Geum.ru

Вооруженных Силах Республики Беларусь раздел I общие положения инструкция

Вид материалаИнструкция
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7

:----:-----------:------------:-----:----------:-------------------:


Пояснения к форме


1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги

(размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).

2. Карточки заполняются чернилами (тушью) четким и разборчивым

почерком или печатаются на машинке.

При подготовке дел для сдачи в Центральный архив заполняются

графы 1-5 и графа "Количество листов в деле". Остальные графы

заполняются в Центральном архиве.

3. Карточки составляются отдельно на каждое лицо, проходящее по

делу, в одном экземпляре.

4. До сдачи в Центральный архив карточки хранятся в делах под

верхней обложкой.


Форма 7


ФОНД № ____


_____________________________________

(гриф секретности)


"Разрешаю сдать в архив

дела по данной описи"

____________________________________

(начальник штаба воинской части,

____________________________________

руководитель организации)

____________________________________

(воинское звание, подпись, инициалы,

фамилия)


ОПИСЬ № ____

секретных дел 1-го гвардейского мотострелкового полка

(войсковая часть 00000)

____________________________________________________________________

(гриф секретности, действительное и условное наименования

воинской части, организации)

за 1992-1994 гг.


:---:-----:-----------------:-------:--------:------:---------:---------:

: : : : : : :Срок :Отметка о:

: № :Номер: :Начато :Окончено:Коли- :хранения :месте :

:п/п:дела :Наименование дела:(число,:(число, :чество:и номер :хранения :

: : : :месяц) :месяц) :листов:статьи по:(выбытии):

: : : : : : :перечню : :

:---:-----:-----------------:-------:--------:------:---------:---------:

: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 :

:---:-----:-----------------:-------:--------:------:---------:---------:

: 1 : :За 1992 год : : : : : :

: :3т.1 :Приказы командира:02.01 :06.06 :185 :Пост. 4 : :

: :123с :полка по строевой: : : : : :

: : :части № 1-120 : : : : : :

:---:-----:-----------------:-------:--------:------:---------:---------:

: 2 :3т.2 :То же, № 121-130 :07.06 :31.12 :112 :Пост. 4 : :

: :124с : : : : : : :

:---:-----:-----------------:-------:--------:------:---------:---------:

: 3 : :За 1992-1994 гг. : : : : : :

: :7 :Книга алфавитного:20.10 :31.12 :100 :Пост. 211: :

: :112с :учета рядового и :1992 :1994 : : : :

: : :сержантского : : : : : :

: : :состава срочной : : : : : :

: : :службы призыва : : : : : :

: : :1992 года : : : : : :

:---:-----:-----------------:-------:--------:------:---------:---------:

: 4 : :За 1993 год : : : : : :

: :1 :Приказы командира:02.01 :31.12 :289 :Пост. 4 : :

: :162с :полка по строевой: : : : : :

: : :части № 1-265 : : : : : :

:---:-----:-----------------:-------:--------:------:---------:---------:


Всего в опись внесено 4 (четыре) секретных дела.


____________________________________________________________________

(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,

ответственного за делопроизводство)


"____" _______________ 20__ г.


Указания по составлению описи


1. Почетные наименования воинской части (организации) пишутся

только на описи, в которую вносится выписка из исторического

формуляра (журнала) или историческая справка.

2. При внесении в опись дел с приказами и директивами

указывается, чьи приказы и директивы в них подшиты и по каким

вопросам. Например:

- "Приказы командира 5 гв. армейского корпуса по боевой

подготовке";

- "Приказы командира 5 гв. армейского корпуса по личному

составу";

- "Директивы Министра обороны Республики Беларусь и начальника

Генерального штаба Вооруженных Сил Республики Беларусь по

оргмероприятиям".

3. При внесении в опись выписки из исторического формуляра

(журнала) или исторической справки в описи следует указывать, за

какие годы отражено организационное строительство части.

4. Дела с документами, послужившими основанием для издания

приказов, при внесении в опись должны иметь в названии ссылку, к

каким номерам приказов они относятся.

Например, "Документы к приказам Министра обороны Республики

Беларусь № 01-05 о присвоении воинских званий личному составу".

5. На совершенно секретные и секретные дела в графе 2 описи

указывается номер дела, а ниже под чертой - номер дела по

инвентарной книге и степень его секретности. Например, 2 или

-----

147сс

3

----.

123с

6. В графе 7 описи указывается срок хранения, а под ним - номер

статьи действующего перечня.

7. На первых экземплярах описей, по которым дела будут

передаваться в Центральный архив, в графах "Фонд № ______" и "Опись

№ _____" записи и отметки производить не разрешается.


Примечание. Графы бланка формы 7 должны иметь следующие

размеры: графы 1, 4, 5 и 6 - по 15 мм; графы 2 и 7 - по 20 мм; графа

8 - 30 мм и графа 3 - 60 мм.


Форма 8


"Разрешаю сдать в архив

дела по данной описи"

____________________________________

(начальник штаба воинской части)

____________________________________

(руководитель организации)

____________________________________

(воинское звание, подпись, инициалы,

фамилия)

М.П.

"____" ___________ 20__ г.


ОПИСЬ № _____

личных (пенсионных) дел, сдаваемых Гомельским

областным военным комиссариатом

__________________________________________________________________

(наименование воинской части, организации)


:------:-----:--------------------------:------:----:--------------:

:Инвен-: :Фамилия, имя и отчество :Коли- : :Отметка о :

:тарный:Номер:(фамилия, имя и отчество :чество:Дата:месте хранения:

:номер :дела :получателя пенсии) :листов:дела:(выбытии) дела:

: : : :в деле: : :

:------:-----:--------------------------:------:----:--------------:

: 1 : 2 : 3 : 4 : : 5 :

:------:-----:--------------------------:------:----:--------------:

: :145 :Андреев Борис Владимирович: 16 : : :

:------:-----:--------------------------:------:----:--------------:

: : 46 :Борисов Николай Иванович : 27 : : :

: : :(Борисова Нина Ивановна) : : : :

:------:-----:--------------------------:------:----:--------------:

: :189 :Воронов Иван Васильевич и : 21 : : :

: : :так далее : : : :

:------:-----:--------------------------:------:----:--------------:


Всего в опись внесено 2300 (две тысячи триста) несекретных дел.

____________________________________________________________________

(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,

ответственного за делопроизводство)


"____" _____________ 20__ г.


Указания по составлению описи


1. Фамилии в описях располагаются в алфавитном порядке.

2. Графа 1 заполняется в Центральном архиве. В графе 2

проставляются номера, за которыми дела были учтены в воинской части

(организации).

3. Если опись состоит из 30 листов и более, то каждый экземпляр

описи брошюруется или переплетается в твердые обложки.

4. На первых экземплярах описей, по которым дела будут

передаваться в Центральный архив, в графе "Опись № ____" записи и

отметки производить не разрешается.

5. По этой же форме составляются описи на невостребованные

трудовые книжки лиц гражданского персонала Вооруженных Сил.


Примечание. Графы бланка формы 8 должны иметь следующие

размеры: графа 1 - 40 мм; графа 2 - 20 мм; графа 3 - 85 мм; графа 4

- 15 мм и графа 5 - 30 мм.


Форма 9


ФОНД № ____


_____________________________________

(гриф секретности)


"Разрешаю сдать в архив

дела по данной описи"

____________________________________

(председатель военного суда)

____________________________________

(воинское звание, подпись, инициалы,

фамилия)

М.П.

"___" ______________ 20__ г.


ОПИСЬ № _____

секретных уголовных дел военного суда Гродненского гарнизона

__________________________________________________________________

(наименование военного суда)

за 1994-1998 гг.


:---:-----:----------------------------:------:---------:----------:

: № :Номер:Фамилия, имя, отчество :Коли- :Срок :Отметка :

:п/п:дела : :чество:хранения :о месте :

: : : :листов:и номер :хранения :

: : : :в деле:статьи по:(выбытии) :

: : : : :перечню :дела :

:---:-----:----------------------------:------:---------:----------:

: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 :

:---:-----:----------------------------:------:---------:----------:

: 1 : :За 1986 год : : : :

: : 42 :Андреев Тимофей Иванович : 25 :20 лет : :

: : : : :1185 : :

:---:-----:----------------------------:------:---------:----------:

: 2 : 125 :Воронов Сергей Лукич : 342 :20 лет : :

: : :Мартынов Владимир Федорович : :1185 : :

: : :Федотов Сергей Иванович, : : : :

: : :том 1 : : : :

:---:-----:----------------------------:------:---------:----------:

: 3 : 125 :То же, том 2 : 158 :20 лет : :

: : : : :1185 : :

:---:-----:----------------------------:------:---------:----------:

: 4 : 12 :Городовский Борис Иванович : 18 :20 лет : :

: : :и так далее : :1185 : :

:---:-----:----------------------------:------:---------:----------:


Всего в опись внесено 187 (сто восемьдесят семь) секретных дел.


____________________________________________________________________

(должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия лица,

ответственного за делопроизводство)


"___" ______________ 20__ г.


Указания по составлению описи


1. В опись вносятся уголовные дела только одного военного суда.

2. На первых экземплярах описей, по которым дела будут

передаваться в Центральный архив, в графах "Фонд № ______" и "Опись

№ ____" записи и отметки производить не разрешается.


Примечание. Графы бланка формы 9 должны иметь следующие

размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2 и 4 - по 15 мм, графа 5 - 25 мм и

графа 6 - 30 мм.


Форма 10


Образец штампа, проставляемого в делах, имеющих дефекты


:------------------------------------------------------------------:

:Всего листов в деле _____________________________________________ :

:Дефекты: :

:1. отсутствуют листы ____________________________________________ :

:2. залиты чернилами листы _______________________________________ :

:3. порваны листы ________________________________________________ :

:4. прочие дефекты (дело поражено плесневым грибком и другое) ____ :

: :

:Проверил: _______________________________________________________ :

: (должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия) :

:Сдал: ___________________________________________________________ :

: (должность, воинское звание, подпись, инициалы, фамилия) :

: :

:"___" __________ 20__ г. :

:------------------------------------------------------------------:


Примечание. Размер штампа по горизонтали - 10 см, по вертикали

- 8 см.


Форма 11


Образец штампа, проставляемого на описях Центральным архивом

при приеме дел непосредственно от воинских частей (организаций)


:------------------------------------------------------------------:

:Принято ________________________________________________ полистной:

: (наименование архива) :

:проверкой ________________________________________________________:

: (количество дел цифрами и прописью) :

:дел и описи на них в __________________ экземплярах. :

: :

:Принял: хранитель фондов _________________________ архивохранилища:

:_______________________ отдела ___________________________________:

: (подпись, инициалы, фамилия) :

:"____" ________________ 20__ г. :

:__________________________________________________________________:

:------------------------------------------------------------------:


Примечание. Размер штампа по горизонтали - 9 см, по вертикали -

6 см.


Форма 12


_____________________________________

(гриф секретности)


УТВЕРЖДАЮ

_____________________________________

(начальник штаба воинской части)

____________________________________

(руководитель организации)

____________________________________

(воинское звание, подпись, инициалы,

фамилия)


"___" ______________ 20__ г.


АКТ


"___" ___________ 20__ г. № _______


г.Минск


Комиссия в составе председателя ___________________________

членов комиссии: ___________________________________________________

действуя на основании приказа от ________________________ № ________

(приказ о создании комиссии)

произвела отбор следующих несекретных дел для уничтожения, которым

согласно приказу Министра обороны Республики Беларусь _____ № ______

истекли сроки хранения:


:---:------:----------------:-----:------:----------:----------:--------------:

: № :Инвен-:Наименования дел:За :Коли- :Количество:Количество:Основание к :

:п/п:тарные:(книг, журналов):какой:чество:приложений:листов :уничтожению :

: :номера: :год :листов:и листов :внутренней:(номера статей:

: : : : :в деле:в деле :описи дела:по перечню) :

:---:------:----------------:-----:------:----------:----------:--------------:

: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 : 8 :

:---:------:----------------:-----:------:----------:----------:--------------:

: 1 : 2 :Реестры денежных:1989 : 237 : - : - : 411 :

: : :аттестатов, : : : : : :

: : :выданных : : : : : :

: : :военнослужащим : : : : : :

: : :срочной службы : : : : : :

: : : : : : : : :

: 2 : 3 :Заявки и наряды :1989 : 421 : - : - : 452 :

: : :на техническую : : : : : :

: : :документацию, : : : : : :

: : :том 1 : : : : : :

: : : : : : : : :

: : : : : : : : :

: 3 : 3 :То же, том 2 :1989 : 217 : - : - : 452 :

: : :и так далее : : : : : :

:---:------:----------------:-----:------:----------:----------:--------------:


Всего внесено в акт и подлежит уничтожению 18 (восемнадцать)

дел.

Записи акта с учетными данными сверены.

Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены

полистно и документов, представляющих политическое, военное,

народнохозяйственное, научное, социально-культурное и практическое

значение, в них не имеется.


Председатель комиссии ______________________________________________

(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)


Члены комиссии: ____________________________________________________

(воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)


После утверждения акта перечисленные дела, приложения к ним и

внутренние описи перед уничтожением сверили с записями в акте и

полностью уничтожили путем _________________________________________

(указывается, переработаны на фабрике или

____________________________________________________________________

уничтожены путем сожжения)

____________________________________________________________________


Председатель комиссии ______________________________________________

(воинское звание, подпись, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: ____________________________________________________

(воинские звания, подписи, инициалы, фамилии)


"____" ____________ 20__ г.


Пояснения к форме


1. В графе 2 на совершенно секретные и секретные дела

указываются делопроизводственный номер (числителем) и инвентарный

номер (знаменателем). На несекретные дела в этой графе указывается

только делопроизводственный номер дела.

2. В графе 6 указывается количество приложений, а в скобках -

количество листов в них.

3. Графа 7 заполняется только при уточнении дел, в которых

предусмотрено ведение внутренней описи.

4. Дела в акт вносятся в хронологической последовательности по

годам и в порядке возрастающих номеров дел.

5. Дела, состоящие из нескольких томов, в акт вносятся в

порядке возрастающих номеров томов. В этом случае в графе 3 акта

пишется только наименование первого тома, а вместо наименований

остальных томов пишется "То же".

6. Самостоятельные акты составляются:

- на совершенно секретные и секретные дела;

- на несекретные дела.


Примечание. Графы бланка формы 12 должны иметь следующие

размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2, 4-8 - по 15 мм и графа 3 - 90 мм.


Форма 13


УТВЕРЖДАЮ

Начальник ___________________________

(должность, воинское звание)

____________________________________

____________________________________

(подпись, инициалы, фамилия)

"___" ______________ 20__ г.


АКТ №


"___" ____________ 20__ г. № _____


г.Минск


Комиссия в составе председателя экспертной комиссии ___________

_____________________________ членов комиссии ______________________

____________________________________________________________________

действуя на основании приказа от ___________________________________

(приказ о создании экспертной

комиссии)

№ ____________ произвела отбор дел для уничтожения, которым согласно

приказу Министра обороны Республики Беларусь от 20__ г.

№ ___________________ истекли сроки хранения.


____________________________________________________________________

(наименование и номер фонда)


:---:----------------------:-----:-----:----------:-----:----------:

: : : : : : :Основание :

: : :За : :Порядковые:Коли-:к :

: № : Наименование дел :какой:Номер:номера дел:чест-:уточнению :

:п/п: :год :описи:по описи :во :(номера :

: : : : : :дел :статей по :

: : : : : : :перечню) :

:---:----------------------:-----:-----:----------:-----:----------:

: 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 : 7 :

:---:----------------------:-----:-----:----------:-----:----------:

: 1 :Отчеты и доклады :1961 :12873: 1-2 : 2 : 222 :

: :о смотрах : : : : : :

: :художественной : : : : : :

: :самодеятельности : : : : : :

: : : : : : : :

: 2 :Карточки на больных, :1961 :12873: 8-12 : 5 : 726 :

: :поступивших в лечебные: : : : : :

: :учреждения и так далее: : : : : :

:---:----------------------:-----:-----:----------:-----:----------:


Всего внесено в акт 145 (сто сорок пять) дел, из них совершенно

секретных и секретных - 45 дел, несекретных - 100 дел.

Записи акта с учетными данными сверены.

Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены

полистно и документов, представляющих военное, народнохозяйственное,

научное, социально-культурное и практическое значение, в них не

имеется.


Председатель экспертной комиссии ___________________________________

(воинское звание, подпись, инициалы,