Вооруженных Силах Республики Беларусь раздел I общие положения инструкция
| Вид материала | Инструкция |
- Одобрен Советом Республики 30 июня 2006 года Изменения и дополнения: закон, 265.28kb.
- Одобрен Советом Республики 1 декабря 2006 года содержание: процессуальная часть раздел, 1789.98kb.
- Одобрен Советом Республики 8 февраля 1999 года общая часть глава 1 общие положения, 799.65kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Одобрен Советом Республики 20 декабря 2006 года Содержание раздел I. Общие положения, 4682.78kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств, 2012.32kb.
- Инструкция об особенностях организации и ведения бухгалтерского учета, составления, 31.94kb.
- Общие положения, 718.16kb.
- Приказ Министерства обороны Республики Беларусь 8 апреля 2002 г. №8 об утверждении, 2314.58kb.
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ
173. Микрофильмирование и сканирование документов производятся в целях:
173.1. создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов;
173.2. обеспечения сохранности подлинных документов (оригиналов);
173.3. расширения возможностей использования архивных документов.
174. Создание страхового фонда путем микрофильмирования и сканирования осуществляется на основании перспективных и годовых планов работы Центрального архива и организуется как самостоятельный вид работы архива. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат.
175. Страховой копией при микрофильмировании для документов на бумажной основе является негативный микрофильм 1-го поколения (негатив микрофильма), изготовленный на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке (типа "Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов. Микрофильм страхового фонда создается в составе архивного фонда.
Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается обязательный комплект фонда использования, который для документов на бумажной основе состоит из позитивного микрофильма 2-го поколения (позитив микрофильма), изготовленного с негативного микрофильма 1-го поколения, и негативный микрофильм 3-го поколения (контратип), изготовленный с позитивного микрофильма.
Страховая копия при сканировании создается путем ввода и обработки изображений, то есть преобразования информации через сканирующее устройство с переводом в текстовый (электронный) вид на экран компьютера. Текстовый материал с помощью программы распознавания переводится в документ, читаемый текстовым редактором. В дальнейшем копия сохраняется на жестком диске компьютера, дискете. Изображение сканируется с коррекцией по яркости с использованием индивидуальных для каждого сканера коэффициентов коррекции.
176. Изготовление, учет и хранение страхового фонда, полученного в результате микрофильмирования и сканирования документов, производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.
Комплект фонда использования хранится, как правило, при читальном зале Центрального архива.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.
177. Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивные микрофильмы, являются неприкосновенными.
178. Организация микрофильмирования и сканирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов, изготовление, учет, хранение и использование), технология операций микрофильмирования и сканирования документов определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями документов по этим вопросам Национального центра по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и утверждаемыми начальником Центрального архива.
РАЗДЕЛ XIII
ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ
179. В целях контроля за сохранностью архивных фондов и установления их физического состояния в Центральном архиве периодически проводится проверка наличия и состояния документов и описей.
Проверке могут быть подвергнуты документы и описи всего Центрального архива, группы фондов, отдельного фонда или его части.
180. Проверка наличия особой важности, совершенно секретных и секретных документов и дел в Центральном архиве проводится:
180.1. каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основание предполагать их порчу или утрату;
180.2. при передаче документов из Центрального архива;
180.3. при приеме дел хранителями фондов на ответственное хранение;
180.4. при смене начальника Центрального архива и хранителя фондов;
180.5. не реже одного раза в пять лет.
181. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями.
182. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с делом фонда и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета описей. Наличие документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. При этом делать условные отметки в описях и на архивных делах не разрешается. Проверкой устанавливаются:
182.1. наличие описей;
182.2. фактическое количество дел;
182.3. количество архивных дел, числящихся по описям;
182.4. номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;
182.5. количество архивных дел, не включенных в описи;
182.6. количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;
182.7. количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи;
182.8. номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета;
182.9. условия хранения документов.
Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма 4).
183. При приеме архивных дел хранителями фондов на ответственное хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книгу учета описей и архивных дел, принятых на ответственное хранение (форма 27).
При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основании записей, сделанных в этой книге, а также на основании актов на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки.
Порядок проведения последующих проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяет начальник Центрального архива.
184. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри Центрального архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.
Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном пользовании за пределами Центрального архива, считаются имеющимися в наличии.
185. Если в период проверки будет выявлена недостача архивных дел и описей, то принимаются меры к их розыску.
В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма 28). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде.
186. По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на ответственное хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт (форма 29), который с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и другое) представляется на рассмотрение и утверждение начальником Центрального архива.
Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на ответственное хранение вновь назначенным хранителям фондов.
187. Архивные дела, не включенные в описи, а также не относящиеся к проверяемому фонду, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.
РАЗДЕЛ XIV
КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА, ЕГО ОТЧЕТНОСТЬ,
МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
188. Генеральный штаб обязан систематически проверять состояние и работу Центрального архива, а штабы и управления всех степеней - порядок учета, хранения и уничтожения архивных дел в подчиненных воинских частях и организациях.
189. Проверка Центрального архива может быть полной, охватывающей весь комплекс задач, решаемых архивом, или по отдельным видам его работы. Результаты проверки отражаются в акте, составляемом в произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по распоряжению которого проводилась проверка.
190. Представители Национального центра по архивам и делопроизводству Республики Беларусь допускаются к проверке состояния и обеспечения сохранности документов в Центральном архиве по согласованию с Генеральным штабом и при наличии специальных удостоверений.
191. Начальник Центрального архива ежегодно представляет в Национальный центр по архивам и делопроизводству Республики Беларусь паспорт архива (форма 30), предварительно согласованный с начальником организационного отдела Генерального штаба.
Доклад составляется в произвольной форме, но с обязательным освещением следующих вопросов:
191.1. состояние Центрального архива (оборудование, пригодность помещений для хранения документов, наличие комнат для хранения документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков, площадь и объем архивохранилищ и наличие свободных площадей для очередного приема архивных дел от войск);
191.2. движение дел за год (наличие архивных дел на 1 января отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от войск, передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками хранения, наличие дел на 1 января наступившего года, из них: постоянного и временного сроков хранения, количество архивных дел, подлежащих передаче в Национальный архивный фонд Республики Беларусь;
191.3. состояние справочной работы (количество поступивших и исполненных обращений граждан, сроки исполнения и характер даваемых ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного аппарата);
191.4. какая проведена работа по проверке хранения и уничтожения документов в войсках;
191.5. устранение недостатков, отмеченных в актах проверки Центрального архива;
191.6. штат и укомплектованность Центрального архива личным составом;
191.7. предложения по улучшению работы Центрального архива.
192. Методическая работа в архивах Вооруженных Сил заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и внедрения их в практику и ведется на базе результатов научных исследований и обобщения опыта работы.
193. Основными формами методической работы являются:
составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий;
обсуждение и решение методических вопросов на методической и экспертно-проверочной (экспертной) комиссиях;
изучение и обобщение передового опыта;
методическая помощь сотрудникам Центрального архива;
методическая помощь лицам, ответственным за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях, по вопросам формирования и оформления дел, подготовки и сдачи документов в архивы.
194. Начальник Центрального архива ежегодно к 1 февраля представляет в организационный отдел Генерального штаба сводные доклады о работе и состоянии Центрального архива.
195. Документы с постоянным сроком хранения могут передаваться на государственное хранение в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Передача документов в республиканские государственные архивы производится по актам (форма 31).
Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается архиву-приемщику, а второй акт остается у архива-сдатчика.
Сроки и порядок передачи документов согласовываются с Национальным центром по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
Приложение
к Инструкции
по архивному делу
в Вооруженных Силах
Республики Беларусь
ОБРАЗЦЫ
ФОРМ ДОКУМЕНТОВ И ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ
В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Форма 1
Образец заполнения обложки (титульного листа) секретного дела
Хранить постоянно
Ст.4
Инв.№ 15 ______________________________
(гриф секретности)
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
2-й гвардейский механизированный полк с 14 мая 1993 г.
2-й гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000)
___________________________________________________________
(наименование воинской части, организации)
ДЕЛО № 5
ПРИКАЗЫ КОМАНДИРА ПОЛКА ПО СТРОЕВОЙ ЧАСТИ
№ 1-250
_______________________________________________________
(наименование дела)
:---------:-------------:-------------:-------------:---------------:
: Архив : Номер фонда : Номер описи : Номер дела : Номер коробки :
:---------:-------------:-------------:-------------:---------------:
: ЦАМО : 1725 : 18932с : 2 : - :
:---------:-------------:-------------:-------------:---------------:
Начато 1 января 2002 г.
Окончено 31 декабря 2002 г.
На 100 листах
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
Форма 2
Образец заполнения обложки (титульного листа)
несекретного дела
Хранить 25 лет, до 2027 года
Ст.1721
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Военный госпиталь № 12
____________________________________________________________________
(наименование воинской части, организации)
____________________________________________________________________
ДЕЛО № 7
Том 1 (девять томов)
ИСТОРИИ БОЛЕЗНЕЙ НА БУКВЫ А, Б
____________________________________________________________________
(наименование дела)
:----------:-------------:-------------:-------------:-------------:
: Архив : Номер фонда : Номер описи : Номер дела :Номер коробки:
:----------:-------------:-------------:-------------:-------------:
: ЦАМО : 1721 : 17865 : 1 : 2773 :
:----------:-------------:-------------:-------------:-------------:
Начато 1 января 2002 г.
Окончено 30 декабря 2002 г.
На 224 листах
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
Форма 3
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
истории болезней, подшитых в дело № ______ за 20___ год
-----:------------------------------:--------------:----------------
№ : Фамилия, имя, отчество :Номера листов : Примечание
п/п : :в деле :
-----:------------------------------:--------------:----------------
1. Андреев Федор Иванович 1-12
2. Аникеев Борис Гаврилович 13-16
3. Афанасьев Иван Семенович 17-18
--------------------------------------------------------------------
Всего в опись внесено 42 (сорок две) истории на 387 листах.
____________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
Форма 4
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
наличия и состояния документов и описей фонда
____________________________________________________________
(наименование и номер фонда)
:-----:-------:----------:--------:-------:-------:---------:---------:---------:---------:---------:---------:---------:---------------:
: : : : :Номера :Номера :Литерные :Пропущен-:Количест-:Номера :Номера :Номера :Номера :Делопроизводст-:
: :Отметка:Количество:Номера :дел, не:дел, не:номера :ные :во дел :дел, :дел, :дел, :дел с :венные номера :
:Номер:о :дел, :необна- :относя-:относя-:дел, не :номера, :данной :выданных :требующих:требующих:неисправ-:или индексы :
:описи:наличии:числящихся:руженных:щихся к:щихся к:оговорен-:не огово-:описи, :во :дезинфек-:реставра-:ными :дел, :
: :описи :по описи :дел :данному:данной :ные в :ренные в :оказав- :временное:ции и :ции и :поврежде-:не внесенных в :
: : : : :фонду :описи :итоговой :итоговой :шихся в :пользова-:дезинсек-:переплета:ниями :опись :
: : : : : : :записи :записи :наличии :ние :ции : : : :
:-----:-------:----------:--------:-------:-------:---------:---------:---------:---------:---------:---------:---------:---------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11 : 12 : 13 : 14 :
:-----:-------:----------:--------:-------:-------:---------:---------:---------:---------:---------:---------:---------:---------------:
Председатель комиссии ______________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(воинские звания, подписи, фамилии, инициалы)
____________________________________________________________________
Форма 5
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА № _______
на личное (пенсионное) дело
___________________________________________________________________
(ненужное зачеркнуть)
:-:-----------------------------:----------------------------------:
:1: Фамилия, имя, отчество : Иванов Иван Иванович :
:-:-----------------------------:----------------------------------:
:2: Воинское звание : Полковник :
:-:-----------------------------:----------------------------------:
:3: Год рождения : 1950 :
:-:-----------------------------:----------------------------------:
:4: Место рождения : г.Касимов Рязанской области :
:-:-----------------------------:----------------------------------:
:5:За какие годы отражена служба: 1980-1990 гг. :
: : в Вооруженных Силах : :
:-:-----------------------------:----------------------------------:
:6:Количество листов ___________ Фотокарточек _____________________:
: :________________________________________________________________:
:-:-----------------------------:----------------------------------:
:7:Личный № ____________________:Коробка __________________________:
:-:-----------------------------:----------------------------------:
Оборотная сторона карточки
(Форма 5)
ДВИЖЕНИЕ ЛИЧНОГО (ПЕНСИОННОГО) ДЕЛА
:-----------------------------:------------------------------------:
: Дело выслано : Дело возвращено :
:----:-----------:------------:-----:----------:-------------------:
:Дата: Исходящий :Кому выслано:Дата : Входящий :Расписка принявшего:
: : номер : : : номер :дело :
:----:-----------:------------:-----:----------:-------------------:
Пояснения к форме
1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги
(размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).
2. Карточки заполняются в одном экземпляре чернилами (тушью)
четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.
3. Номер карточке присваивается в Центральном архиве и является
номером личного (пенсионного) дела.
4. Оборотная сторона карточки о движении дела заполняется в
Центральном архиве.
5. До сдачи в Центральный архив карточки хранятся в делах под
верхней обложкой.
Форма 6
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА
на лицо, проходящее по уголовному (гражданскому) делу,
надзорному, судебному и кассационному производству
:-:--------------------------------:-------------------------------:
:1:Фамилия, имя, отчество :Иванов Иван Иванович :
:-:--------------------------------:-------------------------------:
:2:Год рождения :1930 :
:-:--------------------------------:-------------------------------:
:3:Место рождения :г.Борисов Минской области :
:-:--------------------------------:-------------------------------:
:4:Каким военным трибуналом осужден:Военным трибуналом Белорусского:
: :или в какой военной прокуратуре :военного округа :
: :велось дело : :
:-:--------------------------------:-------------------------------:
:5:Дата осуждения (дата прекращения:15 октября 1963 г., :
: :дела), статья УК, мера наказания:193-17 п."а", 10 л. ИТЛ :
:-:--------------------------------:-------------------------------:
:-----------:----------:-------------:-------------:---------------:
:Номер описи:Номер дела:Количество :Номер коробки:Отметка об :
: :по описи :листов в деле: :уничтожении :
:-----------:----------:-------------:-------------:---------------:
Оборотная сторона карточки
(форма 6)
ДВИЖЕНИЕ УГОЛОВНОГО ДЕЛА
:-----------------------------:------------------------------------:
: Дело выслано : Дело возвращено :
:----:-----------:------------:-----:----------:-------------------:
:Дата: Исходящий :Кому выслано:Дата : Входящий :Расписка принявшего:
: : номер : : : номер :дело :