Вооруженных Силах Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы. Архивное дело в Вооруженных Силах Российской Федерации организуется в соответствии с Основами закон
| Вид материала | Закон |
- Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств, 2012.32kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации нигде не отражался. 17 октября 2003 г. Государственная, 105.36kb.
- Приказ Министра обороны Российской Федерации «Об издательской деятельности в Вооруженных, 1486.57kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями от 27 мая 2004 г.) Утвердить, 910.39kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации постановля ю: Утвердить комплексный план, 123.93kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 3213.82kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 1650.36kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации Лобода А. Б., адъюнкт кафедры теории и истории, 108.85kb.
- Частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации в судах и мерах по ее совершенствованию, 366.79kb.
- Приказ Министра Обороны Российской Федерации №250дсп от 7 мая 2008 г. «О финансовом, 224.73kb.
3. Кадры 4. Условия хранения документов (нужное
подчеркнуть)
┌────────┬───────────┐ Архивохранилища: есть, нет; сухие, сырые;
│Код │Количество │ светлые, темные.
│строки │штатных │ Отопление: центральное, печное;
│ │работников │ отсутствует.
├────────┼───────────┤ Стеллажи: металлические, деревянные,
│ 301 │ │ комбинированные; нет.
│ │ │ Шкафы: деревянные, металлические;
└────────┴───────────┘ отсутствуют.
Сигнализация: пожарная: есть, нет;
охранная: есть, нет.
Читальный зал: есть, нет.
Температурно-влажностный режим:
соблюдается, не соблюдается.
Начальник архива ________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"___" _____________ 19____ г.
Форма N 5
к статьям 49, 147 Наставления
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА N ____________________________
НА ЛИЧНОЕ (ПЕНСИОННОЕ) ДЕЛО
__________________________________________________________________
(ненужное зачеркнуть)
| 1 | Фамилия, имя, отчество | Иванов Иван Иванович |
| 2 | Воинское звание | полковник |
| 3 | Год рождения | 1920 |
| 4 | Место рождения | г. Касимов, Рязанской обл. |
| 5 | За какие годы отражена служба в Вооруженных Силах | 1940 - 1970 гг. |
| 6 | Количество листов _________, фотокарточек ________________ | |
| 7 | Личный N ______________________ | Коробка N _________________ |
Оборотная сторона карточки
(форма N 5)
ДВИЖЕНИЕ ЛИЧНОГО (ПЕНСИОННОГО) ДЕЛА
| Дело выслано | Дело возвращено | ||||
| дата | исх. N | кому выслано | дата | вх. N | расписка принявшего дело |
| | | | | | |
ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМЕ
1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги (размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).
2. Карточки заполняются в одном экземпляре чернилами (тушью) четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.
3. Номер карточке присваивается в центральных архивах и является номером личного (пенсионного) дела.
4. Оборотная сторона карточки о движении дела заполняется в центральных архивах.
5. До сдачи в центральные архивы карточки хранятся в делах под верхней обложкой.
Форма N 6
к статьям 53, 147 Наставления
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА
НА ЛИЦО, ПРОХОДЯЩЕЕ ПО УГОЛОВНОМУ (ГРАЖДАНСКОМУ) ДЕЛУ,
НАБЛЮДАТЕЛЬНОМУ, НАДЗОРНОМУ И КАССАЦИОННОМУ
ПРОИЗВОДСТВАМ
(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
| 1 | Фамилия, имя, отчество | Иванов Иван Иванович | ||||
| 2 | Год рождения | 1950 | ||||
| 3 | Место рождения | г. Касимов, Рязанской обл. | ||||
| 4 | Каким военным судом осужден или в какой военной прокуратуре велось дело | Московским окружным военным судом | ||||
| | ||||||
| | | |||||
| (в ред. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228) | ||||||
| 5 | Дата осуждения (дата прекращения дела), статья УК, мера наказания | 15 октября 1993 года, 103, 9 л. ИТЛ | ||||
| номер описи | номер дела по описи | количество листов в деле | номер коробки | отметка об уничтожении | ||
| | | | | | ||
Оборотная сторона карточки
(форма N 6)
ДВИЖЕНИЕ УГОЛОВНОГО ДЕЛА
| Дело выслано | Дело возвращено | ||||
| дата | исх. N | кому выслано | дата | вх. N | расписка принявшего дело |
| | | | | | |
ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМЕ
1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги (размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).
2. Карточки заполняются чернилами (тушью) четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.
При подготовке дел для сдачи в архив заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и графа "Количество листов в деле". Остальные графы заполняются в центральных архивах.
3. Карточки составляются отдельно на каждое лицо, проходящее по делу, в одном экземпляре.
4. До сдачи в центральные архивы карточки хранятся в делах под верхней обложкой.
Форма N 7
к статьям 57, 64, 68, 156 Наставления
________________________
(гриф секретности)
"Разрешаю сдать в архив
дела по данной описи"
___________________________________
(начальник штаба воинской
___________________________________
части, учреждения)
___________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
М.П. "___" _____________ 19____ г.
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N _______
СЕКРЕТНЫХ ДЕЛ 1 ГВАРДЕЙСКОГО МОТОСТРЕЛКОВОГО
ПОЛКА (ВОЙСКОВАЯ ЧАСТЬ 00000)
__________________________________________________________________
(ГРИФ СЕКРЕТНОСТИ, ДЕЙСТВИТЕЛЬНОЕ И УСЛОВНОЕ НАИМЕНОВАНИЯ
__________________________________________________________________
ВОИНСКОЙ ЧАСТИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)
ЗА 1993 - 1994 ГГ.
Ос- ┌───┬─────┬────────────┬─────┬─────┬──────┬──────────┬──────┐
та- │ N │Номер│Наименование│Нача-│Окон-│Коли- │ Срок │Отмет-│
вля- │п/п│ дела│ дела │ то │чено │чество│хранения и│ ка о │
ет- │ │ │ │(чис-│(чис-│листов│ номер │месте │
ся │ │ │ │ ло, │ ло, │ │ статьи по│хране-│
ме- │ │ │ │ ме- │ ме- │ │ перечню │ ния │
сто │ │ │ │сяц) │сяц) │ │ │(выбы-│
для │ │ │ │ │ │ │ │ тии) │
под- ├───┼─────┼────────────┼─────┼─────┼──────┼──────────┼──────┤
шив- │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
ки ├───┼─────┼────────────┼─────┼─────┼──────┼──────────┼──────┤
2 │ │ │За 1993 год │ │ │ │ │ │
см │ 1│3т. 1│Приказы │02.01│06.06│ 185 │ Пост. │ │
│ │─────│командира │ │ │ │──────────│ │
│ │123с │полка по │ │ │ │ 4 │ │
│ │ │строевой │ │ │ │ │ │
│ │ │части │ │ │ │ │ │
│ │ │N 1 - 120 │ │ │ │ │ │
│ 2│3т. 2│То же │07.06│31.12│ 112 │ Пост. │ │
│ │─────│N 121 - 180 │ │ │ │──────────│ │
│ │124с │ │ │ │ │ 4 │ │
│ │ │За 1993 - │ │ │ │ │ │
│ │ │1994 гг. │ │ │ │ │ │
│ 3│ 7 │Книга │02.10│31.12│ 100 │ Пост. │ │
│ │─────│алфавитного │─────│─────│ │──────────│ │
│ │112с │учета │ 1993│ 1994│ │ 231 │ │
│ │ │рядового и │ │ │ │ │ │
│ │ │сержантского│ │ │ │ │ │
│ │ │состава │ │ │ │ │ │
│ │ │срочной │ │ │ │ │ │
│ │ │службы │ │ │ │ │ │
│ │ │призыва 1993│ │ │ │ │ │
│ │ │года │ │ │ │ │ │
│ │ │За 1994 год │ │ │ │ │ │
│ 4│ 1 │Приказы │02.01│31.12│ 289 │ Пост. │ │
│ │─────│командира │ │ │ │──────────│ │
│ │162с │полка по │ │ │ │ 4 │ │
│ │ │строевой │ │ │ │ │ │
│ │ │части │ │ │ │ │ │
│ │ │N 1 - 265 │ │ │ │ │ │
└───┴─────┴────────────┴─────┴─────┴──────┴──────────┴──────┘
Всего в опись внесено 4 (четыре) секретных дела.
__________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
"___" _____________ 19____ г.
УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ
1. Почетные наименования воинской части (учреждения) пишутся только на описи, в которую вносится выписка из исторического формуляра (журнала) или историческая справка.
2. При внесении в опись дел с приказами и директивами указывается, чьи приказы и директивы в них подшиты и по каким вопросам. Например:
"Приказы командующего войсками Уральского военного округа по боевой подготовке";
"Приказы командующего войсками Уральского военного округа по личному составу";
"Директивы командующего и начальника штаба Уральского военного округа по оргмероприятиям".
3. При внесении в опись выписки из исторического формуляра (журнала) или исторической справки в описи следует указывать, за какие годы отражено организационное строительство части.
4. Дела с документами, послужившими основанием для издания приказов, при внесении в опись должны иметь ссылку, к каким номерам приказов они относятся. Например: "Материалы к приказам министра обороны Российской Федерации N 01 - 05 о присвоении воинских званий личному составу".
5. На совершенно секретные и секретные дела в графе 2 описи указываются номер дела, а ниже под чертой - номер дела по инвентаризационной книге и степень его секретности. Например:
2 3
------ или ------.
147с 123с
6. В графе 7 описи указывается срок хранения, а под ним - номер статьи действующего перечня.
7. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральные архивы, в графах "Фонд N _______" и "Опись N _______" записи и отметки производить не разрешается.
Примечание. Графы бланка формы N 7 должны иметь следующие размеры: графы 1, 4, 5 и 6 - по 15 мм; графы 2 и 7 - по 20 мм; графа 8 - 30 мм и графа 3 - 60 мм.
Форма N 8
к статьям 156, 159, 163 Наставления
________________________
(гриф секретности)
"Утверждаю"
______________________________
(должность
______________________________
воинское звание,
______________________________
подпись, фамилия)
М.П. "___" _____________ 19____ г.
ОПИСЬ N _______
СТРАХОВОГО ФОНДА
Ос- ┌───────┬─────┬────────┬──────┬────────────────────────┬────┐
тав- │ N │Дата │ Количе-│Коли- │ Сведения о делах, │При-│
ля- │ п/п │копи-│ ство │чество│ входящих в единицу │ме- │
ет- │единиц │рова-│кадров в│ дел, │ хранения страхового │ча- │
ся │ хране-│ ния │единицах│вклю- │ фонда │ние │
ме- │ ния │доку-│хранения│ченных├────────┬──────┬────────┤ │
сто │страхо-│ мен-│ страхо-│ в │ номера │номера│ номера │ │
для │ вого │ тов │ вого │едини-│ фондов │описей│ дел │ │
под- │ фонда │ │ фонда │ цу │ │ │ │ │
шив- │ │ │ │хране-│ │ │ │ │
ки │ │ │ │ ния │ │ │ │ │
2 ├───────┼─────┼────────┼──────┼────────┼──────┼────────┼────┤
см │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───────┼─────┼────────┼──────┼────────┼──────┼────────┼────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴─────┴────────┴──────┴────────┴──────┴────────┴────┘
Всего в опись внесено ________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
__________________________________________________________________
ответственного за делопроизводство)
"___" _____________ 19____ г.
Примечание. Графы бланка формы N 8 должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 4, 5, 7 - по 20 мм, графы 3, 6, 8 - по 30 мм.
Форма N 9
к статьям 57, 65, 68, 156 Наставления
"Разрешаю сдать в архив
дела по данной описи"
___________________________________
(начальник штаба воинской
___________________________________
части, учреждения)
___________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
М.П. "___" _____________ 19____ г.
ОПИСЬ N _______
НЕСЕКРЕТНЫХ ЛИЧНЫХ (ПЕНСИОННЫХ) ДЕЛ, СДАВАЕМЫХ
РЯЗАНСКИМ ОБЛАСТНЫМ ВОЕННЫМ КОМИССАРИАТОМ
__________________________________________________________________
(наименование воинской части, учреждения)
┌────┐┌──────┬──────┬──────────────────────────────┬──────┬──────┐
│Ос- ││Инвен-│Номер │ Фамилия, имя и отчество │Коли- │Отмет-│
│та- ││тарный│ дела │ (фамилия, имя и отчество │чество│ ка о │
│вля-││номер │ │ получателя пенсии) │листов│месте │
│ет- ││ дела │ │ │в деле│хране-│
│ся ││ │ │ │ │ ния │
│ме- ││ │ │ │ │(выбы-│
│сто ││ │ │ │ │ тии) │
│для ││ │ │ │ │ дела │
│под-│├──────┼──────┼──────────────────────────────┼──────┼──────┤
│ши- ││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
│вки │├──────┼──────┼──────────────────────────────┼──────┼──────┤
│2 ││ │ 145 │Андреев Борис Владимирович │ 16 │ │
│см ││ │ 46 │Борисов Николай Константинович│ 27 │ │
│ ││ │ │(Борисова Нина Ивановна) │ │ │
│ ││ │ 189 │Воронов Иван Васильевич │ 21 │ │
│ ││ │ │и т.д. │ │ │
└────┘└──────┴──────┴──────────────────────────────┴──────┴──────┘
Всего в опись внесено 2300 (две тысячи триста) несекретных
дел.
__________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
"___" _____________ 19____ г.
УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ
1. Фамилии в описях располагаются в алфавитном порядке.
2. Графа 1 заполняется в центральных архивах. В графе 2 проставляются номера, за которыми дела были учтены в воинской части (учреждении).
3. Если опись состоит из 30 листов и более, то каждый экземпляр описи брошюруется или переплетается в твердую обложку.
4. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральные архивы, в графе "Опись N _______" записи и отметки производить не разрешается.
Примечание. Графы бланка формы N 9 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 40 мм, графа 2 - 20 мм, графа 3 - 85 мм, графа 4 - 15 мм и графа 5 - 30 мм.
Форма N 10
к статьям 57, 66, 68, 156 Наставления
________________________
(гриф секретности)
"Разрешаю сдать в архив
дела по данной описи"
___________________________________
(председатель военного суда)
___________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
М.П. "___" _____________ 19__ г.
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N _______
СЕКРЕТНЫХ УГОЛОВНЫХ ДЕЛ РЯЗАНСКОГО
ГАРНИЗОННОГО ВОЕННОГО СУДА
__________________________________________________________________
(наименование военного суда)
ЗА 1993 - 1995 ГГ.
(в ред. Приказа Министерства обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
┌────┐┌───┬───┬────────────────────────────┬──────┬────────┬──────┐
│Ос- ││ N │Но-│ Фамилия, имя и отчество │Коли- │ Срок │Отмет-│
│та- ││п/п│мер│ │чество│хранения│ ка о │
│вля-││ │де-│ │листов│ и │месте │
│ет- ││ │ла │ │в деле│ номер │хране-│
│ся ││ │ │ │ │ статьи │ ния │
│ме- ││ │ │ │ │ по │(выбы-│
│сто ││ │ │ │ │перечню │ тии) │
│для ││ │ │ │ │ │ дела │
│под-│├───┼───┼────────────────────────────┼──────┼────────┼──────┤
│ши- ││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
│вки │├───┼───┼────────────────────────────┼──────┼────────┼──────┤
│2 ││ │ │За 1993 год │ │ │ │
│см ││ 1│ 42│Андреев Тимофей Иванович │ 25 │ 20 лет │ │
│ ││ │ │ │ │────────│ │
│ ││ │ │ │ │ 1223 │ │
│ ││ 2│125│Воронов Сергей Лукич, │ 342 │ 20 лет │ │
│ ││ │ │Мартынов Владимир Федорович,│ │────────│ │
│ ││ │ │Федотов Геннадий Семенович, │ │ 1223 │ │
│ ││ │ │том 1 │ │ │ │
│ ││ 3│125│То же, том 2 │ 158 │ 20 лет │ │
│ ││ │ │ │ │────────│ │
│ ││ │ │ │ │ 1223 │ │
│ ││ 4│ 12│Городовский Борис Сидорович │ 18 │ 20 лет │ │
│ ││ │ │ │ │────────│ │
│ ││ │ │ │ │ 1223 │ │
│ ││ │ │и т.д. │ │ │ │
└────┘└───┴───┴────────────────────────────┴──────┴────────┴──────┘
Всего в опись внесено 187 (сто восемьдесят семь) секретных
дел.
__________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
"___" _____________ 19__ г.
УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ
1. В опись вносятся уголовные дела только одного военного суда.
2. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральный архив, в графах "Фонд N _______" и "Опись N _______" записи и отметки производить не разрешается.
Примечание. Графы бланка формы N 10 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2 и 4 - по 15 мм, графа 3 - 95 мм, графа 5 - 25 мм и графа 6 - 30 мм.
Форма N 11
к ст. 89 Наставления
ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО В ДЕЛАХ,
ИМЕЮЩИХ ДЕФЕКТЫ
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Всего листов в деле ____________________________________________│
│Дефекты: │
│а) отсутствуют листы ___________________________________________│
│б) залиты чернилами листы ______________________________________│
│в) порваны листы _______________________________________________│