Методические рекомендации по обеспечению сохранности, оформлению и описанию документов бухгалтерского учета и отчетности
| Вид материала | Методические рекомендации |
| Формирование дел Экспертиза ценности документов |
- Методические рекомендации по ведению бухгалтерского учета в сельских кредитных кооперативах, 1308.41kb.
- Рабочий план счетов бухгалтерского учета Формы первичных учетных документов, применяемых, 138.93kb.
- Программа вступительного экзамена в аспирантуру по специальности 08. 00. 12 «Бухгалтерский, 290.91kb.
- Методические указания к лабораторным работам по дисциплине «информационные системы, 635.95kb.
- Положение по аудиторской практике 1014 «Аудиторское заключение о соответствии финансовой, 109.31kb.
- Программа итогового междисциплинарного экзамена по специальности 080109., 88.5kb.
- Конституция Российской Федерации; Гражданский кодекс, 111.62kb.
- Методические рекомендации по учету сельскохозяйственной продукции в заготовительных, 2635.26kb.
- 1. Новое в нормативном регулировании бухгалтерского учёта и отчетности, 60.39kb.
- Тема. Метод бухгалтерского учета, 547.14kb.
Формирование дел
Хранение бухгалтерских документов организации должно осуществляться в соответствии с определенными правилами. Соблюдение этих правил позволяет прежде всего предотвратить утрату (хищение), порчу (повреждение), а также несанкционированный доступ к содержащейся в бухгалтерских документах информации.
Общие правила формирования документов в дела:
1. В дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом.
2. Распределение документов в дела производится в точном соответствии с номенклатурой дел.
3. Группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением дел, групп документов, период формирования которых по тем или иным объективным причинам не совпадает с календарным годом.
4. Группировка документов одного вида (одного и того же функционального назначения) с постоянными и временными сроками хранения производится в разные дела.
5. В дело помещается только один (подлинный) экземпляр документа. Исходящие документы, а также документы, подлежащие возврату, помещаются в дела в копиях.
6. Факсограммы, телеграммы и иные аналогичные документы помещаются в соответствующие дела на общих основаниях.
7. Не допускается помещать в дела:
- лишние (дублетные), а также черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);
- сброшюрованные документы (последние хранятся отдельно).
8. Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения) формируется в дела по отчетным периодам и (или) по адресатам. Приложения к отчетным документам помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.
9. Организационно-распорядительная документация бухгалтерии (положения, должностные инструкции, инструкции по видам деятельности и т.п.), утвержденная (введенная в действие) постановлениями, решениями, приказами и т.д. и являющаяся приложением к последним, формируется в дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них). Утвержденные в качестве самостоятельного документа положения, инструкции и другие, утвержденные в качестве самостоятельного документа, формируются в дела отдельно от соответствующих постановлений, приказов и т.п.1
10. Письменные управленческие решения по вопросам бухгалтерской деятельности - приказы, распоряжения, указания оперативного характера, директивные письма и т.п. - формируются в дела с учетом их общего количества и функционального назначения.
11. Утвержденные документы по планированию бухгалтерской деятельности (программы, планы, графики и т.п.) формируются в дела отдельно от их проектов. Приложения к документам по планированию помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.
12. Сметы, лимиты, списки, перечни, расчеты-обоснования и иные аналогичные документы, как правило, формируются в отдельные дела, а в том случае, если их количество в течение календарного года незначительно - объединяются в одном деле с учетом их функционально-логической взаимосвязи.
13. Лицевые счета работников (ведомости по начислению заработной платы, карточки-справки) целесообразно группировать по алфавиту, при этом в зависимости от количества фамилий, начинающихся на одну и ту же букву, они алфавитизируются до трех букв.
14. Просьбы, предложения, заявления и жалобы физических лиц (граждан), а также все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в дела отдельно от письменных обращений юридических лиц (органов управления (власти), предприятий, учреждений, общественных организаций).
15. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине «корешка» не более 4 сантиметров.
После завершения дел в делопроизводстве и при подготовке их к передаче в архив проводится экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - это изучение содержания документов для установления сроков хранения, их отбора на постоянное хранение.
Экспертиза ценности проводится специалистами бухгалтерии ежегодно на основе Перечня и номенклатуры дел в целях:
- отбора документов постоянного и временного хранения с отметкой «ЭПК» для подготовки к передаче в государственный или муниципальный архив;
- отбора документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению;
- выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых, истекли.
При проведении отбора документов для постоянного хранения экспертиза ценности дел проводится не только на основании перечней документов и номенклатуры дел организации, но и путем полистного просмотра дел. Отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел не допускается.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
При обнаружении в ходе проведения экспертизы ценности дел документов без подписи, даты, номера и других реквизитов, придающих документу юридическую силу, необходимо провести их восстановление.
В бухгалтерских документах организации не должно быть никаких подчисток и помарок.
Обращаем внимание, что обстоятельством, обеспечивающим достоверность содержания бухгалтерских документов, является исключительно жесткая регламентация порядка исправления ошибок в указанных документах. Указанный порядок закреплен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ от 30 декабря 2008 г. № 148н (в ред. Приказа Минфина РФ от 03.07.2009 N 69н) и предполагает что:
- ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";
- ошибочная запись, обнаруженная до момента представления баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;
- ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.
Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Справкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.
Особое внимание следует уделять делам с пометкой «ЭПК». Они также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов имеющих историческую ценность и подлежащих постоянному хранению.