Правила документооборота и технология обработки учетной информации 249 > Особенности организации учета и документооборота в филиале и дополнительном офисе 250 Формирование учетных (банковских) документов 251 > Хранение документов 252
| Вид материала | Документы |
- Хранение документов оперативное хранение документов, 1011.51kb.
- Применяемый план счетов 5 Правила документооборота, технология обработки учетной информации, 357.28kb.
- Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1663.39kb.
- Правила оформления бланков управленческих документов оформление организационно-распорядительных, 1647.42kb.
- Программа курса «Главный бухгалтер-экономист» по налоговому кодексу Украины с 01. 01., 23.38kb.
- 20 Системы автоматизации документооборота, 112.82kb.
- Положение об экспертизе ценности документов для передачи их на хранение и уничтожении, 280.78kb.
- Правила электронного документооборота (далее Правила эдо) Правила электронного документооборота,, 162.25kb.
- Тема 1 Шифрование и электронно-цифровая подпись в системе документооборота (Лабораторная, 693.98kb.
- Основные функции систем электронного документооборота, 242.12kb.
2. Учетные документы, применяемые для оформления операций
2.1. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения операции.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены:
- по форме, установленной нормативными документами Министерства финансов Российской Федерации;
- по форме, установленной нормативными документами Банка России;
- по форме, разработанной Банком.
Филиал Банка вправе самостоятельно по согласованию с Главным бухгалтером Банка разрабатывать формы первичных учетных документов.
Первичные учетные документы, применяемые для оформления хозяйственных операций, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерение хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении;
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц (перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает Председатель Правления Банка по согласованию с Главным бухгалтером).
Записи в первичных учетных документах могут производиться чернилами, пастой шариковых ручек черного, синего или фиолетового цвета, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их архивного хранения.
Поступившие в Банк/ филиал Банка первичные учетные документы подлежат регистрации (при необходимости) и проверке:
- по форме: полнота и правильность оформления документов, наличие подписей должностных лиц, правомочных на подписание первичных учетных документов, и их соответствие имеющимся образцам;
- по содержанию: законность документированной операции, соответствие документа условиям договора, согласно которому он был составлен (при наличии договора), логическая увязка отдельных показателей, арифметические расчеты.
Если первичные учетные документы, на основании которых оформлены учетные (банковские) документы, прилагаются к мемориальным ордерам (в том числе сводным), то в мемориальных ордерах делается отметка о количестве листов первичных учетных документов.
Если первичные учетные документы хранятся отдельно от учетных (банковских) документов, то в учетном (банковском) документе при его составлении делается ссылка на дату и номер первичного учетного документа, послужившего основанием для отражения в бухгалтерском учете.
2.2. Перечень документов, используемых Банком при оформлении банковских и хозяйственных операций, приведен в Приложении № 2 к настоящей Учетной политике.
Учетные (банковские) документы составляются по формам, утвержденным Банком России и разработанным Банком самостоятельно в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Разработанные Банком формы учетных (банковских) документов включаются в качестве приложения к Учетной политике Банка (Приложение № 3 к настоящей Учетной политике).
К учетным (банковским) документам относятся:
- кассовые документы (приходные: объявление на взнос наличными, приходный кассовый ордер, мемориальный ордер по приему ценностей; расходные: денежный чек, расходный кассовый ордер, мемориальный ордер по выдаче ценностей);
- расчетные документы (платежное поручение, платежное требование, инкассовое поручение, аккредитив, платежный ордер);
- мемориальные документы (мемориальный ордер, сводный мемориальный ордер).
Каждый учетный (банковский) документ, на основании которого совершаются записи по счетам бухгалтерского учета, должен содержать:
- номер документа (нумерация для каждого вида документа – последовательная в течение отчетного года. Требования к нумерации учетных (банковских) документов устанавливаются Главным бухгалтером Банка. Сводные мемориальные ордера не нумеруются.);
- контировку, то есть обозначение счетов по дебету и кредиту, по которым осуществляется запись;
- дату проводки;
- содержание операции;
- необходимые подписи уполномоченных работников Банка.
Если основанием для совершения бухгалтерской записи послужило распоряжение, подписанное Председателем Правления Банка/Управляющего филиалом, Главным бухгалтером Банка/филиала (или уполномоченными ими лицами), то учетный (банковский) документ подписывается контролирующим работником и (или) ответственным исполнителем, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Счета, операции по которым проводятся с дополнительной подписью контролирующего работника (операции, подлежащие дополнительному контролю), приводятся в Приложении № 1 к настоящей Учетной политике.
Если контролирующий работник выполняет также функции ответственного исполнителя, то им контролируются учетные (банковские) документы, оформленные другими ответственными исполнителями.
К исполнению без подписи Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка (или его заместителя) не принимаются кассовые и расчетные документы по внутрибанковским операциям, финансовые обязательства, оформленные документами, требующими подписи Главного бухгалтера Банка/ филиала Банка (или его заместителя).
Распоряжения на отражение в бухгалтерском учете операций Банка/филиала Банка подлежат исполнению при наличии на них распорядительных подписей Председателя Правления Банка/ Управляющего филиалом Банка или уполномоченных ими работников Банка/ филиала Банка.
Ответственность за правильность оформления учетных (банковских) документов и законность проводимой по ним операции несет работник, принявший к исполнению и (или) оформивший учетный (банковский) документ (по документам, подлежащим дополнительному контролю, – также контролирующий работник).
Работники Банка/ филиала Банка, подписавшие учетные (банковские) документы, не имея на то правомочий, в соответствии с законодательством Российской Федерации отвечают за эти действия в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления, привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники Банка/филиала, имеющие право подписи первичных учетных и учетных (банковских) документов (в случае превышения ими полномочий).
Допускается использование электронных учетных (банковских) документов, за исключением кассовых документов, подписанных электронно-цифровой подписью (аналогом собственноручной подписи) и содержащих все реквизиты бланка соответствующего документа.
Электронные учетные (банковские) документы распечатываются на бумажных носителях и заверяются подписями и штампами работников, ответственных за проверку их подлинности, за исключением документов, хранящихся в электронном виде и не требующих распечатки.