Вооруженных Силах Республики Беларусь раздел I общие положения инструкция
| Вид материала | Инструкция |
| Учета поступивших и выбывших архивных дел Учета актов на уничтоженные архивные дела Список фондов Учета описей |
- Одобрен Советом Республики 30 июня 2006 года Изменения и дополнения: закон, 265.28kb.
- Одобрен Советом Республики 1 декабря 2006 года содержание: процессуальная часть раздел, 1789.98kb.
- Одобрен Советом Республики 8 февраля 1999 года общая часть глава 1 общие положения, 799.65kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1490.34kb.
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики, 1382.58kb.
- Одобрен Советом Республики 20 декабря 2006 года Содержание раздел I. Общие положения, 4682.78kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств, 2012.32kb.
- Инструкция об особенностях организации и ведения бухгалтерского учета, составления, 31.94kb.
- Общие положения, 718.16kb.
- Приказ Министерства обороны Республики Беларусь 8 апреля 2002 г. №8 об утверждении, 2314.58kb.
фамилия)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
"___" ___________ 20__ г.
После утверждения акта перечисленные дела, приложения к ним и
внутренние описи перед уничтожением сверили с записями в акте и
полностью уничтожили путем _________________________________________
(указывается, переработаны на фабрике или
____________________________________________________________________
уничтожены путем сожжения)
Председатель комиссии _____________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ___________________________________________________
(воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
"___" ____________ 20__ г.
Примечание. Графы бланка формы 13 должны иметь следующие
размеры: графа 1 - 10 мм; графа 2 - 95 мм; графы 3, 6, 7 - по 15 мм
и графы 4-5 - по 20 мм.
Форма 14
________________________________
(гриф секретности)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ___________________________
____________________________________
(должность, воинское звание)
____________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
"___" ______________ 20__ г.
АКТ № _____
"___" ___________ 20__ г. № __________
г.Минск
Комиссия в составе: председателя ___________________________________
членов комиссии ____________________________________________________
действуя на основании приказа от ______ № __________________________
(приказ о создании экспертной
комиссии)
произвела отбор дел для уничтожения, которым согласно приказу
Министра обороны Республики Беларусь ________ № _________________
истекли сроки хранения.
Военные госпитали
:---:---------------------:-----:------:----------:------:---------:
: : :За : :Порядковые:Коли- :Коли- :
: № : Наименование :какой:Номер :номера :чество:чество :
:п/п: фондообразователя :год :описи :дел по :дел :листов в :
: : : : :описи : :описи :
:---:---------------------:-----:------:----------:------:---------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :
:---:---------------------:-----:------:----------:------:---------:
: 1 :Военный госпиталь № 1:1972 :123743: 1-17 : 17 : 3 :
: :(ф.1731) : : : : : :
: : : : : : : :
: 2 :То же :1973 : 17523: 1-38 : 38 : 5 :
: : : : : : : :
: 3 :То же :1974 :146200: 1-3 : 3 : 1 :
:---:---------------------:-----:------:----------:------:---------:
: :Итого : - : - : - : 58 : 9 :
: : : : : : : :
: 4 :Военный госпиталь № 2:1976 : 12731: 1-8 : 8 : 1 :
: :и так далее : : : : : :
:---:---------------------:-----:------:----------:------:---------:
Всего внесено в акт 297 (двести девяносто семь) несекретных дел
согласно прилагаемым описям на 38 листах.
Записи акта с учетными данными сверены.
Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены
полистно и документов, представляющих политическое, военное,
народнохозяйственное, научное, социально-культурное и практическое
значение, в них не имеется.
Председатель комиссии ______________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
____________________________________________________________________
"____" _______________ 20__ г.
После утверждения акта перечисленные дела, приложения к ним и
внутренние описи перед уничтожением сверили с записями в акте и
уничтожили путем ___________________________________________________
(указывается, переработаны на фабрике или
____________________________________________________________________
уничтожены путем сожжения)
____________________________________________________________________
Председатель экспертной комиссии ___________________________________
(воинское звание, подпись,
____________________________________________________________________
инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
____________________________________________________________________
"___" _________________ 20__ г.
Примечание. Графы бланка формы 14 должны иметь следующие
размеры: графа 1 - 10 мм, графа 2 - 95 мм, графы 3, 6, 7 - по 15 мм,
графы 4, 5 - по 20 мм.
Форма 15
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ___________________________
(должность, воинское звание)
_____________________________________
_____________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
"____"________________ 20__ г.
АКТ № _________
"____"__________ 20__ г. № ____________
г.Минск
Комиссия в составе: председателя ___________________________________
членов комиссии ____________________________________________________
действуя на основании приказа от ______ № __________________________
(приказ о создании экспертной
комиссии)
произвела отбор дел, имеющих неисправимые повреждения.
:---:-------------:-----:-----:----------:-----:------:------------:
: : : : :Заголовок :За :Коли- :Характер :
: № :Наименование :Номер:Номер:поврежден-:какой:чество:неисправимых:
:п/п:(номер фонда):описи:дела :ного :год :листов:повреждений :
: : : : :дела : : : :
:---:-------------:-----:-----:----------:-----:------:------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 :
:---:-------------:-----:-----:----------:-----:------:------------:
Всего внесено в акт 10 (десять) дел, из них совершенно
секретных и секретных - 5 дел, несекретных - 5 дел.
Записи акта с учетными данными сверены.
Перечисленные в акте документы подлежат списанию
ввиду ______________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Председатель комиссии: _____________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
____________________________________________________________________
Члены комиссии: ____________________________________________________
(воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
____________________________________________________________________
"_____" ______________ 20__ г.
После утверждения акта перечисленные дела перед уничтожением
сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _____________
(указывается,
____________________________________________________________________
переработаны на фабрике или уничтожены путем сожжения)
Председатель комиссии: _____________________________________________
(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)
____________________________________________________________________
"____" ___________________ 20__ г.
Примечание. Графы бланка формы 15 должны иметь следующие
размеры: графы 1, 4 - по 10 мм; графа 2 - 40 мм; графы 3, 6 - по 20
мм, графа 5 - 45 мм, графа 7 - 15 мм и графа 8 - 30 мм.
Форма 16
КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПИВШИХ И ВЫБЫВШИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ
________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "___"_____________ 20__ г.
Окончена "___"___________ 20__ г.
На _______________ листах
:---:-----------:-----------------:------------:------------------------:------------------------:------------------------:
: : : :Наименование: Поступило : Выбыло : Имеется в наличии :
: : : :и номера :-----:------------------:-----:------------------:-----:------------------:
: : : :документов, :всего: из них : : из них : : из них :
: № : :От кого поступали:по которым : :-----------:------: :-----------:------: :-----------:------:
:п/п:Дата записи:или куда выбыли :поступили : : : : : : : : : :
: : :дела :или на : :совершенно :несек-:всего:совершенно :несек-:всего:совершенно :несек-:
: : : :основании : :секретных и:ретных: :секретных и:ретных: :секретных и:ретных:
: : : :которых : :секретных : : :секретных : : :секретных : :
: : : :выбыли дела : : : : : : : : : :
:---:-----------:-----------------:------------:-----:-----------:------:-----:-----------:------:-----:-----------:------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 : 11 : 12 : 13 :
:---:-----------:-----------------:------------:-----:-----------:------:-----:-----------:------:-----:-----------:------:
: : : Всего за 1998 г.: : : : : : : : : : :
: : : : : : : : : : : : : :
:186:20.01.1995 :Уничтожено дел с :Акт № 125 :14000: 200 :12000 :5000 : 3000 :2000 :62000: 22000 :4000 :
: :г. :истекшими сроками: : : : : : : : : : :
: : :хранения : : - : - : - : 145 : 20 : 125 :61855: 21980 : 0 :
: : : : : : : : : : : : : :
:187:01.02.1995 :Принято от :По описям с : 7350: 2225 :5125 : : : : : :3987 :
: :г. :Вооруженных Сил :№ 183275 по : : : : : : : : : :
: : : :№ 183312 : : : : : : : : : 5 :
: : : : : : : : : : : : : :
: : : : : : : : - : - : - :69205: 24205 :45000 :
: : : : : : : : : : : : : :
: : : : : : : : : : : : : 0 :
: : : : : : : : : : : : : :
: : : :По описям : - : - :- : 270 : 100 : 170 : 1115: 510 : 605 :
: : : :№ 26260с по : : : : : : : : : :
: : : :№ 26262с : : : : : : : : : :
: : : : : : : : : : : : : :
:188:25.02.1995 :Передано в :Акт № 275 : 7350: 2225 :5125 : 415 : 120 : 295 : 1115: 510 : 605 :
: :г. :Национальный : : : : : : : : : : :
: : :архивный фонд : : : : : : : : : : :
: : :Республики : : : : : : : : : : :
: : :Беларусь : : : : : : : : : : :
:---:-----------:-----------------:------------:-----:-----------:------:-----:-----------:------:-----:-----------:------:
Итого за 1998 год
Указания по ведению книги
1. Книга заполняется чернилами четким и разборчивым почерком без помарок.
2. В Центральном архиве основанием для записей служат: в графы "Поступило" - накладная на принятые дела от сдатчиков или других архивохранилищ, в графы "Выбыло" - акт на уничтоженные дела или акт (накладная) на переданные дела.
3. На 1 января каждого года производится подсчет и делается итоговая запись о количестве поступивших и выбывших дел в течение года.
Форма 17
____________________
(гриф секретности)
КНИГА
УЧЕТА АКТОВ НА УНИЧТОЖЕННЫЕ АРХИВНЫЕ ДЕЛА
_____________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "____" ____________ 20__ г.
Окончена "____" __________ 20__ г.
На _____________ листах
:---:----:----------:------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------:
: : :Дата : :Количест-:Количество дел,:Всего : : :
: № : № :составле- :Наименование фонда:во дел, :разрешенных к :уничтожено с:Дата :Местонахождение :
:п/п:акта:ния акта : :внесенных:уничтожению :начала года :уничтожения:акта :
: : : : :в акт : : : : :
:---:----:----------:------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 :
:---:----:----------:------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------:
: : : :Итого за 1999 год : - : 10200 : 10200 : - : - :
: : : :------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------:
: : : :Всего за все годы : - : - : 102560 : - : - :
: : : :------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------:
: 1 :274 :02.02.1999:Управление МО : 373 : 371 : 371 : 03.04.1999:Дело фонда ф.2 :
: : : : : : : : : :
: 2 :275 :05.02.1999:Общевойсковые : 272 : 272 : 643 : 03.04.1999:Дело № 10 лл.1-22 :
: : : :военные училища : : : : : :
: : : : : : : : : :
: 3 :276 :10.03.1999:Военные склады : 189 : 187 : 860 : 03.04.1999:Дело № 11 лл.1-18 :
: : : : : : : : : :
: 4 :277 :20.04.1999:Отдельные : 240 : 240 : 1070 : 25.05.1999:Дело № 11 лл.19-34:
: : : :батальоны связи : : : : : :
: : : : : : : : : :
: 5 :278 :05.05.1999:Мотострелковые : 376 : 376 : 1444 : 25.05.1999:Дело № 12 лл.1-42 :
: : : :полки и так далее : : : : : :
: : : :------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------:
: : : :Итого за 2000 год : - : 8440 : 8440 : - : - :
: : : :------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------:
: : : :Всего за все годы : - : - : 111000 : - : - :
:---:----:----------:------------------:---------:---------------:------------:-----------:------------------:
Итого за 1999 год
Пояснения к форме
1. Книга ведется в Центральном архиве - за архив в целом.
2. Акт записывается в книгу после подписания его всеми членами комиссии.
3. В конце каждого года производятся итоговые записи о количестве дел, уничтоженных за истекший год, и нарастающим итогом - за все годы.
Форма 18
________________________
(гриф секретности)
СПИСОК ФОНДОВ
:---------------------:---------------------:----------------------:
: Номер фонда : Наименование фонда : Примечание :
:---------------------:---------------------:----------------------:
: 1 : 2 : 3 :
:---------------------:---------------------:----------------------:
:---------------------:---------------------:----------------------:
:---------------------:---------------------:----------------------:
:---------------------:---------------------:----------------------:
:---------------------:---------------------:----------------------:
Указания по ведению списка фондов
1. Список фондов является основным учетным документом архивных
фондов за архив в целом, а в Центральном архиве, кроме того, - за
каждое архивохранилище.
2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному
фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается.
3. В графе 2 указывается полное действительное (без сокращений)
наименование воинской части и организации (фондообразователя).
Если воинская часть (организация) в процессе своей деятельности
переименовывалась или реорганизовывалась, а документы ее составляют
один фонд, то такая воинская часть (организация) вносится в список
всего один раз соответственно ее переименованию или реорганизации по
алфавиту или в порядке номеров штатного наименования с перечислением
всех наименований в хронологическом порядке. Например, 107-я
мотострелковая бригада последовательно подвергалась реорганизации во
2-ю гвардейскую мотострелковую, 49-ю гвардейскую стрелковую, 33-ю
гвардейскую механизированную и 33-ю гвардейскую мотострелковую
бригаду. Документы этих бригад в соответствии с требованиями к
фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается
один номер.
4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда
производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний
документ, на основании которого выбыл фонд.
Форма 19
_________________________
(гриф секретности)
КНИГА
УЧЕТА ОПИСЕЙ
_______________________________________________________________
(наименование архива)
Начата "___" ______________ 20__ г.
Окончена "___" ____________ 20__ г.
На "____" листах
:-------:----------------------:----------:-----:------:-----------:-----------------------:------------:------:
: :На дела какого фонда :Гриф : :Коли- :Количество :Количество дел по описи:В какое : :
:№ п/п :составлена опись :секрет- :За :чество:листов :-----------:-----------:архиво- :Приме-:
:(номер :(наименование воинской:ности :какой:экзем-:описи во :совершенно : :хранилище :чание :
:описи) :части, организации) :описи :год :пляров:всех :секретных и:несекретных:переданы : :
: : : : :описи :экземплярах:секретных : :дела и опись: :
:-------:----------------------:----------:-----:------:-----------:-----------:-----------:------------:------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 : 10 :
:-------:----------------------:----------:-----:------:-----------:-----------:-----------:------------:------:
: : 12 апреля 1972 г. : : : : : : : : :
: : : : : : : : : : :
:146147 :Военный госпиталь - :Несекретно:1968 : 3 : 9 : - : 25 : 5/1 : :
: :1286 : : : : : : : : :
: : : : : : : : : : :
:146148с:Вещевой склад - 3015 :Секретно :1969 : 3 : 3 : 4 : - : 5/2 : :
:-------:----------------------:----------:-----:------:-----------:-----------:-----------:------------:------:
Указания по ведению книги
1. В книге учета регистрируются описи совершенно секретных, секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.
2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов описи, остающихся в архиве.
3. В архивах в графе 9 указывается место хранения описей.
Форма 20
По книге учета форма 19
Проведено за № ______
_______________________
(фамилия и подпись)
"___" _________ 20__ г.
АКТ
передачи архивных дел и описей в _____________ архивохранилище
_______________________ отдела
____________________________________________________________________
(наименование архива, воинской части, организации, сдающих дела)
"____" _____________ 20__ г.
:---:-----:-----:-------:------:----------:-----------------:------:
: : : : :Коли- :Количество: Количество дел : :
: : : :Гриф :чество:листов : : :
: № :Номер:Номер:секрет-:эк- :описи :----------:------:Приме-:
:п/п:фонда:описи:ности :земп- :во всех :совершенно:несек-:чание :
: : : :описи :ляров :экземп- :секретных,:ретных: :
: : : : :описи :лярах :секретных : : :
:---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------:
: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 : 9 :
:---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------:
:---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------:
:---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------:
:---:-----:-----:-------:------:----------:----------:------:------:
Итого дел
Всего ____________________ дел и описи на них в ______ экземплярах
(цифрами и прописью)
Начальник отделения учета
и комплектования ___________________________________________________
(подпись и инициалы, фамилия)
Приняли: начальник ______________ архивохранилища ___________ отдела
____________________________________________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
хранитель фондов _________________________________________________
(подпись, фамилия)
Указания по составлению акта
1. В Центральном архиве акт является первичным учетным