Вооруженных Силах Республики Беларусь раздел I общие положения инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Одобрен Советом Республики 30 июня 2006 года Изменения и дополнения: закон, 265.28kb.
- Одобрен Советом Республики 1 декабря 2006 года содержание: процессуальная часть раздел, 1789.98kb.
- Одобрен Советом Республики 8 февраля 1999 года общая часть глава 1 общие положения, 799.65kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Одобрен Советом Республики 20 декабря 2006 года Содержание раздел I. Общие положения, 4682.78kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств, 2012.32kb.
- Инструкция об особенностях организации и ведения бухгалтерского учета, составления, 31.94kb.
- Общие положения, 718.16kb.
- Приказ Министерства обороны Республики Беларусь 8 апреля 2002 г. №8 об утверждении, 2314.58kb.
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
98. Учет документов в Центральном архиве ведется по фондам, а в пределах фонда - по делам. Архивные фонды учитываются по списку фондов (форма 18). Количественный учет архивных дел ведется по книге учета поступивших и выбывших дел (форма 16).
99. На каждый архивный фонд заводится дело фонда, в которое подшиваются описи и акты на выбывшие дела, и другие документы, характеризующие этот фонд. Делу фонда присваивается номер данного фонда. Дела фондов учитываются секретным порядком. При передаче документов всего фонда передается и дело фонда.
100. Исходные данные при составлении (дополнении) списков фондов устанавливаются по историческим формулярам и справкам, перечням воинских частей и организаций со сроками вхождения их в состав Вооруженных Сил, описям и документам фондов.
101. Наименование фондообразователя в списке фондов указывается полностью без сокращений в виде официально принятого названия воинской части (организации), которое определяется в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции. Если фондообразователь в период своего существования имел несколько наименований, то в списке указываются все его наименования в хронологической последовательности.
Наименования фондообразователей размещаются в списке фондов в алфавитном порядке или в порядке возрастания присвоенных воинским частям (организациям) общевойсковых номеров.
Для удобства пользования списком фондов при необходимости составляется указатель, по которому можно определить номер фонда, присвоенный документам того или иного фондообразователя.
102. Вновь поступающие в Центральный архив фонды заносятся в списки фондов и указатели к ним.
При передаче из Центрального архива документов всего фонда в списке фондов делается запись, в которой указывается, куда, когда и на основании каких документов передан фонд.
Номер выбывшего архивного фонда другому фонду не присваивается.
103. Описи на принятые дела в Центральном архиве учитываются (регистрируются) в книге учета описей (форма 19).
Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета описей (листу фонда), является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно буквы "сс", "с".
Номер выбывшей описи другой описи не присваивается.
В Центральном архиве описи после регистрации передаются в архивохранилища по акту (форма 20).
Учет личных (пенсионных) дел офицеров, высылаемых за пределы Центрального архива, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата высылки, инвентарный номер личного (пенсионного) дела, исходящий номер документа, при котором выслано дело, на кого выслано дело (фамилия, имя и отчество), кому и в какой адрес выслано дело, дата возвращения дела и входящий номер документа, расписка ответственного лица в приеме дела (форма 32).
104. Учет архивных дел, выдаваемых внутри Центрального архива, ведется по книге учета дел, выданных во временное пользование (форма 25). В Центральном архиве такие книги ведутся хранителями фондов в каждом архивохранилище.
105. В Центральном архиве систему научно-справочного аппарата составляют: описи дел, списки фондов, исторические справки и картотеки, компьютерные банки данных.
РАЗДЕЛ X
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
Глава 6
ОБОРУДОВАНИЕ И СОДЕРЖАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩ.
МЕРЫ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
106. Документы и описи в Центральном архиве хранятся в специально оборудованных помещениях - архивохранилищах.
Помещения архивохранилищ должны быть сухими, безопасными в противопожарном отношении, с капитальными перегородками от других помещений и санитарно-технических коммуникаций. Использовать под архивохранилища подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается.
107. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. Для вызова посетителями должностных лиц (дежурного по архивохранилищу) в архивохранилищах устанавливаются электрические звонки. Помещения архивохранилищ оборудуются электротехнической охранной сигнализацией.
108. Окна первых этажей, а также окна, расположенные около пожарных лестниц, балконов и других мест, оборудуются металлическими решетками или прочными внутренними ставнями. Окна архивохранилищ остекляются, как правило, специальным светорассеивающим стеклом. Несветорассеивающие стекла окрашиваются белой краской.
Для эвакуации личного состава, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.
109. Архивохранилища оборудуются металлическими или деревянными стеллажами. Деревянные стеллажи должны быть изготовлены из сухого дерева с гладкой поверхностью и пропитаны огнезащитным составом.
Стеллажи устанавливаются на расстоянии 70-80 см друг от друга. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см, расстояние - до стен 75 см, расстояние между полками - не менее 40 см, между стеной и торцом стеллажа - 45 см.
110. Помещения архивохранилищ, рабочие комнаты, стеллажи и полки должны быть пронумерованы.
111. Пожарная охрана Центрального архива осуществляется в соответствии с правилами пожарной безопасности, изложенными в Уставе внутренней службы Вооруженных Сил Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 26 июня 2001 г., и требованиями правовых актов Министерства обороны.
Ответственность за организацию пожарной охраны, постоянную готовность противопожарных средств и обучение личного состава правилам пожарной безопасности несет начальник Центрального архива.
112. Архивохранилища оборудуются пожарными кранами и обеспечиваются пожарными рукавами. Независимо от этого в каждом архивохранилище должны быть углекислотные огнетушители из расчета не менее одного огнетушителя на каждые 50 кв.м площади, а если помещение меньше, то в каждой комнате.
113. В архивохранилищах в качестве искусственного освещения допускается только электрическое. Электрические провода прокладываются в специальных трубках. Каждый светильник должен быть защищен плафоном. Устанавливаются только герметические выключатели и штепсельные розетки с учетом нагрузки в цепях.
Распределительные электрощитки, предохранительные пробки и рубильники устанавливаются только вне помещений архивохранилища.
114. В архивохранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов. В качестве отопления допускается центральное водяное отопление низкого давления.
115. Воздуховоды, вентиляционные камеры и шахты приточно-вытяжной вентиляции в помещениях архивохранилищ должны выполняться из несгораемых материалов.
116. Проемы и двери во внутренних стенах и перегородках архивохранилищ, а также проемы и двери, ведущие непосредственно на лестничную клетку из этих помещений, оборудуются в противопожарном отношении.
117. В Центральном архиве и архивохранилищах на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включается весь личный состав архива (архивохранилища), с которым периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям личного состава во время пожара. В расчете указываются обязанности и действия личного состава по предупреждению пожара и во время пожара, в плане эвакуации указываются пути эвакуации и место сосредоточения документов и имущества, фамилии лиц, выделяемых для их охраны. План и расчет утверждаются начальником Центрального архива.
118. В архивохранилищах категорически запрещается:
курить;
хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные предметы (спички, зажигалки, лаки, краски, растворители и так далее);
применять временную электропроводку, самостоятельно (без электромонтера) производить какие-либо изменения или исправления в электропроводке и электрооборудовании;
использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также электронагревательные приборы.
Глава 7
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
119. В архивохранилищах и рабочих комнатах Центрального архива всегда должны поддерживаться порядок и чистота, исключающие возможность появления плесени, грызунов и насекомых - вредителей бумаги.
Уборка архивохранилищ производится ежедневно в присутствии лиц, ответственных за хранение документов.
Пыль с коробок (пачек) и стеллажей периодически удаляется пылесосом или ветошью, смоченной 2-процентным раствором формалина.
120. Температура в архивохранилищах поддерживается постоянная от +14 до +20°С, а относительная влажность воздуха - от 45 до 65%. В необходимых случаях архивохранилища оборудуются установками для кондиционирования воздуха.
121. Для контроля за температурой и влажностью во всех архивохранилищах устанавливаются термометры и гигрометры (психрометры).
Установка измерительных приборов производится на внутренних стенах или на стеллажах на высоте 1,5 м от пола в отдалении от отопительной системы и отверстий приточной вентиляции. На приборы не должны падать прямые солнечные лучи.
Показания приборов ежедневно записываются в журнал наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха.
122. В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием документов.
О каждом случае повреждения документов грызунами или насекомыми - вредителями бумаг немедленно докладывается начальнику Центрального архива.
Документы, коробки (пачки), имеющие следы плесени, должны быть немедленно изолированы от остальных документов. При обнаружении в коробке (пачке) хотя бы одного дела, пораженного плесневыми грибками, дезинфекции подвергаются все дела, хранящиеся в коробке (пачке), и сама коробка (пачка). Кроме документов с явно выраженными следами плесени дезинфекции подвергаются материалы, расположенные по стеллажу на расстоянии 0,5 м во все стороны от пораженных дел.
Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.
123. Охрана и пропускной режим в Центральном архиве определяются приказом начальника Центрального архива.
124. Принятые архивные документы с постоянным и длительным сроками хранения укладываются и хранятся в Центральном архиве в специальных коробках.
125. При укладке в коробки архивные дела подбираются по толщине с таким расчетом, чтобы достигалось предельное заполнение коробок и архивные дела при этом вкладывались в коробки и извлекались из них без усилий. При хранении в пачках архивные дела укладываются высотой 18-20 см и обвязываются шпагатом.
126. На коробках (пачках) проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробок (пачек) может производиться по следующим группам документов:
архивные дела с постоянным сроком хранения;
архивные дела по учету личного состава;
архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения).
127. На лицевой стороне каждой коробки (пачки) указывается ее номер и количество архивных дел в ней.
На пачках с архивными делами временного срока хранения указывается год уничтожения документов.
128. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в Центральном архиве хранятся вместе.
129. Описи на принятые дела в Центральном архиве группируются в хронологической последовательности по годам, подшиваются в папки по каждому фонду и хранятся в специально выделенных комнатах, закрывающихся на замки, и опечатываемых на бирки шкафах.
РАЗДЕЛ XI
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
Глава 8
ОБЩИЕ ВОПРОСЫ
130. Документы, хранящиеся в Центральном архиве, используются в военных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
131. Центральный архив в необходимых случаях информирует заинтересованные воинские части и организации, государственные органы о документах по актуальным проблемам, выполняет их запросы в установленном порядке, а гражданам выдает справки социально-правового характера, предоставляет документы или их копии для изучения.
132. Командиры (руководители) воинских частей (организаций), а также руководители организаций других министерств и государственных органов, использующие документы Центрального архива, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.
133. Характер и объем использования документов устанавливаются должностными лицами, которым предоставлено право допуска к документам, и определяются в зависимости от цели и темы работы.
Глава 9
ДОПУСК К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ
134. Допуск исследователей* к архивной военной документации, хранящейся в Центральном архиве, разрешают: ______________________________
*Исследователями в настоящей Инструкции именуются лица, допущенные к работе с архивными документами.
134.1. к документам Министра обороны и его заместителей - начальник Генерального штаба Вооруженных Сил, к документам начальников структурных подразделений Министерства обороны, воинских частей и организаций - начальник организационного отдела Генерального штаба;
134.2. к документам, хранящимся в архивах областных военных комиссариатов, - начальник Главного организационно-мобилизационного управления Генерального штаба.
135. Допуск исследователей к работе с архивными документами производится на основании письменных заявок заинтересованных в их работе воинских частей и организаций, государственных органов. К работе с архивными документами допуск лиц офицерского состава, находящихся в запасе и отставке, производится, как правило, на основании заявок военных комиссариатов, на учете которых состоят указанные лица.
Заявки на допуск к работе с документами должны представляться в Генеральный штаб в двух экземплярах только на лиц, имеющих допуск к секретным документам и работам. Заявки составляются на бланках установленного образца и заверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь (формы 21 и 21а).
Допуск работников военной прокуратуры к архивным документам осуществляется по служебному удостоверению и при наличии у них соответствующего запроса военного прокурора.
136. К заявкам на допуск к архивным документам лиц, ведущих научно-исследовательскую работу (диссертации, дипломные работы, монографии и тому подобное), прилагаются утвержденные и заверенные печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь краткие планы-проспекты этих работ.
137. Заявка на допуск исследователя к документам, находящимся на хранении в Центральном архиве, должна поступать на рассмотрение за месяц до намеченного срока работы исследователя в Центральном архиве.
138. Допуски на право пользования документами Центрального архива оформляются на бланках с угловым штампом и заверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь (форма 22).
139. Исследователь, прибывающий в Центральный архив для работы с документами, обязан иметь, кроме допуска на работу с архивными документами, удостоверение личности (паспорт) и справку о допуске по соответствующей форме и предписание на выполнение задания.
Исследователь может прибыть в Центральный архив только после уведомления о том, что он допущен к работе с архивными документами.
Глава 10
ПОРЯДОК РАБОТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ С АРХИВНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ.
ВЕДЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В РАБОЧИХ ТЕТРАДЯХ
140. Работа исследователей с документами производится только в читальном зале или специально отведенных для этих целей комнатах Центрального архива.
Для работы с документами, не снятыми с секретного хранения, оборудуются отдельные комнаты.
Распорядок работы исследователей в Центральном архиве утверждается начальником Центрального архива.
Представители воинских частей и организаций, выполняющие служебное задание, представляют официальное письмо (заявку) с резолюцией начальника организационного отдела Генерального штаба. В письме (заявке) указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность, воинское звание, цель исследования. Письмо подписывается командиром воинской части или руководителем организации.
141. Разрешение на право работы в читальном зале дается начальником Центрального архива на срок не более одного года с момента оформления. По истечении этого срока или при изменении темы исследователь представляет новое письмо (заявку) в соответствии с требованиями пункта 140 настоящей Инструкции.
142. Центральный архив обязан предоставить исследователю документы, которые указаны в допусках. Из личных дел офицеров исследователям для ознакомления могут предоставляться только послужные списки, наградные материалы и фотографии. Выдача документов, не указанных в допусках, и ознакомление исследователей с документами и описями фондов, не относящихся к теме и цели их работы, запрещается. Исследователям не выдаются документы, содержащие тайну личной жизни, использование которых может нанести вред личным интересам граждан.
143. Архивные дела, в которых имеются сведения или описания событий за военный и послевоенный периоды (исторические формуляры, книги учета личного состава и тому подобное), исследователям, имеющим допуск к документам только военного периода, не выдаются. Указанные дела могут быть выданы заведующему читальным залом, который знакомит исследователя с содержанием только указанных в допуске сведений или документов.
144. Одновременно у исследователя может находиться в пользовании не более 10 архивных дел (позитивов микрофильмов) и не свыше одного месяца.
145. При получении заказанных материалов исследователь обязан расписаться в книге учета архивных дел, выданных во временное пользование внутри архива (форма 25). Подпись исследователя удостоверяет, что он несет ответственность за сохранность документов на время пользования ими. Представителям воинских частей и организаций-фондообразователей, занимающихся поиском конкретных документов (постановлений, приказов), дела, по возможности, выдаются в день обращения и в количестве, необходимом для окончания работы. Архивные дела по учету личного состава (приказы по личному составу, книги учета личного состава и другое) выдаются исследователям и могут находиться у них с 10 до 15 часов текущего дня.
146. Исследователь обязан ежедневно возвращать выданные ему материалы работнику читального зала. При окончательной сдаче дел для возвращения их в хранилище работник читального зала принимает от исследователя дела под расписку и проверяет листы дела. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи листов или их повреждений составляется акт.
147. При посещении читального зала исследователь обязан расписаться в книге посетителей, не приносить в читальный зал печатные материалы, портфели, сумки, свертки, а также фотоаппараты, видеокамеры. При изучении архивных документов исследователь имеет право делать из них выписки по теме исследования, использовать с разрешения работника читального зала технические приборы и устройства, облегчающие его работу (например, микрокалькулятор, персональный компьютер), если они не могут повредить документы или помешать работе других исследователей.
148. В каждом выдаваемом архивном деле (позитиве микрофильма) должны быть лист использования документов (форма 23) и карточка выдачи (форма 24).
149. Полученные архивные дела, а также справочные пособия, рабочие тетради и металлические печати, выдаваемые исследователям, учитываются ими в описи дел (форма 26).
150. В целях сбережения документов от хищений и порчи, обеспечения правильного обращения с ними в процессе использования и исключения разглашения государственных секретов всем работающим с документами запрещается:
150.1. исправлять и подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах и описях, загибать листы, закладывать между листами ручки, карандаши и тому подобное, делать проколы листов, смачивать документы при перелистывании;
150.2. снимать копии документов, чертежей, карт и рисунков через копировальную бумагу, а также использовать для копирования прозрачный материал (кальку);
150.3. производить записи в неучтенных рабочих тетрадях, блокнотах и на отдельных листах бумаги;
150.4. работать с документами, находящимися под воздействием прямых солнечных лучей;
150.5. вносить в читальный зал и комнаты читального зала продукты питания, а также личные газеты, журналы, книги;
150.6. выносить за пределы читального зала и комнат читального зала архивные документы, справочную литературу и рабочие тетради;
150.7. оставлять дела на столах при выходе из читального зала;
150.8. передавать документы или сообщать сведения из них другим лицам.
151. Для хранения секретных архивных документов и секретных рабочих тетрадей за каждым исследователем на время работы его в читальном зале закрепляется сейф (металлический шкаф). Обращение с секретными документами производится в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Министерства обороны по работе с этими документами.
Для хранения несекретных архивных документов и несекретных рабочих тетрадей исследователям выделяются специальные шкафы.
152. Выписки из архивных документов и справочной литературы исследователями производятся только в оформленных и учтенных в Центральном архиве тетрадях*. Одновременно у исследователей может находиться не более трех рабочих тетрадей**. О характере использования документов архивного дела (позитива микрофильма) исследователи производят соответствующие записи в листе использования документов. Правильность заполнения этого листа проверяют лица, принимающие дела от исследователей. ______________________________
*Разрешается производить исполнение схем и других графических документов на отдельных листах бумаги, которые должны быть учтены в секретном делопроизводстве в установленном порядке.
**Рабочими тетрадями, топографическими картами и канцелярскими принадлежностями Центральный архив исследователей не обеспечивает.
153. Записи в рабочие тетради должны производиться исследователями с соблюдением следующих требований:
153.1. записи делаются чернилами, текст должен быть написан разборчивым почерком и на одной стороне листа;
153.2. после каждой записи должна быть сделана ссылка на источники-номера фонда, описи, дела и листа или выходные данные и страницы официальных изданий. При записи в рабочие тетради сведений из микрофильмов ссылки делаются на поисковые данные оригиналов документов и на те архивы, в которых хранятся эти оригиналы;
153.3. запрещается выписывать в рабочие тетради сведения и данные, не относящиеся к теме исследования. Запрещается также выписывать в несекретные рабочие тетради сведения из архивных документов и справочной литературы, имеющих грифы секретности, вычерчивать с топографических карт планы и схемы в масштабе с обозначением на них координатной сетки;
153.4. не разрешается выписывать в рабочие тетради полное содержание документов (копировать документы), если на то нет разрешения в допуске, а также делать в рабочих тетрадях личные выводы и обобщения.
154. Записи в рабочих тетрадях, сделанные исследователями, перед высылкой тщательно проверяются сотрудниками Центрального архива.
После проверки рабочие тетради, схемы и другие материалы с выписками из архивных документов высылаются в адрес воинской части (организации), указанной в допуске.
Рабочие тетради с выписками, сделанными с нарушением требований настоящей Инструкции, в адрес исследователей не высылаются, а уничтожаются в установленном порядке в Центральном архиве.
Рабочие тетради с грифами секретности высылаются в адрес только тех воинских частей и организаций, государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.
Невостребованные рабочие тетради хранятся в читальном зале Центрального архива один год, после чего уничтожаются в установленном порядке.
155. Воинские части (организации), государственные органы, издательства и отдельные лица, опубликовавшие работы, основанные на документах Центрального архива, обязаны предоставить один экземпляр этих работ в Центральный архив.
Глава 11
КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЗАКАЗАМ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ
156. Копирование архивных документов осуществляется по разрешению руководства Центрального архива на основании письменного заказа исследователя по теме его исследования. Максимальный объем одного заказа определяется Центральным архивом, исходя из технических возможностей копировальной техники.
157. Копии несекретных документов, изготовленные по заказу исследователя, могут быть выданы ему на руки или высланы в адрес воинской части (организации), направлявшей его для работы в Центральный архив.
158. При необходимости исследователь может самостоятельно копировать в помещении читального зала изобразительные материалы или приглашать для этой цели специалиста-чертежника или художника. Категорически запрещается при этом переводить изображение при помощи копировальной бумаги или проколов копируемого материала.
При собственноручном копировании исследователем изобразительных материалов в помещении читального зала он обязан предварительно поставить в известность об этом заведующего читальным залом.
Приглашение для этой цели специалиста осуществляется на основании письменного заявления исследователя по разрешению начальника Центрального архива, выдаваемого с учетом конкретных условий (наличие места, загруженность читального зала и тому подобное).
Глава 12
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ЦЕЛЯХ СПРАВОЧНОЙ РАБОТЫ
159. Архивные справки, копии и выписки из документов Центральный архив выдает по запросам воинских частей и организаций, государственных органов, а также по заявлениям отдельных граждан.
Архивные справки, копии и выписки из документов по заявлениям отдельных граждан могут быть выданы только по вопросам социально-правового характера, касающимся их личных прав и законных интересов (о прохождении службы, воинском звании, награждении, присвоении квалификации, установлении судьбы родственников, об окладе денежного содержания, сумме заработной платы, снятии судимости).
Архивные копии изготавливаются Центральным архивом путем дословного воспроизведения всего текста документа, а архивные выписки - путем воспроизведения части текста документа.
При изготовлении архивной копии или архивной выписки следует точно воспроизводить текст документа, не допуская исправлений, орфографических и синтаксических ошибок, а также замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок делается оговорка, что архивная копия или архивная выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала.
О снятии архивных копий (выписок) с документов производится соответствующая запись в листах использования документов.
Архивные копии и архивные выписки из документов высылаются с сопроводительным письмом.
Копии архивных справок (без штампа и печати Центрального архива) остаются в Центральном архиве и заверяются исполнителями.
Архивные справки, архивные копии и архивные выписки из документов, касающиеся личных прав и интересов граждан, Центральным архивом не выдаются.
Копии наградных листов и истории болезней в адрес отдельных граждан Центральным архивом не высылаются.
160. Заявления граждан о судьбе их родственников, осужденных военными судами, и о высылке копий приговоров и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в Центральном архиве в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству в военных судах.
161. Поступившие в Центральный архив письма и заявления граждан регистрируются в журнале регистрации предложений, заявлений и жалоб, а запросы воинских частей и организаций, государственных органов - в журнале регистрации входящих документов, рассматриваются должностными лицами Центрального архива и направляются на исполнение.
Для контроля за ходом исполнения писем и заявлений граждан и нахождения копий ранее выданных архивных справок (при повторных обращениях) в Центральном архиве ведется картотека.
162. Запросы и заявления, оформленные с нарушением правил составления и адресования их, Центральным архивом не исполняются и возвращаются в адрес заявителя.
163. Архивные справки Центральным архивом составляются на основании записей в хранимых документах или официальных изданиях и должны содержать исчерпывающий ответ по существу запроса или заявления. При необходимости в ответах могут даваться соответствующие разъяснения и рекомендации.
Разрешается приводить в архивной справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Исполнитель не должен излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется архивная справка.
В необходимых случаях в архивных справках, направляемых в адрес государственных органов, разрешается по отдельным документам давать пояснения, которые могут способствовать более полному и правильному освещению вопроса.
Случайное или формальное несовпадение части данных, обнаруженных в документах Центрального архива, со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения обнаруженных данных в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лиц или фактов, о которых говорится в документе и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки.
164. При отсутствии на хранении подлинных документов архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут быть выданы на основании надлежаще заверенных копий подлинных документов с соответствующей ссылкой в выдаваемом документе.
Воинским частям и организациям, государственным органам архивные справки, архивные копии и архивные выписки могут быть выданы и по официально неоформленным и незаверенным документам (неподписанный список, проект приказа, черновик протокола, незаверенная автобиография и тому подобное), о чем указывается в выдаваемом документе.
165. В архивных справках, архивных копиях и архивных выписках делаются ссылки на источники, с которых или на основании которых они составлены или изготовлены (номера фондов, описей, дел, листов или названия, выходные данные и страницы официальных изданий).
166. Исполненная архивная справка, архивная копия или архивная выписка сверяются с документами, на основании которых они составлены, и заверяются:
в Центральном архиве - начальником Центрального архива;
в архивах областных военных комиссариатов - областными военными комиссарами.
167. Архивные справки, архивные копии и архивные выписки при высылке их отдельным гражданам, а также в адрес органов социального обеспечения заверяются печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь Центрального архива.
Архивные справки, архивные копии и архивные выписки по вопросам социально-правового характера, не содержащие государственных секретов, а также личные документы (свидетельства о рождении, браке, об образовании, дипломы, трудовые книжки и другое) могут выдаваться Центральным архивом на руки заявителям с разрешения должностных лиц, указанных в пункте 166 настоящей Инструкции.
Архивные справки, архивные копии и архивные выписки из документов в адрес "до востребования" Центральным архивом не высылаются.
168. Если никаких данных по предмету запроса или заявления в документах Центрального архива не обнаружено, а также отсутствуют в Центральном архиве документы, необходимые для наведения справки, составляется сообщение об отсутствии в Центральном архиве запрашиваемых сведений (документов).
При пересылке запросов или заявлений граждан в другие архивы (организации) заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.
169. Архивные справки социально-правового характера по заявлениям граждан иностранных государств Центральным архивом направляются в Консульское управление Министерства иностранных дел Республики Беларусь, исполняемые Центральным архивом справки по запросам Министерства иностранных дел Республики Беларусь и управления международного военного сотрудничества Министерства обороны высылаются в их адреса.
170. Предметно-тематические запросы, связанные с поиском и изучением большого количества архивных документов, Центральным архивом не исполняются. Для исследования документов и получения необходимых сведений заинтересованные воинские части и организации, государственные органы направляют в Центральный архив своих представителей. Допуск этих лиц к архивным документам осуществляется в порядке, определенном пунктами 134-139 настоящей Инструкции.
Глава 13
ВЫСЫЛКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА
171. По запросам воинских частей и организаций, государственных органов в их адрес могут быть высланы во временное или постоянное пользование личные и пенсионные дела офицеров, прапорщиков, мичманов, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, а также уголовные и гражданские дела по разрешению:
из Центрального архива - начальника Центрального архива;
из архивов областных военных комиссариатов - областными военными комиссарами.
Оперативные, боевые, по учету личного состава документы, истории болезней и другое в исключительных случаях могут быть высланы из Центрального архива во временное пользование на срок не более трех месяцев по разрешению начальника Генерального штаба Вооруженных Сил.
172. Запрещается выдавать из Центрального архива находящиеся среди документов архивных фондов паспорта, военные билеты, партизанские книжки, депутатские билеты, профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов архивные копии и архивные выписки.
Сведения о наличии указанных документов в Центральном архиве и их содержании сообщаются заинтересованным воинским частям и организациям, государственным органам.
Также запрещается изъятие документов из дел для практических и научных целей и высылка их за пределы Центрального архива. В исключительных случаях (для приобщения документов к уголовному делу и другое) изъятие документов производится с разрешения начальника, в подчинении которого находится Центральный архив. В дело на место изъятого документа помещается его копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа.
С документов по учету материальных средств, с финансовых документов, изъятых для приобщения к уголовному делу, копии не снимаются. Вместо изъятых документов в дело вшиваются справки-заместители.