«Обеспечение деятельности уполномоченного органа в области индустрии и торговли»
| Вид материала | Методическое пособие |
- «Обеспечение деятельности уполномоченного органа в области индустрии и торговли», 1060.55kb.
- Отчет программа 001 «Обеспечение деятельности уполномоченного органа в области охраны, 1894.15kb.
- Отчет программа 001 «Обеспечение деятельности уполномоченного органа в области охраны, 6975.77kb.
- Отчет программа 001 «Обеспечение деятельности уполномоченного органа в области охраны, 5140.07kb.
- Приказ от 18 октября 2004 г. N саэ-3-19/2@ об утверждении порядка разграничения полномочий, 414.94kb.
- Отчет программа 001 «Обеспечение деятельности уполномоченного органа в области охраны, 2692.63kb.
- Доклад о деятельности уполномоченного по правам человека в Амурской области в 2006, 1218.47kb.
- Доклад о деятельности Уполномоченного по правам Человека в Московской области в 2005, 575.48kb.
- Доклад о соблюдении прав и свобод человека и гражданина на территории Амурской области, 1576.7kb.
- Доклад заместителя начальника отдела доходов уфк по Смоленской области Синельниковой, 95.09kb.
Также, при выборе Вы можете ориентироваться на так называемые «пристрастия» грантодателей:
- кому и какие гранты выделялись им за последние несколько лет (знание того, что организация, сходная с Вашей, получила от некоего донора финансирование, может быть достаточным основанием, чтобы собрать побольше информации о нем);
- предпочтение в финансировании (предоставляются гранты в основном одним и тем же организациям или разным).
В качестве нужной информации о доноре, полезно выяснить ежегодный грантовый фонд, количество полученных грантов, их размеры, узнать финансирует он проекты при условии, что Вы, либо кто-то еще одновременно с ним возьмет на себя часть затрат по проекту или не выставляет таких требований.
Для облегчения работы по соотнесению интересов потенциальных грантодателей с интересами Вашей организации и идеей проекта Вы можете составить таблицу, к примеру:
| Грантоискатель (+/-) | Проект (+/-) | Грантодатель |
| Устав организации, основные направления деятельности | Цель, общая идея проекта | Цель программы финансирования |
| Опыт организации в решении аналогичных проблем | Проблема | Задачи и приоритеты программы финансирования |
| Клиенты организации | Целевая группа по проекту | Приоритетные целевые группы по программе финансирования |
| Опыт организации в проведении различных мероприятий Ресурсы организации и ее партнеров | Задачи и методы реализации проекта | Приоритетные виды деятельности по проектам и ограничения Поддерживаемые виды расходов и ограничения |
| Способность организации обеспечить запланированные результаты | Количественные и качественные результаты проекта | Критерии отбора победителей |
| Ресурсы организации и ее партнеров | Бюджет проекта | Максимальная и минимальная сумма финансирования |
| География деятельности организации | География реализации проекта | Географические приоритеты программы |
| Опыт организации в планировании и осуществлении аналогичных проектов | Сроки реализации проекта | Минимальный и максимальный сроки реализации проекта |
Отметим, что в принципе, редко кому удается найти грантодателя, который идеально «подходит» к подготовленному (задуманному) проекту. Чаще всего приходится корректировать проект в зависимости от интересов донора или предлагать ему профинансировать часть проекта, «устраивающую его».
| На заметку: Практически любую идею проекта можно повернуть нужной «гранью», чтобы она совпала с приоритетами донора в той или иной степени. Не зацикливайтесь на том, что проект должен быть реализован только в таком виде и ракурсе и никак иначе. Будьте гибче! Например, работа с детьми-подростками может отвечать совершенно разным приоритетам: защита прав, профилактика наркомании, экологическое просвещение и т.д. Главное, чтобы проект соответствовал Вашей уставной деятельности. |
3.4 Как обратиться к донору
Когда составлен список доноров, «теоретически» способных финансировать Ваш проект, Вы приступаете к следующему этапу – обращение к ним.
Если из имеющихся у Вас материалов о грантодателе неясно, как «в него» обращаться, то Вы можете:
- позвонить и объяснить суть проекта;
- договориться и провести встречу с представителями грантодателя;
- направить грантодателю первичное письмо и письмо-запрос с кратким описанием Вашего проекта и организации.
Процедура неизбежно будет сопряжена с расходами, которые зависят от способа обращения и удаленности самого грантодателя (язык обращения будет языком той страны, где находится избранный Вами донор, можно использовать и «универсальный» английский язык).
Наименее затратным способом, а часто и наиболее эффективным, является:
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – письмо с просьбой выслать информацию о грантодателе, его годовой отчет и формы заявок, включающее также 1-2 наиболее важных вопроса, интересующих Вас.
| Совет: Посылая предварительное письмо, используйте все возможные каналы – электронную почту, факс, почтовое отправление. Так Вы быстрее получите информацию обратно. |
Обычно в ответ присылают стандартный набор документов, содержащий, как минимум, буклет-описание грантодателя (программы), а в идеале еще годовой отчет, формы заявок и письмо с ответом на Ваши основные вопросы.
В большинстве случаев фонды предпочитают сначала получить от Вас письмо-запрос.
ПИСЬМО-ЗАПРОС – краткое письменное обращение. В нем Вы кратко описываете свою организацию, предлагаемый проект, причины, по которым, как Вам кажется, донор должен Вас поддержать.
Это наиболее распространенная и надежная форма обращения. С одной стороны, оно заставляет Вас сформулировать суть Вашего проекта, с другой стороны, если Вы вслед за письмом позвоните грантодателю или посетите его офис, основа для конструктивного диалога будет уже заложена.
Письмо-запрос должно:
- быть кратким – одна-три страницы максимум. На этом этапе не рассчитывайте, что кто-нибудь дочитает длинное письмо до конца;
- объяснять, почему Вы обратились именно к этому донору (используйте «ключевые» слова из описания его приоритетных направлений деятельности);
- четко и кратко объяснять необходимость данного проекта и суть проблемы;
- содержать ясную краткую информацию о задачах, ожидаемых результатах, методах, сроках и стоимости выполнения проекта;
- убедительно объяснять, почему именно Ваша организация способна выполнить такой проект, охарактеризовать направления деятельности, достижения и квалификацию членов Вашей организации.
| Совет: Если есть такая возможность, лучше всего отправлять письмо-запрос по факсу, при этом удостоверьтесь у секретаря, что Ваше письмо получено (сразу или через несколько дней). Наиболее рискованно посылать письма по электронной почте, поскольку их никто не регистрирует как входящую корреспонденцию и о них могут забыть. Не лишним будет уточнить, в течение какого срока можно ожидать ответ от донора и кому на рассмотрение передано Ваше письмо. В дальнейшем Вы сможете обращаться уже непосредственно к этому человеку. |
В ответ на Ваше письмо-запрос Вам могут:
- не ответить;
- вежливо отказать – «спасибо за проявленный к нашей организации интерес ... к сожалению, в настоящий момент мы не располагаем возможностью поддерживать проекты такого рода (в этой части света, от таких организаций, такого масштаба и т.д.) ... сегодня мы занимаемся проектами по сохранению памятников старины (образовательными, на суммы не более $5.000 и т.д.) ... желаем Вам успеха в поиске средств в других источниках».;
- предложить обратиться в другое, более подходящее для грантодателя время;
- рекомендовать обратиться в другую программу или к другому донору;
- предложить подать заявку.
Обычно ответ приходит через 1-3 месяца, поэтому если через месяц Вы не получили ответа, это еще не повод для беспокойства.
Если ответ задержался, то Вы имеете полное право «потревожить» донора и спросить о том, какова судьба Вашего запроса.
В результате всей проделанной работы у Вас останется список из 1-10 доноров, которым можно отправлять заявки.
4 Написание проектной заявки на грант
Итак, если прослеживается связь между сутью Вашего проекта и задачами грантодателя, и он желает подробнее узнать о Вашем проекте, можете браться за оформление заявки.
ЗАЯВКА – способ письменного выражения структуры и возможностей Вашего проекта. Основная цель подачи заявки на грант – привлечение средств для практического осуществления проекта.
Признаки перспективной заявки:
- Допустимый бюджет проекта;
- Определение конкретных задач и результатов проекта;
- Убедительное обоснование актуальности проекта;
- Ясный язык написания проекта.
Заявка, в зависимости от требований грантодателя, может быть изложена всего лишь на одной странице или занимать много страниц.
В целом заявки делятся на три основные группы:
- «Обязательная» – грантодатель имеет собственную форму заявки, которая не может быть изменена, иногда с ограничением по количеству страниц. В данном случае рекомендуется не нарушать требования и не изменять названия разделов, чтобы заявку не отклонили из-за несоответствия формальным критериям еще на первом этапе рассмотрения.
- «Рекомендуемая» – грантодатель рекомендует перечень разделов, которые должны быть включены в заявку. Если донор указывает конкретные названия разделов, рекомендуется так их и называть в заявке, чтобы не было путаницы.
- «Свободная» – грантодатель предлагает подать заявку в свободной форме.
| Помните, если у донора имеется инструкция по написанию заявки, то четко следуйте ей, не старайтесь ничего совершенствовать, менять или улучшать. |
Что делать, если донором не определены четкие требования к заявке?
При всем разнообразии требований грантодателей, есть нечто общее, что предполагает возможность ориентироваться на универсальную форму заявки, включающую все пункты, так или иначе встречающиеся в форматах заявок различных доноров.
Итак, рассмотрим стандартные разделы, которые наиболее часто встречаются в формах заявок на финансирование или так называемую «типовую» заявку.
При этом примите во внимание !
Хорошо подготовленный проект должен быть связно изложен, т.е. каждый предыдущий раздел должен логически подготавливать или иметь логический переход к последующему.
I. Титульный лист
Титульный лист – необязательная часть, но она придаст Вашему проекту презентабельности, укажите здесь:
а) Название проекта – это отражение его сути, первое, на что обращают внимание эксперты.
Отметим, что не следует делать название проекта броским или многообещающим, как, к примеру: «Разработка новых фундаментальных принципов…», «Нетрадиционный подход к проблеме…». В данном случае нужна не броская реклама, а уверенная, четкая и обоснованная формулировка задачи проекта.
Название не должно быть слишком длинным и занудным, не стремитесь перечислить в нем все, что планируете сделать – для такого перечисления есть другие разделы. Ограничитесь 8-10 словами.
| Возьмите на заметку! В названии Вашего проекта должны отображаться:
|
б) Данные об организации – укажите здесь: название; адрес, телефон, факс, электронную почту; статус и регистрационные реквизиты (согласно свидетельства о регистрации); Ф.И.О. руководителя организации, а также сведения о банковском счете.
в) Данные о руководстве проекта – предоставьте информацию о руководителе (руководителях) проекта, а именно: Ф.И.О.; должность; контактную информацию.
г) Даты начала и завершения проекта.
д) Географию проекта – обозначьте место осуществления проекта, желательно с указанием административной принадлежности территории.
е) Стоимость проекта – приведите: общую стоимость проекта; долю бюджета, запрашиваемую у фонда; вклад самой организации, в том числе и средства, привлеченные из других источников (если таковые имеются).
II. Резюме проекта
Следующая достаточно важная часть заявки, а не мелочь, как считают многие, написание которой можно отложить на последний момент – это ее резюме.
Резюме – «краткое содержание проекта». Это точная и ясная уменьшенная «копия» всей заявки, содержащая всю важную для понимания проекта информацию.
Резюме обязательно должно содержать ответы на такие основные вопросы, как:
- кто будет выполнять проект;
- почему и кому нужен этот проект;
- что получится в результате;
- сколько потребуется денег.
III. Введение
В этой части заявки содержится информация про Вашу организацию как о потенциальном заявителе. Во введении Вы обосновываете Вашу надежность и объясняете почему именно Ваша заявка заслуживает поддержки.
| Не забывайте! Цель написания введения – вызвать доверие донора, описав свою организацию. |
Итак, что Вы можете сообщить о себе во введении:
- вид деятельности Вашей организации;
- цели и задачи вашей организации;
- сколько времени существует Ваша организация, как она развивалась, насколько значительны ее финансовые ресурсы;
- уникальность Вашей организации – факты: к примеру, что Вы были первыми в стране, кто начал работать в Вашей области и т.д.;
- наиболее значимые достижения Вашей организации, если организация создана недавно, достижения попечителей или персонала на месте их прежней работы;
- успех Вашей организации в проектах, подобных тому на который Вы подаете заявку;
- финансовая поддержка, получаемая Вашей организацией из иных источников, с приложениями поддержки, разместить которые рекомендуется в Приложениях;
- кто будет выполнять проект и почему именно эти исполнители (в силу своей квалификации, опыта, убеждений, репутации) наилучшим образом выполнят задачи проекта.
Во введение Вы можете включить также высказывания крупных политических деятелей, выдающихся ученных и т.п., привлекающих внимание общественности к выполнению проектов, подобных Вашему, тем самым Вы одалживаете доверие публики от лиц, сделавших подобное заявление (если, конечно, им действительно доверяют).
IV. Постановка проблемы
Данная часть заявки описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами Вашей организации в целом. В постановке проблемы (определении потребности) нужно опираться на конкретные данные, цифры, факты.
| Важно! Не нацеливайтесь на решение глобальных, всеобъемлющих проблем. Ограничьтесь той конкретной, которую можно решить в указанные сроки и за те деньги, которые Вы собираетесь привлечь в рамках своего проекта. |
Постановка проблемы имеет решающее значение для выработки хорошего плана проекта.
При написании раздела «Постановка проблемы» Вы должны сделать следующее:
- логически связать задачи, выполняемые Вашей организацией, с проблемами, которые Вы собираетесь попытаться решить;
- четко определить все проблемы, с которыми Вы собираетесь работать, удостовериться в том, что Ваша задача в принципе выполнима – т.е. ее можно успеть решить в реальный срок, силами Вашей организации, потратив ограниченную сумму;
- привести убедительное обоснование, почему необходимо работать с проблемой, освещенной Вашим проектом;
- подтвердить наличие проблемы с помощью дополнительных материалов – статистических данных, групповых заявлений, частных писем от ваших клиентов и профессионалов, работающих в Вашей области и т.п.;
- быть реалистичными;
- узнать, занимался ли кто другой решением данной, или аналогичной, проблемы, и если да, то каков результат. Сможете ли Вы сделать лучше?;
- указать, какие предварительные результаты Вами уже получены (если таковые имеются).
| И помните: не используйте выражений типа: «Как всем известно…» или «Не нужно доказывать, что…» |
Следующий этап написание проекта – это определение его целей и задач.
V. Цели и задачи проекта
Цели и задачи дают представление, каковы же будут итоги выполнения проекта.
Цель – то, во имя чего предпринимается проект (цель должна быть достижима в принципе, а также в обозначенные Вами сроки и при тех затратах, которые Вы предположили).
Задачи – шаги на пути к достижению цели проекта, или, другими словами, конкретный эффект, добиться которого требуется в ходе выполнения проекта. Задачи должны формулироваться предельно четко, чтобы выполнив очередную, можно было легко оценить, что достигнуто и какая часть проекта реализована, точнее они должны быть:
- конкретными (что должно быть сделано?);
- подлежащими исчислению (сколько? т.е. количественные данные о степени полезности проекта);
- определяющими целевые группы и место их проведения (где? для кого?);
- указывающими время выполнения (когда?)
| Отметьте: Не формулируйте задачи словами, описывающими процесс, как, например, «улучшение» чего-либо…, используйте глаголы совершенного вида «провести», «изготовить», «уменьшить» и т.д. В описании должна чувствоваться уверенность – это будет сделано. |
При определении задач проекта важно учитывать насколько эти задачи адекватны выбранным для их решения методам с экономической и организационной точки зрения. Задачи проекта всегда связаны с поставленной проблемой и указывают на промежуточные и итоговые результаты проекта.
VI. Методы
К этому моменту Вы уже рассказали Вашему рецензенту или потенциальному грантодателю о том, кто Вы, над чем Вы собираетесь работать, и каковы Ваша цель и задачи. Теперь Вам надо описать методы, которые Вы собираетесь использовать для достижения последних.
Методы можно определить, отвечая на вопрос: «как именно, с помощью чего будут выполнены поставленные Вами задачи?», т.е. из раздела должно стать совершенно ясно: как будет выполняться работа; какие потребуются устройства и оборудование; чем будут заниматься исполнители; как будут обслуживаться клиенты; как, где, а также какие дополнительные ресурсы будут привлекаться и др.
Существуют два главных вопроса, которые должны быть разъяснены в разделе «Методы»:
- Какова Ваша стратегия в достижении желаемых результатов;
- Почему Вы выбрали именно ее из всех других возможных (объясните насколько эти методы эффективны, современны, использовались ли они ранее, если да, то с каким результатом и т.п.).
Выбор оптимальных методов осуществления проекта зависит от многих факторов, в том числе: от опыта работы Вашей организации, достаточности ресурсов, потребностей целевой аудитории, стратегии развития Вашей организации.
| Обратите внимание! Замещение задач проекта методами и наоборот – типовая логическая ошибка в изложении проекта. Задачи проекта – направлены на достижение определенных результатов. За задачами всегда стоят ожидаемые результаты. Методы проекта отражают тип работы, которая будет принята по проекту. За методами стоит механизм осуществления идеи и оптимизация работ по проекту. |
VII. Этапы реализации проекта
Раздел включает в себя описание этапов реализации проекта, как они следуют один за другим и может быть совмещен с разделом «Методы».
Помните!
Этапы – это последовательность действий, а не мероприятий.
В качестве этапов можно выделить:
- Подготовительный этап;
- Исследовательский этап;
- Основной этап (представляет собой деятельность по решению главных задач проекта);
- Оценочный этап (подведение итогов, анализ результатов, выработка будущих планов, составление отчетов).
Также необходимо составить (лучше в табличной форме) календарный план проведения мероприятий с их кратким описанием и указанием сроков. Календарный план лучше поместить в приложениях к заявке.
VIII. Оценка проекта
Оценка Вашего проекта нужна по двум причинам:
Во-первых, следует оценить степень эффективности работы в целом, чтобы понять, насколько удалось достичь поставленных целей. Подобная оценка называется оценкой результатов.
Во-вторых, оценка может проводиться для получения сведений о ходе проекта. Это нужно, чтобы можно было откорректировать проект непосредственно в ходе его выполнения. Такая оценка называется оценкой хода работы.
Из раздела «Оценка проекта» должно быть ясно:
- как предполагается оценить эффективность проекта;
- как будет контролироваться процесс выполнения проекта;
- в какой форме будет предоставляться отчетность о проделанной работе и затраченных средствах.
Оценка результативности проекта может состоять из:
- Оценки результатов проекта (продукта, услуги, программы);
- Оценки процесса реализации проекта (особенностей осуществления проекта, стиля работы проектной команды, степени отклонения от задуманного плана работ).
При этом, результаты могут быть выражены как количественными, так и качественными показателями:
- К количественным показателям можно отнести, к примеру, тираж выпущенных Вами изделий, количество часов (дней) проведенных семинаров, количество обученных людей и прочие цифры и факты, имеющие непосредственное отношение к вашему проекту.
- К качественным показателям и критериям их оценки можно отнести: как и по каким признакам Вы узнаете, что ситуация действительно изменилась в лучшую сторону, а не наоборот; насколько стабильны (жизнеспособны) будут эти изменения; в какой мере потребность целевой группы будет удовлетворена и т.д.
Планируя оценку результативности проекта, важно еще раз проанализировать задачи проекта.
| На заметку! Один из способов получения более объективной и реалистичной оценки проекта – проведение ее посторонней организацией вместо Вас, т.е. внешняя экспертиза. Возможно, чтобы данная организация предложила свой план оценки, который мог бы быть представлен донору как часть Вашей заявки. Это не только обеспечит более объективную оценку, но и повысит уровень доверия к Вам. Если принято решение провести внешнюю экспертизу проекта, то следует учесть затраты на этот вид работ, при условии, что приглашенный эксперт выполнит анализ результатов проекта не бесплатно. |
IX. Дальнейшее финансирование
Раздел необходим, если предусматривается продолжение работ по проекту по окончании срока действия гранта.
| Помните, ни один грантодатель не пожелает Вас «усыновить». Обычно они хотят знать, откуда Вы возьмете средства по окончании предоставления ими финансирования. |
Итак, содержимое раздела объясняет, каким образом, за счет каких ресурсов Вы надеетесь сохранить и расширить достижения данного проекта, т.е. убеждает грантодателя в том, что после израсходования средств гранта найдутся ресурсы для поддержания данной инициативы.
В частности, в качестве дальнейшего финансирования проекта следует рассматривать:
- местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование, если Ваш проект окажется успешным (желательно приложить письменное подтверждение такой готовности);
- средства полученные от проекта (например, за счет платы за услуги, предоставляемые в рамках проекта, обеспечение клиентов информацией и т. п.);
- организации готовые оплачивать услуги, выполняемые Вами, за Ваших клиентов.
| Примечание: РАЗОВЫЕ ПРИОБРЕТЕНИЯ Это приобретения, которые Вы делаете лишь однажды в течение всего срока проекта (например: покупка транспортных средств, оборудования). В таком случае важно указать, достаточно ли у Вас средств для использования приобретения надлежащим образом так, в частности, автомобиль требует наличия водителя, топлива, ухода и ремонта. |
X. Бюджет
Часть заявки, содержащая список всех ресурсов, необходимых для проведения планируемых мероприятий, отвечающая на вопросы:
- сколько денег требуется от грантодателя;
- из каких источников будут получены все остальные требующиеся для выполнения проекта ресурсы (включая вклад самого заявителя: наличные деньги, предоставляемое помещение, используемое оборудование и т.п.);
- на что данные средства будут потрачены.
Как правило, в описании бюджета выделяют следующие статьи затрат:
- Оплата труда (включаются расходы связанные с оплатой труда постоянных работников, приглашенных консультантов и привлекаемых специалистов);
- Прямые расходы (включают в себя: аренду помещения, покупку оборудования, расходные материалы, командировочные и транспортные расходы, услуги связи, публикации и т.п.);
- Накладные расходы (износ основных фондов, амортизация капитального оборудования, оплата труда административных работников и т.д.).
Бюджет лучше представить в виде таблицы с постатейной расшифровкой содержания, составленной самым подробным образом (например, к расчету оплаты труда):
Оплата труда сотрудников занятых в проекте
| Должность сотрудника | Кол-во, чел. | Месячная ставка, $ | Рабочее время, затрачиваемое на проект, % | Продолжительность занятости в проекте, месяцев | Общая сумма затрат, $ |
| Руководи- тель | 1 | 300 | 70 | 36 | 7560 |
| Координа-тор | 1 | 200 | 25 | 30 | 1500 |
Для обоснования можно поместить в Приложения прайс-листы магазинов или ксерокопии сообщений о стоимости товаров/услуг из рекламных журналов.
XI. Приложения
Приложения включают дополнительный материал, поясняющий содержание заявки. Данный материал должен быть достаточно важным и полезным для проекта, но не слишком подробным и громоздким.
Как правило, доноры указывают, что им хотелось бы видеть в приложении, документами, требуемыми в большинстве случаев, являются:
- материалы, описывающие организацию (устав, примеры прежних проектов, статьи в прессе и др.);
- результаты аудиторской проверки;
- письмо из налогового органа (при наличии налоговых льгот, они должны быть подтверждены данным письмом);
- календарный (рабочий) план – таблица мероприятий проекта с указанием последовательности их выполнения и ответственного лица;
- организационная схема – графически построенная организационная структура проекта, из которой должно быть ясно, кто кем управляет, кто у кого в подчинении, кто с кем взаимодействует;
- письма поддержки – письма от государственных учреждений, организаций и частных лиц, одобряющих проект;
- бюджет организации – бюджет Вашей организации на текущий или будущий финансовый год. Этот бюджет отличается от бюджета собственно проекта и позволяет рецензентам лучше понять общую ситуацию;
- копию свидетельства о регистрации и Устава;
- биографические сведения – резюме работников (в едином формате не более 2-3 страниц, за исключением сведений о научных сотрудниках (можно более 3 страниц).
Что повышает Ваши шансы на успех?
- Инновационный подход – большинство грантодателей любят финансировать новые, увлекательные проекты, а не заниматься все время одним и тем же.
- Выполнение заявителем «домашней работы», посвященной донору – если подающая заявку организация в своей заявке может продемонстрировать наличие логической связи между задачами грантодателя и своего проекта, она произведет лучшее впечатление, чем работа того, кто ограничился простым составлением заявки.
- Организация готова выполнять проект, несмотря ни на что – грантодатели любят поддерживать тех, кто увлечен своим делом, а не тех, кто начинает действовать лишь тогда, когда получит деньги от доноров.
- Организация знает, как это делать – лица, руководящие выполнением проекта, могут не быть специалистами с мировым именем в вопросах, затронутых проектом; тем не менее, у них должен быть соответствующий опыт и энтузиазм. Сведения о важнейших членах коллектива, руководящих проектом, помогут оценить их квалификацию и подготовленность к ведению проекта.
- Проект принимается к выполнению не для того, чтобы сделать организацию больше и богаче.
- Организация инвестирует в проект свои собственные деньги – на этом основании грантодатель делает вывод, что Ваша организация уверена в целесообразности проекта и что он важен для Вас. Это поможет также убедить донора в том, что Ваша организация продолжит реализацию проекта по окончании его финансирования им и сделает все возможное, чтобы найти другие источники финансирования.
5 Прохождение заявки
5.1 Оценка заявки на грант
Факт принятия Вашей заявки к рассмотрению совсем не означает, что Вам теперь остается сидеть и ждать денег на Ваш расчетный счет. Заявку должны оценить. При этом, в ходе оценки, Вашей заявке предстоит пройти как минимум два барьера – проверка соответствия формальным критериям грантодателя и экспертная оценка.
Для начала Ваша заявка регистрируется, затем оценивается с точки зрения соответствия основным формальным критериям грантодателя (запрошенный размер гранта, статьи расходов, география, количество страниц), словом всего, что донор объявлял как свои условия.
Далее Ваша заявка попадает к независимым экспертам, которые либо дают донору письменные рецензии на заявку, либо собираются вместе на Экспертный Совет, который и выносит предварительное решение о финансировании (окончательное – как правило, за руководством).
Помимо основных требований, предъявляемых грантодателем к проектам, принятие положительного или отрицательного решения зависит также от ряда объективных и субъективных факторов, к которым можно отнести:
| Грантоискатель | Факторы, содействующие положительному решению | Факторы, препятствующие положительному решению |
| Предыдущие контакты с грантодателями |
|
|
| Имидж грантоискателя |
|
|
| Лидеры Вашей организации |
|
|
| Проект Вашей организации |
|
|
| Личные качества лидеров Вашей организации |
|
мысли;
|
Как правило, процедура рассмотрения проектов (с момента подачи заявки до начала финансирования) занимает от 3 до 12 месяцев.
По мере прохождения Вашей заявки грантодатель может связаться с Вами, чтобы уточнить какие-либо детали или попросить предоставить дополнительные материалы.
Если донор просит Вас что-либо переделать, дополнить, уточнить, обязательно сделайте это в указанные сроки.
После рассмотрения Вашей заявки грантодателям может быть вынесено два решения:
1) Решение «ОТКЛОНИТЬ»
Не вступайте в выяснение отношений с грантодателем, вполне возможно, что Вам придется еще раз обращаться к нему за грантовой поддержкой. Однако, если у Вас есть веские аргументы в Вашу пользу, свяжитесь с грантодателем и вежливо и аргументировано попросите пояснить мотивы отклонения заявки. Вполне вероятно, что после разъяснений, полученных от грантодателя, Вы поймете, что были неправы Вы.
| Помните: Вашу заявку оценивают специалисты, знакомые с Вашей проблематикой. |
Вы можете также уточнить у грантодаля:
- возможно ли исправить заявку (в соответствии с замечаниями) и вновь предоставить ее к рассмотрению;
- нужна ли дополнительная информация, пояснения;
- можно ли будет обратиться к нему с этой же или подобной заявкой в будущем;
- может ли он посоветовать другого подходящего донора или конкурс/программу, куда бы могли еще обратиться и т.п.
Даже в случае отказа все равно не забывайте в будущем направлять свои новые материалы данному грантодателю, т.к. программы и конкурсы обновляются, да и тот факт, что донор Вас уже «знает» может сыграть Вам на руку.
И еще, никогда не выбрасывайте заявки, в финансировании которых Вам отказали, такие «заготовки» значительно облегчат Вам подготовку последующих заявок, сэкономив Ваше время на их подготовку.
2) Решение «ПРОФИНАНСИРОВАТЬ»
а) «профинансировать частично» – вполне вероятно, что эксперты посчитали, что какие-то виды расходов могут быть урезаны, Вы могли предусмотреть мероприятия, которые, с точки зрения экспертов, выпадают из вашего проекта и/или всей программы/конкурса);
б) «профинансировать полностью» – В случае присуждения Вам гранта донор свяжется с Вами для выяснения всех формальностей по поводу подписания договора (соглашения) о гранте, перевода денег, порядка платежей и т.д. В договоре о гранте отражаются Ваши обязанности, окончательный бюджет, план получения выплат и предоставление Вами отчетов по гранту. Как правило, гранты выделяются не целиком, а частями (траншами), причем каждая последующая дается по мере предоставления отчета об использовании предыдущей.
По мере работы сотрудники грантодателя могут посетить и проверить Вашу работу, удостовериться, как расходуются средства, полученные Вами по гранту.
5.2 Управление грантом
Грантодатель, финансирующий Ваш проект, вполне закономерно будет требовать от Вас отчетов на различных этапах его выполнения.
Предоставление хорошего отчета грантодателю не менее важно, чем написание хорошей заявки. Успешная отчетность повышает Ваши шансы в получении грантов как у того же самого донора, так и у других.
Учет гранта ведется отдельно от основной деятельности.
Предоставляемые отчеты делятся на следующие категории:
- по содержанию – на программные и финансовые;
- по времени предоставления – на промежуточные и итоговые.
Важнейшим из того, что следует помнить в процессе составления отчетов, является сравнение реального состояния дел с первоначальными планами. Такие сравнения помогут Вам сконцентрироваться как на достижениях, так и на проблемах, которые требуют повышенного внимания.
Отчеты составляются в соответствии с требованиями, содержащимися в договоре о выделении средств (категорически рекомендуем делать отчеты так, как написано в инструкции грантодателя).
В каждый отчет включается следующая информация: название организации – грантополучателя, номер гранта.
В программном отчете необходимо суммировать факты и дать обзор результатов реализации проекта. Информация из отчета может быть использована грантодателем в публичных документах, а также в специальных тематических отчетах, направляемых в другие организации.
Отчитываясь за полученные результаты, Вы должны осветить следующие моменты:
- Соотношение поставленных целей и достигнутых результатов. Насколько реальные результаты, достигнутые в ходе исполнения проекта, соответствуют Вашим первоначальным целям? Там, где это уместно, включите количественные данные.
- Долговременное влияние проекта. Какие конкретные изменения произошли в результате выполнения проекта? Кому он принес реальную пользу, и в чем она выражается?
- Сложности. Какие слабые места обнаружились в проекте? Какие трудности возникли у Вас?
- Статьи/публикации/видеоматериалы.
- Иные источники финансовой поддержки проекта.
- Другое.
Финансовый отчет должен содержать:
- копии всех первичных документов (на крупные гранты от $25.000);
- копию приказа о назначении штатных работников организации по должностям для выполнения программы гранта;
- договора на привлечение внештатных работников с приложением акта приемки работ;
- расчетно-платежную ведомость с росписями людей, получивших деньги;
- копии платежных поручений;
- копии командировочных удостоверений, билетов, авансовых отчетов и копии первичных документов;
- при покупке оборудования – копии счет фактур, карточек инвентарного учета на каждую единицу основных средств, опись всего прочего оборудования;
- для любых выплат, сделанных на основании договоров – копии договоров и копии платежных поручений;
- для организаций, использующих валютный счет – банковские документы, подтверждающие подлинность используемого курса конвертации валюты;
- копии счетов, на основании которых оплачиваются телефонные переговоры (если не все телефонные переговоры сделаны в рамках выполнения программы гранта, то необходимо выделить те из них, которые будут оплачены из средств гранта);
- реестр расходов по гранту.
Реестр расходов по гранту:
| № п/п | Дата операции | Содержание | № документа | Сумма | Статья | Приложение документов |
| | | | | | | |
Каждый финансовый отчет должен быть подписан бухгалтером проекта и лицом, распоряжающимся деньгами гранта. Если в Вашей организации директор проекта не имеет права распоряжаться деньгами, необходимо издать приказ по организации, в котором будут оговорены права и обязанности директора проекта и обозначено, что без его визы деньги гранта не могут быть использованы организацией
Некоторые льготы, предоставляемые в рамках грантовых программ:
1) ЛЬГОТЫ В СФЕРЕ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
а) Социальный налог
Согласно пп.1 п.1 ст.316 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» выплаты производимые за счет средств грантов, предоставляемых по линии государств, правительств государств и международных организаций не являются объектом обложения социальным налогом.