Автоматизированная система управления регионом (калининградской областью) Эскизный проект Книга Отчет по результатам информационного обследования региона Москва

Вид материала

Книга

Содержание Основные задачи секретариата Основные функции секретариата Обеспечение деятельности секретариата Основные задачи Основные функции Схема взаимодействия с другими подразделениями Применяемые программные средства и имеющиеся информационные базы Предложения по совершенствованию функционирования

Подобный материал:

• Топливо-энергетический комплекс Автоматизированная система управления Котельной, 37.67kb.
• Асу автоматизированная система управления Автоматизированная система управления, 317.92kb.
• Проект №15 Наименование проекта, 19.11kb.
• Проект стратегия социально-экономического развития калининградской области на средне-, 5853.26kb.
• 1. Общие положения, 29.3kb.
• Аспектно-маркерная модель реферата дипломного проекта, 18.16kb.
• Лягіна Проект «Велике читання», 283.44kb.
• Обучающий семинар-тренинг, 250.13kb.
• А. И. Михайлова Автоматизированная система бюджетного управления как инструмент эффективного, 94.84kb.
• Автоматизированная информационно-поисковая система, 345.58kb.

3.42 Секретариат (отдел) аппарата администрации области

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА

Основными задачами секретариата являются:

1) Организационное обеспечение исполнения мероприятий, проводимых с участием или по поручению руководителя аппарата администрации области (начальника службы гражданской обороны администрации области).

2) Координация деятельности структурных подразделений аппарата администрации области по правовому, информационному, материальному и иным видам обеспечения деятельности администрации области.

3) Осуществление контроля за выполнением поручений руководителя аппарата администрации области руководителями структурных подразделений аппарата администрации области.

4) Осуществление контроля за исполнением документов, поступивших в аппарат администрации области.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА

Основными функциями секретариата являются:

1) Выработка предложений по планированию рабочего времени руководителя аппарата администрации области, организация обеспечения проводимых мероприятий и внесение их в недельные и суточные графики его работы.

2) Регистрация и предварительное ознакомление с корреспонденцией, поступающей в адрес руководителя аппарата администрации области, определение степени срочности ее исполнения, выработка предложений по реализации указаний и распоряжений главы администрации (губернатора) области, вице-губернатора области - руководителя администрации Особой экономической зоны.

3) Обмен информацией с управлением делами администрации области по регистрационному учету входящих и исходящих документов, обеспечение соблюдения установленного порядка их прохождения.

4) Организация своевременного доведения решений (поручений) руководителя аппарата администрации области до руководителей структурных подразделений аппарата администрации области и других исполнителей.

5) Реализация мер по повышению эффективности функционирования системы контроля исполнительской и служебной дисциплины в администрации области.

6) Взаимодействие по вопросам обеспечения исполнительской дисциплины с Главным контрольным управлением. Главным управлением оперативного обеспечения деятельности главы администрации (губернатора) области, секретариатом (управлением) администрации Особой экономической зоны.

7) Обеспечение взаимодействия руководителя аппарата администрации области с Администрацией Президента Российской Федерации, Администрацией Правительства Российской Федерации, аппаратами палат Федерального собрания Российской Федерации, министерствами и ведомствами Российской Федерации, их территориальными органами, органами местного самоуправления, другими организациями и гражданами.

8) Обеспечение взаимодействия с Главным управлением оперативного обеспечения деятельности главы администрации (губернатора) области и секретариатом (управлением) администрации Особой экономической зоны с целью координации деятельности руководителя аппарата администрации области по мероприятиям, проводимым с участием главы администрации (губернатора) области.

9) Обеспечение приема руководителем аппарата администрации области граждан по личным вопросам.

10) Обеспечение деятельности руководителя аппарата администрации области в качестве председателя жилищно-бытовой комиссии и комиссии по социальному страхованию администрации области.

11) Обеспечение деятельности руководителя аппарата администрации области в качестве начальника службы гражданской обороны администрации области.

12) Обеспечение руководителя аппарата администрации области информацией, в том числе правового характера, необходимой для осуществления его деятельности.

13) Организационное обеспечение командировок руководителя аппарата администрации области.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРИАТА

Секретариат для осуществления своих функций имеет право:

1) Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, организаций и должностных лиц.

2) Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных администрации области.

3) Использовать имеющиеся в администрации области системы связи и коммуникации.

4) Пользоваться служебным автотранспортом администрации области при выполнении задач, входящих в компетенцию секретариата.

3.43 Отдел по работе с запросами и обращениями граждан администрации области

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

• обеспечение организации работы по учёту и рассмотрению письменных запросов, заявлений и жалоб граждан, поступающих в администрацию области ;
  
• обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан;
  
• организация приема граждан по личным вопросам в администрации области.
  

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ

• ведет регистрацию письменных и устных запросов, обращений граждан по утверждённому классификатору;
  
• ежемесячно составляет график и организует личный приём руководителей администрации области ;
  
• направляет обращения граждан, не требующие доклада, руководству в соответствующие органы власти и подразделения админист­рации для решения поставленных в них вопросов, организует в необ­ходимых случаях (по указанию руководства) проверки фактов с выездом на место ;
  
• извещает граждан о том, кто рассматривает их обращения;
  
• изучает и анализирует вопросы, которые ставят граждане в письмах и на личном приёме;
  
• готовит на основе обобщений и анализа обращений граждан предложения по устранению причин, порождающих их обоснованные жалобы;
  
• осуществляет контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных и устных обращений граждан ;
  
• готовит проекты ответов в вышестоящие органы на контрольные письма граждан;
  
• оказывает методическую помощь органам местного самоуправления в работе по рассмотрению обращений, заявлений и жалоб граждан, в том числе путем организации учёбы;
  
• ведёт делопроизводство по обращениям граждан. Осуществляет справочно-информационную работу по документам отдела ;
  
• обеспечивает правильное оформление, хранение и своевремен­ную передачу дел в архив.
  
• ежемесячно готовит статистические данные по рассмотрению обращений граждан. По итогам года обобщает сведения по всем видам администрации городов и районов области;
  
• готовить ежемесячные отчеты по результатам приема граждан губернатором и заместителями главы администрации области, а также цифровой материал при подготовке годовых справок в целом по области;
  
• оформлять архивные дела по каждому обращению;
  
• по согласованию с руководителями администрации области регулярно направляет в печатные органы, на телевидение и радио информацию о результатах рассмотрения письменных и устных обращений граждан
  

СХЕМА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

Стандартный техпроцесс обработки информации в отделе:

1. Получение письма (от гражданина или организации)
   
2. Регистрация письма (присвоение кода и заведение карточки)
   
3. Пересылка письма в соответствующее подразделение, с рекомендательной пометкой, и с постановкой на контроль
   
4. По истечении отведенного законом срока (1 месяц), если нет ответа, посылается напоминание. Когда соответствующее подразделение составит ответ на письмо, он доставляется в два адреса – автору и в Отдел
   
5. Снятие письма с контроля осуществляется (лицом, которому было адресовано письмо) после отправки ответа.
   

Помимо этого, составляется ежеквартальная отчетность о работе отдела для губернатора (в текстовой форме), и ежемесячная статистическая отчетность по обработке обращений.

Ежегодно составляется отчетность по профильной деятельности аналогичных подразделений администраций Муниципальных Образований.

ПРИМЕНЯЕМЫЕ ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА И ИМЕЮЩИЕСЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ БАЗЫ

Ведутся две базы данных, соответственно для учета писем и устных обращений граждан (внутри отдела имеется Сектор по приему граждан). Обе БД работают внутри отдела в локальной сети, разработаны своими силами на MS Access и базируются на общем классификаторе тем обращений.

ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ

Доработать функции имеющегося ПО (сделать возможным редактирование отчета).