Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ І організацій
| Вид материала | Документы |
- І. Д. Шкробанець директор Чернівецького регіонального центру перепідготовки та підвищення, 1406.62kb.
- Моврядування, державних підприємств, установ І організацій (далі Центр) проводилося, 620.92kb.
- Чернівецький регіональний центр перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, 1270.17kb.
- Концепція реформування донецького обласного центру перепідготовки та підвищення кваліфікації, 336.9kb.
- Рекомендації громадянам, які вирішили звернутися на прийом до посадової особи в органи, 20.46kb.
- Чернігів, 2909.79kb.
- Чернігівський центр перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної, 1787.41kb.
- Методичні рекомендації "Оплата праці" Полтава 2008 Підготовлено для використання, 196.96kb.
- Чернігівський центр перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної, 297.21kb.
- Державних підприємств, установ І організацій (далі Центр) проводилося навчання кадрів, 582.94kb.
| N | Опис | Справа | Заголовок | Крайні |Кількість| Сутність та|
|з/п | N | N |пошкодженої| дати | аркушів | причини |
| | | | справи | справи | справи | пошкоджень|
|----+------+--------+-----------+--------+---------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Разом виявлено пошкоджених _________________________________справ
(цифрами і літерами)
Перелічені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки___________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Погоджено Схвалено
Протокол ЕПК державного архіву Протокол ЕК установи
від ___________ N _____ від __________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма акта про непоправні пошкодження справ
Додаток 27
до п.8.8.10
Затверджую Затверджую
Посада керівника установи- Посада керівника установи-
здавальника приймальника
________ _____________________ ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата (гербова печатка) Дата (гербова печатка)
Акт
________________________________
(місце складання)
приймання-передавання документів
в архів іншої установи
Підстава: _______________________________________________________
(зміст рішення, номер і повна назва фонду,
_________________________________________________________________
що передається; найменування та адреса архіву
_________________________________________________________________
установи-здавальника)
____________________________________________________________здав,
а______________________________________________ прийняв документи
(найменування та адреса архіву установи-приймальника)
названого фонду і довідковий апарат до нього:
------------------------------------------------------------------
| N | Номер і назва описів | Кількість | Кількість | Примітка |
|з/п| |примірників | справ | |
| | | кожного | | |
| | | опису | | |
|---+-----------------------+------------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Усього___________________________________________________________
(за графами 2-4)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
____________________________ ____________________________
(посада, підпис, розшифровка (посада, підпис, розшифровка
підпису) підпису)
Дата Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта приймання-передавання документів в архів іншої установи
Додаток 28
до пунктів 8.8.10, 11.3
Затверджую Затверджую
___________________________ ______________________________
(посада керівника установи) (посада керівника державного
архіву)
________ _____________________ ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата (гербова печатка) Дата (гербова печатка)
Акт
________________________________________________________________
(місце складання)
приймання-передавання справ на державне зберігання
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні
установи" ( 3814-12 )
У зв'язку з _____________________________________________________
(завершенням строку зберігання документів,
ліквідацією установи тощо)
_________________________________________________________________
(назва фонду)
_____________________________________________ приймає на державне
(найменування державного архіву)
зберігання документи за ________________________________________,
(Роки)
а також довідковий апарат до них:
------------------------------------------------------------------
| N | Номер і назва описів | Кількість | Кількість | Примітка |
|з/п| |примірників | справ | |
| | | кожного | | |
| | | опису | | |
|---+-----------------------+------------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Номери відсутніх справ __________________________________________
Усього прийнято ____________________________________________справ
(цифрами і літерами)
У _________________________________________________ фонд N ______
(найменування державного архіву)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
____________________________ ____________________________
(посада, підпис, розшифровка (посада, підпис, розшифровка
підпису) підпису)
Дата Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта приймання-передавання справ установи на державне
зберігання
Додаток 29
до п.8.8.11
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Фонд ____________________
(назва фонду)
Опис N __________________
(назва опису)
------------------------------------------------------------------
| | | | | Позначки | |
| Номер | Заголовок | Крайні | Кількість| про хід |Результати|
| справи | справи | дати | аркушів | розшуку | розшуку |
|--------+-----------+----------+----------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Формат А6 (105х148)
Форма картки обліку невиявленої справи
Додаток 30
до п. 9.2.2
Державний комітет лісового Адреса заявника, його
господарства України прізвище, ініціали
Архівна довідка
___________ N ____________
на N _______ від _________
У наказах з особового складу Міністерства лісового
господарства УРСР Здорова Людмила Володимирівна значиться кур'єром
адміністративно-господарського відділу з 31 жовтня 1951 р. (наказ
N 615 від 30 жовтня 1951 р.) до 21 липня 1952 р. (наказ N 48-к від
21 липня 1952 р.).
Підстава: ф. 4488, оп. 2, спр. 483, арк. 6,8.
Заступник Голови ________ _____________________
Державного комітету (підпис) (розшифровка підпису)
________ _____________________
Завідувач архівом (підпис) (розшифровка підпису)
Гербова печатка
Держкомлісгоспу України
Формат А4 (210х297) або
А5 (148х210)
Зразок архівної довідки
Додаток 31
до п. 9.2.22
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Архівна копія
_________ N __________
НАКАЗ
керуючого трестом "Київгазбуд"
N 80 а/к
Місто Київ 11 листопада 1953 року
На час хвороби головного інженера БМУ N 3 тов. Зборовського
тимчасово призначити головним інженером БМУ N 3 тов. Окольського
Олександра Борисовича - з 11 листопада 1953 року, з окладом згідно
з штатним розкладом.
Підстава: наказ по УМХ за N 130 від 10.11.53, резолюція
керуючого трестом т. Пашко Н.О.
Керуючий тестом
"Київгазбуд" (Н.Пашко)
Підстава: ф. 4333, оп. 5, спр. 2, арк. 222
________ ______________
Відповідальний за архів (підпис) (розшифровка
підпису)
Гербова печатка
тресту
Формат А4 (210х297) або
А5 (148х210)
Зразок архівної копії
Додаток 32
до п. 9.2.22
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Архівний витяг
_________ N __________
НАКАЗ
по госпрозрахунковому відділу постачання
Головшвейпрому МЛП УРСР "Укршвейпостач"
Місто Київ 16 квітня 1953 року
...
параграф 3 ...
Прийняти на роботу касиром-інкасатором Фурман С.І. (так у
документі) з місячним випробувальним строком з оплатою за
кошторисом.
Нач. Укршвейпостачу В.Шимко
Підстава: ф. 4545, оп. 1, спр. 13, арк. 21
Провідний спеціаліст ________ _____________________
загального відділу (підпис) (розшифровка підпису)
Гербова печатка
Формат А4 (210х297)
Зразок архівного витягу
Додаток 33
до пунктів 9.3.3, 9.4.7
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Замовлення Дозволяю видавання справ
_____________ N ___________ Керівник архіву (особа,
на видавання справ з архіву відповідальна за архів)
Підпис Розшифровка
підпису
Дата
Прошу видати ____________________________________________________
(прізвище, ініціали і посада користувача)
для______________________________________________________________
(мета роботи з документами)
такі справи:
------------------------------------------------------------------
| Опис | Справа | | Кількість | Розписка |
| N | N | Заголовок справи | аркушів | користувача, |
| | | | | який отримав |
| | | | | справи |
|------+--------+------------------+-------------+---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
________ _____________________
Замовник (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А5 (148х210)
Форма замовлення на видавання справ
Додаток 34
до пунктів 9.3.3, 9.3.4
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Книга видавання справ у робочі
приміщення установи
Почата _____________
Закінчена ___________
Формат А4 (210х297)
Форма обкладинки (титульного аркуша) книги видавання справ у
робочі приміщення установи
-----------------------------------------------------------------
| | Дата | | | | |Розписка| Дата |Розписка |
| N | вида-|Фонд |Опис |Справа | Кому |в отри- |повер-|в повер- |
|з/п|вання | N | N | N |видана| манні |нення | ненні |
| |справи| | | | | справи |справи| справи |
|---+------+-----+-----+-------+------+--------+------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
-----------------------------------------------------------------
Разом у __________ році видано______________________________справ
(цифрами і літерами)
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма книги видавання справ у робочі приміщення установи
Додаток 35
до п. 9.3.5
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Аркуш
користування документами
Фонд N _____________ Опис N ______________ Справа N _____________
Заголовок справи_________________________________________________
_________________________________________________________________
------------------------------------------------------------------
| | | Характер | | |
| Дата | Прізвище, | користування| Номери | Підпис |
|користування| ініціали | (копіювання,| аркушів, |користувача|
| |користувача| перегляд, | якими | |
| | |витяги тощо) |користувалися| |
|------------+-----------+-------------+-------------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Форма аркуша користування документами
Додаток 36
до п. 9.4.5
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Анкета користувача
_________________________________________________________________
(прізвище, ім'я, по батькові)
Рік народження __________
Місце роботи, посада_____________________________________________
_________________________________________________________________
Освіта, наукове звання, учений ступінь __________________________
Тема дослідження, хронологічні межі _____________________________
_________________________________________________________________
Службова адреса, номер телефону _________________________________
Домашня адреса, номер телефону __________________________________
Серія і номер паспорта, коли і ким виданий_______________________
_________________________________________________________________
З правилами роботи в читальному залі архіву ознайомлений,
зобов'язуюся їх виконувати ______________________
(підпис користувача)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма анкети користувача
Додаток 37
до п. 10.1
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
План Посада керівника установи
________ _____________________
роботи архіву на ___________рік (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
------------------------------------------------------------------
| N | | Норма | | | Строк | | |
|з/п |Види |виробітку|Обсяг |Бюджет|виконання|Виконавець|Примітка|
| |робіт| (часу) |роботи|часу | | | |
|----+-----+---------+------+------+---------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма річного плану роботи архіву
Додаток 38
до п.12.2.1
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт Затверджую
_____________ N ____________ Посада керівника установи
____________________________ Підпис Розшифровка
(місце складання) підпису
приймання-передавання справ Дата
під час зміни керівника архіву
(особи, відповідальної за архів)
Відповідно до наказу від ______________________________ N _______
______________________ передав, а ________________________прийняв
(прізвище, ініціали) (прізвище, ініціали)
у присутності комісії, створеної на підставі
зазначеного наказу, у складі голови _____________________________
(прізвище, ініціали)
і членів комісії___________________________ документи архіву та
(прізвища, ініціали)
обліково-довідковий апарат до них:
------------------------------------------------------------------
| N | Назва | Кількість | Кількість справ, що | |
|з/п | і номер | примірників | прийняті за кожним | Примітка|
| | опису | опису | описом | |
|----+-----------+---------------+---------------------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Разом прийнято ____________________________________________справ,
(цифрами і літерами)
________________________ описів у ___________________ примірниках
(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
Стан документів і описів ________________________________________
(загальна характеристика
_________________________________________________________________
стану)
Одночасно передаються____________________________________________
(види обліково-довідкового
_________________________________________________________________
апарату, його обсяги, стан)
та_______________________________________________________________
(назви печаток і штампів архіву, їх кількість)
Стан приміщень архіву____________________________________________
(загальна характеристика
_________________________________________________________________
стану)
Наявність і стан обладнання та інвентарю архіву__________________
(загальна
_________________________________________________________________
характеристика стану)
Передав ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Прийняв ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Голова комісії ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Члени комісії ________ _____________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта приймання-передавання справ під час зміни керівника
архіву (особи, відповідальної за архів)
Список
законодавчих, нормативних актів і методичних
посібників з архівної справи та діловодства
1. Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні
установи" ( 3814-12 ). Відомості Верховної Ради, 1994, N 15, ст.
86.
2. Постанова Верховної Ради України "Про порядок введення в
дію Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні
установи" ( 3815-12 ). Відомості Верховної Ради, 1994, N 15, ст.
87.
3. Закон УРСР "Про мови в Українській РСР" ( 8312-11 ).
Відомості Верховної Ради, 1989, N 45, ст. 631. (Із змінами,
унесеними згідно із Законом від 28.02.95 N 75/95-ВР ( 75/95-ВР ),
Відомості Верховної Ради, 1995, N 13, ст. 85).
4. Основи законодавства України про культуру ( 2117-12 ).
Відомості Верховної Ради, 1992, N 21, ст. 294. (Із змінами,
унесеними згідно із Законами від 23.09.94 N 183/94-ВР
( 183/94-ВР ), Відомості Верховної Ради, 1994, N 41, ст. 376, від
22.12.95 N 498/95-ВР ( 498/95-ВР ), Відомості Верховної Ради,
1996, N 3, ст. 11, від 17.12.96 N 608/96-ВР ( 608/96-ВР ),
Відомості Верховної Ради, 1997, N 8, ст. 62).
5. Закон України "Про інформацію" ( 2657-12 ). Відомості
Верховної Ради, 1992, N 48, ст. 650.
6. Закон України "Про банкрутство" ( 2343-12 ). Відомості
Верховної Ради, 1992, N 31, ст. 440. (Із змінами, унесеними згідно
із Законом України "Про внесення змін до Закону України "Про
банкрутство" ( 784-14 ), Відомості Верховної Ради, 1999, N 42-43,
ст. 378).
7. Закон України "Про державну таємницю" ( 3855-12 ).
Відомості Верховної Ради, 1994, N 16, ст. 93. (Із змінами,
унесеними згідно із Законом України "Про внесення змін до Закону
України "Про державну таємницю" ( 1079-14 ), Відомості Верховної
Ради, 1999, N 49, ст. 428).
8. Закон України "Про бібліотеки і бібліотечну справу"
( 32/95-ВР ). Відомості Верховної Ради, 1995, N 7, ст. 45. (Із
змінами, унесеними згідно із Законом України "Про внесення змін до
Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" ( 1561-14 ),
Відомості Верховної Ради, 2000, N 23, ст. 177).
9. Закон України "Про звернення громадян". Відомості