Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ І організацій
| Вид материала | Документы |
- І. Д. Шкробанець директор Чернівецького регіонального центру перепідготовки та підвищення, 1406.62kb.
- Моврядування, державних підприємств, установ І організацій (далі Центр) проводилося, 620.92kb.
- Чернівецький регіональний центр перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, 1270.17kb.
- Концепція реформування донецького обласного центру перепідготовки та підвищення кваліфікації, 336.9kb.
- Рекомендації громадянам, які вирішили звернутися на прийом до посадової особи в органи, 20.46kb.
- Чернігів, 2909.79kb.
- Чернігівський центр перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної, 1787.41kb.
- Методичні рекомендації "Оплата праці" Полтава 2008 Підготовлено для використання, 196.96kb.
- Чернігівський центр перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної, 297.21kb.
- Державних підприємств, установ І організацій (далі Центр) проводилося навчання кадрів, 582.94kb.
управління установи (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи
Погоджено Погоджено
Протокол ЕК установи Протокол ЕПК (ЕК) державного
архіву (органу вищого рівня)
від ___________ N _____ від ___________ N _____
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених
у ______ році в установі
------------------------------------------------------------------
| | | У тому числі |
| За строками зберігання | Усього |----------------------|
| | |таких, що |з позначкою|
| | |переходять| "ЕПК" |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Постійного | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Тривалого | | | |
|(понад 10 років) | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Тимчасового | | | |
|(до 10 років включно) | | | |
|------------------------------+----------+----------+-----------|
|Разом | | | |
------------------------------------------------------------------
Керівник служби документаційного ________ _____________________
забезпечення управління (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Підсумкові відомості передано
в архів установи
Посада особи,
відповідальної за передавання ________ _____________________
відомостей (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма зведеної номенклатури справ установи
_____________
* Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають
структурного поділу - напряму діяльності).
Додаток 4
до пунктів 3.3.2, 9.3.5
_________________________________________________________________
(найменування установи)
_________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Картка-замінник справи
Справи __________________________________________________________
(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)
Опис ____________________________________________________________
(номер і назва)
Фонд ____________________________________________________________
(номер і назва)
Видані _________________________________
(дата видавання)
_________________________________________________________________
(кому видані, куди видані)
до _________________________________
(дата повернення)
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів
або за діловодство в ________ _____________________
структурному підрозділі) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма картки-замінника справи
Додаток 5
до п. 9.3.10
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
___________ N ______________
_________________________________________________________________
(місце складання)
про вилучення справ (документів)
_________________________________________________________________
(найменування судового або слідчого органу, його поштова адреса)
Підстава ________________________________________________________
_________________________________________________________________
З якою метою вилучаються справи (документи)______________________
_________________________________________________________________
Вилучаються такі справи (документи) з фонду N ___________________
(назва фонду)
--------------------------------------------------------------------
| N |Опис| Справа N | Заголовок | Крайні | Кількість |Примітка|
|з/п| N | (аркуші | справи | дати | аркушів | |
| | |документів|(заголовки | справи | у справі | |
| | | N) |документів)|(документів)|(документах)| |
|---+----+----------+-----------+------------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
--------------------------------------------------------------------
Справи (документи) видані в упорядкованому стані, з
пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами.
Посада керівника установи, Посада керівника судово-слідчого
що видала справи (документи) органу, що отримав справи
(документи)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Гербова печатка Гербова печатка
Видав справи (документи) Отримав справи (документи)
Підпис Розшифровка підпису Підпис Розшифровка підпису
Дата Дата
Формат А4 (210х297)
Форма акта про вилучення справ (документів)
Додаток 6
до п.4.5.4
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт
Затверджую
___________ N _____________ Посада керівника установи
___________________________ Підпис Розшифровка підпису
(місце складання) Дата
про нестачу архівних справ
(документів)
У результаті _____________________________установлено нестачу
(назва заходів)
архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо
розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку
з чим уважаємо можливим зняти з обліку
-----------------------------------------------------------------
|Опис| Справа N | Заголовок | Дата | Кількість | Можливі |
| N |(або номери| справи |справи | аркушів | причини |
| | аркушів |(документа) |(доку- | справи | відсутності |
| |документів)| |мента) |(документа)| справ |
| | | | | |(документів) |
|----+-----------+------------+-------+-----------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
-----------------------------------------------------------------
Разом ______________________________ справ (документів)
(цифрами і літерами)
Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений
такими справами (документами): ___________________________________
(номери справ, аркушів,
_________________________________________________________________
їх заголовки)
Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів
установи, або особа,
відповідальна за
діловодство в структурному ________ _____________________
підрозділі) (підпис) (розшифровка підпису)
Керівник служби документаційного ________ _____________________
забезпечення управління (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Погоджено Схвалено
Протокол ЕПК* державного архіву Протокол ЕК установи
від _______ N _______ від _______ N __
Формат А4 (210х297)
Форма акта про нестачу архівних справ (документів)
_____________
* Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.
Додаток 7
до пунктів 4.5.6, 8.8.10
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Акт Затверджую
___________ N ___________ Посада керівника установи
_________________________ Підпис Розшифровка підпису
(місце складання)
про виділення до знищення справ Дата
(документів), що не підлягають
зберіганню
На підставі _________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів із
_________________________________________________________________
зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної)
номенклатури справ)
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи
фонду N ____________________
(найменування фонду)
--------------------------------------------------------------------
| | | |Номери | Індекс | | Строк |Примітка|
| N |Заголовок | Дата |описів | справи | Кіль- | збері- | |
|з/п|справи або|справи|(номен-| (тому, | кість | гання | |
| | груповий | або |клатур)|частини) | справ | справи | |
| |заголовок |крайні|за рік | за |(томів,| (тому, | |
| | справ | дати |(роки) |номенкла-|частин)|частини) | |
| | | справ| |турою або| |і номери | |
| | | | | номер | |статей за| |
| | | | |справи за| |переліком| |
| | | | | описом | | | |
|---+----------+------+-------+---------+-------+---------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
--------------------------------------------------------------------
Разом ___________________________ справ за __________________роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки
затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК (ЕК)___________
_________________________________________________________________
(найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від _______N_______)
Посада особи,
яка проводила експертизу ________ _____________________
цінності документів (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Додаток 8
до п.4.6.2
УКРАЇНА
СВІДОЦТВО
про державну реєстрацію документів
Національного архівного фонду
Документ(и)______________________________________________________
назва документа, що реєструється, кількість аркушів
_________________________________________________________________
або назва документа (опис, паспорт архіву тощо), яким документи,
________________________________________________________________,
що реєструються, взяті на державний облік
що перебуває (перебувають) у власності __________________________
(назва юридичної особи,
_________________________________________________________________
прізвище громадянина)
є складовою частиною Національного архівного фонду, про що в
книзі державної реєстрації документів Національного архівного
фонду ________________ року _____________ місяця __________ числа
зроблено запис за N ________
Документ(и) зберігається (зберігаються)__________________________
(адреса місця зберігання)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
(умови зберігання)
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Місце реєстрації ________________________________________________
(найменування
_________________________________________________________________
і місцезнаходження архівної установи)
Дата видачі "__" ______________________ р.
М.п. Керівник архівної установи
Серія ____________ N _____________
Додаток 9
до п. 5.1.12
Внутрішній опис
документів справи N _____________
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс документа | Дата | Заголовок | Номери | Примітка|
|з/п| |документа | документа | аркушів | |
| | | | | справи | |
|---+-----------------+----------+-----------+---------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Разом ________________________________________________ документів
(цифрами і літерами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________
(цифрами і літерами)
Посада особи, ________ _____________________
яка склала внутрішній опис (підпис) (розшифровка підпису)
документів справи
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма внутрішнього опису документів справи
Додаток 10
до пунктів 5.1.15-5.1.19,
6.1.8, 6.2.2
Засвідчувальний напис справи N _______ (Розділу опису)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано
________________________________ аркуша(ів),
(цифрами і літерами)
у тому числі: літерні аркуші_____________________________________
пропущені номери аркушів _______________________________+ аркушів
внутрішнього опису ______________________________________________
------------------------------------------------------------------
| Особливості фізичного стану та | |
| формування справи | Номери аркушів |
|-----------------------------------+----------------------------|
| 1 | 2 |
------------------------------------------------------------------
Посада особи,
яка склала засвідчувальний ________ _____________________
напис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Формат А4 (210х297)
Форма засвідчувального напису справи
Додаток 11
до пунктів 5.1.22-5.1.26
|
|--------------------------------------------------------------
|20 | Код держархіву______|
| | Код установи ______|
|---|------------------------------------------------------- |
| | _________________________________ |Ф. N _______ | |
|30 | _________________________________ |Оп. N _______ | |
| | _________________________________ |Справа N ______ | |
|---|------------------------------------------------------- |
| 5 | (Найменування державного архіву) |
|---|------------------------------------------------------- |
| | ____________________________________________________ |
|50 | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
|---|------------------------------------------------------- |
| | (Найменування установи і структурного підрозділу) |
|35 | |
|___|___________Справа N _______ Том N ________ |
|15 | |
|---|------------------------------------------------------- |
320| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
|70 | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
| | ____________________________________________________ |
|---|------------------------------------------------------- |
| | (заголовок справи) |
|25 | |
|---|------------------------------------------------------- |
| | (дата) |
|20 | |
| | На ____ аркуш. |
| | Зберігати ____________ |
|---|--------------------- |
| | |Ф. N _______ | |
|30 | |Оп. N _______ | |
| | |Справа N ______ | |
|---|---|----------------| |
| | |<-------------->| |
|20 | 60 |
-----------------------------------------------------------------
| 230 |
<------------------------------------------------------->
| |
Додаток 12
до пунктів 6.1.2, 6.1.6,7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Посада керівника установи
Фонд N _________ Підпис Розшифровка підпису
Опис N ________ Дата
справ постійного зберігання
за _________ рік
______________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
------------------------------------------------------------------
| N | | | Дата | Кількість | |
|з/п| Індекс | Заголовок справи | справи | аркушів |Примітка|
| | справи | (тому, частини) | (тому, | у справі | |
| | | | частини)| (томі, | |
| | | | | частині) | |
|---+--------+------------------+---------+-------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ____________________ справ з N _______
(цифрами і літерами)
до N __________, у тому числі:
літерні номери _____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Затверджено Схвалено
Протокол ЕПК державного архіву Протокол ЕК установи
від ___________ N _____ від ___________ N ____
Формат А4 (210х297)
Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання
Додаток 13
до п. 6.2.3
_________________________________________________________________
(найменування державного архіву*)
_________________________________________________________________
(назва фонду)
Фонд N ______________
Опис N _____________
_________________________________________________________________
(назва опису)
Крайні дати справ _____________________
_____________
*) Заповнюється в державному архіві
Формат А4 (210х297)
Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного
зберігання
Додаток 14
до пунктів 6.3.1, 7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую
Посада керівника установи
Підпис Розшифровка
Фонд N _________ підпису
Опис N ________
справ тривалого Дата
(понад 10 років) зберігання
за _________ рік
_________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)
-----------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок| Дата | Строк |Кількість| Примітка |
|з/п|справи | справи | справи |зберігання|аркушів у| |
| | | (тому, | (тому, | справи | справі | |
| | |частини) |частини)| (тому, | (томі, | |
| | | | |частини) |частині) | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
|---+--------+---------+--------+----------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
-----------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ________________________________ справ
(цифрами і літерами)
з N __________ до N __________ , у тому числі:
літерні номери ____________________
пропущені номери __________________
Посада особи, ________ _____________________
яка склала опис (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Керівник архіву (особа, ________ _____________________
відповідальна за архів) (підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Схвалено
Протокол ЕК установи
від ___________ N _____
Формат А4 (210х297)
Форма опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
Додаток 15
до пунктів 6.4.1, 7.2.6
_________________________________________________________________
(найменування установи)
Затверджую