Вооруженных Силах Республики Беларусь раздел I общие положения инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Одобрен Советом Республики 30 июня 2006 года Изменения и дополнения: закон, 265.28kb.
- Одобрен Советом Республики 1 декабря 2006 года содержание: процессуальная часть раздел, 1789.98kb.
- Одобрен Советом Республики 8 февраля 1999 года общая часть глава 1 общие положения, 799.65kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Одобрен Советом Республики 20 декабря 2006 года Содержание раздел I. Общие положения, 4682.78kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств, 2012.32kb.
- Инструкция об особенностях организации и ведения бухгалтерского учета, составления, 31.94kb.
- Общие положения, 718.16kb.
- Приказ Министерства обороны Республики Беларусь 8 апреля 2002 г. №8 об утверждении, 2314.58kb.
документом на принятые дела и описи на них.
2. Акты на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе
учета и комплектования в двух экземплярах, учитываются в книге
регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в
этой книге.
3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и
хранитель фондов расписываются в актах о приеме дел и описей. Второй
экземпляр акта оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр
акта и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел
учета и комплектования.
4. На основании актов принятые дела учитываются в книге учета
поступивших и выбывших дел, о чем делается отметка в левом верхнем
углу накладной.
5. Акты на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с
документами на поступившие и выбывшие дела.
Форма 21
угловой штамп
_______________________
(дата, номер)
Начальнику Генерального штаба
Вооруженных Сил - первому заместителю
Министра обороны Республики Беларусь
(воинское звание, фамилия, инициалы)
Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив
Министерства обороны (должность, воинское звание, фамилия, имя,
отчество) для (указать цель работы).
Начальник штаба тыла Вооруженных Сил ______________________________
(воинское звание, подпись,
инициалы, фамилия)
Форма 21а
Угловой штамп
___________________
(дата, номер)
Начальнику организационного отдела
Генерального штаба Вооруженных Сил
Республики Беларусь
(воинское звание, фамилия, инициалы)
Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив
Министерства обороны Республики Беларусь (должность, воинское
звание, фамилия, имя, отчество) к (указать вид и объем документов).
(воинское звание, инициалы, фамилия) готовит справку о (указать
цель работы).
Начальник училища
_____________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
Форма 22
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ШТАБ
ВООРУЖЕННЫХ СИЛ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
___________________
ДОПУСК
(разрешение)
к работе с документами, хранящимися в Центральном архиве
Министерства обороны
Допустить _____________________________________________________
(должность, воинское звание, фамилия, имя, отчество)
____________________________________________________________________
к документам _______________________________________________________
(наименование объединений, соединений,
____________________________________________________________________
воинских частей и организаций и за какой период)
____________________________________________________________________
Цель и тема работы _________________________________________________
____________________________________________________________________
По заданию какой организации работает ______________________________
____________________________________________________________________
Характер использования документов __________________________________
Срок работы в Центральном архиве с ______ 20__ г. до _____ 20__ г.
Основание:
М.П.
Начальник отдела
_____________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
Форма 23
ЛИСТ
использования документов
Фонд № _____________ Опись № _______________ Дело № ________________
Наименование дела __________________________________________________
за 20__ г.
:-----------:--------:------------:-----------------:--------------:
: :Номера :Для какой :Характер :Фамилия и :
: :исполь- :цели :использования :подпись лица, :
:Дата записи:зованных:использованы:документов :сделавшего :
: :листов :документы :(снята копия, :запись :
: : : :сделана выписка) : :
:-----------:--------:------------:-----------------:--------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:-----------:--------:------------:-----------------:--------------:
:18.05.1998 : 2-5 :Для :Выписка в рабочую:Иванов :
:г. : :написания :тетрадь : :
: : :докторской : : :
: : :диссертации : : :
: : : : : :
:20.09.1998 : 17-29 :Подбор :Ксерокопия :Петров :
:г. : :материалов : : :
: : :для музея : : :
: : :боевой славы: : :
:-----------:--------:------------:-----------------:--------------:
Форма 24
КАРТОЧКА ВЫДАЧИ
Фонд № _________________ Опись № _________________ Дело № __________
Наименование дела __________________________________________________
____________________________________________________________________
Количество листов __________________________________________________
:-----------:--------------:---------------:-----------:-----------:
: : :Расписка : :Расписка :
:Дата выдачи:Кому выдано :получившего :Дата :получившего:
:(высылки) :(куда выслано):дело или :возвращения:дело :
: : :исходящий номер: : :
:-----------:--------------:---------------:-----------:-----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 :
:-----------:--------------:---------------:-----------:-----------:
:-----------:--------------:---------------:-----------:-----------:
:-----------:--------------:---------------:-----------:-----------:
:-----------:--------------:---------------:-----------:-----------:
Форма 25
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
ВЫДАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ВНУТРИ АРХИВА
Начата "____" _______________ 20__ г.
Окончена "____" _____________ 20__ г.
На "_____" листах
:---:-----------:-----:-----:-----:-------:------:-------:---------:
: : : : : :Коли- : : :Дата :
: : : : :Номер:чество : : :возвра- :
: № :Дата выдачи:Номер:Номер:дела :листов :Номер :Кому :щения и :
:п/п: :фонда:описи:по :(коли- :пленки:выдано :расписка :
: : : : :описи:чество : : :в приеме :
: : : : : :кадров): : : :
:---:-----------:-----:-----:-----:-------:------:-------:---------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 :
:---:-----------:-----:-----:-----:-------:------:-------:---------:
: 1 :18.05.1999 : 208 : 169 : 17 : 200 : - :Иванову: :
: : : : : : : : : :
: 2 : - : 208 : - : - : 200 : 18 :Петрову: :
:---:-----------:-----:-----:-----:-------:------:-------:---------:
Указания по ведению книги
1. При выдаче архивного дела заполняются все графы, кроме графы
7.
2. При выдаче позитива микрофильма графы 4, 5 не заполняются.
Форма 26
ОПИСЬ
АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
НАХОДЯЩИХСЯ У ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
_______________________________________________________
(воинское звание, фамилия, имя, отчество исследователя)
:---:-----------:-------------:-----:-----:-------:------:---------:
: : : : : :Коли- : :Дата :
: : : : :Номер:чество : :возвра- :
: № :Дата записи: Номер фонда :Номер:дела :листов :Номер :щения и :
:п/п: : :описи:по :(коли- :пленки:расписка :
: : : : :описи:чество : :в приеме :
: : : : : :кадров): : :
:---:-----------:-------------:-----:-----:-------:------:---------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 :
:---:-----------:-------------:-----:-----:-------:------:---------:
: 1 :18.05.1999 : 208 : 169 : 17 : 200 : - : :
: : : : : : : : :
: 2 :18.05.1999 : 208 : - : - : 200 : 18 : :
: : : : : : : : :
: 3 :18.05.1999 : Рабочая : : : 100 : - : :
: : : тетрадь : : : : : :
: : : инв.№ 18 : : : : : :
:---:-----------:-------------:-----:-----:-------:------:---------:
Указания по ведению описи
1. При учете архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие
тетради, официальные издания и печати.
Форма 27
КНИГА
УЧЕТА ОПИСЕЙ И АРХИВНЫХ ДЕЛ,
ПРИНЯТЫХ НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
Начата "____" __________ 20__ г.
Окончена "____" ________ 20__ г.
На "_____" листах
:------------:-----:----------:----------:------------------:------:
: : :Количество:Номера : Из них : :
:Наименование:Номер:дел, :дел, :-----------:------:Приме-:
:и номер :описи:числящихся:оказав- :совершенно :несек-:чание :
:фонда : :по описи :шихся :секретных и:ретных: :
: : : :в наличии :секретных : : :
:------------:-----:----------:----------:-----------:------:------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:------------:-----:----------:----------:-----------:------:------:
Форма 28
КНИГА
УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ И ОПИСЕЙ
Начата "____" ____________ 20__ г.
Окончена "____" __________ 20__ г.
На "_____" листах
:---:-----------------------------:-----:-----:--------:-----------:
: № : Наименование и номер фонда :Номер:Номер:За какой:Для отметок:
:п/п: :описи:дела :год : :
:---:-----------------------------:-----:-----:--------:-----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :
:---:-----------------------------:-----:-----:--------:-----------:
Форма 29
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ___________________________
(должность, воинское звание,
_____________________________________
подпись, фамилия, инициалы)
"____" __________________ 20__ г.
АКТ
проверки наличия и состояния документов и описей
Проверка наличия и состояния документов и описей ______________
(номер фонда,
____________________________________________________________________
название фонда или части фонда)
проводилась с "____" ____________ по "____" ____________ 20__ г.
Проверкой установлено:
1.1. Числится по учету описей __________________________________ шт.
1.2. Оказалось в наличии описей ________________________________ шт.
1.3. Недостает описей __________________________________________ шт.
2.1. Всего числится по описям _________________________________ дел.
2.2. Не оказалось в наличии ___________________________________ дел.
2.3. Не относится к данному фонду _____________________________ дел.
2.4. Не относится к данным описям _____________________________ дел.
2.5. Имеют литерные номера, не оговоренные в итоговой записи _______
_______________________________________________________________ дел.
2.6. Пропущено номеров, не оговоренных в итоговой записи ___________
_______________________________________________________________ дел.
2.7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям ____________ дел.
Из них:
- выданных во временное пользование за пределы архива _________
_______________________________________________________________ дел;
- требующих дезинфекции и дезинсекции ____________________ дел;
- требующих переплета и реставрации ______________________ дел;
- с неисправимыми повреждениями __________________________ дел.
3. Имеется не внесенных в описи _______________________________ дел.
4. Всего дел, относящихся к данному фонду __________________________
5. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления в
условиях их хранения _______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Проверку производили:
____________________________________________________________________
(должности, воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
Форма 30
ПАСПОРТ АРХИВА
____________________________________________________________________
(полное название архива)
____________________________________________________________________
(подчиненность)
____________________________________________________________________
(адрес архива)
Дата образования архива ____________________________________________
1. Помещение
:----------------:-------------:-----------------------------------:
: : :Краткая характеристика помещения :
:Площадь :Протяженность:(сухое, сырое, светлое, темное, :
:архивохранилища,:стеллажей, м :наличие вентиляции; вид отопления -:
:кв.м : :центральное, газовое, печное; :
: : :освещение - электрическое или иное):
:----------------:-------------:-----------------------------------:
2. Кадры
:----------:-----------:-------------------------------------------:
: : :Сведения о начальнике архива или лице, :
:Количество:Наличие :ответственном за архив :
:штатных :работника, :------------:-----------:------------------:
:работников:ответствен-: Фамилия, : : Стаж работы :
:архива :ного за : имя, :Образование:-----------:------:
: :архив : отчество : :в данной :в :
: : : : :организации:архиве:
:----------:-----------:------------:-----------:-----------:------:
3. Наличие и состояние документов
:----------------:-------------------------------------------------:
: : Фондов :
: :-------------------------------------------------:
: : Дел :
: :-------------------------------------------------:
: : Крайние даты документов :
: :-------------:-----------:-----------------------:
: : :Постоянного:Дел :
: : :хранения :-----------------------:
: В архиве : : :В том числе описано :
: : : :-----------------------:
: : : :Крайние даты документов:
: : Из них :-----------:-----------------------:
: : :По личному :Дел :
: : :составу :-----------------------:
: : : :В том числе описано :
: : : :-----------------------:
: : : :Крайние даты документов:
:----------------:-------------:-----------:-----------------------:
:В структурном :Дел :
:подразделении :-------------------------------------------------:
:(постоянного :Крайние даты документов :
:хранения) : :
:----------------:-------------------------------------------------:
Начальник архива ___________________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
М.П.
"____" ____________ 20__ г.
Форма 31
АКТ № _________
о сдаче документов в государственные архивы
Архив-сдатчик ______________________________________________________
Организация ________________________________________________________
Архив-приемщик _____________________________________________________
Организация ________________________________________________________
Основание сдачи ____________________________________________________
Название фонда _____________________________________________________
(название организации, документы которого подлежат
____________________________________________________________________
сдаче)
:------:----------------------:------------:----------:------------:
:Номер :Количество экземпляров:Крайние даты:Количество: Примечание :
:описей:описей :документов :дел : :
:------:----------------------:------------:----------:------------:
Всего описей _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
Всего дел __________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Состояние документов и описей ______________________________________
____________________________________________________________________
Одновременно сдаются _______________________________________________
____________________________________________________________________
Печать архива-сдатчика Сдал: представитель архива
__________________________
организации организации
__________________________
Печать архива-приемщика (подпись)
Принял: представитель архива
организации ____________________________
организации
_______________________ ____________________________
(дата) (подпись)
Форма 32
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
ВЫСЛАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ И ПОСТОЯННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА
Начата "____" ____________ 20__ г.
Окончена "____"___________ 20__ г.
На "_______" листах
:---:-------:---------:-----:-------:----------:------:------------:-------:--------:-----------------:-----------------:-----------:
: № :Дата :Номер :Номер:Номер :Количество:Номер :Наименование:Кому :На какой:Дата и исходящий :Дата и входящий :Расписка :
:п/п:высылки:(наимено-:описи:дела по:листов :пленки:дела :выслано:срок :номер документа, :номер документа, :хранителя :
: : :вание) : :описи :(кол-во : : : :выслано :при котором :при котором :фондов в :
: : :фонда : : :кадров) : : : :дело :выслано дело :возвращено дело :приеме дела:
:---:-------:---------:-----:-------:----------:------:------------:-------:--------:-----------------:-----------------:-----------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11 : 12 : 13 :
:---:-------:---------:-----:-------:----------:------:------------:-------:--------:-----------------:-----------------:-----------:
Указания по ведению книги
1. Книга ведется в архиве - за архив в целом.
2. При высылке архивного дела заполняются все графы, кроме графы 7.
3. При высылке позитивов микрофильмов графы 4 и 5 не заполняются.
4. При высылке дел (позитивов микрофильмов) в графе 9 указывается наименование воинской части (организации), в адрес которой выслано дело, а в графе 11 - номер сопроводительного письма.