Методические рекомендации по обеспечению сохранности, оформлению и описанию документов бухгалтерского учета и отчетности
| Вид материала | Методические рекомендации |
- Методические рекомендации по ведению бухгалтерского учета в сельских кредитных кооперативах, 1308.41kb.
- Рабочий план счетов бухгалтерского учета Формы первичных учетных документов, применяемых, 138.93kb.
- Программа вступительного экзамена в аспирантуру по специальности 08. 00. 12 «Бухгалтерский, 290.91kb.
- Методические указания к лабораторным работам по дисциплине «информационные системы, 635.95kb.
- Положение по аудиторской практике 1014 «Аудиторское заключение о соответствии финансовой, 109.31kb.
- Программа итогового междисциплинарного экзамена по специальности 080109., 88.5kb.
- Конституция Российской Федерации; Гражданский кодекс, 111.62kb.
- Методические рекомендации по учету сельскохозяйственной продукции в заготовительных, 2635.26kb.
- 1. Новое в нормативном регулировании бухгалтерского учёта и отчетности, 60.39kb.
- Тема. Метод бухгалтерского учета, 547.14kb.
Методические рекомендации
по обеспечению сохранности, оформлению и описанию
документов бухгалтерского учета и отчетности
Законодательством Российской Федерации предусмотрена обязанность организаций самостоятельно обеспечивать сохранность образующихся в их деятельности документов.
Порядок организации и хранения бухгалтерских документов регламентируется целым комплексом нормативных документов, положения которых не всегда учитываются бухгалтерами-практиками.
Задача «Методических рекомендаций по обеспечению сохранности, оформлению и описанию документов бухгалтерского учета и отчетности» оказать помощь работникам бухгалтерии в решении вопросов организации делопроизводства и архивного дела.
Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии, являются:
1. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 23.07.1998, 28.03.2002, 31.12.2002, 10.01.2003, 28.05.2003, 30.06.2003) (далее - Закон № 129-ФЗ).
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).
3. Инструкция по бюджетному учету (утверждена приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н).
4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР.
5. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в редакции от 13.06.1996, 24.05.1999, 07.08.2001, 21.03.2002, 31.10.2002, 27.02.2003, 24.022004, 06.04.2004).
6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003) (далее – Перечень).
7. Основные правила работы ведомственных архивов М., 1986 (далее - Правила).
Составление номенклатуры дел
Эффективная реализация деятельности организации во многом зависит от того, насколько полно, своевременно и качественно организованы учет ее результатов, а также соответствующая отчетность, в том числе в денежном выражении. Решение этих важных задач, как правило, возлагается на бухгалтерию.
Для того чтобы быстро найти тот или иной документ, надо знать, в каком деле (в какой папке) он находится. Поэтому каждое структурное подразделение должно иметь номенклатуру дел.
Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел организации (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерии.
Номенклатура дел имеет строго установленную форму и пять обязательных граф (Приложение № 1).
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Графы номенклатуры дел имеют свои правила заполнения.
Графа 1. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс. Который состоит из индекса структурного подразделения (это порядковый номер бухгалтерии в штатном расписании) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 03-16, где 03 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия), 16 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией).
Так как в течение года могут создаваться новые дела целесообразно в конце каждого раздела предусматривать несколько резервных индексов (обычно два или три).
Поэтому, если образуется дело, не включенное в номенклатуру бухгалтерии, следует не издавать приказ, а напротив резервного индекса написать ручкой заголовок дела, срок его хранения.
Графа 2. «Заголовок дела (тома, части)».
Порядок расположения заголовков дел внутри раздела номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Дела бухгалтерии обычно распределяются в следующей (примерной) последовательности:
- документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности;
- документы по организации бухгалтерского учета;
- документы по организации бухгалтерской отчетности;
- документы по организации расчетов организации с юридическими и физическими лицами;
- прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.
Заголовки дел должны четко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов дела. Заголовок дела всегда начинается с названия разновидности документов (план, отчет, договоры и т.д.) или вида дела (журнал, дело и т.п.).
Например: «Договоры о материальной ответственности», «Журнал учета основных средств (зданий, сооружений)».
В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, обязательно включаются сведения о периоде (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчеты), так как от этого зависит срок их хранения.
Например: «Годовой бухгалтерский отчет».
Если в дело планируется помещать разные виды документов по одному вопросу, то заголовок дела начинается со слова «документы», а в конце заголовка, в скобках, необходимо указывать основные разновидности документов, помещенные в дело.
Например: «Документы о проведении инвентаризации (описи, ведомости, журналы и др.)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу(ам) она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Например: «Переписка с органами местного самоуправления по вопросам финансирования».
Не допускается составление «глухих» (неконкретных) заголовков дел (т.е. не раскрывающих содержание и состав документов)
Например: «Разные документы», «Общая переписка», «Документы к руководству», «Взаимная переписка с внешними организациями», «Входящая (исходящая) документация»
Не разрешается подменять в заголовке дела вид документа названием функции или организации
Например: «Кредитование», «Налогообложение», «Банк».
В номенклатуре дел не должно быть литературно-неграмотных заголовков.
Например: «Инструкции и правила (наши и старые)», «Основные руководящие документы по налогообложению».
Запрещается объединять в один заголовок документы постоянного и временного сроков хранения, а также документы с разными сроками хранения (3, 5 лет и т.д.). Исключение составляют случаи при которых необходимо документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещать в одно дело, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.
Графа 3. «Количество дел (томов, частей)». Заполняется только по окончании календарного года, так как нельзя спрогнозировать объем документов в начале года.
Графа 4. «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по Перечню». Указывают срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, размещенный в БД «Консультант плюс». Наиболее распространенные виды документов, образующиеся в деятельности бухгалтерии, представлены в Приложении № 2.
Отметим, что в соответствии с Федеральным законом № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Графа 5 «Примечание». Проставляют отметки о заведении дел, о ведении дел в электронном виде (т.е. БД), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.