Практическое пособие по ндфл часть I. Общие положения глава налогоплательщики ндфл
| Вид материала | Документы |
- Практическое пособие по налогу на прибыль часть I. Общие положения глава налогоплательщики, 7093.8kb.
- Практическое пособие по ндс часть I. Общие положения глава налогоплательщики ндс, 12030kb.
- Программа прохождения практики по профилю специальности студентами III, 26.82kb.
- Рекомендации по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме №2-ндфл «справка, 96.21kb.
- Рекомендации по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме №2-ндфл "справка, 107.34kb.
- Рекомендации по заполнению формы 2-ндфл "Справка о доходах физического лица за 20 год", 658.35kb.
- Пояснительная записка к справке по форме 2-ндфл, 22.69kb.
- Статья 219 нк РФ, 302.51kb.
- Эксперт Эврики Наталья Потапкина ответила на вопросы участников бесплатного вебинара, 87.25kb.
- Практическое пособие по налогу на имущество организаций часть I. Общие положения глава, 10536.78kb.
Для налоговых агентов установлена обязанность вести учет доходов, которые они выплатили физическим лицам. Такой учет ведется индивидуально по каждому физическому лицу по форме, которая утверждается Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Поскольку до настоящего времени финансовое ведомство такую форму не утвердило, для ведения учета применяется налоговая карточка по форме 1-НДФЛ, утвержденная Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583. Этим же Приказом утвержден Порядок заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (далее - Порядок).
Налоговые карточки являются первичным документами налогового учета (Письмо МНС России от 12.05.2004 N 14-3-03/1712-6). В них вы отражаете доходы, которые выплачиваете физическим лицам, учитываете налоговые вычеты, производите расчет налоговой базы, указываете суммы исчисленного и удержанного налога. Разделы налоговой карточки построены таким образом, чтобы производить расчет НДФЛ по каждому виду доходов, в отношении которых установлены разные налоговые ставки.
На основе налоговых карточек вы заполняете справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.
10.1. КТО ОБЯЗАН ВЕСТИ НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ
Налоговый учет доходов, выплаченных физическим лицам, должны вести все налоговые агенты.
Напомним, что налоговыми агентами по НДФЛ являются (п. 1 ст. 226 НК РФ):
- российские организации;
- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;
- индивидуальные предприниматели;
- нотариусы, занимающиеся частной практикой;
- адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.
Примечание
Подробнее о том, кто является налоговым агентом, вы можете узнать в разд. 9.1 "Кто является налоговым агентом по НДФЛ".
Если вы являетесь налоговым агентом, то должны вести налоговый учет всех выплаченных физическим лицам доходов независимо от их формы и вида. Иными словами, учитывать нужно доходы, выплаченные в денежной и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключение составляют лишь те доходы, которые в полной сумме не подлежат налогообложению - их в налоговой карточке отражать не нужно (абз. 10 Порядка). Перечень таких доходов содержится в ст. 217 НК РФ.
Примечание
О том, как определяется налоговая база по доходам, полученным в натуральной форме и в виде материальной выгоды, вы можете узнать в разд. 4.2 "Налоговая база при получении дохода в натуральной форме", разд. 4.3 "Налоговая база при получении дохода в виде материальной выгоды".
Если ваша организация имеет обособленные подразделения, которые самостоятельно выплачивают доходы физическим лицам и удерживают с них НДФЛ, то и налоговый учет выплаченных доходов обязаны вести эти обособленные подразделения. Если же с доходов, выплаченных через обособленное подразделение, НДФЛ удерживает головная организация, то и обязанность по ведению учета таких доходов ложится на нее.
Например, организация "Альфа" находится в г. Москве и имеет два обособленных подразделения в г. Щелково и г. Электроугли. Обособленные подразделения не имеют отдельного баланса и расчетных счетов. Все обязанности по уплате налогов выполняет головной офис. В этом случае он также должен вести учет доходов работников обособленного подразделения.
Примечание
Подробнее об уплате НДФЛ обособленным подразделением организации вы можете узнать в разд. 9.5 "Порядок уплаты НДФЛ обособленными подразделениями".
10.2. КТО НЕ ОБЯЗАН ВЕСТИ НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ
Если вы не являетесь налоговым агентом, то, соответственно, и вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, не обязаны. Этот вывод следует из п. 1 ст. 230 НК РФ.
Примечание
Подробнее о том, когда организация не выступает налоговым агентом, вы можете узнать в разд. 9.3 "Когда организация не удерживает НДФЛ".
Контролирующие органы также указывают на то, что в отсутствие обязанности удержать НДФЛ вести учет доходов физических лиц не нужно.
В частности, это касается выплат нотариусам, индивидуальным предпринимателям, а также физическим лицам при покупке их имущества (Письма Минфина России от 18.07.2005 N 03-05-01-04/238, ФНС России от 28.04.2006 N 04-1-04/241, от 19.06.2006 N 04-1-03/334, УФНС России по г. Москве от 14.03.2007 N 28-11/22942@, от 26.10.2006 N 28-11/94267).
Однако не всегда налоговые органы на местах соглашаются с таким подходом. Дело в том, что в Порядке указано, что налоговая карточка ведется по каждому физическому лицу, которому был выплачен доход, в том числе и по индивидуальным предпринимателям (включая частных нотариусов, частных охранников, частных детективов), - по выплатам за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы. Доходы этих лиц отражаются в разд. 7 налоговой карточки.
Арбитражные суды при разрешении подобных споров, как правило, не поддерживают налоговых инспекторов и выносят решения в пользу налогоплательщиков. Так, суды подтверждают, что не нужно вести учет доходов, которые были выплачены:
- нотариусам за оказанные нотариальные услуги (п. 3 Постановления ФАС Поволжского округа от 01.03.2005 N А49-7379/04-276А/11, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.04.2004 N А42-7021/03-5, ФАС Центрального округа от 12.07.2004 N А23-3877/03А-18-366);
- индивидуальным предпринимателям за поставленные ими товары, оказанные услуги, выполненные работы (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 N А56-19860/2005, от 18.06.2004 N А56-50600/03, от 08.04.2004 N А42-1314/03-29, п. 3 Постановления ФАС Поволжского округа от 01.03.2005 N А49-7379/04-276А/11);
- победителям лотереи (за исключением стимулирующих), тотализаторов, иных азартных игр (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 06.06.2005 N А42-12936/04-27, от 16.06.2004 N А05-358/04-20, ФАС Центрального округа от 15.04.2005 N А68-124/14-04, ФАС Дальневосточного округа от 12.05.2004 N Ф03-А51/04-2/955);
- физическим лицам при покупке их имущества (Постановление ФАС Центрального округа от 30.01.2006 N А09-5519/05-21, п. 3 Постановления ФАС Поволжского округа от 01.03.2005 N А49-7379/04-276А/11).
10.3. ФОРМА ВЕДЕНИЯ УЧЕТА ДОХОДОВ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ
Как мы уже упоминали, форма ведения учета доходов физических лиц должна быть утверждена Минфином России. Поскольку этого до сих пор не сделано, финансовое ведомство рекомендует вести учет в налоговых карточках по форме 1-НДФЛ (Письмо Минфина России от 30.11.2006 N 03-05-01-04/322).
Обратите внимание!
Если вы ведете учет по иной форме, налоговые органы не имеют права вас за это оштрафовать. Ведь обязательная форма финансовым ведомством пока не установлена (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.05.2007 N А56-23810/2005, от 24.04.2006 N А42-9448/2005).
Подробнее этот вопрос рассмотрен в разд. 10.5 "Ответственность за неведение учета доходов физических лиц".
Налоговые карточки вы можете вести как в бумажном, так и в электронном виде (Письмо Минфина России от 10.07.2006 N 03-05-01-04/206). Однако и в том и в другом случае нужно будет обеспечить сохранность данных в течение четырехлетнего периода (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Отметим, что форма карточки 1-НДФЛ была утверждена на 2003 г. и некоторые ее разделы не отвечают требованиям законодательства. Поэтому их лучше скорректировать с учетом последних изменений Налогового кодекса РФ.
В частности, дорабатываются следующие разделы:
1. Раздел 3 "Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица":
- в случае предоставления стандартных вычетов на детей-инвалидов в графе "Стандартные налоговые вычеты" вводятся дополнительные строки с кодами вычетов 106 и 107 (см. Справочник "Коды вычетов" (утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@));
- если физическим лицам по месту работы предоставляется имущественный налоговый вычет, перед строкой "Налоговая база (с начала года)" добавляется графа "Имущественный налоговый вычет" с дополнительными строками кодов вычетов (см. Справочник "Коды вычетов").
Также после таблицы следует ввести строки о документальном подтверждении права физического лица на такой вычет. Это можно сделать по аналогии со строками в справке по форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@;
- в п. 3.2 необходимо изменить размер стандартных вычетов на ребенка с 300 до 600 руб. и с 600 до 1200 руб., а также указать вычет в размере 2400 руб.
2. Если вы выплачиваете доходы в виде процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 1 января 2007 г. (п. 5 ст. 224 НК РФ), в налоговую карточку вводится дополнительный раздел о налогообложении таких доходов.
3. Раздел 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода":
- строку таблицы "По ставке 6%" необходимо изменить на "По ставке 9%".
Примечание
Наглядно эти изменения показаны в разд. 10.4.12 "Пример заполнения налоговой карточки по форме 1-НДФЛ".
10.4. ЗАПОЛНЯЕМ НАЛОГОВУЮ КАРТОЧКУ ПО ФОРМЕ 1-НДФЛ
10.4.1. СТРУКТУРА НАЛОГОВОЙ КАРТОЧКИ
Налоговая карточка (форма 1-НДФЛ) состоит из девяти разделов. Ее структура сформирована таким образом, чтобы раздельно производить расчет налоговой базы по доходам, которые облагаются по разным ставкам. А расчет общей суммы налога отражается в разд. 6 налоговой карточки.
10.4.2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ЗАПОЛНЕНИЮ НАЛОГОВОЙ КАРТОЧКИ
Налоговую карточку вы ведете индивидуально по каждому физическому лицу, которому выплачиваете доход. Данные в нее нужно заносить ежемесячно исходя из всех произведенных выплат. В то же время в карточке вы не отражаете те доходы, которые полностью освобождены от налогообложения независимо от их суммы. Например, к ним относятся пособия по беременности и родам, полученные алименты, суммы единовременной материальной помощи членам семьи умершего работника и пр. (ст. 217 НК РФ, абз. 10 Порядка).
Если налогоплательщик одновременно получает от вас несколько видов доходов, например заработную плату, вознаграждение по гражданско-правовому договору, дивиденды, материальную помощь и прочее, на него оформляется только одна карточка. А разные виды доходов вы просто отразите в отдельных разделах.
В налоговой карточке вы указываете только те доходы, которые выплачиваете именно вы. Доходы, полученные от других налоговых агентов, отражать не нужно (абз. 3 п. 3 ст. 226 НК РФ, абз. 14 Порядка). Такая ситуация может возникнуть, когда налогоплательщик работает по совместительству в нескольких организациях или когда он в течение года сменил место работы.
Например, работник устроился работать в организацию в июле текущего года. До этого времени он работал в другой компании. На данного работника нужно завести налоговую карточку по форме 1-НДФЛ. В ней организация будет отражать только те доходы, которые выплачивает с июля. Разделы карточки, которые относятся к предыдущим месяцам, заполнять не нужно.
При заполнении налоговой карточки не нужно учитывать суммы, которые вы удерживаете из заработной платы (иного дохода) налогоплательщика по его распоряжению либо по решению суда или иных органов (например, алименты, суммы возмещения вреда и пр.). Дело в том, что они не влияют на расчет налоговой базы, так как вычитаются из дохода уже после удержания НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ, абз. 11 Порядка).
Все показатели в налоговой карточке вы указываете в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм НДФЛ. Суммы налога нужно исчислять в полных рублях, при этом значения до 50 коп. отбрасываются, а 50 коп. и более - округляются до целого рубля (абз. 12 Порядка).
Если доходы физического лица выражены в иностранной валюте, то они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату их фактического получения (п. 5 ст. 210 НК РФ, абз. 13 Порядка). Эта дата определяется в соответствии со ст. 223 НК РФ. Такой же порядок применяется и к расходам, если они учитываются при исчислении НДФЛ налоговым агентом.
Вносить данные в налоговую карточку лучше с использованием упомянутого выше Порядка. В то же время необходимо обращать внимание на изменения законодательства, которые произошли с момента принятия Порядка. Такие изменения мы будем отражать в комментариях по заполнению конкретных разделов карточки.
10.4.3. ЗАПОЛНЯЕМ РАЗДЕЛ 1
В разд. 1 "Сведения о налоговом агенте (источнике доходов)" указывается общая информация о налоговом агенте.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
Фрагмент разд. 1
РАЗДЕЛ 1. СВЕДЕНИЯ О НАЛОГОВОМ АГЕНТЕ (ИСТОЧНИКЕ ДОХОДОВ)
1.1. ИНН/КПП (для организации или ИНН для налогового агента -
индивидуального предпринимателя) __________________/______________
1.2. Код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете _
1.3. Наименование (фамилия, имя, отчество) налогового агента _____
__________________________________________________________________
1.4. Код ОКАТО ____________________
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
В строки данного раздела вносятся следующие сведения (в соответствии с порядком заполнения разд. 1 налоговой карточки).
В п. 1.1 через разделитель указываются ИНН и КПП организации либо ИНН налогового агента - физического лица.
Если карточка заполняется на работников обособленного подразделения, в этой строке указывается ИНН организации и КПП обособленного подразделения.
В п. 1.2 нужно отразить код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете, а для обособленных подразделений организации - код налоговой инспекции, в которой состоят на учете эти подразделения.
В п. 1.3 указывается сокращенное наименование организации согласно его написанию в ЕГРЮЛ начиная с содержательной части (например, "Альфа" ООО).
Если налоговым агентом выступает физическое лицо (индивидуальный предприниматель, нотариус и пр.), в эту графу нужно вписать фамилию, имя и отчество без каких-либо сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
В п. 1.4 заносится код административно-территориального образования (ОКАТО), на территории которого находится организация (обособленное подразделение) либо налоговый агент - физическое лицо. Показатели кода территорий содержатся в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления ОК 019-95. Данный код вы указываете также в платежных поручениях на перечисление НДФЛ.
10.4.4. ЗАПОЛНЯЕМ РАЗДЕЛ 2
В разд. 2 "Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)" вы указываете информацию о физическом лице, на которое оформляете налоговую карточку. Такую информацию следует получить у самого налогоплательщика.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
Фрагмент разд. 2
РАЗДЕЛ 2. СВЕДЕНИЯ О НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКЕ (ПОЛУЧАТЕЛЕ ДОХОДОВ)
2.1. ИНН ________ 2.2. Номер страхового свидетельства ПФР ________
2.3. Фамилия, Имя, Отчество ______________________________________
2.4. Вид документа, удостоверяющего личность: Код <*> ____________
2.5. Серия, номер документа ______________________________________
2.6. Дата рождения (число, месяц, год) __.__.____
2.7. Гражданство (код <*> страны) _______________
2.8. Адрес постоянного места жительства: Код <*> страны __________
Почтовый индекс ____________ Код <*> региона _______
Район __________________________ Город ___________________________
Населенный пункт ______ Улица ______ Дом __ Корпус ___ Квартира __
2.9. Статус (1 - резидент, 2 - нерезидент) _____________ реквизиты
документа, подтверждающего статус ________________________________
2.10. Стандартные налоговые вычеты заявлены (1), не заявлены (2) _
--------------------------------
<*> Значения реквизитов выбираются из справочников.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --
В строки данного раздела заносятся следующие сведения (в соответствии с порядком заполнения разд. 2 налоговой карточки):
- в п. 2.1 - ИНН налогоплательщика, указанный в свидетельстве о постановке физического лица на налоговый учет (если имеется);
- в п. 2.2 - номер страхового свидетельства физического лица в Пенсионном фонде РФ;
- в п. 2.3 - фамилия, имя и отчество получателя дохода, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранных физических лиц допускается написание с использованием букв латинского алфавита;
- в п. 2.4 - код документа, удостоверяющего личность. Этот код можно выбрать из Справочника "Коды документов" (утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@). Например, код паспорта гражданина РФ - 21;
- в п. 2.5 - серия и номер документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. Эти данные указываются по порядку без использования знака N. Если документ содержит только номер, серия не указывается;
- в п. 2.6 - число, месяц и год рождения физического лица;
- в п. 2.7 - код страны, гражданином которой является работник. Такой код выбирается из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Код России в нем - 643;
- в п. 2.8 - адрес постоянного места жительства работника (по прописке). Адрес указывается на основании документа, удостоверяющего личность, или другого документа, который подтверждает постоянное место жительства.
Последовательность написания адреса следующая:
Код страны; Индекс; Код региона; Район; Город; Населенный пункт (село, поселок и т.п.); Улица (проспект, переулок и т.п.); дом, корпус, квартира.
Согласно порядку заполнения разд. 2 код страны указывается при оформлении налоговой карточки на нерезидента и выбирается из ОКСМ. Тем не менее советуем этот код указать и для физического лица, проживающего в России.
Адрес налогоплательщика в иностранном государстве записывается в произвольной форме (можно использовать латинский алфавит). При этом поля "Индекс" и "Код региона" не заполняются.
Адрес в России отражается по следующим правилам.
В строке "Код региона" указывается код субъекта Российской Федерации (республики, края, области, округа), на территории которого налогоплательщик постоянно проживает. Такой код выбирается из Справочника "Коды регионов" (утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@).
Поскольку г. г. Москва и Санкт-Петербург являются одновременно и городами, и регионами Российской Федерации, в полях "город" и "район" ставятся прочерки, а заполняется только поле "Код региона" с указанием кода 77 (Москва) или 78 (Санкт-Петербург).
При заполнении строки "дом" можно использовать как числовые, так и буквенные значения, а также знак "/" для обозначения углового дома (например, 4А, 4/2). Если дом обозначен как "строение", его номер заполняется в поле "корпус".
При заполнении адреса можно использовать сокращения. Их перечень содержится в п. 5.3 Порядка заполнения и представления справки о доходах физического лица за 2003 год.
Если один из элементов адреса отсутствует, отведенное для него поле не заполняется.
Пример 1
Работник организации постоянно проживает по адресу: 115407, г. Москва, Кленовый бульвар, дом 15/2, строение 1, квартира 45.
Организация отразит эти данные следующим образом.
643
2.8. Адрес постоянного места жительства: Код <*> страны ----------
115407 77
Почтовый индекс ------------- Код <*> региона ----------
Район ---------------------- Город -------------------------------
Кленовый бульвар 15/2 1 45
Населенный пункт -- Улица --------- Дом ---- Корпус -- Квартира --
Пример 2
Работник организации постоянно проживает по адресу: 141181, Московская область, Щелковский район, поселок Краснознаменский, ул. Вокзальная, дом 5.
Организация отразит эти данные следующим образом.
643
2.8. Адрес постоянного места жительства: Код <*> страны ----------
141181 50
Почтовый индекс ------------- Код <*> региона ----------
Щелковский район -
Район ---------------------- Город -------------------------------
Краснознаменский П Вокзальная 5 - -
Населенный пункт ---- Улица ---------- Дом -- Корпус - Квартира --
В п. 2.9 проставляется цифра 1, если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, и цифра 2 - если налоговым резидентом не является.
В п. 2.10 проставляется цифра 1, если физическим лицом подано заявление о предоставлении стандартных налоговых вычетов, или 2 - если такие вычеты не заявлены.
10.4.5. ЗАПОЛНЯЕМ РАЗДЕЛ 3
Раздел 3 "Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица" является одним из основных в налоговой карточке. Он заполняется в отношении доходов, которые облагаются по налоговым ставкам 13 и 30%.
В данном разделе вы рассчитываете налоговую базу, отражаете налоговые вычеты, сумму исчисленного и удержанного налога.
Как мы рекомендовали ранее, разд. 3 вам следует доработать, в частности:
- в строку "Стандартные налоговые вычеты" ввести дополнительно вычеты с кодами 106 и 107;
- в п. 3.2 "Расходы на содержание 1 ребенка в размере" указать размеры вычетов в сумме 600, 1200 и 2400 руб.;
- раздел дополнить строками для учета имущественного вычета.
Примечание
Наглядно разд. 3 налоговой карточки с указанными изменениями приведен в разд. 10.4.12 "Пример заполнения налоговой карточки по форме 1-НДФЛ".
Отметим, что порядок заполнения разд. 3 различается в зависимости от статуса физического лица, которому вы выплачиваете доходы (резидент/нерезидент).
10.4.5.1. ЕСЛИ ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО - РЕЗИДЕНТ РФ