Geum.ru

Прием на работу: оформляем правильно

Вид материалаДокументы
Личная карточка
Ii. сведения о воинском учете
Iii. прием на работу и переводы на другую работу
Iv. аттестация
Подобный материал:
1   2   3   4   5

│ │ │ │ │01 день) │06.10.2005 │

├──────┼─────┼─────┼──────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │М.П. Инспектор ОК Бодрова │Бодрова │

├──────┼─────┼─────┼──────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │Иванов │П.А. │

├──────┼─────┼─────┼──────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │Общество с ограниченной │ │

├──────┼─────┼─────┼──────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │ответственностью │ │

├──────┼─────┼─────┼──────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │"Конфин" │ │

├──────┼─────┼─────┼──────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │ООО "Конфин" │ │

├──────┼─────┼─────┼──────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤

│3. │07 │10 │2005 │Принят на должность │Приказ │

├──────┼─────┼─────┼──────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │инженера-программиста │N К-156 от │

├──────┼─────┼─────┼──────┼────────────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │ │07.10.2005 │

└──────┴─────┴─────┴──────┴────────────────────────────────────┴────────────────┘


Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Не допускаются сокращения, например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп. " вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

Что касается оформления личных дел, то, поскольку это не регламентировано никаким нормативным актом, формировать или не формировать личные дела - это личное решение каждого кадровика.

Упоминание о личном деле все же есть в Федеральном законе "О государственной гражданской службе РФ" в частях 3, 4 статьи 42 и в Указе Президента от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (в ред. от 30 мая 2005 г.).

Прежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов при оформлении личного дела можно использовать вышеназванные Закон и Указ, соблюдать правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, вышеупомянутым ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.).

В личное дело включать такие документы, как:

1) внутренняя опись документов дела;

2) личный листок (анкета) по учету кадров;

3) документы об образовании (копии);

4) ИНН (копия);

5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (копия);

6) характеристики и рекомендательные письма;

7) личные заявления работника;

8) трудовой договор;

9) копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

10) аттестационные листы;

11) отзывы должностных лиц о работнике;

12) справки о состоянии здоровья;

13) фотографии;

14) другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

15) лист - заверитель дела <*>.

--------------------------------

<*> Митрофанова В. Нужно ли вести личные дела работников? // Кадровое дело. 2004. N 8.


Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. При заключении трудового договора новому сотруднику обычно дают собственноручно заполнить личный листок по учету кадров. Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением личной карточки работника, которая составляется кадровиком. Безусловно, заполнение анкеты имеет очень большое значение. Предоставление данных необходимо для выбора правильной линии поведения в отношении будущего работника, и не только с общечеловеческой, но и с юридической точки зрения.

Желательно также предлагать работнику при заполнении анкеты делать собственноручную запись о разрешении соответствующим структурным подразделениям организации проводить в соответствии с законом проверку предоставленных работником в анкете сведений.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров.

Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо установить целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в пункте 1 статьи 86 ТК РФ.

Можно предположить, что личная карточка работника также является составляющей личного дела.

На каждого работника организации, принятого на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется форма N Т-2 "Личная карточка работника".

Карточка заполняется в одном экземпляре и содержит определенные сведения:

1. Общие сведения - это фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, наименование образовательного учреждения, специальность по диплому, стаж работы, семейное положение, состав семьи (с указанием года рождения каждого члена семьи), серия, номер паспорта, кем выдан, дата его выдачи, домашний адрес и телефон.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информация о населении (ОКИН), профессиях рабочих, должностях служащих и тарифных разрядах (ОКПДТР), специальностях по образованию (ОКСО).

При заполнении пункта "Знание иностранного языка" указывается степень владения языком: "владею свободно", "читаю и могу объясняться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

2. Сведения о воинском учете.

Основными документами, на основании которых заполняется этот раздел, являются: военный билет (или временное удостоверение) - на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

1) пункт 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не оформляется;

2) пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения;

3) пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр);

4) пункт 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: "А" (годные к военной службе), "Б" (годные к военной службе с незначительными ограничениями), "В" (ограниченно годные к военной службе) или "Г" (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";


Унифицированная форма N Т-2

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1


┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301002│

├───────┤

________________________________________________ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘


Дата
сос-
тав-
ления
Табель-
ный но-
мер

Идентифи-
кационный
номер на-
логопла-
тельщика

Номер страхо-
вого свиде-
тельства го-
сударственного
пенсионного
страхования

Ал-
фа-
вит
Харак-
тер
работы
Вид ра-
боты
(основ-
ная, по
совмес-
титель-
ству)

Пол
(муж-
ской,
жен-
ский)


























ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

работника


I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ


┌───────┬────────────┐

Трудовой договор │ номер │ │

├───────┼────────────┤

│ дата │ │

└───────┴────────────┘


1. Фамилия ________________ Имя ________________ Отчество ___________________

┌──────────┐

│ Код │

├──────────┤

2. Дата рождения _______________________________________________ │ │

день, месяц, год ├──────────┤

│ │

3. Место рождения _____________________________________ по ОКАТО │ │

├──────────┤

4. Гражданство ________________________________________ по ОКИН │ │

├──────────┤

5. Знание иностранного языка _________________ _______ по ОКИН │ │

наименование степень │ │

знания ├──────────┤

_________________ _______ по ОКИН │ │

├──────────┤

6. Образование ________________________________________ по ОКИН │ │

среднее (полное) общее, └──────────┘

начальное профессиональное, среднее

профессиональное, высшее профессиональное


┌───────────────────────┬─────────────────────────────┬─────┐

│ Наименование │ Документ об образовании, о │Год │

│ образовательного │ квалификации или наличии │окон-│

│ учреждения │ специальных знаний │чания│

├───────────────────────┼─────────────┬───────┬───────┼─────┤

│ │наименование │ серия │ номер │ │

├───────────────────────┼─────────────┼───────┼───────┤ │

│ │ │ │ │ │

├───────────────────────┼─────────────┴───────┴───────┴─────┤

│Квалификация по доку- │ Направление или специальность │

│менту об образовании │ по документу │

├───────────────────────┼───────────────────────────────────┼────┐

│ │ │ │

├───────────────────────┤ Код по ОКСО │ │

│ │ │ │

└───────────────────────┴───────────────────────────────────┴────┘


┌───────────────────────┬─────────────────────────────┬─────┐

│ Наименование │ Документ об образовании, о │Год │

│ образовательного │ квалификации или наличии │окон-│

│ учреждения │ специальных знаний │чания│

├───────────────────────┼─────────────┬───────┬───────┼─────┤

│ │наименование │ серия │ номер │ │

├───────────────────────┼─────────────┼───────┼───────┤ │

│ │ │ │ │ │

├───────────────────────┼─────────────┴───────┴───────┴─────┤

│Квалификация по доку- │ Направление или специальность │

│менту об образовании │ по документу │

├───────────────────────┼───────────────────────────────────┼────┐

│ │ │ │

├───────────────────────┤ Код по ОКСО │ │

│ │ │ │

└───────────────────────┴───────────────────────────────────┼────┤

Послевузовское профессиональное │ │

образование ___________________________________ Код по ОКИН │ │

аспирантура, адъюнктура, └────┘

докторантура


┌────────────────────┬────────────────┬──────────────┐

│Наименование обра- │Документ об │Год окончания │

│зовательного, │образовании, но-│ │

│научного учреждения │мер, дата выдачи│ │

├────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ │ │ │

├────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ │ │ │

├────────────────────┼────────────────┴──────────────┤

│ │Направление или специальность │

│ │по документу │

├────────────────────┼───────────────────────────────┤

│ │ │

├────────────────────┼───────────────────────────────┼───────────┐

│ │ Код по ОКСО │ │

└────────────────────┴───────────────────────────────┼───────────┤

│ Код │

├───────────┤

7. Профессия _____________________________ по ОКПДТР │ │

основная ├───────────┤

_____________________________ по ОКПДТР │ │

другая └───────────┘


2-я страница формы N Т-2


8. Стаж работы (по состоянию на "__" __________ 20__ г.):

Общий ______ дней _______ месяцев _____ лет

Непрерывный ______ дней _______ месяцев _____ лет

Дающий право на

надбавку за

выслугу лет ______ дней _______ месяцев _____ лет

______ дней _______ месяцев _____ лет


┌────────┐

9. Состояние в браке ______________________ Код по ОКИН │ │

└────────┘


10. Состав семьи:


Степень родства
(ближайшие род-
ственники)

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

1

2

3





























11. Паспорт: N _________ Дата выдачи "____" ____________ _____ г.

Выдан ________________________________________________________

наименование органа, выдавшего паспорт

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________


12. Адрес места жительства:


┌────────────────┐

│Почтовый индекс │

├────────────────┤

По паспорту │ │

└────────────────┘__________________________________

____________________________________________________


┌────────────────┐

│Почтовый индекс │

├────────────────┤

Фактический │ │

└────────────────┘__________________________________

____________________________________________________


Дата регистрации по

месту жительства "__" __________ ____ г.


Номер телефона _______________


II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ


1. Категория запаса __________ │6. Наименование военного

2. Воинское звание ___________ │комиссариата по месту жительства

3. Состав (профиль) __________ │__________________________________

4. Полное кодовое обозначение │7. Состоит на воинском учете: ____

ВУС _______________________ │ а) общем (номер команды, партии)

5. Категория годности к │ ________________________________

военной службе ____________ │ б) специальном _________________

│8. _______________________________

отметка о снятии с воинского

учета


Работник кадровой службы ___________ _________ ___________________

должность личная расшифровка подписи

подпись


Работник ____________________

личная подпись


"__" ________ 20__ г.


3-я страница формы N Т-2


III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ


Дата
Структурное
подразделение
Должность
(специаль-
ность, про-
фессия),
разряд,
класс (кате-
гория) ква-
лификации

Тарифная ставка
(оклад), надбав-
ка, руб.

Осно-
вание
Личная
подпись
владельца
трудовой
книжки

1

2

3

4

5

6
























































IV. АТТЕСТАЦИЯ


Дата
аттес-
тации

Решение комиссии

Документ (протокол)
Основание

номер

дата

1

2

3

4

5