Geum.ru

А. И. Михайлова Автоматизированная система бюджетного управления как инструмент эффективного управления компанией

Вид материалаДокументы
Подобный материал:
А. И. Михайлова

Автоматизированная система бюджетного управления как инструмент эффективного управления компанией

Российская Федерация

ГОУ СПО «Магнитогорский государственный университет»

Высокая конкуренция в современном мире бизнеса заставляет участников рынка искать все новые пути минимизации издержек. Достижение данной цели становится возможным при использовании новых технологий управления, которые позволяют повысить эффективность управления финансовыми результатами и оптимизируют деятельность предприятия. Один из таких инструментов бюджетирование. Следует сказать, что применение методов бюджетирования - это одна из характеристик, наряду с наличием четких целей и стратегии, по которой специалисты (экономисты) судят об успешности той или иной компании. При эффективной реализации бюджетирования компания приобретает такие конкурентные преимущества, как улучшение управляемости и прозрачности бизнеса, оптимизация использования ресурсов, повышение инвестиционной привлекательности компании, оперативное принятие эффективных управленческих решений и оценка возможных последствий этих решений.

Общеизвестно, что бюджетирование - это непрерывная процедура составления и исполнения планов на определенный период в количественных (обычно денежных) показателях с целью эффективного достижения стратегических ориентиров. В глоссарии управленческого учёта, разработанному экспертами по заказу Минэкономразвития России, приведено следующее определение: «бюджетирование (планирование, budgeting)   это процесс планирования движения ресурсов по предприятию на заданный будущий период и (или) проект» [2]. По мнению Е. М. Стояновой, «...процесс бюджетирования является составной частью финансового планирования, т. е. процесса определения будущих действий по формированию и использованию финансовых ресурсов...» [12, С. 409]. Некоторые авторы акцентируют внимание на том, что бюджетирование   это не только непрерывная процедура составления и исполнениия бюджетов, а инструмент достижения целей компании и выполнениия стратегии предприятия. «Именно бюджетирование приводит стратегию в действие» [4].

В условиях широкого использования информационных технологий особое значение приобретает автоматизация бюджетирования. Методы бюджетирования используется в нашей стране еще с советских времен. С тех пор механизмы и инструменты данного процесса существенно изменились.

На сегодняшний день на практике применяются два основных варианта автоматизации бюджетирования на предприятии. В рамках наиболее распространенного первого варианта компания выбирает программный продукт, реализующий бюджетирование, настраивает его и внедряет в деятельность своего предприятия. Данный способ автоматизации имеет огромный минус: несоответствие модели бюджетирования, заложенной в программное средство механизму бюджетирования на предприятии, вследствие чего использование данного средства нецелесообразно и неэффективно.

Второй вариант предполагает разработку методологии и регламентов бюджетирования, которые в течение определенного периода используются на предприятии (например, с помощью электронных таблиц). Данный подход является более трудоемким и, на первый взгляд, более длительным по сравнению с первым. Однако, если приобретенное средство автоматизации бюджетирования не подходит компании или реализует лишь минимальные требования, растрата финансовых и временных ресурсов, а самое главное, отсутствие эффективного бюджетирования оказывается гораздо большей потерей. При втором варианте, несомненно, на постановку бюджетирования без автоматизированного средства потребуется много усилий со стороны сотрудников и менеджеров компании. В этом случае, результатом после затраченных усилий станет четкое понимание требований к средству автоматизации, которое в последствии можно либо купить, либо разработать собственными силами.

Существует также так называемый комбинированный подход к автоматизации бюджетирования на предприятии, учитывающий достоинства рассмотренных первых двух вариантов и частично ликвидирующий их недостатки. Данный подход является менее распространенным на настоящий момент, но он позволяет получить именно такую систему бюджетирования, которая будет полезным помощником в управлении компанией.

«Логика его заключается в разделении задач автоматизации планировании и учета, поскольку они должны основываться на принципиально разных моделях» [5]. Основная задача ИТ-отдела компании добиться, чтобы модели учета и планирования в компании были формализованы, а также чтобы были отработаны регламенты сбора и представления информации, например, в электронных таблицах. В таком случае автоматизация намного упрощается, иначе серьезно и многократно усложняется, так как общеизвестно, что «если автоматизировать хаос, получится автоматизированный хаос». Основная сложность подхода заключается в последующей интеграции планового и учетного модулей в единую систему бюджетирования. В рамках данного подхода автоматизация бюджетирования осуществляется в несколько этапов, которые можно осуществлять либо, параллельно, либо последовательно.

Этап 1. Автоматизация учета

Данный этап является первоочередным в процессе автоматизации бюджетирования. Следует отметить, что задача автоматизации учета решается легче, чем задача автоматизации планирования. После внедрения программного модуля учета на предприятии будет осуществляться ввод, хранение и обработка фактических данных, которые в последствии пригодятся для составления плановых показателей (бюджетов) после внедрении планового модуля.

Этап 2. Автоматизация планирования

Данная задача является более сложной в реализации. Так как в отличие от автоматизации учета, автоматизация планирования не является универсальной задачей. Несмотря на то, что поставщики готовых средств автоматизации заявляют, что их программный продукт является конструктором и настаивается под любую модель бюджетирования, реализованную на предприятии,   это лишь рекламных ход, позволяющий увеличить объемы продаж. На данном этапе провести непосредственно саму автоматизацию необходимо лишь тогда, когда весь механизм планирования отработан практически до совершенства, так как ошибки при автоматизации плановой модели приведут к гораздо более серьезным последствиям. Как уже упоминалось, сначала следует отработать методологию планирования в электронных таблицах. «После этого можно будет подготовить детальное ТЗ на автоматизацию, причем модель, составленная в электронных таблицах, может послужить прототипом будущей автоматизированной системы планирования» [5].

Этап 3. Создание единой автоматизированной системы бюджетирования

Естественно, что если при реализации программных модулей планирования и учета следует задумываться об их совместимости и последующей интеграции, а не создавать две отдельные программы. В данном случае, при осуществлении данного этапа не возникнут непреодолимые трудности, заставляющие вернуться к разработке системы] с самого начала.

Единая автоматизированная система бюджетирования имеет множество преимуществ. Но ценность самого процесса бюджетирования не только в анализе прошедшего отчетного периода. Бюджетирование должно предоставлять возможность эффективно и разумно управлять компанией, основываясь на финансовых показателях. «Управлять, - значит ставить конкретные; цели, планировать, осуществлять контроль на основе утвержденных; планов, анализировать результаты, сопоставляя их с плановыми показателями, выявлять причины отклонений и принимать решения, устраняющие эти расхождения» [6]. В данном контексте следует говорить! уже о бюджетном управлении - о технологии, позволяющей менеджерам i принимать оперативные решения, оптимальные для сложившейся ситуации. «Бюджетное управление - оперативная система управления компанией по центрам ответственности через бюджеты, позволяющая достигать поставленные цели путем наиболее эффективного использования ресурсов» [6]. «Также бюджетное управление это механизм, эффективно поддерживающий коммуникацию и взаимодействие всех уровней компании в процессе достижения стратегических целей» [6].

Использование бюджетного управления дает наилучший эффект при интеграции управленческих и информационных технологий. В этом случае повышаются возможности применения бюджетных механизмов в управлении компанией. Основные преимущества автоматизации процесса бюджетного управления: использование единого информационного хранилища данных, оперативность предоставления информации, наличие инструментов для реализации аналитических возможностей, снижение временных и трудовых затрат на поиск и обработку информации.

Автоматизированная система бюджетного управления (АСБУ) охватывает полный цикл бюджетирования, реализует оперативное бюджетное управление. Цель разработки АСБУ   «внедрение инструмента, обеспечивающего информационную поддержку бизнес-процессов ! планирования, организации, анализа и контроля оперативной деятельности предприятия в интересах достижения целей и реализации стратегий предприятия за счет наиболее эффективного управления ресурсами» [11].

АСБУ позволяет менеджерам компании получить информацию о текущем состоянии бизнеса, и понимание того, на каком этапе своего развития находится предприятие. В частности, АСБУ должна предоставлять руководству компании возможности:
  • определять состояние и динамику развития компании;
  • описать стратегию предприятия в виде измеримых финансовых показателей, т.е. увязать планы оперативной деятельности с целями предприятия;
  • определять объем и источники формирования финансовых ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей развития;
  • контролировать, корректировать и согласовывать движение финансовых потоков;
  • повысить уровень оперативности принятия управленческих решений.

Таким образом, АСБУ - это программно-аппаратная система, которая выполняет, как минимум, две функции корпоративных информационных систем: планирование бюджета компании и учёт его выполнения, а также, в случае необходимости, использует технологии поддержки принятия решений. В связи с вышесказанным, следует отметить, что полнофункциональная АСБУ должна обеспечивать:
  • автоматизацию процессов планирования и прогнозирования;
  • удобство и оперативность формирования бюджетов компаний и сводных бюджетов группы компаний в необходимые сроки;
  • учет и контроль фактического исполнения бюджета (анализ «план-факт»), мониторинг исполнения планов и бюджетов в реальном времени, значительно снизив трудоемкость данных процессов;
  • оперативную корректировку текущих планов и бюджетов;
  • анализ данных в различных разрезах и с различной степенью детализации (в т.ч. анализ отклонений) в интересах, как планирования, так и принятия управленческих решений;
  • моделирование финансовых процессов путем изменения входных параметров (анализ «что, если...»);
  • стандартизированный ввод и автоматическую обработку данных; а также безопасность хранения информации и строгую регламентацию доступа к ней.

Такая система позволит повысить информационную прозрачность бизнеса для собственников компании, а для менеджеров - улучшить управляемость бизнеса. Также использование АСБУ в управлении компанией имеет ряд других преимуществ: 1) обеспечение финансовой устойчивости и повышение инвестиционной привлекательность компании; о повышение уровня оперативности принятия эффективных управленческих решений и оценка возможных последствий этих решений; 2) повышение оперативности управления ресурсами предприятия, оборотными средствами, запасами, повышение эффективности их использования.

На основе вышесказанного можно сделать вывод о том, что АСБУ является инструментом эффективного управления компанией, отвечающим всем требованиям, возлагаемым уровнем развития рыночных отношений и степенью информатизации общества.

Литература:
  1. Абрамова, И. Ресурсы на будущее. Постановка бюджетирования компаниях: основные аспекты / И. Абрамова. Режим доступа: ru/b_res_fut.shtml.
  2. Андрющенко, А. Постановка бюджетирования / А. Андрющенко Консультант.   2005.   № 23. Режим доступа: u /management/finance/budget/manage budgetingjhtml.
  3. Боровков, П. Финансовая структура   шаг к бюджетам или бюджетированию? / П. Боровков. Режим доступа: http://www.fd.ru/article/25Q4.html.
  4. Дронченко, О. Принципы эффективного бюджетирования / О. Дронченко. Режим доступа: http://www.fd.ru/toprinter/news/1338.html
  5. Карпов, А. Новый подход к автоматизации финансовой модел бюджетирования / А. Карпов. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/finances/sectipn 12/article_3292/.
  6. Кочнев, А. Преимущества системы бюджетного управления /А. Кочнев. Режим доступа: http://www.am.ru/publications/finances/section_n/article_25/.
  7. Кочнев, А. Что важно знать о бюджетировании Генеральному Директору / А. Кочнев // Генеральный Директор.   2006.   №1. -Режим доступа: сfm.ru/managerngnt/finance/budget/bud getin g. shtml,
  8. Крючков, А. Современные технологии бюджетирования / А. Крючков. Режим доступа: u/management/finance/budget/modemjjudget shtml
  9. Пушкарев, Е. О "мягком" и "жестком" бюджетировании / Е. Пушкарев. Режим доступа: m/management/finance/budget/
  10. Ю.Савчук, В.П. Финансовое планирование и разработка бюджета предприятия / В.П. Савчук. Режим доступа: ru/management/budgeting/index.shtml.
  11. Сайт компании «РДТЕХ». Режим доступа: ссылка скрыта
  12. Стоянова, Е.С., Балабанов И.Т., Бланк И.А. и др. Финансовый менеджмент: теория и практика: Учебник / Е.С. Стоянова, И.Т.Балабанов, И.А. Бланк и др. / Под ред. Е.С. Стояновой. - 5-е из. перераб. и доп.   М.: Изд-во «Перспектива», 2000.   656 с.
  13. Федосеев, А. ИНТАЛЕВ: Внедрение без обмана / А. Федосеев, Котельников.   Режим доступа: ссылка скрыта
  14. Финансы для нефинансистов. Режим доступа : ru/management/fmance/akmr/index.shtml.