Вооруженных Силах Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы. Архивное дело в Вооруженных Силах Российской Федерации организуется в соответствии с Основами закон
| Вид материала | Закон |
- Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств, 2012.32kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации нигде не отражался. 17 октября 2003 г. Государственная, 105.36kb.
- Приказ Министра обороны Российской Федерации «Об издательской деятельности в Вооруженных, 1486.57kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями от 27 мая 2004 г.) Утвердить, 910.39kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации постановля ю: Утвердить комплексный план, 123.93kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 3213.82kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 1650.36kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации Лобода А. Б., адъюнкт кафедры теории и истории, 108.85kb.
- Частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации в судах и мерах по ее совершенствованию, 366.79kb.
- Приказ Министра Обороны Российской Федерации №250дсп от 7 мая 2008 г. «О финансовом, 224.73kb.
УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КНИГИ
1. При выдаче архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При выдаче позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
Форма N 33
к ст. 286 Наставления
ОПИСЬ
АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
НАХОДЯЩИХСЯ У ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
__________________________________________________________
(воинское звание, фамилия,
__________________________________________________________
имя, отчество исследователя)
┌───┬───────────┬─────┬─────┬─────┬───────────┬──────┬───────────┐
│ N │ Дата │Номер│Номер│Номер│Количество │Номер │ Дата │
│п/п│ выдачи │фонда│описи│дела │ листов │пленки│возвращения│
│ │ │ │ │ по │(количество│ │и расписка │
│ │ │ │ │описи│ кадров) │ │ в приеме │
├───┼───────────┼─────┼─────┼─────┼───────────┼──────┼───────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼───────────┼─────┼─────┼─────┼───────────┼──────┼───────────┤
│ 1 │ 18.05.94 │ 208 │ 169 │ 17 │ 200 │ - │ │
│ 2 │ 18.05.94 │ 208 │ - │ - │ 200 │ 18 │ │
│ 3 │ 18.05.94 │Рабочая тетрадь │ 100 │ - │ │
│ │ │инв. N 18 │ │ │ │
└───┴───────────┴─────┴─────┴─────┴───────────┴──────┴───────────┘
УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ОПИСИ
1. При учете архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие тетради, официальные издания и печати.
Форма N 34
к ст. 236 Наставления
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
И ОПИСЕЙ ФОНДА
ЛИСТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ
ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ ФОНДА
_______________________________________
(наименование и номер фонда)
| Но- мер опи- си | От- мет- ка о на- ли- чии опи- си | Коли- чест- во дел, чис- ля- щихся по описи | Но- ме- ра не- об- на- ру- жен- ных дел | Но- ме- ра дел, не от- но- ся- щих- ся к дан- ному фон- ду | Но- ме- ра дел, не от- но- ся- щих- ся к дан- ной опи- си | Ли- тер- ные но- ме- ра дел, не ого- во- рен- ные в ито- го- вой за- писи | Про- пу- щен- ные но- ме- ра, не ого- во- рен- ные в ито- го- вой за- писи | Коли- чест- во дел дан- ной опи- си, ока- зав- ших- ся в нали- чии | Но- мера дел, вы- дан- ных во вре- мен- ное поль- зова- ние | Но- ме- ра дел, тре- бую- щих де- зин- фек- ции и де- зин- сек- ции | Но- ме- ра дел, тре- бую- щих рес- тав- ра- ции и пе- реп- лета | Но- ме- ра дел, с не- ис- пра- ви- мыми пов- реж- де- ния- ми | Де- ло- про- из- водс- твен- ные номе- ра или ин- дексы дел, не вне- сен- ных в опись |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| | | | | | | | | | | | | | |
Председатель комиссии _______________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
Члены комиссии: _____________________________________________
(воинские звания, подписи, фамилии)
Форма N 35
к статьям 147, 239 Наставления
КНИГА
УЧЕТА ОПИСЕЙ И АРХИВНЫХ ДЕЛ, ПРИНЯТЫХ НА ХРАНЕНИЕ
Начата "___" ______________ 19__ г.
Окончена "___" ______________ 19__ г.
На ________________ листах.
| Наименование (номер) дела | Номер описи | Количество дел, числящихся по описи | Номера дел, оказав- шихся в наличии | Из них | Приме- чание | |
| сов. секретных и секретных | несек- ретных | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Форма N 36
к ст. 241 Наставления
КНИГА
УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ И ОПИСЕЙ
Начата "___" ______________ 19__ г.
Окончена "___" ______________ 19__ г.
На ________________ листах.
| N п/п | Наименование и номер фонда | Номер описи | Номер дела | За какой год | Для отметок |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Форма N 37
к статьям 238, 242 Наставления
Утверждаю
__________________________________
(должность,
__________________________________
воинское звание, подпись, фамилия)
"___" __________________ 19__ г.
АКТ
ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ
Проверка наличия и состояния документов и описей _____________
__________________________________________________________________
(номер фонда, наименование фонда или части фонда)
проводилась с "____" _____________ по "____" _____________ 19__ г.
Проверкой установлено:
I. 1. Числится по учету описей ___________________________ шт.
2. Оказалось в наличии описей ____________________________ шт.
3. Недостает описей ______________________________________ шт.
II. 1. Всего числится по описям _________________________ дел.
2. Не оказалось в наличии _______________________________ дел.
3. Не относится к данному фонду _________________________ дел.
4. Не относится к данным описям _________________________ дел.
5. Имеют литерные номера, не оговоренные в итоговой записи
_________________________________________________________ дел.
6. Пропущено номеров, не оговоренных в итоговой записи
_________________________________________________________ дел.
7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям
_________________________________________________________ дел.
Из них:
а) выданных во временное пользование за пределы архива
_________________________________________________________ дел.
б) требующих дезинфекции и дезинсекции __________________ дел.
в) требующих переплета и реставрации ____________________ дел.
г) с неисправимыми повреждениями ________________________ дел.
III. Имеется не внесенных в описи _______________________ дел.
IV. Всего дел, относящихся к данному фонду ___________________
V. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления
в условиях их хранения ___________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Проверку производили:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(должности, воинские звания, подписи, фамилии)
Форма N 38
к ст. 319 Наставления
Утверждаю
__________________________________
(начальник архива - сдатчика)
__________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"___" __________________ 19__ г.
М.П.
Утверждаю
__________________________________
(директор архива - приемщика)
__________________________________
(подпись, фамилия)
"___" __________________ 19__ г.
М.П.
АКТ N _________
О СДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
Основание сдачи ______________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование и номер передаваемого фонда,
__________________________________________________________________
название архива - сдатчика)
____________________________________________________________ сдал,
___________________________________________________________ принял
(название архива - приемщика)
документы названного фонда, страховые копии и справочный аппарат к
ним:
| N п/п | Номер описи | Количество экземпляров описи | Количество дел | Количество страховых копий | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Итого принято __________________________________________ дел и
(цифрами и прописью)
________________________________________ страховых копий.
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонда N _______________.
Передачу произвели: Прием произвели:
____________________________ ____________________________
(должность, подпись, фамилия) (должность, подпись, фамилия)
"___" _____________ 19__ г. "___" _____________ 19__ г.
Форма N 39
к ст. 156, 159 Наставления
КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА
И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
____________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "___" ______________ 19__ г.
Окончена "___" ______________ 19__ г.
На ________________ листах.
| N п/п | Дата пос- туп- ле- ния или вы- бы- тия еди- ниц хра- не- ния | Наи- мено- ва- ние, но- мер и дата доку- мен- та, по кото- рому пос- тупи- ли или выбы- ли еди- ницы хра- не- ния | Дата ко- пи- ро- ва- ния | Но- мер фон- да | Но- мер опи- си | Коли- чест- во дел, вклю- чен- ных в еди- ницу хра- нения стра- хово- го фонда | Сведения о страховом фонде (количество единиц хранения) | Сведения о фонде пользования (количество единиц хранения) | При- ме- ча- ние | ||||
| пос- ту- пило | вы- бы- ло | име- ется на хра- не- нии | пос- ту- пило | вы- бы- ло | име- ется на хра- не- нии | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| | | | | | | | | | | | | | |
Итого поступило в _________ году _____________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения страхового фонда, ________________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения фонда пользования; выбыло ________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения страхового фонда и ______ ________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения фонда пользования.
Форма N 40
к ст. 218 Наставления
Наименование архива
Карточка пофондового
топографического указателя
Фонд N ________________________
Наименование фонда ____________
Корпус _________________
Этаж ___________________
Архивохранилище ________
Комната ________________
| Номер описи | Дела с N _______ по N _______ | Номер стеллажа | Номер шкафа | Номер полки | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 6 - по 30 мм, графа 2 - 40 мм, графы 3, 4, 5 - по 15 мм.
Форма N 41
к ст. 218 Наставления
Наименование архива
Карточка постеллажного
топографического указателя
Стеллаж N ____________________
Корпус _________________
Этаж ___________________
Архивохранилище ________
Комната ________________
| Номер шкафа | Номер полки | Номер фонда | Номер описи | Дела с N ______ по N _______ | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 3 - по 15 мм, графы 4, 6 - по 30 мм, графа 5 - 40 мм.
Форма N 42
к ст. 226 Наставления
Наименование архива
____________________________
(почтовый индекс, адрес)
АКТ N ___________
О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
__________________________________________________________________
(наименование воинской части, учреждения,
__________________________________________________________________
ее почтовый индекс и адрес)
Основание ________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела _____________________________________
Выдаются следующие дела из фонда _________________________________
(наименование и номер фонда)
| N п/п | Номер описи | Номер дела | Заголовок дела | Дата дела | Количество листов в деле | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Всего выдается ____________________ дел на срок ____________.
(цифрами и прописью)
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать
по ним копий, выписок и справок, не публиковать документов без
разрешения архива.
Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения выдаваемых дел.
Выдал дела по указанию _____________________________
(должность, воинское звание,
___________________ начальник архива _______________
фамилия, инициалы)
____________________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"___" ____________ 19__ г.
М.П.
Принял дела командир воинской части
(начальник учреждения)
___________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"___" ____________ 19__ г.
М.П.
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал командир командир воинской части
(начальник учреждения)
___________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"___" ____________ 19__ г.
Принял начальник архива
____________________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"___" ____________ 19__ г.
Форма N 43
к ст. 331 Наставления
Утверждаю
___________________________________
(должность,
___________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"___" ____________ 19__ г.
ПЛАН
РАБОТЫ ____________________ НА ____________ ГОД
(название архива)
| N п/п | Название раздела, вида работ и исполнителя (отдела, архивохранилища) | Единица измерения работы | Объем работы | Бюджет рабочего времени | Срок исполнения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Начальник архива __________________________
(воинское звание,
___________________________________________
подпись, фамилия)
"___" _______________ 19__ г.
Примечание. Графы бланка формы N 43 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графа 2 - 90 мм, графы 3, 5, 6 - по 20 мм, графа 4 - 30 мм.