Інструкція з діловодства в Національному космічному агентстві України Загальні положення

Вид материала

Документы

Содержание Документування управлінської діяльності Окреме доручення Акт - документ, створений у результаті дій комісії, всі члени якої своїми підписами підтверджують встановлені факти, події. Служ Приймання, розгляд і реєстрація документів 3.2 Попередній розгляд документів 3.3 Реєстрація документів Складання та оформлення службових документів 4.2 Оформлення документів 4.3 Датування документів 4.4 Індексація документів 4.5 Погодження документів Аркуш погодження 4.6 Засвідчення документів 4.7 Адресування документів 4.9 Відмітки про проходження та виконання документів 4.11 Оформлення додатків до документів. 4.12 Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами 4.13 Розмноження документів 4.14 Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів 4.15 Оформлення документів про відрядження ... Полное содержание

Подобный материал:

• Розділ І. Загальні положення Глава, 411.5kb.
• Інструкція з питань діловодства у відділі освіти Зміївської райдержадміністрації, 300.97kb.
• Розділ I. Загальні положення Глава, 578.09kb.
• I. Загальні положення, 1284.53kb.
• Інструкція з діловодства в Дніпропетровському регіональному інституті державного управління, 992.83kb.
• Державному Комітеті України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду, 497.93kb.
• Регламенту Солом’янської районної в місті Києві державної адміністрації та Інструкції, 48.82kb.
• Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами україни частина І. Загальні положення, 1729.24kb.
• И в срок Вступ 3 Розділ І загальні положення про право інтелектуальної власності, 107.82kb.
• 1 Інструкція про заходи пожежної безпеки у Вищому спеціалізованому суді України з розгляду, 914.43kb.

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ НКАУ

10.07.2007 № 200

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Національному космічному агентстві України

1. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства (далі Інструкція) в Національному космічному агентстві України (далі НКАУ) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів НКАУ.
   
2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства і її положення поширюються на всю службову документацію. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.
   

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними інструкціями.

3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
   
4. Відповідальність за організацію діловодства несе Генеральний директор НКАУ. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів покладається на підрозділи Управління справами (далі - канцелярія).
   
5. Загальне керівництво роботою з діловодства здійснюється Генеральним директором, який в межах наданих йому прав зобов`язаний:
   

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України;

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі організацій), що належать до сфери управління НКАУ, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в НКАУ та в організаціях, що належать до сфери його управління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання з діловодства працівників структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в НКАУ та в організаціях, що належать до сфери його управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

6. Визначення порядку документообігу в НКАУ та здійснення контролю за його додержанням покладається на заступника Генерального директора з питань міжнародних відносин.
   
7. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника підрозділу передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.
   
8. Діловодство та листування в межах України ведеться державною мовою. Листування з установами, що знаходяться за межами України – українською, російською та англійською мовами.
   
9. В структурних підрозділах НКАУ відповідальність за стан діловодства, додержання вимог цієї Інструкції та збереження документів несуть керівники цих підрозділів. У межах наданих їм прав вони зобов`язані:
   

здійснювати контроль за неухильним дотриманням працівниками підрозділів вимог цієї Інструкції щодо складання та оформлення документів;

не допускати звернень до організацій, що належать до сфери управління НКАУ, з вимогами про подання різних відомостей, звітів, інших документів, якщо це не зумовлене необхідністю та є попереднє узгодження з керівним складом НКАУ;

здійснювати заходи щодо обов’язкового повернення до канцелярії оригіналів документів, які знаходились у структурних підрозділах на опрацюванні;

своєчасно забезпечувати зняття з контролю в службі контролю всіх підконтрольних документів та завчасно приймати заходи щодо клопотань про перенесення термінів виконання документів.

2. Документування управлінської діяльності

1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
   

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2. В НКАУ визначається комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.
   
3. Управлінська діяльність здійснюється шляхом видання наказів.
   

Наказ НКАУ – це розпорядчий документ, який підписується Генеральним директором на правах єдиноначальності. Наказ видається з метою забезпечення повного і своєчасного виконання найважливіших завдань діяльності НКАУ, виконання законів, постанов, розпоряджень та доручень органів вищого рівня.


Накази видаються обов’язково:

з питань основної діяльності, про підведення підсумків роботи за звітний період, затвердження інструкцій, відміну, зміни та припинення дії наказів, виданих раніше;

з організаційних питань: при утворенні, реорганізації та ліквідації підприємств, організацій та установ, що входять до сфери управління НКАУ;

з питань економічної і контрольної роботи: за результатами перевірок підприємств, організацій та установ, що входять до сфери управління НКАУ;

з питань кадрової роботи, організації праці та заробітної плати тощо.


Крім того у центральному апараті НКАУ можуть видаватися інші, не заборонені чинним законодавством документи, наприклад:

Доручення – видається керівникам структурних підрозділів НКАУ для організації оперативного виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями керівництва країни та власними нормативними актами.

Окреме доручення – видається керівникам структурних підрозділів НКАУ для організації оперативного виконання завдань, які надійшли в усній формі. Доручення та Окреме доручення підписують Генеральний директор або його заступники.

Інструкція – це нормативно-правовий акт, який встановлює порядок застосування актів законодавства, прийнятих органами вищого рівня або власних актів, а також порядок здійснення будь якої діяльності.

Положення – правовий акт, яким визначаються порядок створення, основні принципи діяльності, форми і методи організації праці, права та обов’язки НКАУ, його структурних підрозділів.

Протокол – документ, яким фіксуються хід обговорення питань і прийняті в результаті обговорення рішення нарад, конференцій, колегіальних органів.

Правила - це звід правових норм, що регламентують діяльність певної галузі виробництва чи окремий вид діяльності.

Акт - документ, створений у результаті дій комісії, всі члени якої своїми підписами підтверджують встановлені факти, події.

Службова записка - документ, який адресується керівництву НКАУ або структурного підрозділу і містить детальний виклад питання з висновками та пропозиціями складача.

Рішення - правовий акт, який видається НКАУ разом з іншими органами, що діють на основі колегіальності.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

4. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:
   

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання НКАУ покладених на нього завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

5. Розпорядчі документи, що надходять до НКАУ від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери його управління. НКАУ має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління, разом із супровідним листом.
   
6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
   
7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
   
8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління НКАУ, шляхом надсилання їм рішень.
   

Рішення колегії НКАУ провадяться в життя наказами.

9. НКАУ під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
   
10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телефаксу або електронною поштою з наступною передачею документа поштою.
    

3.