги;

2.2.4. Архивный отдел не вправе требовать от пользователя представления документов, не предусмотренных настоящим административным регламентом.

2.3. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Общий срок осуществления процедуры по предоставлению муниципальной услуги 30 (тридцать) дней со дня подачи (поступления) письменного запроса. В исключительных случаях заместитель Главы администрации муниципального района, курирующий работу архивного отдела, вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 (тридцать) дней, уведомив об этом заявителя.

2.3.2. В общий срок осуществления процедуры по предоставлению муниципальной услуги не входят периоды времени, затраченные пользователем на исправление и доработку документов.

2.3.3. Начало общего срока осуществления процедуры по предоставлению муниципальной услуги исчисляется с даты представления пользователем полного комплекта документов.

2.3.4. Время ожидания в очереди на прием к заведующей архивным отделом для подачи документов или для получения консультации заявителями не должно превышать 30 (тридцать) минут.

2.4.Перечень оснований для приостановления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

оформление представленных документов с нарушением требований требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённого постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст и Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года);

отсутствие соответствующих условий для дальнейшего приёма и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм.

предоставление необходимых документов не в полном комплекте.

Не подлежат рассмотрению документы, подготовленные с нарушением действующих нормативных требований к их составлению и оформлению, порядка представления документов, установленных Регламентом работы ЭПМК (утвержден приказом Комитета от 10.12.2008 № 831 "Об экспертно-проверочной методической комиссии комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области"), и настоящим административным регламентом.

2.5. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Требования к размещению и оформлению помещений.

Помещение архивного отдела должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы, СанПин 2.2.2/2.4.1340-03» и « Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. СанПин 2.2.1/2.1.1.1278-03»:

рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам, справочно-поисковыми средствами к архивным документам и информационным материалам, позволяющим своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги;

2.5.2. Требования к оборудованию мест ожиданий:

для ожидания приема пользователям отводятся специальные места, оборудованные стульями или скамьями, столами для возможности оформления личного заявления. В местах ожидания приема пользователей на столах должны быть письменные принадлежности для возможности оформления личных заявлений;

2.5.3. Требования к оформлению входа в здание:

здание, в котором расположен архивный отдел, должно быть оборудовано входом для свободного доступа пользователей в помещение, вывеской, содержащей информацию о наименовании и графике (режиме) работы читального зала;

2.5.4. Требования к местам для информирования пользователей, получения информации и заполнения необходимых документов;

на информационных стендах, размещаемых в местах приема пользователей содержится следующая информация:

график (режим) работы, номера телефонов архивного отдела;

график приема специалистами отдела;

порядок оказания муниципальной услуги;

порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица Администрации, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги;

2.5.5. Требования к местам приема заявлений:

предоставление муниципальной услуги осуществляется в служебных кабинетах архивного отдела (далее кабинет). Кабинеты оборудуются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

2.6. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги

2.6.1. Документы, указанные в подразделе пункта 2.2.2. настоящего административного регламента, могут быть направлены в архивный отдел почтовым отправлением с объявленной ценностью при его пересылке;

2.6.2. Пользователям предоставляется возможность для предварительной записи на прием к заведующей архивным отделом.

Предварительная запись может осуществляться пользователем при личном обращении или с использованием средств почтовой, телефонной связи и электронной почты.

2.6.3. Муниципальная услуга пользователям предоставляется бесплатно.

2.7. Порядок получения консультаций о предоставлении муниципальной услуги

2.7.1.Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляются специалистами архивного отдела Администрации муниципального района при личном контакте с пользователями, а также с использованием почтовой, телефонной связи и посредством электронной почты.

При ответах на телефонные звонки и обращения граждан по вопросу получения муниципальной услуги специалисты архивного отдела обязаны:

начинать ответ на телефонный звонок с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок;

подробно в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке получения муниципальной услуги;

при невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы переадресовать звонок пользователя на другое должностное лицо;

избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету органа местного самоуправления;

2.7.2. Консультации и прием специалистами архивного отдела граждан и организаций осуществляется в соответствии с режимом работы архивного отдела, указанным в пункте 2.1.2 настоящего административного регламента. Время консультирования по телефону не должно превышать 15 (пятнадцати) минут.

При информировании по письменным заявлениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на заявление направляется в срок, не превышающий 10 (десяти) дней со дня регистрации заявления, почтовой связью.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям пользователей по электронной почте, ответ направляется в срок, не превышающий 5 (пяти) дней со дня регистрации обращения, по электронной почте на электронный адрес пользователя;

2.7.4. При личном обращении пользователей по вопросам предоставления муниципальной услуги прием осуществляет заведующая архивным отделом, ответственная за предоставление муниципальной услуги, в соответствии с графиком (режимом) работы архивного отдела, без предварительной записи в порядке очередности;

2.7.5. Время ожидания заявителя муниципальной услуги в очереди на консультацию к специалистам отдела, ответственным за организацию работы в читальном зале не должно превышать 15 (пятнадцати) минут.

Время консультирования посредством индивидуального устного информирования не должно превышать 15 (пятнадцати) минут.

2.8. Требования к оформлению документов, представляемых пользователями

2.8.1. В заявлении указываются следующие обязательные характеристики:

а) для физического лица:

реквизиты лица (фамилия, имя, отчество физического лица);

б) для юридического лица:

реквизиты лица (полное наименование юридического лица);

2.8.2. Заявление может быть заполнено от руки или машинописным способом и распечатано посредством электронных печатающих устройств;

2.8.3. Заявление может быть оформлено как пользователем, так и по его просьбе специалистом, осуществляющим подготовку документов по предоставлению муниципальной услуги;

2.8.4. Заявление на предоставление муниципальной услуги формируется в 1 экземпляре и подписывается пользователем.

2.8.5. Копии документов, указанных в пункте 2.2.2. настоящего административного регламента, за исключением заявления, представляются вместе с оригиналами. После сличения оригинала документа и его копии к делу приобщается копия документа, а оригинал возвращается пользователю;

2.8.6. Копии документов, указанных в пункте 2.2.2. настоящего административного регламента должны быть пронумерованы, заверены подписью заинтересованного лица, либо подписью руководителя и печатью организации, представляющих документы, в случае отсутствия печати – подписью с расшифровкой.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении

муниципальной услуги

Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

формирование плановых показателей по организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов архивного отдела;

составление полугодового и годового отчета о выполнении плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов архивного отдела и представления в архивное управление области;

3.1.1. Организация работ по комплектованию.

Данный раздел муниципальной услуги обеспечивает

принятие решения о включении организации в список источников комплектования архивных фондов архивного отдела (далее – списки источников);

принятие решения о включении документов граждан в список источников;

ведение списков источников;

взаимодействие с территориальными органами федеральных органов государственной власти, заключившие «Соглашения об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела» с Администрацией муниципального района, органами местного самоуправления муниципального района, поселений, юридическими лицами различных организационно-правовых форм и форм собственности - источниками комплектования архивного отдела, а также организациями, находящиеся в стадии ликвидации (банкротства), гражданами (держатели личных фондов) на основе договора;.

составление номенклатуры дел;

утверждение описей дел постоянного хранения и согласование описей дел по личному составу экспертно-проверочной методической комиссией комитета культуры, туризма и

архивного дела Новгородской области (далее – ЭПМК) и соответственно включением дел в состав документов Архивного фонда Российской Федерации;

приём на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов и составление актов приема-передачи в двух экземплярах;

оказание организационно-методической помощи и ведение делопроизводства и архивное хранение документов в организациях источниках комплектования архивных фондов архивного отдела (далее – источники комплектования);

3.2.2. Организация работ по приёму и учёту.

3.2.2.1.Данный раздел муниципальной услуги обеспечивает

учёт поступления архивных документов постоянного хранения от источников комплектования архивного отдела;

учёт поступления документов по личному составу от ликвидированных государственных и негосударственных организаций;

учёт поступления архивных документов личного происхождении;

учёт поступления фотодокументов;

учёт выбытия архивных документов;

ведение паспорта муниципального архива.

3.2.2.2. Для учёта архивных документов в архивном отделе в интересах пользователя ведутся:

книга учёта поступлений документов;

списки фондов;

описи дел и документов или их разновидности;

листы фондов или замещающие их документы, а так же другие учётные документы, на основании которых составляются отчёты централизованного государственного учёта.

3.2.2.3. Ежегодно в срок до 01 декабря формируется план работы архивного отдела на следующий год, приложением к которому является график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи их на хранение в архивный отдел документов источников комплектования (далее - график).

3.2.2.4. Один раз в пять лет составляются списки источников комплектования, направляются в архивное управление области и вносятся изменения по мере необходимости.

3.2.2.5. Перечень дел, подлежащих приёму на хранение в архивный отдел, определяется номенклатурой дел организации на год, утвержденной руководителем организации и один раз в пять лет согласованный в установленном порядке ЭПМК.

3.2.2.6. Документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, по истечении установленных законодательством сроков временного хранения в источниках комплектования передаются на хранение в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

Документы территориальных органов федеральных органов государственной власти передаются на хранение в архивный отдел на основании заключенных договоров.

3.2.2.7. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением транспортировкой, выполняется за счёт средств источников комплектования, передающих архивные документы.

3.2.2.8. В определенные графиком сроки архивный отдел организует приём документов на хранение в установленном порядке.

Отдел за месяц до установленного срока в письменной форме информирует источники комплектования о предстоящих сроках и объёмах передачи на хранение документов.

В исключительных случаях по просьбе источника комплектования, изложенной в письменной форме и по согласование с архивным управлением области возможна корректировка сроков приёма документов в пределах календарного года.

3.2.2.9. В случае ликвидации организации, являющихся источником комплектования архивного отдела, архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения, которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются в архивный отдел.

3.2.2.10. В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования архивного отдела, документы по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются в архивный отдел на основе договора.

Архивный отдел определяет сроки и условия передачи документов на хранение в установленном порядке.

3.2.2.11. По истечении временного срока хранения и в соответствии с планом-графиком документы постоянного срока хранения от источников комплектования поступают на хранение в архивный отдел.

3.2.2.12. Проводится сверка поступивших от организаций архивных документов с описью дел, хранящихся в наблюдательном деле организации. На делах проставляется архивный шифр. К описи, после каждого поступления архивных документов, составляется итоговая запись. В архивном отделе формируется 3 экземпляра описей дел, первый из которых является страховым.

3.2.2.13. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел составляется акт приёма-передачи документов на хранение в 2-х экземплярах (Приложение № 1). Один экземпляр акта подшивается в дело фонда.

3.2.2.14. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

3.2.2.15. Поединичный и суммарный учёт описей дел архивного отдела ведётся по реестру описей (Приложение № 2). Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.

3.2.2.16. Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу поступления документов (Приложение № 3). Каждое поступление в пределах отчётного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

3.2.2.17. В список фондов (Приложение № 4) архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в архивный отдел. Номер, присвоенный архивному фонду, является его учётным номером, сохраняется за ним во всех учётных документах. На каждый архивный фонд составляется карточка фонда. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.

3.2.2.18. Документы по личному составу от государственных, муниципальных организаций поступают на хранение в архивный отдел при ликвидации организации оформляются в соответствии с приложениями №№ 1,2,3,4.

3.2.2.19. Приём документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.2.20. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступить в архивный отдел в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией и Администрацией Крестецкого муниципального района. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение передаваемых документов в установленном порядке.

3.2.2.21. Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые архивным отделом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми

или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой «ЭПК», выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

3.2.2.22. Архивные документы, не включённые в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации. Для их учёта ведутся отдельный список фондов, книга учёта поступлений, а также карточки фондов.

3.2.2.23. По результатам проведения экспертизы документов по личному составу по истечении 75-летнего срока хранения в учётные документы вносятся соответствующие изменения.

3.2.2.24. Учёт поступлений архивных документов личного происхождения ведётся на основании договора о передаче на хранение документов личного происхождения и акта приёма на хранение документов личного происхождения (Приложение № 5 к настоящему административному регламенту).

К акту прилагается сдаточная опись архивных документов.

3.2.2.25. Учёт архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архивный отдел, осуществляется в основных учётных документах архива.

3.2.2.26. Принятые по договору на хранение в архивный отдел документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в муниципальную собственность Крестецкого района, учитываются в основных учётных документах наравне с остальными документами архивного отдела.

3.2.2.27. Фотодокументы принимаются на хранение в архивный отдел по описи фотодокументов (Приложение № 6 к настоящему административному регламенту);

3.2.2.28. Описи фотодокументов составляются раздельно на чёрно-белые и цветные позитивы. Фотоальбомы. За единицу хранения для фотодокументов принимается физически обособленный носитель, позитив, фотоальбом.

3.2.2.29.Основнывми учётными документами фотодокументов являются :

книга учёта поступлений фотодокументов;

лист учёта фотодокументов;

3.2.2.31. Выбытия архивных документов из архивного отдела осуществляется на основании:

акта о неисправимых повреждениях документов (Приложение № 7 к настоящему административному регламенту);

акта о необнаружении документов, пути розыска, которых исчерпаны (Приложение № 8 к настоящему административному регламенту);

акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтённых и т.д. (Приложение № 9 к настоящему административному регламенту);

акта описания документов, переработка описей (Приложение № 10 к настоящему административному регламенту).

3.2.2.32. Акт, на основании которого произошло выбытие архивных документов из архивного отдела, утверждается заместителем Главы администрации муниципального района, курирующим работу архивного отдела, подписывается его составителем и подшивается в дело фонда.

3.2.2.33. К описи, после каждого выбытия архивных документов, составляется итоговая запись, которая подписывается его составителем и проставляется дата составления.

3.2.2.34. В карточке фонда в графе «Выбытие» указывается количество выбывших дел и основание их выбытия.

3.2.2.35. В случае выбытия всех архивных документов из описи дел номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным. В реестр описей делается соответствующая отметка.

3.2.2.36. В случае выбытия архивного фонда в списке фондов в графе «Отметка о выбытии» указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передается 3 экземпляра описи дел и дело фонда. Копия описи дел остается в архивном отделе и в качестве приложения к акту приёма-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

3.2.2.37. Ежегодно составляются сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 1 января последующего за отчётным периодом года.

Один раз в год на 1 января последующего за отчётным составляется паспорт архива в базе «Архивный фонд».

Сведения о поступлении документов на хранение заносятся в учетную БД «Архивный фонд», которая обеспечивает государственный учет документов в автоматизированном режиме и оперативное представление сведений о наличии в архивном отделе документов того или иного фондообразователя.

3.3.3. Организация работ по хранению:

3.3.3.1. Данный раздел муниципальной услуги обеспечивает

соблюдение температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;

создание систем пожарной и охранной сигнализации;

рациональное размещение архивных документов;

контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;

восстановление архивных документов, подвергающихся повреждению или разрушению.

3.3.3.2. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учёт и хранение, а также оперативный поиск.

3.3.3.3. Основные (обязательные) и вспомогательные учётные документы архива (см. п.3.2.2.2) размещаются в архивохранилище или рабочих кабинетах.

Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в рабочем кабинете специалистов в металлических картотечных шкафах, с обязательным соблюдением режимом хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища в металлических картотечных шкафах.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале в металлических картотечных шкафах.

3.3.3.4. Все помещения архива (архивохранилища, комнаты) а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются самостоятельно слева направо от входа.

3.3.3.5. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме.

3.3.3.6. Карточка пофондового топографические указатели составляется отдельно на каждый архивный фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж, эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у специалистов, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменение в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.

3.3.3.7. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указывается название и номер архивного фонда, номер коробки, папки. А также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, даты документов, находящиеся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

3.3.3.8. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

3.3.3.9. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, а также одновременно (внеочередные).

В архивном отделе плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника архивного отдела проводится

внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает установление полноты учётных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверху их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учёта и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учётной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. архивные документы, выданные во

временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

3.3.3.10. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в срок, установленные руководством архива.

В ходе проверки наличии и состояния архивных документов не допускается:

вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел, документов и других учтенных документах.

3.3.3.11. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (Приложение № 11 к настоящему административному регламенту) и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графиком листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Лист проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных фондов

документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учтённых документах (Приложение № 12 к настоящему административному регламенту), акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

3.3.3.12. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учёта и описания) проставляются штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

3.3.3.13. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единиц хранения составляются карточки учёта необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

3.3.3.14. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

3.3.3.15. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Срок розыска может быть продлен.

3.3.3.16. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

3.3.3.17. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются на ЭПМК для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

На основании выписки ЭПМК архивные документы снимаются с учёта.

3.4.4. Организация работ по использованию.

3.4.4.1. Данный раздел муниципальной услуги обеспечивает:

предоставление пользователям информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информации потребностей;

проведение анализа и учета состояния системы научно-справочного аппарата архивного отдела на бумажном носителе или в автоматизированном режиме.

3.4.4.2. Для обеспечения доступа к архивным документам архивный отдел предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (описи дел, документов, систематические каталоги решений органов власти, фотодокументов, архивные справочники, тематические обзоры).

3.4.4.3. В архивном отделе ведутся архивные справочники в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации.

Информационное направление автоматизированного научно-справочного аппарата (далее - НСА) составляет содержание описательных статей архивных справочников на уровне архивного фонда, единицы хранения /единицы учета/, архивного документа.

Обязательными видами ключевых слов (терминов, характеризующих в обобщенном и сжатом виде содержание описательных статей архивных справочников) при ведении автоматизированного НСА являются: «тематика», «персоналии», «география». В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением

муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги, определенных настоящим административным регламентом, и принятием решений специалистами осуществляется должностными лицами Администрации, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги;

4.2. Заведующая архивным отделом несет персональную ответственность за сроки и порядок исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем административном регламенте.

Персональная ответственность закрепляется в должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства;

4.3. Заведующая архивным отделом, ответственная за предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за:

несоблюдение и неисполнение положений настоящего административного регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Новгородской области;

4.4. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет заведующая архивным отделом в форме регулярных проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Новгородской области. По результатам проверок заведующая архивным отделом дает указания по устранению выявленных нарушений, контролирует их исполнение.

Периодичность осуществления текущего контроля -2 раза в год и на основании обращений заявителя;

4.5. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется на основании индивидуальных правовых актов архивного отдела Администрации муниципального района и обращений заинтересованных лиц в целях выявления и устранения нарушений прав пользователей, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) специалистов, а также проверки исполнения положений настоящего административного регламента;

4.6. Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании утвержденного графика проведения проверок) и внеплановый характер (по конкретным обращениям заинтересованных лиц);

4.7. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки);

4.8. Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги индивидуальным правовым актом архивного отдела формируется комиссия, председателем которой является первый заместитель Главы администрации муниципального района, курирующий вопросы ведения архивного дела. В состав комиссии включаются муниципальные служащие архивного отдела, в том числе Глава муниципального района.

Комиссия имеет право:

разрабатывать предложения по вопросам предоставления муниципальной услуги;

привлекать к своей работе экспертов, специализированные, консультационные, оценочные и иные организации.

Комиссия прекращает свою деятельность после окончания проведения проверки. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается председателем комиссии;

4.9. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей осуществляется привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации и Новгородской области, нормативными правовыми актами органа местного самоуправления.

V. Порядок обжалования действий (бездействие) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Действия (бездействие) и решения лиц архивного отдела Администрации муниципального района, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заинтересованными лицами в досудебном и судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5.2. Контроль деятельности архивного отдела осуществляет Администрация муниципального района.

Пользователи также могут обжаловать действия (бездействие):

заведующей архивным отделом – Главе муниципального района и его заместителям.

Пользователи могут обжаловать действия или бездействие архивного отдела в Администрацию муниципального района или в судебном порядке;

5.3. Пользователи имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) (Приложение № 13 к настоящему административному регламенту).

При обращении пользователей в письменной форме рассмотрение обращений граждан и организаций осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новгородской области.

Обращения иных заинтересованных лиц рассматриваются в течение 30 (тридцати) дней со дня их поступления в архивный отдел;

5.4. Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение об устранении нарушений и применении мер ответственности к служащему, допустившему нарушение в ходе предоставления муниципальной услуги;

5.5. Ответственные лица архивного отдела проводят личный прием пользователей по жалобам в соответствии с режимом работы архивного отдела, указанным в пункте 2.1.2 настоящего административного регламента.

Личный прием проводится по предварительной записи с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, указанным в пункте 2.1.3. настоящего административного регламента.

Специалист, осуществляющий запись пользователей на личный прием с жалобой, информирует пользователя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве лица, осуществляющего прием;

5.6. При обращении пользователей в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 (тридцати) дней с момента регистрации такого обращения.

В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим органам исполнительной власти области, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов заведующая архивным отделом вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя;

5.7. Пользователь в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего ответственного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату;

5.8. По результатам рассмотрения жалобы ответственным лицом принимается решение об удовлетворении требований пользователя либо об отказе в удовлетворении жалобы (Приложение № 14 к настоящему административному регламенту).

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения направляется пользователю;

5.9. Если в письменном обращении, не указаны фамилия пользователя, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;

5.10. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, отдел вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

5.11. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается пользователю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

5.12. Если в письменном обращении пользователя содержится вопрос, на который пользователю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то ответственное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с пользователем по данному вопросу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

5.13. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, пользователю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

5.14. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, пользователь вправе вновь направить повторное обращение;

5.15. Пользователи вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия или бездействие лиц архивного отдела, в судебном порядке;

5.16. Пользователи могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений настоящего административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:

по номерам телефонов, содержащимся в пункте 2.1.3. к настоящему административному регламенту;

на Интернет-сайт и по электронной почте органов, предоставляющих муниципальную услугу (в случае его наличия);

5.17. Сообщение пользователя должно содержать следующую информацию:

фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;

наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие бездействие) которого нарушает права и законные интересы пользователя;

суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

сведения о способе информирования пользователя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.

_______________________________________

Приложение 1

к Административному регламенту

Blog

Содержание