Автоматизированная система управления регионом (калининградской областью) Эскизный проект Книга Отчет по результатам информационного обследования региона Москва

Вид материала

Содержание

3.37 Управление делами администрации области
Основные функции управления
Обеспечение деятельности управления
Должностные обязанности
Заместитель начальника отдела делопроизводства
Применяемые программные средства и имеющиеся информационные базы

Подобный материал:

1 ... 45 46 47 48 49 50 51 52 ... 66

3.37 Управление делами администрации области

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности главы администрации (губернатора) области, вице-губернатора области, первого заместителя главы администрации области, заместителей главы администрации области, органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата главы администрации (губернатора) области, аппарата администрации области.

По поручению заместителя главы администрации области -руководителя аппарата обеспечение подготовки и проведения мероприятий с участием главы администрации (губернатора) области, вице-губернатора области, заместителей главы администрации области.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота администрации области) на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами.
Обеспечение совместно с органами исполнительной власти области и структурными подразделениями аппарата главы администрации (губернатора) области, аппарата администрации области, регистрации, учета и установленного порядка прохождения документов и информационного материалов, поступающих в администрацию области, и исходящей корреспонденции.
Осуществление проверки соответствия техническим требованиям Регламента администрации Калининградской области и Инструкции по делопроизводству в администрации Калининградской области проектов постановлений и распоряжений главы администрации (губернатора) области, постановлений администрации области, их согласование.
Подготовка к выпуску постановлений и распоряжений главы администрации (губернатора) области, постановлений администрации области, их регистрация, систематизация и рассылка согласно установленному перечню рассылки, обработка документов, в которые внесены изменения и дополнения или они утратили силу, отменены.
Удостоверение копий постановлений и распоряжений главы администрации (губернатора) области, постановлений администрации области.
Первичная обработка служебной корреспонденции, информационных материалов и представление их главе администрации (губернатору) области, вице-губернатору области, первому заместителю главы администрации области для рассмотрения.
Представление заместителю главы администрации области -руководителю аппарата проектов постановлений и распоряжений главы администрации (губернатора) области, постановлений администрации области с сопроводительными документами и иных, направляемых на подпись главе администрации (губернатору) области, документов.
Направление в пресс-службу комитета по информации, печати и связям с общественностью администрации области подписанных главой администрации (губернатором) области постановлений, распоряжений и иных документов, подлежащих опубликованию в средствах массовой информации в соответствии с Законом Калининградской области «О порядке предоставления информации органами государственной власти Калининградской области».
Обработка служебной корреспонденции, информационных материалов, представление членам администрации области служебной корреспонденции, рассмотренной главой администрации (губернатором) области, вице-губернатором области, для ознакомления и исполнения, а также других документов, адресованных непосредственно заместителям главы администрации области и руководителям органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата главы администрации (губернатора) области, аппарата администрации области.
Обеспечение изготовления документов, их копирования и тиражирования.
Обеспечение своевременного прохождения документов, рассмотренных главой администрации (губернатором) области, вице-губернатором области, заместителями главы администрации области, в соответствии с их резолюцией, Регламентом администрации Калининградской области и Инструкцией по делопроизводству в администрации области.
Представление информации заместителю главы администрации области - руководителю аппарата о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции, поступившей в администрацию области.
Проведение анализа состояния делопроизводства в администрации области и подготовка предложений заместителю главы администрации области - руководителю аппарата по ее совершенствованию.
Систематическая отправка копий принятых постановлений и распоряжений главы администрации (губернатора) области, постановлений администрации области в Главное государственно-правовое управление Президента Российской Федерации.
Направление в Министерство юстиции Российской Федерации через его территориальный орган (управление юстиции) копий постановлений и распоряжений главы администрации (губернатора) области, постановлений администрации области.
Формирование сводной номенклатуры дел администрации области.
Обеспечение хранения документов в архиве администрации области.
Учет и регистрация командировочных удостоверений сотрудников администрации области, прибывающих в администрацию области сотрудников федеральных органов государственной власти.
Обработка документов, законченных текущим делопроизводством, формирование документационного фонда, обеспечение сохранности документов, последующая передача их на хранение в архив администрации области согласно утвержденной номенклатуре дел.
Оказание методической и практической помощи в организации делопроизводства органам исполнительной власти области и структурным подразделениям аппарата главы администрации (губернатора) области аппарата администрации области.
Выдача копий архивных документов по запросам руководителей органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата главы администрации (губернатора) области, аппарата администрации области и обращениям граждан области.
Организация обучения, обмена опытом работников органов исполнительной власти области и структурных подразделений аппарата главы администрации (губернатора) области, аппарата администрации области, занимающихся делопроизводством.
Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб, поступающих в управление.
По поручению заместителя главы администрации области -руководителя аппарата участие в подготовке и материально-техническом обеспечении мероприятий, проводимых главой администрации (губернатором) области, вице-губернатором области, заместителями главы администрации области.
Выполнение копировально-множительных, машинописных переплетных работ.
Подготовка Координационного плана основных мероприятий администрации области на предстоящий месяц.
Разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления.
Участие в проведении мероприятий мобилизационной подготовки во взаимодействии с управлением мобилизационной подготовки и резервов администрации области.
Осуществление контроля за соответствием подготовленных к выпуску нормативных правовых актов требованиям Регламента администрации Калининградской области и Инструкции по делопроизводству в администрации Калининградской области, проводить их систематизацию и орфографическую корректировку.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ

Управление для осуществления своих задач имеет право:

- Запрашивать и получать в установленном порядке информацию и необходимые для своей деятельности материалы от территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата главы администрации (губернатора) области, аппарата администрации области, органов местного самоуправления.

- Взаимодействовать с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти области, структурными подразделениями аппарата администрации области, аппарата главы администрации (губернатора) области, органами местного самоуправления по вопросам ведения делопроизводства и документооборота.

- Использовать имеющиеся в администрации области системы связи и информации.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

работников отдела делопроизводства управления делами администрации области

Начальник отдела делопроизводства:

- руководит деятельностью отдела, контролирует состояние трудовой и исполнительской дисциплины, осуществляет распределение обязанностей работников отдела, определяет меры по реализации задач, стоящих перед отделом;

- обеспечивает качественное выполнение множительных, машинописных и переплетных работ для структурных подразделений администрации области;

- обеспечивает обучение на рабочем месте безопасным условиям труда и инструктаж в соответствии с Положением об охране труда и техники безопасности, создает условия для профессионального роста работников отдела, вносит предложения начальнику управления по их своевременной подготовке и переподготовке;

- составляет графики выполнения множительных и переплетных работ, устанавливает очередность их выполнения. Определяет потребность отдела в оборудовании, материалах и составляет заявки на их получение;

- обеспечивает сохранность принятой в работу документации, надлежащее состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования, техники безопасности при выполнении множительных и переплетных работ. Изучает причины вызывающие брак при выполнении работ и принимает меры по его предупреждению;

- осуществляет анализ документооборота администрации области, связанного с множительными работами, готовит предложения по его совершенствованию;

- участвует в разработке и осуществлении технической политики в вопросах оснащения и эксплуатации множительной техники администрации области;

- вносит предложения начальнику управления делами о поощрениях или применении дисциплинарных взысканий к работникам отдела;

- принимает участие в совещаниях проводимых начальником управления делами;

- взаимодействует с комитетами, управлениями и отделами администрации области по вопросам делопроизводства, документооборота и эксплуатации множительной техники;

- принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем управленческого труда;

- несет ответственность за правильное и своевременное выполнение задач возложенных на отдел, своевременное принятие мер по устранению недостатков в работе, за исправное состояние техники и оборудования, за соблюдение правил техники безопасности, внутреннего распорядка и дисциплины.

Начальник отдела делопроизводства подчиняется непосредственно начальнику управления делами, назначается и освобождается от занимаемой должности приказом заместителя главы администрации области-руководителя аппарата по представлению начальника управления делами.

В период временного отсутствия начальника отдела делопроизводства, его обязанности исполняет лицо, назначаемое начальником управления делами.

Заместитель начальника отдела делопроизводства:

- обеспечивает своевременную обработку входящей и исходящей корреспонденции;

- осуществляет систематический контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

- распределяет и обрабатывает документы, поступившие после рассмотрения главой администрации (губернатором) области и его заместителей;

- размножает документы согласно резолюции главы администрации (губернатора) области для исполнителей;

- принимает исполненные документы и передает их для доклада главе администрации (губернатору) области;

- организует работу по хранению материалов текущего делопроизводства, формирование дел и сдачу на государственное хранение;

- обеспечивает подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов и анализа документооборота;

- оформляет командировочные документы, регистрирует работников, прибывших в командировку в администрацию области;

- обеспечивает соблюдение работниками канцелярии трудовой дисциплины;

- разрабатывает график отпусков работников отдела делопроизводства;

- ведет табель учета рабочего времени сотрудников управления делами администрации области.

Ведущий специалист 1

- учитывает, обрабатывает и выдает документы внутренней переписки администрации области;

- отправляет исполненную документацию по адресатам;

- обеспечивает работу франкировальной машины;

- оформляет подписку и обеспечивает периодической печатью главу администрации (губернатора) области, его заместителей, органы исполнительной власти и структурные подразделения администрации области;

- обеспечивает сохранность проходящей документации;

- выдает справки по зарегистрированным документам.

Ведущий специалист 2

- принимает, оформляет регистрационные карточки на исходящие документы, подписанные главой администрации (губернатором) области и его заместителями;

- оформляет и отправляет корреспонденцию фельдъегерской связью;

- регистрирует поручения по выполнению решений коллегии (совещаний);

- ведет учет переписки между главой администрации (губернатором) области, его заместителями, органами исполнительной власти и структурными подразделениями администрации области;

- выдает справки по зарегистрированным документам;

- обеспечивает сохранность проходящей документации;

- ведет учет и выдачу фирменных бланков администрации области;

- оформляет, подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством.

Ведущий специалист 3

- принимает и регистрирует корреспонденцию;

- распределяет документы, адресованные непосредственно органам исполнительной власти и структурным подразделениям администрации области;

- выдает справки по зарегистрированным документам

- обеспечивает сохранность проходящей документации;

- оформляет, подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством.

Ведущий специалист 4

- организует хранение и обеспечивает сохранность документальных материалов, поступивших в архив;

- принимает от структурных подразделений администрации области документы, законченные делопроизводством;

- участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;

- обеспечивает учет, сохранность документов постоянного срока хранения и по личному составу, находящихся в архиве;

- шифрует единицы хранения, размещает дела, ведет их учет;

- подготавливает сводные описи единиц постоянного хранения и по личному составу;

- осуществляет в установленные сроки подготовку и передачу дел постоянного срока хранения в государственный архив Калининградской области;

- принимает участие в работе экспертной комиссии администрации области;

- исполняет запросы структурных подразделений администрации области, иных организаций и заявлений граждан по документам, находящимся в архиве;

- осуществляет выдачу дел во временное пользования, изготовление и выдачу копий документов, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

- организует и проводит своевременную обработку документов постоянного срока хранения и по личному составу;

- осуществляет подготовку к списанию документов с истекшими сроками хранения;

- представляет на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов описи дел постоянного срока хранения и по личному составу;

- составляет и представляет в установленные сроки в госархив области паспорт ведомственного архива;

- создает и ведет справочный аппарат к документам архива: описи, картотеку на документы по личному составу, историческую справку;

- вносит предложения руководству управления делами администрации области по совершенствованию организации работы архива и созданию условий, обеспечивающих сохранность документов.

Ведущий специалист 5

- обеспечивает своевременное и качественное выполнение множительных работ для всех структурных подразделений в необходимых количествах;

- ведет учет поступления документов и расхода материалов;

- обеспечивает сохранность принятой в работу документации, надлежащее состояние рабочих мест, соблюдение правил эксплуатации оборудования, техники безопасности при выполнении копировальных и множительных работ;

- осуществляет работу со средствами цветного копирования только по распоряжению начальника отдела, ведет специальный журнал учета материалов цветной печати (при наличии допуска оформляемого приказом руководителя аппарата);

- изучает причины вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ и принимает меры к его предупреждению;

- выполняет работы по ламинированию материалов, а также переплетные работы;

- обеспечивает исправное состояние средств копировально-множительной техники и другого оборудования, ведет журнал копируемых материалов;

- опечатывает, ставит на сигнализацию, сдает под охрану посту милиции кабинет со средствами цветного копирования;

- предъявляет требования к исполнителям за правильное оформление заказа, заполнение журнала учета копируемых материалов, а также соответствия первых экземпляров (подлинников) необходимым техническим требованиям (согласно инструкции по делопроизводству в администрации области).

- вносит предложения начальнику отдела множительных и машинописных работ по совершенствованию работы;

- принимает участие в совещаниях проводимых в управлении;

- несет ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей предусмотренных положением об управлении делами и настоящей инструкцией, действующими правовыми актами, за нарушение трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка отдела множительных и машинописных работ.

Ведущий специалист подчиняется непосредственно начальнику отдела, назначается и освобождается от занимаемой должности приказом по аппарату по представлению начальника отдела, управления.

В период временного отсутствия ведущего специалиста его обязанности исполняет лицо, назначаемое начальником отдела.

ПРИМЕНЯЕМЫЕ ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА И ИМЕЮЩИЕСЯ ИНФОРМАЦИОННЫЕ БАЗЫ

- система автоматизации делопроизводства и документооборота “ДЕЛО” версия 8.0